Акт об уничтожении документов образец

≡ Главная → Акты → Акт об уничтожении документов

Процесс уничтожения документов компании достаточно сложен. Для его проведения руководитель формирует комиссию, утверждает ее состав своим приказом. Комиссия проводит отбор документации, требующей уничтожения, результаты данного отбора фиксируются в акте об уничтожении документов.

По сути дела, акт содержит список той документации, которая в связи с окончанием срока их хранения, подлежит уничтожению. Нельзя уничтожать документ только потому, что компании он не нужен. Каждая бумага в зависимости от своего типа и назначения имеет определенный срок хранения, данные сроки закреплены документально архивным законодательством.

При отборе документов к уничтожению следует анализировать срок хранения каждого документа в зависимости от закрепленных величин. Некоторые документы можно уничтожить через несколько лет, а некоторые нужно хранить постоянно.

Саму процедуру уничтожения тоже нужно провести правило, лучше доверить этот процесс специальным компаниям, перерабатывающим бумагу. Документы для уничтожению передаются таким компания по передаточному акту.

Акт составляется всеми членами комиссии, участвующей в процедуре отбора документацией с завершившимся сроком хранения, составленный и подписанный членами комиссии акт, надлежит заверить руководителю своей подписью.

Образец оформления акта об уничтожении документов можно скачать ниже.

Возможно вам пригодятся образцы следующих актов:

В бланке акта следует указать, кто входит в комиссию по уничтожению документации, дел и бумаг. Среди членов комиссии должен присутствовать сотрудник, на которого возложена ответственность за надлежащее хранение документов компании. Если будут изъяты и уничтожены документы, срок хранения которых еще не закончился, то ответственное лицо может понести наказание административного характера.

В отношении каждого члена комиссии прописываются ФИО, должности, места работы.

Также вписываются реквизиты приказа, которым утвержден состав комиссии (номер и дата).

В акт включаются список дел и документов, которые можно больше не хранить в силу окончания срока их хранения. В отношении каждого документа приводится поясняющая информация о наименовании, годе формирования. Документация может быть сформирована по группам с идентичными параметрами. Результатом работы комиссии по уничтожению документов должен стать сформированный список всех дел и бумаг, которые можно безбоязненно уничтожить. Результат работы закрепляют в табличном виде для удобства.

На самом деле данный документ не носит типового характера и составляется каждой организации самостоятельно. Общее число дел и документов приводится в прописном виде по итогам составленного акта.

Акт заверяется всеми членами комиссии и приводятся реквизиты акта о сдаче-приемки указанного документации в специализированную компанию по переработке вторичного сырья.

Акт утверждается руководителем компании, о чем делается соответствующая отметка в верхней части бланка. Ниже предлагаем возможный пример оформления данного документа.

Акт об уничтожении документов образец — скачать .

Уничтожение кадровых документов

Добрый день! Уже перечитала достаточно много документов по уничтожению кадровой документации, но конткретного плана так и не нашла. В голове созрела следующая последовательность:
1) приказ руководителя об уничтожении док-ов
2) акт о передаче документов к уничтожению. И здесь возникает вопрос. В конце образца одного такого акта стоит фраза "Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной", НО на очень солидном сайте в образце стояла фраза "Документы сожжены на заднем дворе предприятия".
Кто уже сталкивался с уничтожением документов, подскажите, из каких этапов должна состоять процедура и как, все-таки, нужно уничтожать докумнеты окончательно (сдавать или сжигать)?
Большое спасибо!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Добрый день! Уже перечитала достаточно много документов по уничтожению кадровой документации, но конткретного плана так и не нашла. В голове созрела следующая последовательность:
1) приказ руководителя об уничтожении док-ов
2) акт о передаче документов к уничтожению. И здесь возникает вопрос. В конце образца одного такого акта стоит фраза "Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной", НО на очень солидном сайте в образце стояла фраза "Документы сожжены на заднем дворе предприятия".
Кто уже сталкивался с уничтожением документов, подскажите, из каких этапов должна состоять процедура и как, все-таки, нужно уничтожать докумнеты окончательно (сдавать или сжигать)?
Большое спасибо! Если сдавать, то уже в непотребном виде, чтобы нельзя было информацию извлечь. Проще короче в шредер и все.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

_____________________________
Она же Петроффна, она же Ядрена Вошь, она же Кошколадка.
Можно просто Наташа.
Ясновидящий бухгалтер. Предсказываю по расчетке, гадаю по табелю.
Сниму сглаз, порчу, премию.
Заговор на отпуск в летний период.

С бубном у костра посередине кабинета?))) Угу, плюс соблюдение правил уничтожения документов)

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.
Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
Основными задачами вышеуказанной комиссии являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
- отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.

Общество с ограниченной ответственностью "Колокол"

15 ноября 2010 г. г. Коломна

Приказ N 67
о создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
- заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А.Д. (председатель комиссии);
- начальника отдела архивации Солушкиной Р.Т. (секретарь комиссии);
- начальника отдела кадров Тюриной О.Е.
2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р.Т.).
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Крайнов /С.Л. Крайнов/

С приказом ознакомлены:

Зам. директора
по финансовым вопросам Пашков /А.Д. Пашков/
Начальник
отдела архивации Солушкина /Р.Т. Солушкина/
Начальник отдела кадров Тюрина /О.Е. Тюрина/

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Правила уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами <1>:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.
--------------------------------
<1> ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Общество с ограниченной
ответственностью "Марс" Утверждаю
(ООО "Марс")

Акт Директор ООО "Марс"
Копылов /Г.Д. Копылов/
20.01.201010 N 1 20.01.2010
г. Кострома

О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы

Примечание. Шредер - прибор для уничтожения бумаг. Шредирование - разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9x50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78x11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.
Запись "Изменения в учетные документы внесены" означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе "Примечания" указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.
Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.
Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.
На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.
--------------------------------
<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Общество с ограниченной ответственностью "Юпитер"

Утверждаю
Шилимина, 10.11.2010
Директор А.Д. Шилимина

Акт N 4
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

г. Пермь 10 ноября 2010 г.

Комиссией в составе Морозовой П.Л. Романовой Н.Н. Петровой Е.В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:
1. Бланки трудовой книжки:
- серия ТК N 1234567;
- серия ТК N 4567891.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку - серия ВТ N 7123589.
Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Менеджер по персоналу Морозова /П.Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н.Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е.В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

----------------------
Бородина Н.И. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения // Отдел кадров коммерческой организации. 2010. N 12. С. 38 - 47.

Выявляем и уничтожаем устаревшие документы*

На практике существует мнение, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако нельзя забывать, что для этого понадобятся дополнительные метры. Аренда помещения для архивного хранения – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова. Давайте посмотрим, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать.

На практике существует мнение, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако нельзя забывать, что для этого понадобятся дополнительные метры. Аренда помещения для архивного хранения – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова. Давайте посмотрим, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью имеют следующие сроки хранения: временное хранение (до 10 лет включительно), долговременное хранение (более 10 лет) и постоянное хранение. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации, где по истечении срока хранения подлежат уничтожению. Следует помнить, что отметка «до ликвидации организации», предусмотренная «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»** для некоторых видов архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке. Под ликвидацией понимается прекращение прав и обязанностей юридического лица без перехода таких прав и обязанностей другому юридическому лицу.

При уничтожении документов необходимо соблюдать ряд требований, определенных в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007***.

В частности, запрещается самовольное уничтожение документов без оформления соответствующих актов, уничтожение документов, имеющих отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию. Помимо этого должна сохраняться конфиденциальность содержащейся в уничтожаемых документах информации и все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии, тоже должны быть уничтожены. При этом существует некоторая специфика уничтожения отдельных категорий документов****.

Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись».

В соответствии с законодательством сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. В свою очередь, для документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельные функции, сроки хранения определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. При этом организация может продлить срок хранения документов, но уменьшить его права не имеет. Например, руководитель организации может принять решение, что документы с трехлетним сроком хранения будут храниться в архиве организации шесть лет в случае, если в таких документах содержится ценная для организации информация. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Шредер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель) – устройство, которое используется для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов. Эксперты рекомендуют также уничтожать счета, кредитные карты, банковские выписки и другие документы, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных.

Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению*****.

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков. В случае, если часть документов испорчена, составляется акт, в котором следует подробно указать причину порчи, например: «По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам Стройковой Инны Михайловны».

Татьяна СВИНЦОВА,
юрисконсульт Государственного учреждения – Управления Пенсионного фонда РФ в Усть-Калманском районе Алтайского края:

– При выделении документов к уничтожению необходимо помнить, что неправильное или преждевременное уничтожение может спровоцировать сложности и проблемы в дальнейшей деятельности организации и ее как нынешних, так и бывших работников. В практике работы территориальных органов Пенсионного фонда РФ (по вопросам назначения и перерасчета трудовых пенсий) существует немало примеров того, как в случае досрочного уничтожения необходимых документов период работы в данной организации (при невозможности подтвердить другими способами, например, свидетельскими показаниями) исключается из стажа работы, дающего право на назначение трудовой пенсии.

Существует несколько способов физического уничтожения документов. Во-первых, выделенные к уничтожению документы в упакованном виде могут передаваться на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. В таком случае сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Во-вторых, юридические лица и индивидуальные предприниматели, специализирующиеся на внеофисном хранении документов, предлагают уничтожение документов путем шредирования. При таком типе уничтожения документов различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Различаются они лишь разной степенью секретности, то есть степенью измельчения фрагментов документа. После операции по уничтожению в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается.

Теперь давайте посмотрим, кто должен заниматься этим вопросом. Для осуществления этого процесса в организации создаются специальные органы – экспертные комиссии. Они занимаются организацией и проведением методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение документов, выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3–5 человек под председательством одного из руководящих работников. Например, в состав экспертной комиссии могут входить: заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник службы персонала и секретарь. Члены экспертной комиссии помогают правильно вести работу по хранению и уничтожению бумаг, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению. Экспертная комиссия вправе увеличить срок хранения дублирующих документов в случае утраты первоисточника.

В филиале нашей организации потеряны некоторые кадровые документы. Вполне вероятно, они были случайно уничтожены при переезде филиала в другое здание. Восстановить их не представляется возможным. Существует ли ответственность за неправильное уничтожение документов?

Мария Горохова,
начальник отдела кадров (г. Астрахань)

– Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. В случае, если организация уничтожила документы раньше установленного срока, то налоговая инспекция может наложить штраф в размере до 5000 рублей, а за повторное нарушение – до 15 000 рублей. В случае если из-за пропажи документов организация заплатила меньше налогов, то штраф в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса составит 10 процентов от неуплаченных сумм, но не менее 15 000 рублей, причем оштрафовать могут не только юридическое лицо, но и руководителя организации.

На вопрос отвечала Кристина ТЕПЛОВА,
юрист юридической фирмы Lidings

Если после уничтожения документов возникли сложности в предоставлении гражданам и организациям архивных справок (копий архивных документов, связанных с социальной защитой работников и пенсионным обеспечением и т. д.), то по мере возможности информацию, содержавшуюся в этих документах, необходимо восполнить другими документами. Например, сведения из утраченных лицевых счетов по начислению зарплаты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для ее начисления. В случае уничтожения подлинников приказов по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

Специалисты государственного архива и его территориальных органов могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации. Например, в том случае, если при проведении проверки в организации инспекция труда выявила нарушения правил ведения кадровых документов и сообщила об этом в государственный архив (или его территориальный орган). Также такая проверка может быть проведена в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его прав, например, если он не может получить справку о заработной плате или о стаже работы.

* Об организации архивного хранения документов мы рассказывали в № 11, 2008.

** Утвержден приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 (далее – Перечень).

*** Введен в действие с 1 июля 2007 г. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

**** Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

***** Форма акта представлена в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.