Примерное положение об архиве таможенного органа

Приложение 48 к пп. 10.4.1 и 17.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Основные положения

1.1. Документы таможенного органа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном органе.

1.2. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного органа.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица таможенного органа несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В таможенном органе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.4. В своей работе архив таможенного органа руководствуется положением об отделе (отделении) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями Федеральной таможенной службы и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.5. Архив таможенного органа работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива таможенного органа осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности <*>; документы по личному составу;

<*> В соответствии с п. 10.4.3 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах в архив могут приниматься и другие документы временного срока хранения.

документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа - предшественника;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению (таможне, таможенному посту со статусом юридического лица);

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного органа.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

принимает (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений таможенного органа;

разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организует использование документов (информирует руководство и должностных лиц таможенного органа о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел таможенного органа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц службы делопроизводства таможенных органов;

ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в отделах и других структурных подразделениях таможенного органа;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность начальника архивного отделения

Начальник архивного отделения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

21 Декабря 2016

Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ были утверждены форма расчета по страховым взносам, порядок ее заполнения (далее – Порядок), а также формат представления расчета по страховым взносам в электронном виде. Данный приказ начнет действовать 1 января 2017 года, а расчет по страховым взносам, форма которого утверждена этим приказом, впервые будет представлен за первый расчетный (отчетный) период 2017 года. В статье рассмотрим особенности заполнения новой отчетной формы.

Тема 2

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями.

Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.

В целях улучшения организации документационного обеспечения, работы архивов в таможенных органах и упорядочения нормативной базы Федеральной Таможенной Службы России (далее ФТС РФ) была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 (в ред. Приказов ФТС РФ от 30.03.2007 № 383, от 15.11.2007 № 1412, от 27.05.2011 № 1095).

Делопроизводство или документационное обеспечение – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Существует три формы организации делопроизводства. централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения. При смешанной форме операции выполняют централизовано (прием, регистрация, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных в различных районах города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Если таможенный орган имеет большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство – отдел (отделение) документационного обеспечения (ОДО). Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разработанном положении.

2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

3) учет документов;

4) организация обработки документов;

5) установление форм и реквизитов;

6) контроль исполнения документов;

7) справочно-информационное обслуживание.

Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее ОДО) – структурное подразделение таможенного органа, непосредственно подчиняющееся начальнику таможенного органа, которое осуществляет функции документационного обеспечения.

- в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления;

- в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с ОДО таможенного управления.

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

- организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

- организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан;

- организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

- осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа.

Нормативно-правовая база таможенного делопроизводства.

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (с изм. от 21.07.2011 г. Федеральным законом № 252-ФЗ).

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Приказ ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160 «О типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

4. Приказ ФТС РФ от 7 декабря 2007 г. № 1515 «Об утверждении порядка комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа».

5. Иные НПА (например, ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г.).

Раздел 2. Оформление организационно - распорядительных документов в таможенных органах

Тема 3. Правила оформления документов

Бланк документа – набор реквизитов, который идентифицирует автора официального письменного документа. От фр. «белый» - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа или иным текстом, который используется для составления документа.

Выделяют бланки строгой отчетности, которые имеют номер и серию, а также специальный режим использования.

Документы таможенного органа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

01 - Государственный герб Российской Федерации <*>;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код таможенного органа <*>;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа <*>;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) <*>;

07 - код формы документа;

08 - наименование таможенного органа <*>;

09 - справочные данные о таможенном органе <*>;

10 - наименование вида документа <*>;

11 - дата документа <*>;

12 - регистрационный номер документа <*>;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа <*>;

14 - место составления или издания документа <*>;

15 - адресат <*>;

16 - гриф утверждения документа <*>;

17 - резолюция <*>;

18 - заголовок к тексту <*>;

19 - отметка о контроле <*>;

20 - текст документа <*>;

21 - отметка о наличии приложения <*>;

22 - подпись <*>;

23 - гриф согласования документа <*>;

24 - визы согласования документа <*>;

25 - оттиск печати <*>;

26 - отметка о заверении копии <*>;

27 - отметка об исполнителе <*>;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело <*>;

29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган <*>;

30 - идентификатор электронной копии документа <*>.

<*> Указанные реквизиты являются обязательными

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В таможенном органе применяется следующие виды бланков.

1) в зависимости от автора документа:

- бланки с указанием наименования регионального таможенного управления;

- бланки с указанием наименования таможни;

- бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического лица.

2) в зависимости от расположения реквизитов:

3) в зависимости от вида ОРД:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- место составления или издания документа.

- Государственный герб Российской Федерации,

- код таможенного органа,

- ОГРН таможенного органа,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- справочные данные о таможенном органе.

- бланк конкретного вида документа, кроме письма:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- наименование вида документа,

- место составления или издания документа,

- ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

А4 – 1-1,5 межстрочных интервала; А5 – 1 межстрочный интервал.

Максимальная длина строки – 28 печатных знаков.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов – через 1,5 – 2. Реквизиты между собой – 2 – 4 межстрочных интервала.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам таможенных органов.

Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения начальника ОДО. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя таможенного органа.

Стадии подготовки документов.

1) составление проекта документа;

2) предварительное согласование документа;

3) согласование, визирование;

1) сокращение текста, устранение повторений;

2) разбивка текста на части, параграфы, абзацы;

3) устранение ошибок, описок, неточностей.

Тема 4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

1) Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

2) Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код является элементом электронной идентификации документа.

6) Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).

7) Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

8) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок присвоения регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам установлен КПС "Учет и контроль исполнения документов" (КПС "УКИД-2"). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

14) Резолюция. написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: при наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

18) Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

19) Документы, направляемые таможенным органом в ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документы подписываются несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

20) При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа. Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником ОДО. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например: при наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Начальник правового отдела

(личная подпись) А.И. Васнев

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

21) Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

23) Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

24) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа. При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп.

25) Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа, который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, очередной порядковый номер, дату поступления (при необходимости - часы и минуты), количество листов документа и наличие приложений.

26) Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в таможенном органе.

Раздел 3. Оформление отдельных видов документов в таможенных органах

Тема 5. Оформление отдельных видов документов

1. Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке. Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью ОДО, которые печатаются на стандартных бланках установленной формы (гербовый бланк) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения 4 и 5) шрифтом размером № 14.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Это была лицевая сторона приказа (распоряжения).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения):

приказ (распоряжение) _______________________ ___________________

(подпись руководителя (расшифровка структурного подразделения)