Что такое документооборот: принципы основные этапы

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ — это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот. а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

• входящая — это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
• исходящая — это та, которая отправляется за пределы предприятия;
• внутренняя — это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Данные категории определяют документопотоки, которые в свою очередь могут иметь разную направленность — горизонтальную и вертикальную.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.

А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

Например, это может быть секретариат или канцелярия.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот. нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
2. согласование описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
4. регистрация;
5. исполнение заданий (если они требуются);
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

1. составление и проверка документа;
2. согласование и подписание указанной на документе информации;
3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
4. отправка документа конкретному получателю.

1. поступление и прием;
2. рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
3. направление полученной документации руководству на рассмотрение;
4. исполнение, если оно требуется;
5. при необходимости составление ответа;
6. отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:

• минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
• сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
• единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот. то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Шпаргалка делопроизводителя: Документооборот в организации

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.

Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

Схема движения входящих документов внутри организации

Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

Схема движения исходящих документов внутри организации

Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.

Схема движения внутренних документов организации

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

Спасибо большое! Все очень понятно!
Только у меня есть проблема. Руководитель категорически отказывается включать в объем документооборота копии документов. Я объясняю, что копии не падаю с неба сами по себе. они делаются работником ДОУ. Это тоже трудозатраты. Это тоже документ, только КОПИЯ.
Как грамотно пояснить руководителю, что копии документов нельзя вычеркивать из общего документооборота? посоветуйте, пожалуйста.

Очень рада, что все понятно, Roxana. Спасибо за ваше мнение.
Размноженные копии документов подсчитываются в отдельной графе от оригиналов. Объясните, что это нужно для того, чтобы знать сколько бумаги потребовалось на копии, трудозатрат, выдерживает ли техника работу с объемами документов. Копии документов подшиваются в дела, если исполнителей по документу больше одного. Поэтому копии также являются рабочими экземплярами, на которых проставляются резолюции в отделах.
Надеюсь, что этих аргументов будет достаточно.

Документооборот на предприятии

1. Теоретические основы организации документооборота…. ………………..5

1.1 Этапы работы с документами………………………………………………..5

1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8

2. Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12

2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12

2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»………………………………………..14

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19

Список использованных источников…………………………………………. 24

Приложение А – Организационная структура отдела продаж. ……………..25

Приложение Б – Устав ОАО «ВолгаТелеком» ………………………………..26

Приложение В - Виды лицензий на услуги связи ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………. 27

Приложение Г – Должностная инструкция главного специалиста отдела ОЮЛиКК …………………………………………………………………. ……28

Приложение Д – Сертификат соответствия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………. 29

Приложение Е – Бланки заявлений отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………………………………………….30

Приложение Ж – Бланк письма-просьбы поступающие на e-mail в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………31

Приложение З – Бланк письма-просьбы поступающие по факсу в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………….32

Приложение И - Инструкция по делопроизводству ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………33

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов;

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель курсовой работы – рассмотреть документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота.

- рассмотреть процесс и организацию документооборота;

- провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;

- дать рекомендации по улучшению документооборота.

Объектом исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области».

Предметом изучение является документооборот на данном предприятии.

1. Теоретические основы организации документооборота

1.1 Этапы работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. [20]

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение). [20]

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов и файлов;

- порядок регистрации документов;

- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- предварительное рассмотрение, разметку;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. [19]

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документом исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- отправка документа адресату.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечива­ют целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. [19]

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа специалистом;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- проставление отметки об исполнении.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. [20]

1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии

Регулирование, организации документооборота на предприятии представленная на рисунке 1, опирается на законодательную базу:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года; [1]

- Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах; [2]

- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа; [3]

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Регламентирует единые правила организации работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления.[4]

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; [5]

Рисунок 1 – Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.

- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной; [6]

- Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает порядок разработки национальных стандартов, закрепляет требования к построению, изложению, оформлению различных видов документов, создание и использование классификации ТЭСИ, проведение унификации документов и применение унифицированной системы документации, автоматизация информационных ресурсов в сфере управления. [7]

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства; [8]

- Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; [10]

- Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению; [11]

- Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность применения в каждой организации локально-правовых актов (должностная инструкция, и др. документы); [12]

- Уголовный Кодекс Российской Федерации, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовную ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления; [13]

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. Инструкция регламентирует правила оформления, организации контроля, регистрации, использования в текущей деятельности, проведения экспертизы ценности документов, подготовка и передача документов в архив, порядок передачи документов на хранение в архив, формирование и оформление дел, составление номенклатур дел, организация документооборота и исполнения документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; [14]

- ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. [14]

- ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в государственных, так и в коммерческих организациях. [16]

2 Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»

2.1Характеристика деятельности предприятия ОАО«Электросвязь Оренбургской области»

Открытое акционерное общество «ВолгаТелеком» - один из крупнейших в России и крупнейший в Поволжье оператор связи. Сегодня ОАО «ВолгаТелеком» занимает свыше 80% рынка фиксированной связи, является ведущим провайдером интернет-услуг с долей рынка около 60%. ОАО «ВолгаТелеком» предоставляет комплекс услуг телефонии, сотовой связи, Интернет и передачи данных, телевидения и радиовещания. Монтированная емкость – 5,2 млн. телефонных номеров. Количество пользователей услуг широкополосного доступа в Интернет – 928 тыс.

Процесс объединения 11 предприятий связи Поволжья, завершенный 30 ноября 2002 г. позволил создать единую мощную компанию, обладающую высоким уровнем капитализации, рентабельности и инвестиционной привлекательности, огромным маркетинговым потенциалом.

ОАО "ВолгаТелеком" сегодня – это:

- разветвленная телекоммуникационная сеть в 11 регионах Поволжья;

- крупнейший Интернет – провайдер;

- новейшие технологии связи;

- устойчивая динамика роста доходов и объемов услуг;

- эффективные технологии управления бизнесом.

ОАО «ВолгаТелеком» стабильно развивается, непрерывно наращивает производственные мощности и расширяет спектр оказываемых услуг. Компания уверенно смотрит в будущее, укрепляя свои позиции на отечественном рынке телекоммуникационных услуг, проводя активное развитие и модернизацию телефонной сети на базе новейших технологий.

На основании решения общего собрания акционеров ОАО «Нижегородсвязьинформ» от 09 ноября 2001 г. Общество реорганизовано путем присоединения к нему открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» (ОАО «Электросвязь Оренбургской области»), место нахождения: г. Оренбург, ул. Володарского, д.11, ИНН 5610005104, в соответствии с передаточным актом, утвержденным Общим собранием акционеров ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 30 октября 2001 г. [17]

Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, ФЗ «О связи», ФЗ «О коммерческой тайне», ФЗ «Об акционерном обществе» и Уставом ОАО «ВолгаТелеком», который представлен в приложении Б.

Прежде всего, оформляется основной документ – Устав предприятия, в котором указывается: общие положения, наименование, адрес, юридический статус предприятия, цель и виды деятельности, права и обязанности акционеров-владельцев обыкновенных акций, права и обязанности акционеров-владельцев привилегированных акций типа А, организационная структура, так же сертификат соответствия требованиям, который представлен в приложении Д). [17]

Основными видами деятельности предприятия являются:

- предоставление услуг местной и внутризоновой связи;

- предоставление услуг местной связи с использованием таксофонов;

- предоставление услуг подвижной радиосвязи;

- предоставление услуг по предоставлению каналов связи;

- предоставление услуг передачи данных, за исключением услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации;

- предоставление услуг телеграфной связи;

- предоставление услуг связи для целей проводного радиовещания;

- предоставление услуг связи для целей эфирного вещания;

- предоставление услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации;

- осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, а так же множество других видов деятельности. [17]

Пример лицензий на оказание услуг представлены в приложении В.

Следующим организационным документом являются должностная инструкция (Приложение Г). Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица. Подготовка должностной инструкции регламентируется Инструкцией по делопроизводству, в соответствии с которой должностная инструкция применятся как самостоятельный правовой акт. Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается Начальником управления – в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении после согласования с юрисконсультом. Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.

Миссия ОАО «ВолгаТелеком» - содействовать созданию современного общества, и повышению качества жизни жителей Поволжья за счет внедрения в повседневную жизнь передовых информационных технологий. Предприятие стремится открывать для людей новые перспективы, делать их жизнь проще и ярче.

Удовлетворяя спрос на телекоммуникационные услуги, и опережающими темпами развивая современную инфраструктуру связи, предприятие достигает рост операционной эффективности, увеличивая тем самым стоимость акционерного капитала и создавая рабочие места для жителей. Обеспечивая стабильный рост бизнеса, ОАО «ВолгаТелеком» заботится о благосостоянии сотрудников, их профессиональном развитии и социальной защищенности.

Опираясь на принципы клиентоориентированности, предприятие внедряет новые технологии, улучшает качество услуг и уровень обслуживания абонентов, используя в своей деятельности инновационные методы маркетинга и продаж.

- интеграция новых технологий в повседневную жизнь;

- повышение качества оказываемых услуг за счет развития и модернизации инфраструктуры связи, внедрения цифровых технологий, совершенствования системы обслуживания клиентов;

- развитие и эффективное использование кадрового потенциала ОАО «ВолгаТелеком» для обеспечения приоритетных направлений развития бизнеса;

- достижение и поддержание высокой прибыльности за счет повышения эффективности бизнеса и оптимизации затрат;

- создание благоприятных условий для привлечения инвестиций за счет роста капитализации и поддержания прочной деловой репутации;

- совершенствование системы корпоративного управления, в соответствии с практикой мирового уровня.

Прекращение деятельности ОАО «Электросвязь Оренбургской области» путем реорганизации в форме присоединения к ОАО «ВолгаТелеком» зарегистрировано в Инспекции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам Ленинского района города Оренбурга Оренбургской области 30 ноября 2002г. за государственным регистрационным номером 2025601032246. [17]

2.2Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»

Отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов (ОЮЛиКК) открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» осуществляет прием клиентов по вопросам связи. Отдел ОЮЛиКК действует на правах структурного подразделения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (оргструктура представлена в приложение А).

Специалист отдела обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов:

- осуществляет поиск покупателей, проводит переговоры с ними, оформляет сделку;

- организует выполнение заказа и контролирует соблюдение сроков и условий;

- сдает заказ клиентам.

Отличительной чертой работы специалиста ОЮЛиКК являются многочисленные контакты с потенциальными клиентами. Свою работу специалист отдела ОЮЛиКК планирует и выполняет, а так же несет за нее ответственность.

Специалист отдела ОЮЛиКК несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

Работа сотрудников отдела ОЮЛиКК связана с получением, созданием документов, их хранению, в результате существует примерный перечень типового технического оснащения рабочего места: персональные компьютеры, связанные с местной локальной сетью, принтеры, телефон, факс и набором различных носителей информации: бумага, дискеты.

Организация работы с документами отдела предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки документированной информации;

2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами общества) в соответствии с их потребностями;

3) обеспечение соблюдения установленной в обществе технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.

Прием входящей информации и последующая ее обработка в отделе ОЮЛиКК осуществляется главным специалистом и его помощником.

Получение отдельных видов документов организовано непосредственно в предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефакс, сообщения электронной почты e-mail. Также к входящей документации относят:

- документы, приходящие по факсу;

- документы, приходящие на Интернет сайт.

Организация первичной обработки документов, включает их прием, проверку правильности адресования, если они пришли на почту или по факсу. Прием входящей документации в отделе ОЮЛиКК проводится главным специалистом этого отдела.

Заявления может быть оформлено в письменном виде, либо на специальных бланка (бланк представлен в приложении Е). Они оформляются на месте, т.е. в самом отделе, либо приходит по факсу, либо заявки принимаются по Интернету.

Письма-просьбы принимаются, так же как и заявления, где указывается просьба об оказании услуг. Бланк письмо-просьба полученный по факсу представлен в приложении З.

Интернет сайт, предназначен для корпоративных клиентов, где принимаются заявки на предоставление доступа к Интернету (пример заявки представлен в приложении Ж).

Важной особенностью отдела ОЮЛиКК является то, что клиенты не только приходят в отдел, но и то, что специалисты обзванивают население и предлагают услуги по связи. После чего оформляется заявление.

Предварительное рассмотрение документов проводится также главным специалистом с целью распределения поступивших документов. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа, исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами отдела.

Рассмотрение документов начальником включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям). Без рассмотрения начальника отдела передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованное в отдел. Это позволяет освободить начальника отдела от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение которое может принимать главный специалист, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные начальнику отдела, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности отдела, необходимую для принятия управленческих решений.

Рассмотренные начальником отдела документы передаются главному специалисту, который, осуществляет принятое начальником управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение специалиста.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день рассмотрения руководителем документа. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, специалист размножает его в нужном количестве экземпляров.

К исходящим документам относят: коммерческое предложение, запросы, заявки, письма. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем документа, который затем согласовывается с начальством и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается начальником отдела, затем отправляется адресату.

Документы оправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления упаковывают, оформляют и сдают в отделения связи. Перед упаковкой документов отдел ОЮЛиКК обязан проверить правильность оформления документов, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Расчет за услуги электросвязи осуществляется в программе АСР «Старт». Современная автоматизированная система расчетов за услуги электросвязи (АСР) или биллинговая система определяется как комплекс аппаратно-программных средств и организационно-технологических мероприятий, обеспечивающих следующие функции:

- учет и обслуживание абонентов сети оператора связи;

- сбор информации об оказанных услугах и их тарификацию;

- формирование платежных документов;

- прием платежей и контроль их прохождения.

Уникальность биллинга как информационной системы состоит в объединении разнородных информационных потоков на уровне управления услугами и расчетами (объединение представлено на рисунке 2).

На входе в АСР с помощью различных средств и протоколов поступает первичная информация об оказанных услугах связи, данные о неоказании услуг связи, заявки, претензии клиентов, платежи за услуги связи в наличной и безналичной форме.

На выходе биллинговой системы первичные данные представлены в агрегированном виде, согласно требованиям финансовых систем управления. Сюда же относятся отчетные формы, статистические выборки по услугам и загрузке оборудования, данные по отдельным пользователям и группам абонентов и клиентов. При этом внешние задачи могут управлять биллинговой системой, например посредством изменения тарифов или установки скидок на отдельные услуги или пакеты услуг.

Рисунок 2 – Схема объедания компонентов информационной системы АСР «Старт» (биллинговая система)

В результате АСР или биллинговая система сама по себе представляет собой многокомпонентную технически сложную систему. Каждая компонента представляет собой функционально законченный блок и самостоятельно реализовывает одну из задач оператора.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект документа, проводится его согласование с должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается начальником. Внутренними документами являются договора, заявки, допсоглашения и др.

Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием) производится исполнителями документов непосредственно адресатам; через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства - между соответствующими должностными лицами администрации; посредством каналов внутренней электронной связи (локальной сети); средствами почтовой, курьерской связи, а также по каналам факса и телефонной связи.

Документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения. Контроль сроков исполнения внутренних документов ведется в отделе.

Таким образом, сделав анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов, обнаружены следующие недостатки, из-за отсутствия журналов регистрации не ведется подсчет количества документов, что затрудняет и инструкции по делопроизводству в отделе ОЮЛиКК.

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»

Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.

В конечном счете, автоматизация документооборота позволяет обеспечить предприятию конкурентное преимущество.

Предлагаем ввести электронную программу для регистрации всех документов. Внедрение информационных систем требуют не только немало усилий, но и больших капиталовложений.

Эффективность работы можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность труда. Внедрение системы электронного документооборота может решить обе эти проблемы.

Рассчитать прямой экономический эффект можно, проведя комплексное обследование отдела и выявить набор измеряемых параметров.

Эти параметры будут касаться, прежде всего, таких факторов как:

- уменьшение площадей, отводимых для хранения документов;

- уменьшение затрат на копирование;

- сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;

- уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

- уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

Переход хотя бы части документов в электронный вид позволяет существенно уменьшить затраты на бумагу, копировальное оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов.

Ниже проведен сравнительный анализ системы электронного документооборота «ДокМенеджер», автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений АСКИД и CompanyMedia — программный комплекс - система электронного документооборота.

Таблица 1 – Сравнительная характеристика автоматизированной системы документационного управления