Документирование деятельности экспертной комиссии в организации - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах

Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, «План работы экспертной комиссиипо проверке состояния документационного обеспечения управления на 20… год» .

Скачать пример общего плана можно здесь .

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее – по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

• акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• акты о неисправимых повреждениях документов.

Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь .

Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Приказ о создании экспертной комиссии образец - Приказы о назначении комиссии - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

об экспертной комиссии __________________________________________

(наименование организации, учреждения)

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

после их утверждения руководством __________________________________________.

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

- предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

- перечни документов со сроками хранения;

- инструкции по делопроизводству;

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

- перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

- положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

- номенклатуры дел _____________________________________;

- описи дел по личному составу;

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

4.1. Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

Государственным архивным учреждением).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

Примечание. Данное положение разработано Главгосэкспертизой России, согласованно с Государственным архивом Российской Федерации (приказ Главгосэкспертизы России от 20.01.99 № 2) и может быть рекомендовано в качестве типового.

экспертной комиссии (ЭК) _______________________________

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения(ГОСТ P51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 95).). Основными критериями ценности документов являются критерии происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью информации управленческих документов. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное оперативное значение (например, заявление, докладная записка). Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В то же время в любой деятельности создаются документы (такие, например, как устав акционерного общества, положение о филиале или представительстве общества, годовые отчеты общества и др.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, политическое или культурное значение. Наличие в акционерных обществах документов по личному составу определяет их социальное значение для работников общества как в период работы, так и много лет спустя.

При проведении экспертизы ценности документов оцениваются:

• роль и место организации, значимость выполняемых ею функций, место образования документов;

• значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, его подлинность;

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документов, их физическое состояние.

Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру, завершающую этап делопроизводственного хранения, в период которого хранятся все документы, отложившиеся в организации. Это обязательная процедура при передаче документов на архивное хранение.

Экспертиза проводится на основе нормативно-методических разработок органов руководства архивным делом. В этих документах определены порядок организации и проведения экспертизы, установлены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов, а также функции делопроизводственной службы и архива организации(Федеральный закон от 26.12.1995. №208-ФЗ “Об акционерных обществах” // СЗ РФ. 1996. №1. Ст. 1;Основные правила работы ведомственных архивов. М. Главархив СССР, 1986;Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М. Росархив, 2000. Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002 №07/1110-ЮД);Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. Главархив СССР, 1991.) .

Организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в:

• делопроизводстве (при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению);

• архиве (при подготовки дел к передаче на государственное хранение);

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.

При наличии в акционерном обществе крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК), а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – экспертных комиссий. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют экспертизу ценности документов в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) общества создается как совещательный орган при руководителе общества.

В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями, от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом РФ (см. Приложения 11, 12). Положение о ЦЭК (ЭК) акционерного общества утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЦЭК (ЭК) должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя общества (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Приказ должен определить председателя и секретаря комиссии, состав комиссии, порядок ее работы.

Должностной состав ЭК определяется каждым акционерным обществом индивидуально. Как правило, в состав экспертной комиссии включают заведующего архивом (или должностное лицо, ответственное за архив), начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.

Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии.

В соответствии со статьей 14 Федерального закона Российской Федерации от 01.10.2004 №ФЗ-125 “Об архивном деле в Российской Федерации” и с целью упорядочения архивного хранения документов ОАО.

Создать в открытом акционерном обществе “Терминал” постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии – заместитель Генерального директора О.Д. Голубев.

Члены комиссии – начальник канцелярии Г.Ю. Полякова.

Заведующий архивом – Н.П. Окунева.

Начальник отдела кадров – К.А. Волков.

Ведущий специалист бухгалтерии – К.Ф. Соколова.

Секретарь комиссии – специалист канцелярии Е.Г. Ковалева.

Председателю комиссии заместителю Генерального директора О.Д. Голубеву к 01.08.2009 подготовить положение об экспертной комиссии.

Начальнику канцелярии Г.Ю. Поляковой к 10.08.2009 подготовить график сдачи в архив ОАО документов общества. График согласовать с руководителями структурных подразделений ОАО.

4. Заведующей архивом Н.П. Окуневой к 10.08.2009 подготовить проект плана работы комиссии на 2009/ годы.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря-референта генерального директора П.П. Борисова.

Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового Положения. Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения;

• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения;

• рассмотрение описей дел временного хранения (свыше 10 лет);

• рассмотрение описей по личному составу;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов. Центральные экспертно-проверочные комиссии выполняют, кроме того, следующие функции:

• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (например, перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству);

• рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

• методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

• организация и проведение совместно со службой делопроизводства и архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

Протоколы, содержащие решения об:

• одобрении описей на дела постоянного хранения;

• одобрении описей на дела по личному составу;

• одобрении проектов номенклатур дел;

• изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, –

утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Таким образом, в делах службы делопроизводства возникает отдельное дело “Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за _____ год”. В это дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.

Практическую работу по отбору документов на архивное хранение выполняют работники делопроизводственной службы и лица, отвечающие за работу с документами в структурных подразделениях под непосредственным методическим руководством архива. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно. Экспертная комиссия выполняет организующую и координирующую роль.

Согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ при проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

Экспертиза проводится в тех структурных подразделениях, где хранятся дела. Первоначально экспертиза заключается в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. При наличии номенклатуры дел (и полной сохранности документов) этот этап не представляет особой сложности и состоит в:

• отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделению к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как “до минования надобности”, “при условии проведения (завершения) ревизии”, “после окончания договора” и т.п.

Одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками структурных подразделений установленного в организации порядка оформления документов и формирования дел.

Кроме того, при отборе документов постоянного хранения используются перечни документов с указанием сроков их хранения. Члены комиссии должны полистно проверить дела с такими сроками хранения.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании вышеуказанного Положения о порядке и сроках хранения документов данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка “ЭПК” в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

В структурных подразделениях работниками делопроизводства выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения экспертной комиссией составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.

УДК 651.5 ББК 65.050.9(2)

Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов

Альбом форм органгоационно-распорядительных документов / А 56 Авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Тере-

хов. — 4-е изд. перераб. —Мн. БелНИИДАД, 2006. — 144 с.

Альбом содержит макеты и образцы основных распорядительных, организационных, справочно-информационных документов и документов по личному составу, используемых в практике работы учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Предназначен для работников служб документационного обеспечения управления, отделов кадров, слушателей курсов по изучению делопроизводства

УДК 651.5 ББК 65.050.9(2)

Misery Профи (827) 4 года назад

мы делали 3 документа:

1) приказ «О создании экспертной комиссии»

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек

Комиссия отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности предприятия: (далее таблица)

потом документы в шредер:)

Приказ Министерства экономического развития РФ от 4 мая г. N 263

В соответствии со статьей 24.19 Федерального закона от 29 июля 1998 г. N 135-ФЗ Об оценочной деятельности в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3813;, N 30, ст. 3998;, N 1, ст. 43;N 49, ст. 7024) приказываю:

2. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 22 февраля г. N 69 Об утверждении Типовых требований к порядку создания и работы комиссии по рассмотрению споров о результатах определения кадастровой стоимости (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18 июля г. регистрационный N 21392).