ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В РАЙОННЫЕ И ГОРОДСКИЕ ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ

ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13.07.94 N 98 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА"

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В РАЙОННЫЕ И ГОРОДСКИЕ ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем - центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.

Для организации этой работы центрами занятости создаются районные, городские, районные (в городах) архивы.

1.2. Контроль за выполнением данной Инструкции возлагается на директора центра занятости.

2.1. К документам, заполняемым на граждан, обращающихся в центр занятости по вопросам трудоустройства, и подлежащим хранению в архиве, относятся:

- карточки персонального учета граждан, ищущих работу, и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости (в дальнейшем - карточки учета);

- карточки учета граждан, обратившихся за консультацией.

2.2. Карточки учета безработных граждан и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости, составляют личные дела безработных.

Изъятие из указанных дел каких-либо документов до истечения срока их хранения запрещается.

2.2.1. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж в соответствии с пунктом 2 статьи 30 Закона Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации", подлежат хранению 75 лет - "В" в архиве центра занятости.

Исчисление срока хранения документов данного вида следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.

Например, если к моменту снятия с учета возраст безработного гражданина был равен 40 годам, то срок хранения его личного дела в архиве центра занятости будет равняться разности 75 лет - 40 лет = 35 лет.

2.2.2. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых в соответствии с Законом Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации" не засчитывается в их трудовой стаж, имеют срок хранения 3 года.

2.3. Временному хранению подлежат следующие документы:

- карточки учета граждан, заполненные на лиц, которые не признаны безработными (граждане, занятые трудовой деятельностью; лица, не достигшие 16 лет, и др.);

- карточки граждан, обратившихся за консультацией.

Срок хранения документов, обозначенных в п. 2.3, - 1 год.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения карточек учета, законченных делопроизводством в 1994 году, начинается с 1 января 1995 года.

3.1. Карточки учета граждан и личные дела безработных <*>, снятых с учета, по истечении календарного квартала года сдаются в архив центра занятости.

<*> Личные дела безработных граждан, которые были сняты с учета в связи с профессиональной подготовкой, повышением квалификации, переподготовкой по направлению службы занятости, передаются в архив по окончании обучения граждан.

Передача документов в архив производится по Журналу (Приложение 1).

3.2. Личные дела безработных вносятся в журнал передачи дел в архив центра по алфавиту фамилий.

Отбор личных дел безработных граждан, подлежащих хранению 75 лет - "В", осуществляет специалист по трудоустройству.

3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода - по алфавиту фамилий.

3.4. Архив центра занятости после окончания календарного года проводит оформление и описание личных дел безработных, имеющих срок хранения 75 лет - "В", и поступивших в него за предыдущий год.

Оформление и описание дел включает следующие виды работ:

- нумерацию листов в деле,

- составление заверительной надписи дела,

- оформление обложки дела,

- составление годовых разделов описей личных дел (Приложение 2).

Одновременно архив центра занятости проводит работу по выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, оформляя ее результаты соответствующими актами (Приложение 3).

3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

3.6. Размещение документов в архиве центра занятости.

Все поступающие в архив центра занятости документы размещаются на стеллажах и располагаются в порядке ежегодных поступлений.

Личные дела безработных граждан, обозначенные в п. 2.2.1 (со сроком хранения 75 лет - "В"), размещаются отдельно от дел, подлежащих хранению 3 года и 1 год.

4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

4.2. Использование документов проводится только с разрешения директора центра занятости.

5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.

5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.

При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.

Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью лица, ответственного за архив, и гербовой печатью центра занятости.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

6.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны быть созданы оптимальные условия хранения документов, которые обеспечиваются:

- предоставлением помещения для архива,

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией,

- применением оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок),

- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

6.2. Помещение для архива должно быть изолированным, безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления.

В нем не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.

Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом, на окна помещения, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

6.3. В помещении архива прокладывается скрытая электропроводка, применяется полугерметическая осветительная арматура.

6.4. Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные огнетушители.

6.5. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией.

6.6. Размещение документов в архиве должно быть рациональным и проводиться с учетом:

- ежегодного движения дел (прием и уничтожение дел),

- оперативного использования документов.

Образец заполнения журнала

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В РАЙОННЫЕ И ГОРОДСКИЕ ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ

ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13-07-94 98 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН. Актуально в 2017 году

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем - центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.

Для организации этой работы центрами занятости создаются районные, городские, районные (в городах) архивы.

1.2. Контроль за выполнением данной Инструкции возлагается на директора центра занятости.

2.1. К документам, заполняемым на граждан, обращающихся в центр занятости по вопросам трудоустройства, и подлежащим хранению в архиве, относятся:

- карточки персонального учета граждан, ищущих работу, и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости (в дальнейшем - карточки учета);

- карточки учета граждан, обратившихся за консультацией.

2.2. Карточки учета безработных граждан и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости, составляют личные дела безработных.

Изъятие из указанных дел каких-либо документов до истечения срока их хранения запрещается.

2.2.1. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж в соответствии с пунктом 2 статьи 30 Закона Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации", подлежат хранению 75 лет - "В" в архиве центра занятости.

Исчисление срока хранения документов данного вида следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.

Например, если к моменту снятия с учета возраст безработного гражданина был равен 40 годам, то срок хранения его личного дела в архиве центра занятости будет равняться разности 75 лет - 40 лет = 35 лет.

2.2.2. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых в соответствии с Законом Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации" не засчитывается в их трудовой стаж, имеют срок хранения 3 года.

2.3. Временному хранению подлежат следующие документы:

- карточки учета граждан, заполненные на лиц, которые не признаны безработными (граждане, занятые трудовой деятельностью; лица, не достигшие 16 лет, и др.);

- карточки граждан, обратившихся за консультацией.

Срок хранения документов, обозначенных в п. 2.3, - 1 год.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения карточек учета, законченных делопроизводством в 1994 году, начинается с 1 января 1995 года.

3.1. Карточки учета граждан и личные дела безработных <*>, снятых с учета, по истечении календарного квартала года сдаются в архив центра занятости.

<*> Личные дела безработных граждан, которые были сняты с учета в связи с профессиональной подготовкой, повышением квалификации, переподготовкой по направлению службы занятости, передаются в архив по окончании обучения граждан.

Передача документов в архив производится по Журналу (Приложение 1).

3.2. Личные дела безработных вносятся в журнал передачи дел в архив центра по алфавиту фамилий.

Отбор личных дел безработных граждан, подлежащих хранению 75 лет - "В", осуществляет специалист по трудоустройству.

3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода - по алфавиту фамилий.

3.4. Архив центра занятости после окончания календарного года проводит оформление и описание личных дел безработных, имеющих срок хранения 75 лет - "В", и поступивших в него за предыдущий год.

Оформление и описание дел включает следующие виды работ:

- нумерацию листов в деле,

- составление заверительной надписи дела,

- оформление обложки дела,

- составление годовых разделов описей личных дел (Приложение 2).

Одновременно архив центра занятости проводит работу по выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, оформляя ее результаты соответствующими актами (Приложение 3).

3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

3.6. Размещение документов в архиве центра занятости.

Все поступающие в архив центра занятости документы размещаются на стеллажах и располагаются в порядке ежегодных поступлений.

Личные дела безработных граждан, обозначенные в п. 2.2.1 (со сроком хранения 75 лет - "В"), размещаются отдельно от дел, подлежащих хранению 3 года и 1 год.

4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

4.2. Использование документов проводится только с разрешения директора центра занятости.

5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.

5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.

При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.

Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью лица, ответственного за архив, и гербовой печатью центра занятости.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

6.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны быть созданы оптимальные условия хранения документов, которые обеспечиваются:

- предоставлением помещения для архива,

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией,

- применением оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок),

- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

6.2. Помещение для архива должно быть изолированным, безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления.

В нем не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.

Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом, на окна помещения, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

6.3. В помещении архива прокладывается скрытая электропроводка, применяется полугерметическая осветительная арматура.

6.4. Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные огнетушители.

6.5. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией.

6.6. Размещение документов в архиве должно быть рациональным и проводиться с учетом:

- ежегодного движения дел (прием и уничтожение дел),

- оперативного использования документов.