Описание

Примерная инструкция по делопроизводству - Высшее образование

Инструкция по делопроизводству в ___________________________
^

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена_____________

Наименование отдела

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности техноло­гии работы с документами. Инструкция устанавливает общие тре­бования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражи­рования), контроля исполнения, хранения и использования доку­ментов.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традици­онное делопроизводство, так и на организацию работы с докумен­тами, создаваемые средствами вычислительной техники, машино-печатаемые и др. независимо от их носителей.

Компьютерные технологии обработки документной информа­ции должны отвечать требованиям инструкции по делопроизвод­ству.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на ____________________________от­дел.

^ 2. Документация организации

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязан­ных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководите­лем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инст­рукции.

^ 3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблю­дать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, каче­ство документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков докумен­тов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и ниж­нее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Феде­рации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов­ление, распоряжение, протокол и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соот­ветствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на блан­ках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмот­ренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько орга­низаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подпи­сания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так­же даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой пос­ледовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке норма­тивных и финансовых документов допускается словесно-цифро­вой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, под­писываются руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместите­лем. В состав подписи входят: наименование должности подписы­вающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:

Начальник управления Подпись Г.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председатель­ствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не долж­ности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании до­кумента несколькими лицами равных должностей их подписи рас­полагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи­сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы­вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла­сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи дол­жностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СО­ГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласования.

Глава территориальной администрации

Личная подпись А. С. Сидоров

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др. гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

Письмо Сибирской академии

от 10.02.2000 № 305/10

Протокол заседания ученого совета

Сибирской академии государственной

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку под­писи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — долж­ность визирующего. Например:

Начальник контрольно-правового управления

Личная подпись В.А. Петров

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Личная подпись А.П. Аксенов

Начальник финансового управления

Личная подпись Г.В. Иванов

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего лис­та документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на обо­ротной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

Личная подпись И.И. Завьялов

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подраз­деления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например:

При направлении документа должностному лицу название орга­низации указывается в именительном падеже, а должность и фа­милия адресата — в дательном. Например:

Министерство образования РФ

При адресовании документа руководителю организации наиме­нование ее входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:

Администрациям районов, городов

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами. Например:

630105, г. Новосибирск

ул. Немировича-Данченко, 102

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие органи­зации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись ав­тора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечис­лить их названия, указать количество листов и экземпляров каждо­го. Например:

Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профес­сиональному образованию — на 6 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета — на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом вер­хнем углу следует делать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

к постановлению главы

от 12.02.2000 №205

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Напри­мер:

Кирсанова или Кирсанова Мария Владимировна

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме иници­ативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разра­батываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного под­разделения, руководителем юридической службы, другими струк­турными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рас­сматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются со­гласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из кон­статирующей и распорядительной части. В констатирующей ча­сти излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законода­тельный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, назва­ние документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распоряди­тельной части указываются: исполнители, действия и сроки ис­полнения предполагаемых действий. В последнем пункте рас­порядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспече­ния управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номе­рами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсужде­ние вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, кон­ференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секре­тарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схе­ме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых доку­ментов следует исходить из необходимости своевременного дове­дения их до организаций и должностных лиц, которых данный до­кумент касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислитель­ной техники оформление также осуществляется на основании еди­ных правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.

^ 4. Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в ре­гистрационных карточках.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядитель­ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других органи­заций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны сле­дующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения докумен­та, отметка о направлении документа в дело, подпись исполните­ля, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполне­ния, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

4.1.4. Документы в организации региструются один раз: посту­пающие — в день поступления, создаваемые — в день утвержде­ния или подписания, отправляемые — в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, при­казы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

При карточной системе учета печатается четыре карточки: спра­вочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выво­дится на бумажную основу.)

^ 5. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и каче­ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

^ 5 ./. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля пос­ле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб­щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под­пись лица, подтверждающего исполнение, дата.

^ 5.2. Система учета контрольных документов

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполне­ния, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям после­дующих лет — не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра ре­гистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточ­ки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы ис­полнители могут завести папки для исполнения документов «Сроч­но», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).

^ 6. Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ при­сваивает структурному подразделению индекс, например: прием­ная руководителя — 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной Государственной архивной службой РФ, на основе номен­клатур дел структурных подразделений и утверждается руководи­телем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко­мандировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета осо­бенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструк­ции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граж­дан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать об­разцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблю­дения им правил работы с документами.

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

______________________________ ______________В.И. Петров

Наименование организации Подпись

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специа­листа, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам орга­низации делопроизводства, работы информационной техники, мате­риального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, зако­нами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотруд­ников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выра­ботке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных техноло­гических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специа­листами структурных подразделений организации.

2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекрет­ными документами.

2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переад­ресовку и отправку.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информирова­нием руководителей о сроках исполнения документов.

2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполни­тельской дисциплины.

2.9 Организует подписку на периодические издания в организа­ции и получение их руководителями организации. 2.10. Организует архивную работу в организации:

• координирует работу по составлению сводной номенк­латуры дел;

• ведет архивное дело по документам руководителя;

• координирует работу по подготовке и сдаче документов орга­низации на постоянное хранение в государственный архив.

2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.

2.12. Соблюдает установленные в организации правила внут­реннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информа­ции, поступившей в канцелярию.

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальни­кам отделов по вопросам организации делопроизводства, испол­нительской дисциплины, работы оргтехники.

3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разо­вых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов ра­боты канцелярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

• изменения штатного расписания канцелярии;

• поощрения сотрудников канцелярии;

• подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзыва­ми о своей работе.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обя­занностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

^ 5. Профессиональные качества и знания

1. Основные положения Конституции РФ.

2. Кодекс Законов о труде РФ.

3. Устав области.

4. Закон области «О государственной службе области».

5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению орга­низационно-распорядительных документов.

6. Инструкции по работе с документами в организации.

7. Положение, устав организации.

8. Правила внутреннего распорядка.

9. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

1. Представительские качества.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.

^ 6. Квалификационные требования

Образование — высшее, желательно — высшее управленчес­кое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муни­ципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись И.И. Петров

^ Примерная должностная инструкция

Подпись И.И. Петров

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются орга­низационное и документационное обеспечение управленческой

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно дирек­тору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации дело­производства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйствен­ной деятельности;

организации работы с документами, составления документа­ции;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной тех­ники;

перевода служебной документации на иностранный язык ком­мерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной за­щиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией де­лопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предпри­ятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

^ 3. Должностные обязанности

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль испол­нения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность состав­ления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поруче­ний руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организа­циями (как коммерческими, так и государственными) и отдельны­ми гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.6. Вести прием посетителей.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных

3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хра­нение или уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые ма­териалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подго­тавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформ­ления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рам­ках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улуч­шению документационного обеспечения деятельности предприя­тия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех докумен­тов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебно­го пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) пред­приятия по вопросам проверки исполнения документов и представ­ления необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руко­водству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имею­щих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обя­занностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. Руководителя Подпись А.П. Сидоров

Высшее образование
К 43 Современное делопроизводство: Учеб пособие. — 3-е изд. — М. Инфра-м; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия.

В. И. Байденко // Высшее образование в России. 2010. № С. 46-58
Багдасарьян, Н. Г. Еще раз о компетенциях выпускников инженерных программ, или Концепт культуры в компетенциях инженеров / Н. Г.

Www uni-sport edu ua (розділ «Бібліотека» / Нові надходження)
Волокитина Т. В. Основы медицинских знаний: учеб пособие для студ высш учеб заведений, обучающихся по направлению "Естественно-научное.

Высшее образование в Польше
Все ведущие вузы Польши предлагают программы обучения как на польском, так и на английском языках. Польша принимает активное участие.

Базовое высшее образование по специализации
«товароведение и оценка качества» в Национальной металлургической академии Украины

E-mail: library ssu@ukr net
Высшее образование в Республике Казахстан. – oecd; The world bank, 2007. – 256 с. – Дар

База даних захищена авторським правом ©zavantag.com 2000-2013
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації