Категория: Бланки/Образцы
Прием иностранной делегации
Наша страна испокон веков славилась отменным гостеприимством. В Беларуси даже незнакомого человека принимают столь хлебосольно и душевно, что он с радостью готов возвращаться снова и снова. А уж когда речь заходит о тщательно подготовленном приеме иностранной делегации, тут все должно быть по высшему разряду. Столь почетных гостей готовы чуть ли на руках носить, особенно с учетом современных экономических реалий (финансовый кризис, падение спроса на продукцию отечественного производства и др.). На данный момент от умения расположить к себе значимого зарубежного делового партнера зависит важнейшая составляющая коммерческого успеха предприятия.
Следует понимать, что в условиях постоянного наращивания темпов производства и острой необходимости в поиске новых рынков сбыта, поставщиков и экспортеров, все большее количество белорусских предприятий стремятся выйти на международный рынок. Ввиду того, что переговоры играют ключевую роль в установлении контактов между партнерами, секретарь сталкивается в своей работе с ответственной миссией организации приема иностранной делегации, который требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Деловой протокол регламентирует порядок проведения всех видов встреч и переговоров, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий.
Телефонные переговоры, предшествующие прибытию в Республику Беларусь иностранных деловых партнеров, как правило, проводит сам руководитель предприятия. После получения согласия он сообщает о предстоящем визите своему секретарю. Тот, в свою очередь, должен уточнить дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания, язык ведения переговоров, количество переводчиков, задействованных для обслуживания иностранных гостей. Секретарю также понадобится список участников с указанием занимаемых должностей. Это нужно для того, чтобы учесть старшинство членов делегации при проведении протокольных мероприятий. За 2–3 дня до начала визита вышеперечисленные моменты уточняются по факсу или электронной почте.
Среди документов, оформляемых в связи с приездом иностранной делегации, следующие:
· ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации;
· приказ о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия;
· программа пребывания иностранной делегации;
· смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации;
· акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
Рассмотрим некоторые из них.
Ходатайство юридического лица о приглашении членов зарубежной делегации
Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию страны. И одним из документов визовой поддержки, который подтверждает цель и условия визита, является оригинал ходатайства юридического лица, оформленный на фирменном бланке с указанием полного наименования данного юридического лица, его места нахождения и телефона, а также обязательства юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного печатью юридического лица.
Незадолго до приезда делегации необходимо составить и утвердить программу пребывания иностранных гостей. Вопросы, обязательные для включения в программу:
· место встречи делегации (аэропорт или на вокзал) и состав встречающих;
· особенности транспортного обслуживания;
· размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в отеле;
· подготовка помещения для переговоров;
· переговоры (время начала и окончания, вопросы повестки дня);
· проведение экскурсии по предприятию;
· проведение протокольных мероприятий (ленч, обед, фуршет и т.п.);
· проводы и состав провожающих.
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель: предельно четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей стороны позволит избежать неразберихи в ходе всего визита. К тому же руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы и с кого что спрашивать.
Программа пребывания разрабатываются на все дни визита, утверждается руководителем организации и является документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете.
Дабы оптимизировать программу пребывания иностранных гостей, обязательно учитывайте места их проживания, питания и проведения переговоров. Все они должны быть определены заранее и находиться недалеко друг от друга. Так, завтрак гостей предполагается там, где они проживают, обед — недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или рядом с одним из посещаемых объектов. Оставляйте резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей и свободного времени. Сосредоточьтесь на том, что основная цель визита — переговоры, встречи, подписание документов. Все остальное — второстепенно.
Итак, вы получили подтверждение прибытия иностранных партнеров. Следующим шагом должно стать проведение собрания всей группы, участвующей в приеме делегации, и анализ составленной ранее программы. На всех этапах работы с делегацией — при встрече, размещении в отеле, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях — основная координирующая роль отводится секретарю, поэтому вы по определению являетесь центром концентрации информации и к вам будут обращаться за разнообразной помощью как сотрудники компании, так и гости.
В соответствии с правилами делового этикета число членов переговорной группы не должно значительно превышать число членов зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 4 человека, то с вашей стороны целесообразно включить в нее не более 3–4 человек. Это может быть руководитель компании, переводчик, коммерческий директор, секретарь, ведущий протокол переговоров. Помните, что если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно присутствие женщины со стороны приглашающих.
Одним из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Это означает, что если визит наносит руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей организации (в крайнем случае, его первый заместитель). Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2–3 человек. Если гость приезжает вместе с супругой, встречать его следует главе делегации со своей супругой. Иногда случается, что переговоры планирует проводить не руководитель компании, а его заместитель. В таком случае следует предусмотреть в программе короткую встречу зарубежных партнеров с руководителем компании, лучше всего в начале переговорного процесса.
При встрече в аэропорту или на вокзале не принято вручать цветы, исключение составляют случаи, когда в делегации присутствует дама. Для такого случай подойдет небольшой букет в красивой упаковке. В момент встречи не принято также обмениваться визитными карточками.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
Деловой этикет. Разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране (500 руб.)
1. Основы дипломатического этикета: прибывающая делегация
и принимаемая сторона ………………………………………………………. 4
1.1 Подготовка приемов иностранной делегации ………………………………4
1.2 Информация о пребывающей делегации ……………………………………7
1.3 Информация о встречающей делегации ……………………………………..8
2. Программа пребывания делегации …………………………………………..9
2.1 Общая программа пребывания ……………………………………………..9
2.1.1 Приглашение иностранной делегации ……………………………………9
2.1.2 Регистрация пребывающей делегации ………………………………….10
2.1.3 Тактика встречи гостей ……………………………………………………11
2.1.4 Пребывание в гостинице ………………………………………………….13
2.1.5 Деловые переговоры ………………………………………………………15
2.1.6 Кухня пребывающей делегации …………………………………………..17
2.2 Подробная программа пребывания иностранной делегации …………….18
Список использованной литературы …………………………………………..20
Актуальность выбранной темы работы. На сегодняшний день, бизнес и предпринимательство развивается бурными темпами, и деловые отношения не стоят на месте. В свою очередь, все чаще приходится совершать деловые поездки с целью переговоров и заключения необходимых документов.
Немаловажным аспектом в данном случае является подготовительные работы по встрече ожидаемой делегации в нашем государстве. Как правило, все этим должен заниматься протокольные отделы. Все чаще протокольные отделы заменяются офис-менеджерами или секретарями. Они то и несут всю ответственность за разработку программы по встрече делегации. В данном случае перед секретариатом стоит проблема правильной разработки соответствующей программы.
Целью написания курсовой работы является разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране с учетом всех требований протокола и этикета. Для достижения поставленной цели передо мной встал ряд следующих задач:
- разработать общую программу, которая предназначена для приезжих гостей;
- разработать подробную программу, включающую технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций;
- по проделанной работе сделать соответствующие выводы.
Предметом исследования для написания работы послужит программа пребывания в нашем государстве, объектом исследования – иностранная делегация.
Цель и задачи работы обусловили ее структуру, которая состоит из введения, двух глав и двух параграфов в каждой главе, заключения, списка использованной литературы и приложений.
1. Основы дипломатического этикета: прибывающая делегация и принимаемая сторона
1.1 Подготовка приемов иностранной делегации
Проведение любого приема должно сопровождаться тщательной подготовкой. Заранее необходимо продумать тип приема согласно цели пребывания, для которого все это делается, место проведения, разработать список приглашенных лиц, предварительно заполнив и разослав приглашения. Помимо всего прочего обязательным элементом разработки программы пребывания иностранной делегации является составление меню и плана рассадки за столом в том случае, когда речь зайдет о завтраке, обеде и ужине, так как это относится к обязательной части программы пребывания[1, c. 21-25].
В том случае, когда прием намечен в резиденции посла или посольстве, жена посольства должна позаботиться о подготовке помещений, сервировке столов, инструктаже официантов, обслуживающих прием.
До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:
Общая программа должна включать в себя информацию о следующих вопросах:
- деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);
- приемы (завтраки, обеды и прочее);
- поездка по стране;
- проводы делегации [1, c. 44-48].
Что касается подробной делегации, то в ней, во избежание срывов и накладок, необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:
- персональный состав встречающих;
- участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;
- размещение в гостинице и прочее.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его [1, c. 109-118].
При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.
При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресторане, где обычно питаются гости.
Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел. Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на несколько дней, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни [1, c. 121-128].
Разрабатывая подробную программу встречи, необходимо детально продумать следующее:
- рассадку прибывшей делегации и членов встречающей делегации в автомобилях при трансфере из аэропорта в гостиницу;
- рассадку делегации за столом переговоров;
- рассадку на торжественном приеме;
- меню для торжественного приема, учитывающее национальную специфику прибывшей делегации;
- оформление визитных карточек.
Как правило, если продолжительность пребывания иностранной делегации составляет не более трех дней, культурную программу и поездки по стране можно исключить, так как это займет значительное время, предусмотренное для основных переговоров.
Насчет общей программы пребывания гостей на короткий срок, в нашем случае 3 дня, то она может включать в себя следующие элементы:
- составление пригласительного письма;
- встреча в аэропорту или на вокзале;
- размещение в гостинице;
- завтрак, обед и ужин;
- деловые переговоры [2, c. 13-17].
1.2 Информация о пребывающей делегации
В нашу страну намечается приезд иностранной делегации из Германии, которая является представителями компании «Натур-Продукт». Данная компания занимается поставкой медицинского оборудования и лекарственных препаратов во все страны мира, и находится на рынке медицинских услуг уже более 20 лет.
Целью приезда данной компании в Россию является заключение договора о поставке медицинского оборудования для проведения хирургических операций в сфере сердечно-сосудистой системы. Данная делегация состоит из 5 человек:
- Герман Гольфен – генеральный директор компании «Натур-Продукт»;
- Стефани Шмидт – заместитель директора по внутренним отношениям;
- Йозеф Брук–начальник отдела по поставке оборудования и лекарственных средств;
- Хельга Норден – начальник юридического отдела;
- Карл Мантер – переводчик.
Срок пребывания по запланированным данным составляет 3 дня.
Дата прибытия 8 июля 2013 года, дата убытия 10 июля 2013 года.
1.3 Информация о встречающей делегации
Медицинский центр «Чистый Пульс» занимается проведением сложных операций на сердечно-сосудистой системе, и работает на протяжении 20 лет. За последние три года износ оборудования составил более 50%, в результате чего требуется экстренное приобретение нового.
Встречающая делегация состоит из четырех человек:
- Никифоров Александр Андреевич – генеральный директор медицинского центра «Чистый Пульс»;
- Анна Самоходкина – секретарь генерального директора;
- Юлия Антонова – переводчик;
- Михайлов Юрий Николаевич – ответственный за прием делегации.
2. Программы пребывания делегации
2.1 Общая программа пребывания
2.1.1 Приглашение иностранной делегации
Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:
- фамилию, имя и отчество;
- число, месяц и год рождения;
- пол, гражданство, номер паспорта;
- цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.);
- дату въезда и выезда из страны;
- наименование принимающей организации;
- фамилию и должность лица, подписавшего соглашения.
Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получения визы.Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.
Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:
- письмо-запрос на визу от иностранной фирмы;
- российскую визовую анкету;
- 3 фото 4×5 см;
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну [2, c. 100-109].
2.1.2 Регистрация пребывающей делегации
Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированным согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».
Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение 3-х дней, исключая праздничные и выходные дни.
От регистрации освобождаются:
- лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей;
- лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей;
- лица, прибывшие в командировку до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;
- лица, не достигшие 18 летнего возраста;
- лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации;
- иностранные туристы, совершающие круизы.
Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев [2, c. 115].
2.1.3 Тактика встречи гостей
На встречу делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.
В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.
После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.
Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье [3, c. 99-104].
В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.
В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.
Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято [3, c. 115].
Нужен полный текст этой работы? Напиши заявку cendomzn@yandex.ru
Первая половина дня - экскурсия во Флоренцию
06:30 – 07:30 завтрак в отеле
07:30 выезд в г. Флоренция (экскурсионная программа)
10:30 – 13:30 посещение исторического центра
13.30 – отправление из Флоренции в туристический комплекс «Ла Баньяия» www. borgolabagnaia. com
Вторая половина дня – 15:00 – 17:00 экскурсия по комплексу «Борго Ла Баньяиа», пример того, как старинную крепость превратили в 5* гостиничный комплекс, центр культуры и отдыха. Владельцы этого комплекса владеют также крупными журналами и газетами: Resto del Carlino – распространение в регионах Венето, Эмилия-Романия, Марке и Тоскана; Giorno – распространяется в Милане; Gazzetta del Sud – распространяется в Реджио Калабрии, Nazione – распространяется в регионах Тоскана и Умбрия. Визит российской делегации, был широко освещен в итальянских СМИ.
17:00 после ознакомительной экскурсии по комплексу предложен ранний ужин - фуршет.
17:30 – выезд из «Борго Ла Баньяиа» в г. Сиена
18:00 – 20:00 свободное время в Сиене, самостоятельная прогулка по городу
20:00 – отъезд в отель HOTEL UNIVERSAL
Прибытие в отель ориентировочно в 23:30
Первая половина дня – свободное время, посещение торговых центров до 13:00.
08:00 – 09:30 завтрак в отеле
10:00 - выезд в торговый центр Ле Бефане
10:30 – 13:00 посещение центра и самостоятельный обед
13.00 – отправление в Равенну
Вторая половина дня –
14:00 – 19:00 экскурсия по Равенне
Посещение исторических достопримечательностей, встреча с администрацией города. Визит российской делегации, будет широко освещен в российских и итальянских СМИ.
После ознакомительной экскурсии и приветствия администрации города будет предложен ужин.
Первая половина дня - переезд российской делегации из Римини в город Сенигаллия – область Марке и размещение в 4* SENBHOTEL**** di Baldini Otello
V.le Bonopera. 32
60019 Senigallia (An)
Tel 0717927500
Fax 07164814
www.senbhotel.it info@senbhotel.it
08:00 – 09:00 завтрак в отеле и освобождение номеров
10:00 - выезд в г. Сенигаллия
12:30 Приезд в Сенигаллию и размещение в отеле
13:00 – 14:30 - свободное время в центре города, самостоятельный обед
Вторая половина дня – экскурсия в город Лорето, знаменитый во всем мире своим Собором, под сводами которого вот уже 7 веков стоит Святой Дом Богородицы. Епархия Ватикана. Встреча с представителями церкви и городской администрации.
Ориентировочное время выезда в г. Лорето из отеля в15:00.
График выезда и возвращения обратно в отель, а также ужин по графику Почетного консульства РФ (график будет объявлен днем при заселении в отель)
Первая половина дня – экскурсия по городу Урбино, место рождения Рафаэля и визит в Национальную галерею области Марке http://www.palazzoducaleurbino.it/ . Встреча с руководством галереи, обмен опытом, обсуждения, ответы на вопросы.
Ориентировочное время выезда в г. Лорето из отеля в15:00.
График выезда и возвращения обратно в отель по графику Почетного консульства РФ (график будет объявлен утром при выезде в г. Урбино)
Вторая половина дня – возвращение в Сенигаллию. Свободное время в городе. Подготовка к вечерним мероприятиям и отъезду в Россию.
Вечер 21.00 торжественный ужин, посвященный закрытию форума по графику Почетного консульства РФ (график будет объявлен утром при выезде в г. Урбино). Вокально-инструментальный концерт артистов из России.
Ансамбль «Каравай» Пермская краевая филармония.
