Делопроизводство, учет и отчетность в органах прокуратуры - Студопедия

Любая управленческая деятельность не может обходиться без организации движения документов, без выполнения работы по созданию и оформлению соответствующих бумаг. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми органами.

Приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93 с 1 января 1999 г. введена в действиеИнструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры.

Инструкцией установлена на единой основе система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, на остальные (процессуальные, финансовые и другие) – только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче в архив.

Ответственность за организацию и общее руководство делопроизводством возлагается на руководителей органов прокуратуры и отдельных структурных подразделений. Они обеспечивают изучение работниками требований Инструкции по делопроизводству и осуществляют контроль за ее исполнением.

Согласно правил делопроизводства документы и сведения, составляющие служебную тайну, не подлежат разглашению. С ними могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому прокурорскому работнику документов, ознакомление других лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя подразделения (органа), который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет ответственность за их защиту.

Вместе с тем следует иметь в виду, по письменному разрешению руководителя прокуратуры, структурного подразделения каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе с прекращенными уголовными делами, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по жалобам, если иное не предусмотрено законом.

Ведение учета документов производится путем записи их в специальные книги, карточки, надзорные производства, составления описи. Для этого ведутся книги учета: следственных дел; уголовных, гражданских и арбитражных дел, проверяемых в порядке .надзора; вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания; документов, отправляемых с нарочным; ценных писем, бандеролей, посылок; надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям; регистрации приказов, указаний и распоряжений.

На поступающую в органы прокуратуры корреспонденцию, в зависимости от вида и содержания, заводятся алфавитные, ссылочные, корреспондентские карточки, а также карточки учета движения надзорных производств.

Кроме перечисленных работ с документами, в содержание работы по делопроизводству согласно Инструкции входит организация документооборота и учет его объема, контроль за исполнением документов, правила оформления документов и их копии, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств, учет, хранение и использование печатей и штампов.

К числу неотъемлемых и значимых видов деятельности по вспомогательному обеспечению работы прокуратуры относится учет и отчетность. В органах прокуратуры установлена единая система учета работы прокуроров и следственной работы. Кроме того, на прокуратуру в полном объеме распространяются правила учета преступлений.

Для ведения учета и статистической отчетности в прокуратурах субъектов РФ и в Генеральной прокуратуре РФ образованы и действуют специальные подразделения. В прокуратурах городов и районов, приравненных к ним прокуратурах ведение учета и подготовка отчетности возложена на прокуроров.

До принятия закона «О единой государственной системе регистрации и учета преступлений» в органах прокуратуры также, как в органах внутренних дел, Федеральной службе безопасности, таможенных органах, органах налоговой полиции действуют правила единого учета преступлений (зарегистрированных в установленном порядке). В соответствии с этими правилами составляются документы первичного учета в виде статистических карточек на выявленное преступление, результаты расследования преступления, на лицо, совершившее преступление, о движении уголовного дела, о результатах возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности и других данных о преступлениях.

Ведение регистрационных документов на преступления, лиц их совершивших, уголовные дела, а также статистической отчетности по преступлениям возложена на органы внутренних дел. Поэтому вся информация о преступлениях, лицах, их совершивших, и уголовных делах сосредотачивается в информационных центрах МВД, ГУВД, УВД республик, краев, областей, округов, городов и УВД на транспорте.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ разработана ведомственная статистическая отчетность «О рассмотрении заявлений и сообщений о преступлении» по форме 2-Е, утвержденная постановлением Госкомстата России от 11 июня 1997 г. № 39. В соответствии с ней городские, районные и приравненные к ним прокуроры каждое полугодие вместе с отделами внутренних дел и органами налоговой полиции представляют вышестоящим по подчиненности органам единый отчет о результатах рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ также разработана и принята Инструкция по статистической отчетности о следственной работе по форме 1-Е, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 26 марта 1997 г. № 20. Эта отчетность предусматривает отражение данных о результатах расследования уголовных дел следователями прокуратуры, органов внутренних дел, налоговой полиции, а также органами дознания, в том числе и о протокольных формах досудебной подготовки материалов.

Непосредственно в прокуратуре действует ведомственная государственная статистическая отчетность. Основным видом такой отчетности является Отчет о работе прокурора по форме П, утвержденная постановлением Госкомстата России от 16 февраля 1993 г. № 20 (с изменениями и дополнениями от 16 августа 1997 г. № 49).

Данный отчет состоит из восьми разделов и содержит показатели о надзоре за исполнением законов, соблюдением прав и свобод человека и гражданина, за исполнением законов органами, осуществляющими дознание и предварительное следствие, данные об участии прокурора в арбитражном, гражданском и уголовном судопроизводстве, о работе по рассмотрению и разрешению жалоб, за исполнением уголовного наказания и гласности в деятельности прокуратуры (выступлениях в средствах массовой информации).

В органах прокуратуры применяются и иные формы отчетности. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратуре, другие носят временный характер.

Инструкция по делопроизводству в налоговых органах

3.1 Налоговые органы Республики Беларусь составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов, сборов и других обязательных платежей. Поэтому немаловажное значение для полноценного выполнения данных функций налоговых органов играет документационно-информационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. В тесной взаимосвязи с данным понятием находится понятие документооборота, от грамотной организации которого зависит эффективность, оперативность и качество работы с документами, что, несомненно, отражается на деятельности всей налоговой системы в целом.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его основное правило – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот состоит из документопотоков – потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Выделяют следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

К сожалению, вопросам организации документооборота и делопроизводства в налоговых органов исторически уделялось очень мало внимания, поэтому проблемы формирования и совершенствования документационного обеспечения управления налоговых органов Республики Беларусь еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях белорусских исследователей. В исторической и документоведческой литературе предшествующего периода можно найти освещение только отдельных вопросов истории становления и развития налоговой системы, ее аппарата, научной организации труда и документационного обеспечения управления.

3.2 Налоговая система является составной частью системы государственного и экономического управления. Эффективность социально-экономической системы управления во многом определяется организацией информационно-документационного обеспечения.

Организация делопроизводства в Беларуси складывалась веками и имеет глубокие корни. Проблема совершенствования документационного обеспечения управления налоговой системы до настоящего времени не была предметом специального историографического и документоведческого изучения. Вместе с тем, в исторической и документоведческой литературе накоплен определенный опыт освоения данной проблемы, в основном с целью получения практических результатов в повышении эффективности деятельности аппарата налоговых органов.

В трудах историков многих поколений, посвященных различным проблемам истории как отдельного государства, так и в составе других, общественно-политических систем, экономики и ее отраслей, можно выявить важные факты, наблюдения и выводы, относящиеся к проблеме становления и развития налоговой системы на всех этапах истории. Особый интерес в этом отношении представляют работы ученых, изучавших историю государственных учреждений, из числа которых особо выделим фундаментальную монографию Н.П.Ерошкина, в которой на широком фоне истории всего государственного аппарата нашли отражение отдельные моменты начальной истории налоговых органов.

Проблема совершенствования организации функционирования налоговой системы в советский период, после Октябрьской революции 1917 года, повлекшей слом существовавшей государственной машины, была предметом внимания в аспекте научной организации труда (НОТ) со стороны общественного движения НОТ и советских государственных органов, в частности, НК РКИ и организованного им Института техники управления; созданных в ведомствах, в том числе в Наркомате финансов, в состав которого входили налоговые органы (фининспекции), специальные оргбюро и отделы рационализации, а также акционерного общества «Оргстрой», деятельность которых исследована в ряде работ в 1970-80 гг. коллективом авторов МГИАИ.

Советский период истории налоговых учреждений можно проследить по работам Т.П. Коржихиной.

Таким образом, можно утверждать, что проблемы формирования и совершенствования системы управления и документационного обеспечения управления налоговых органов Российской Федерации еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях. А в исторической и документоведческой литературе предшествующего периода получили освещение только отдельные вопросы истории становления и развития налоговой системы, ее аппарата, научной организации труда и документационного обеспечения управления.

Можно сказать, что в настоящее время только наметились основные направления исследовательского поиска при изучении проблемы совершенствования налоговой системы, ее организационного, нормативно-методического, технико-технологического, информационно-документационного и кадрового обеспечения, которые необходимо изучить с позиции новейших теоретико-методологических подходов.

3.3 Работа с документами в любой организации, в том числе, и в налоговых органах, строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства организации в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

• обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь. НЕТ.

Основные задачи Комитета:

Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне.

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов. Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец информации», «пользователь информации» закреплены в законе Республики Беларусь «Об информатизации».

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Также, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, юридических и физических лиц.

Закон Республики Беларусь «О государственных секретах» КАКОГО ГОДА регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственным секретам, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Республики Беларусь. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственным секретам, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственные секреты: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственные секреты, определены органы защиты государственных секретов.

Положения данного закона нашли развитие в:

СЕЙЧАС НОВЫЙ ЗАКОН Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Республики Беларусь, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

Изображение герба Республики Беларусь на бланках и документах регламентируется Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания», введенный постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. №2182–XII, устанавливает – понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает Закон от 05 января 2004 г. №262–3 «О техническом нормировании и стандартизации», а также технические регламенты и кодексы.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации» к нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Республики Беларусь, относятся:

Государственные стандарты и общегосударственные классификаторы технико-экономической информации принимает Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь (Госстандарт РБ). Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые техническими регламентами и кодексами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Требования же, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах или кодексах.

Госстандарт Республики Беларусь и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований регламентов, кодексов и стандартов.

Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь в области технического нормирования и стандартизации:

• осуществляет реализацию единой государственной политики;

• осуществляет общую координацию разработки технических регламентов и государственных стандартов;

• устанавливает порядок разработки, утверждения, государственной регистрации, проверки, пересмотра, изменения, отмены, уведомления об этом, применения, опубликования технических кодексов, государственных стандартов, технических условий;

• утверждает, вводит в действие, отменяет государственные стандарты, вносит в них изменения (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);

• осуществляет государственную регистрацию технических регламентов, технических кодексов, государственных стандартов, технических условий (кроме технических условий, которые не проходят государственную регистрацию);

• определяет виды продукции (услуг), технические условия, на которые не проходят государственную регистрацию;

• осуществляет официальное издание государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);

• опубликовывает информацию о действующих технических регламентах, технических кодексах, государственных стандартах, технических условиях;

• организует и проводит систематическую проверку действующих государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства) в целях их изменения или отмены;

• осуществляет государственный надзор за соблюдением требований технических регламентов (кроме технических регламентов, устанавливающих требования к зданиям, строениям и сооружениям);

• применяет в пределах своей компетенции к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, нарушившим требования технических регламентов, меры воздействия, предусмотренные настоящим Законом и иными актами законодательства;

• участвует в работе по международной и межгосударственной (региональной) стандартизации (кроме стандартизации в области архитектуры и строительства);

• дает официальные толкования по вопросам применения технических нормативных правовых актов, им утвержденных;

• утверждает по предложениям субъектов технического нормирования и стандартизации состав технических комитетов по стандартизации, перечень закрепляемых за ними объектов стандартизации, а также положения об этих технических комитетах (кроме технических комитетов по стандартизации в области архитектуры и строительства);

• предоставляет субъектам технического нормирования и стандартизации право на использование знака (знаков) соответствия государственным стандартам;

• создает и ведет Национальный фонд технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства:

• Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2004 г. № 482, от 12 января 2007 г. № 23.

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 66, 1/1414; 2004 г. № 157, 1/5906; 2007 г. № 16, 1/8265.

• Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З "Об информации, информатизации и защите информации".

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г. № 279, 2/1552

• Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 4 января 2002 г. № 81-З, от 1 ноября 2004 г. № 321-З, от 2 ноября 2005 г. № 48-З, от 16 мая 2006 г. № 119-З, от 29 июня 2006 г. № 137-З, от 7 мая 2007 г. № 212-З, от 15 июля 2008 г. № 410-З, от 2 июля 2009 г. № 31-З.

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 7, 2/136; 2002 г. № 7, 2/830; 2004 г. № 175, 2/1070; 2005 г. № 179, 2/1152; 2006 г. № 86, 2/1216; № 107, 2/1235; 2007 г. № 118, 2/1309; 2008 г. № 184, 2/1507; 2009 г. № 161, 2/1583.

• Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 19 июля 2006 г. № 150-З, от 9 июля 2007 г. № 247-З, от 28 декабря 2009 г. № 78-З.

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г. № 111, 2/1050; 2006 г. № 114, 2/1247; 2007 г. № 170, 2/1344; 2010 г. № 5, 2/1630.

• Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года № 384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах».

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г. № 63, 2/1936.

• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 декабря 2008 г. № 2010.

• Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г. № 6, ст. 89.

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 14, 5/29066.

• Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424 (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. № 38, от 14 апреля 2009 г. № 464).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 75, 5/3742; 2007 г. № 16, 5/24555; 2009 г. № 95, 5/29598.

• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 апреля 2009 г. № 464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь», с дополнением, внесенным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 июня 2013 г. № 558.

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 95, 5/29598.

• Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.07.2013, 5/37497.

• Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства финансов Республики Беларусь от 3 июня 2004 г. № 90, от 6 июня 2006 г. № 63, от 28 апреля 2008 г. № 74, от 31 октября 2008 г. № 163, от 30 августа 2010 г. № 95).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г. № 32, 8/7851; 2004 г. № 91, 8/11090; 2006 г. № 104, 8/14559; 2008 г. № 109, 8/18719; № 288, 8/19817; 2010 г. № 223, 8/22751.

• Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 30, 8/20285.

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235, от 27 января 2012 г. № 18, от 15 января 2013 г. № 9).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 42, 8/20434; 2011 г. № 123, 8/24338; 2012 г. № 21, 8/24838.

• Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 02.02.2013, 8/26849.

• Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39, с дополнением, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2011 г. № 283).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 110, 8/20896; 2011 г. № 143, 8/24556.

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г. № 58, 8/10795.

• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден и введен в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69. Взамен СТБ 6.38-95).

• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г. № 5, 5/35055.

• Правила ведения книги учета проверок (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 января 2013 г. № 66).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г. № 79, 5/31474.

• Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.02.2013, 5/36850.

• Положение о порядке учета контролирующими (надзорными) органами выданных предписаний на проведение проверок (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 декабря 2009 г. № 1732).

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г. № 6, 5/31003.

Совершенствование работы налоговых органов, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность налоговой системы в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и классификации.

В теории делопроизводства под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В деятельности налоговых органов используются следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности налоговых органов и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность налоговых органов фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – МНС. руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения МНС – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем или распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением). Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство МНС или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу налоговых органов.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя налогового органа или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об МНС, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Примером организационно-правовой документации, применяемой в налоговых органов, может служить инструкция по электронной обработке информации бухгалтерского учета и отчетности налогового органа, приказ о приеме на сотрудник на службу в налоговый орган и т.п. документы. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование налогового органа (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Система распорядительной документации.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Руководство налоговых органов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты государственного уровня: акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством Республики Беларусь, органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Республики Беларусь: областей;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

3. Система информационно-справочной документации.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка,предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

4. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы – это планы, графики. Планироваться может деятельность МНС в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например, планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Примером плановых документов могут служить долгосрочные планы развития налоговой системы РБ, годовые планы структурных подразделений; справки о разработке и изменении планов и др.

5. Система отчетной документации.

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью.

Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет и справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.

Примером отчетной документации налоговых органов могут служить бухгалтерские балансы ИМНС, отчет о командировке сотрудника налогового органа и др.

6. Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности налоговые органы вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо).

Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений.

Примером договорной документации могут служить трудовые договора с сотрудниками ИФНС, договоры купли-продажи автотранспорта, соглашения о передаче зданий, сооружений и земли в аренду (субаренду) правопреемнику и др.

7. Системы документации обеспечивающего типа.

Рассмотренные выше системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности налоговых органов всегда образуются документы, в которых отражается их основная деятельность. Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности налоговых органов.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Примером документации обеспечивающего типа могут служить декларация о доходах физического лица, карточки учета лицевых счетов налогоплательщиков и т.п.

Таким образом, в процессе деятельности налоговых органов образуется огромной количество разнообразных документов, для которых необходима грамотная классификация.

В налоговых органах применяется простейшая классификация документов - группировка их в дела.

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел в налоговых органах является документом многоцелевого назначения: ПРИВЕСТИ ПРИМЕР

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры налогового органа;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве налоговых органов;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.