Положение о канцелярии - образец 2016 года

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности канцелярии _________________ (далее - "организация").

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.

1.3. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность канцелярии осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего канцелярией

1.6. Заведующий канцелярией и другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников канцелярии регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Канцелярию возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.9. Заведующий канцелярией:

- руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на канцелярию задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников канцелярии;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками канцелярии, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы канцелярии, оптимизации ее структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников канцелярии;

- участвует в подборе и распределении кадров канцелярии, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников канцелярии, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников канцелярии;

- осуществляет контроль над исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью канцелярии в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или другой работник, назначенный приказом руководителя организации.

1.11. Заведующий канцелярией или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени канцелярии по вопросам, входящим в ее компетенцию.

1.12. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники канцелярии несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание канцелярии утверждаются руководителем организации.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАНЦЕЛЯРИИ

2.1. Совершенствование системы делопроизводства в организации.

2.2. Оптимизация системы документооборота в организации.

2.3. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.4. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.5. Контроль над прохождением и исполнением документов в организации.

2.6. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.7. Повышение уровня подготовки работников организации в области делопроизводства.

2.8. Решение иных задач.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ

3.1. Документационное обеспечение деятельности организации.

3.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.3. Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства организации, формирование дел и сдача их на хранение.

3.5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в организации.

3.6. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Печать и размножение служебных документов.

3.9. Участие в подготовке созываемых руководством организации совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку.

3.10. Подготовка и представление руководству организации информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности организации и исполнительской дисциплины.

3.11. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

3.12. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с назначением и задачами организации.

4. ПРАВА КАНЦЕЛЯРИИ

4.1. Канцелярия имеет право:

- получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководства организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству организации;

- возвращать исполнителям на доработку оформленные с нарушением установленных правил проекты документов, давать рекомендации по устранению выявленных недостатков;

- вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства в организации;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

- вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников канцелярии и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий канцелярией.

5.2. Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

- организацию работы канцелярии, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в канцелярии, выполнение ее работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками канцелярии правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующим законодательством РФ;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности канцелярии.

5.3. Степень ответственности других работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством РФ.

Должностные инструкции

1.2. Заведующая канцелярией.

1.3. Заведующая канцелярией подчинена и получает распоряжения от генерального директора .

1.4. Дополнительные распоряжения заведующая канцелярией не от кого не получает.

О полученных распоряжениях Вы информируете Вашего непосредственного

1.5. Заведующую канцелярией во время его отсутствия замещает лицо, назначенное приказом генерального директора

1.6. Заведующая канцелярией замещает делопроизводителя.

1.7. Заведующая канцелярией назначается и смещается с должности приказом генерального директора.

1.8. Закрепление в должности, заведующая канцелярией.

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации :

Признаки закрепления в должности

1.10. Право на отпуск в соответствии с ТК РФ

1.11. Вилка оклада. В соответствии со штатным расписанием и Положением об оплате труда

1.12. Премирование. В соответствии со штатным расписанием и Положением об оплате труда

Руководство предприятия (организации ) для описываемой должности выдвинуло следующие цели:

2.1. Ведение делопроизводства. оперативного учета прохождения документов.

2.2. Своевременная обработка документов.

3. Функциональные обязанности

Периодичность и срок выполнения

Ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

Обрабатывать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения ОАО.

Проверять правильность составления и оформления исходящих документов

Формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой

Подготавливать документы к последующему хранению и пользованию.

Обеспечивать учет и хранение бланков, печатей, штампов .

постоянно в течении года.

4.1. Для достижения общих целей Вашей организации и для эффективности исполнения обязанностей Вы сотрудничаете с другими работниками подразделений предприятия и регулярно обмениваетесь следующей информацией:

Срок и периодичность получения

Срок и периодичность передачи

1. Документы по личному составу

5. Документы по личному составу

2. Документы по основной деятельности

6. Документы по основной деятельности

3. Входящая корреспонденция

7. Входящая корреспонденция

4. Исходящая корреспонденция.

8. Исходящая корреспонденция.

Книги по микроэкономике

Книги по экономике

Книжный магазин
Большой выбор книг в интернет-магазине

Бюджетирование
Ресурсное и финансовое планирование при составлении бюджета предприятия

План производства
Оптимизация многовариантного производства при ресурсных ограничениях

Себестоимость
Калькулирование плановой и фактической себестоимостей продукции и услуг

Финансовый анализ
Анализ бухгалтеской отчетности в MS Excel в документы MS Word

Самиздат
Статьи и публикации наших партнеров

Сборник должностных инструкцийВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с квалификационными характеристиками, содержащимися в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, а также в соответствии с другими нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Сборник состоит из двух разделов: в первый включены общеотраслевые должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей, во второй - должностные инструкции по отраслям (редакционно-издательская деятельность, транспорт, банковская деятельность, торговля, научно-исследовательская деятельность, образование, здравоохранение). Для руководителей организаций, работников кадровых и юридических служб.

Как стать генеральным директором. Правила восхождения к вершинам власти в любой организацииКнига "Как стать генеральным директором" стала бестселлером в США и переведена на многие языки. Ее успех обусловлен редким сочетанием богатого делового опыта Джеффри Фокса и его своеобразного стиля изложения. Сложные задачи и проблемы, с которыми сталкивается человек в организации, Фокс сводит к простым наблюдениям и правилам, позволяя себе при этом подчас резкие и парадоксальные замечания и выводы. Все это заставляет читателя по-новому взглянуть на, казалось бы, очевидные вещи и открыть в них для себя реальные возможности управлять своей карьерой. Для всех, кто стремится подняться по карьерной лестнице, а также для тех, кому интересны правила восхождения к власти в любой организации, книга эта - уникальный источник информации. Собранные в ней наблюдения, замечания и советы по управлению своей карьерой будут, безусловно, интересны прежде всего рядовым менеджерам и менеджерам среднего звена, однако и руководитель компании найдет здесь для себя немало ценных и оригинальных.

100 реальных образцов должностных инструкций руководителей, специалистов и других служащихНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятия, занимающих должности, как входящие в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и иных профессий. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб.

Должностные инструкции в строительствеВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с действующими нормативными документами, в частности, с нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Для руководителей организаций, специалистов кадровых и юридических служб, работников организаций.

Должностные инструкции в торговле. 100 реальных образцовНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятий торговли по профессиям, как входящим в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и не включенным в него. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб предприятий торговли.

Сборник должностных инструкций работников учреждений здравоохраненияВ сборнике представлены более 250 образцов должностных инструкций руководителей, врачей-специалистов, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего медицинского и фармацевтического персонала, младшего медицинского персонала, работников административно-хозяйственных служб учреждений здравоохранения, а также методические рекомендации по их составлению. Все материалы основаны на действующих нормативно-правовых документах. Издание предназначено для руководителей и специалистов органов управления и учреждений здравоохранения, госсанэпидслужбы и аптек.

Должностные инструкции в образовательных учрежденияхВ книге представлены образцы основных должностных инструкций работников образовательных учреждений, в которых определены должностные обязанности, права и ответственность каждого работника согласно занимаемой должности. Для удобства пользования инструкции сгруппированы по разделам, соответствующим подразделениям образовательного учреждения. Издание предназначено для работников средних, средних специальных образовательных учреждений и вузов, сотрудников отделов кадров (служб персонала) этих учреждений, контролирующих органов.

Генеральный директор. Ценный опытЦитата "Составные части успеха - это умение распознать свои возможности и таланты с учетом рыночного спроса, поставить четкие цели с учетом своих возможностей и потенциала и начать действовать в соответствии с этими целями". Елена Ветлужских О чем книга О том, каково это - стать генеральным директором. В форме увлекательного бизнес-романа автор рассказывает о пути становления главы компании - от помощницы своего мужа, владеющего бизнесом, до успешного генерального директора. В книге рассматриваются управленческие инструменты, даются практические решения, позволившие добиться снижения издержек, роста оборачиваемости и прибыли. Почему книга достойна прочтения Описанные ситуации отражают обобщенный управленческий опыт генеральных директоров российских компаний. В ней не только описываются трудные ситуации и проблемы, но и даются решения, основанные на реальном опыте. В ней подняты такие важные.

Как стать генеральным директором (аудиокнига на 2 CD)Сложные задачи и проблемы, с которыми сталкивается человек в организации, Джеффри Фоксу удалось свести к простым наблюдениям и правилам, многие из которых могут показаться резкими и парадоксальными. Но это заставляет читателя по-новому взглянуть на, казалось бы, очевидные вещи и открыть в них реальные возможности управлять своей карьерой. Для всех, кто стремится подняться по карьерной лестнице, а также для тех, кому интересны правила восхождения к власти в любой организации, эта книга станет уникальным источником информации.

Корпократия. Как генеральные директора прибирают к рукам миллионы долларовВласть в США принадлежит корпорациям, а в самих корпорациях все подчинено генеральному директору. Как вышло, что некогда скромные управленцы, чья основная задача - изо дня в день работать на интересы акционеров и инвесторов, вдруг превратились в героев первых полос деловой и "глянцевой" прессы? Почему объем их вознаграждения - десятки миллионов долларов - сравним с доходами деятелей шоу-бизнеса или спортсменов? На каком основании гендиректор, при котором акции компании упали в цене, все равно, покидая свой пост, получает солидное выходное пособие? О причинах сложившейся ситуации и о том, как ее изменить, рассуждает юрист и бизнесмен, посвятивший себя борьбе за права акционеров.