Как составить историческую справку

В своем роде, историческая справка является достаточно значимым документом, и ее присутствие только лишь поможет при покупке или продаже компании. Сама по себе, историческая справка содержит в себе целый ряд сведений о некоторых аспектах деятельности предприятия.

Это в первую очередь и сама история развития компании, причем справка содержит в себе как историю развития, так и историю организации предприятия. Главной задачей, которая ставит перед собой составление исторической справки, так это полная проработка всех аспектов деятельности организации за длительный период ее функционирования.

Этот сотрудник занимается тем, что проводит анализ различных документов компании, тем самым выявляя наброски для будущей исторической справки. Это очень важная часть работы, так как на долю такого специалиста ложится вся работа. И в этом случае можно отметить, что чем лучше будет выполнена работа, тем, следовательно, более лучшим и практичным будет и эффект, достигнутый от всего данного процесса.

Изначально, перед тем как приступать к выполнению данной работы, следует определиться с тем, какие документы имеются в наличии, и уже, исходя из этого, начать сбор данных для составления исторической справки. Как правило, в ход идут фактически любые истории сделок и удачных договоров на сотрудничество, заключенных компанией.

Сюда можно отнести и инвестиционные проекты, если это строительство, то также различного рода строительные работы коммунального плана, а также многое другое, что только удастся найти. При этом рекомендуется, чтобы вся имеющаяся информация была максимально точной, и ни в коем случае не противоречила действительности.

Ведь при перепродаже компании потенциальный покупатель сможет навести данные, и собрать некоторый набор справочных данных, который при противоречии с предоставленной ему информацией просто откажется от дальнейшего сотрудничества.

Ибо такая репутация только лишь навредит созданному имиджу компании, и в дальнейшем вызовет негативную славу со стороны, как клиентов, так и компаньонов.

Проработать весь архивный фонд, и на его основании составить качественную и хорошо проработанную историческую справку может помочь команда специалистов, которые занимаются решением данного вопроса, и непременно помогут правильно и точно составить этот очень важный документ.

Для чего нужна историческая справка

Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК Считка описей Систематизация листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу

Архивирование документов организации требует обязательного составления такого документа, как историческая справка. Составляется она за тот период деятельности, которому соответствуют крайние даты документов, по описи передаваемым в архив. Для ликвидированных предприятий историческая справка составляется за все время деятельности. Этот важный документ позволяет оптимизировать хранение информации в архиве, и ускорить поиск нужных сведений в случаях запросов в государственный архив.

Историческая справка для организации содержит сведения об истории фонда и непосредственно фондообразователя, краткое описание состава, а также содержания документации – сведения, относящиеся к трем разным разделам справки.

История фондообразователя содержит характеристику истории возникновения и условий возникновения предприятия, наименование предшественника и хронологию реорганизаций, в том числе: даты, задачи организации, круг подведомственных подразделений, место в отрасли и разных областях экономики и жизни, переименования и смену подчинения, структуру. Объединенным фондам нередко требуется общая же история фондообразователей.

К этому же разделу относится информация о составителе фонда, местонахождении его до архивирования.

История фонда – это история документации и ее движения. А именно: даты первого поступления в архивное хранилище, объем, крайние даты. Также сведения о степени сохранности документации, изменениях в составе, объеме (утраты и экспертизы), не задокументированных периодах.

Важными являются особенности формирования фонда, описаний и систематизации, сведения о нахождении части фонда в составе других архивов или фондов и местах хранения. Фондовые включения (сведения о документации сторонних организаций) также обязательно включаются в историческую справку организации, как и состав фондового научно-справочного аппарата.

Раздел сопровождается аннотацией, библиографией и условиями доступа к документам и их использования.

Характеристика документации фонда – как по составу, так и по содержанию групп документов и отдельных документов, включает информацию о документации, выходящей за рамки хронологии конкретного фонда, его научно-справочном аппарате и видах информационных носителей.

Как составить историческую справку, каким стилем излагать информацию, знает квалифицированный специалист-практик, сотрудник архивного хранилища. Документ обязательно визируется исполнителем (составителем) и руководителем архива и может дополняться в случае пополнения фонда и реорганизации предприятия.

Три экземпляра справки отправляются в государственный архив, один остается в деле описываемого фонда (архив организации).

Составление исторической справки

Историческая справка составляется о каждом учреждении (фондообразователе) и представляется учреждением при первом поступлении документов фонда в госархив.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

Историческая справка составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом.

Основными источникам для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы учреждения, его вышестоящей организации, учетные документы, дело фонда (приказы по организации, реорганизации, ликвидации учреждения, положения, Уставы и т.д.).

В первом разделе справки отражаются следующие сведения:

-название и подчиненность учреждения-фондообразователя, а также все изменения с указанием их дат и основных причин;

-дата и причины возникновения учреждения-фондообразователя и его местонахождение;

-название учреждения – предшественника;

-компетенция и функции учреждения-фондообразователя, даты и основные причины последующих изменений;

структура учреждения-фондообразователя и все изменения с указанием дат и основных причин, их вызвавших;

-даты и причины реорганизации или ликвидации учреждения-фондообразователя;

На основании правовых актов указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.

В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации учреждения, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке.

Указывается непосредственная подчиненность учреждения-фондообразователя.

Даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам (Указ Президиума Верховного Совета, Постановление СМ, КМ, приказ министерства).

При наличии нескольких правовых документов разных органов в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и др.), что оговаривается в исторической справке.

Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (Уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

При изложении фактов образования, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.д.

Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

Если учреждение действующее, сведения по его истории в справке доводятся до того года, по который документы сдаются в архив или утверждаются на ЭПК Управления по делам архивов при Кабинете Министров РБ.

Сведения по истории учреждения излагаются в хронологической последовательности.

Во втором разделе справки отражаются сведения :

-о количестве дел в фонде;

-о крайних датах документах фонда;

-о дате поступления фонда (его частей) в госархив;

-наименование учреждения, передавшего документы на госхранение;

-особенности формирования документов.

Крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения; его образования и ликвидации.

В третьем разделе исторической справки отражаются сведения:

-об основном составе документов и их полноте;

-о наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;

-о степени сохранности и физическом состоянии документов;

-научно-справочном аппарате к фонду;

-наличие и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;

-использование документов фонда (в каких целях).

В случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты из розыска.

Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда. Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления и зав.архивом (лицом, ответственным за архив).

В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления, она дополняется и пересоставляется.

Историческая справка составляется в 3 экземплярах: два передаются в госархив вместе с первым поступлением описей на документы фонда, один- хранится в архиве учреждения.

Образец исторической справки

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий - анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

- указывается период деятельности фондообразователя;

- дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

- определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

- раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

- освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

- характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

- указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

- определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ. распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

- дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

- даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

- указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в. не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за. годы в количестве. ед. хр. с №. по №. внесены в опись №. одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от. №. ) и переданы на хранение в.

Документы по личному составу за. годы в количестве. ед. хр. с №. по №. внесены в опись №. согласованы с ЭПК Госархива Луганской области (протокол от. №. ) и находятся на хранении (переданы на хранение) в. ».

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации.