Категория: Бланки/Образцы
24 апреля 2007, 23:49
Формирование и оформление дел Как происходит формирование дел Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТ51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28). Формирование дел - это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций:Формирование дел значительно ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив. Кто в фирме должен заниматься формированием дел?
Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении фирмы. Контролирует формирование дел служба делопроизводства фирмы. Если фирма небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (общем отделе, канцелярии, секретариате). При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел фирмы может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.
Периодом формирования дел служит календарный год. Однако есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы).
В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы, а на корешках проставляются только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Правила формирования дел Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Вот эти правила:Архивное хранение документов предусмотрено основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не нужно нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.
Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Форма внутренней описи приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г).
Заверительная надпись (лист-заверитель дела) учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций.
Подшивка в папку скоросшиватель или переплет В жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правильно переплести дело?
Как правило, для переплета документов фирма приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо по левому полю пачки документов, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если при нумерации листов будет допущена ошибка, можно ли стереть номера ластиком и написать новые?
Этого делать не следует, поскольку для исправления ошибочно проставленных номеров существует особый порядок. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые. Если вы обнаружите непронумерованные страницы, поставьте на них дополнительные (литерные) номера. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение, например 13а, 37а, 71а, 71б. Литерные номера необходимо будет перечислить в соответствующей графе листа-заверителя дела.
ОБЛОЖКА каждого дела оформляется по установленной форме (приведена в приложении И Основных правил работы архивов организаций). На ее верхнем поле указывается в именительном падеже наименование фирмы. После чего нужно указать наименование структурного подразделения. На обложке напишите также порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре.
На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата». Какое название фирмы указывать на обложке дела, если в течение периода, пока ведется дело, фирма была переименована?
В этом случае на обложке приводятся оба названия. Прежнее название возьмите в скобки, а рядом напишите новое. Пример
На инспектора по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакову возложена обязанность по оформлению дел отдела кадров, в том числе и личных дел сотрудников. Обложки, внутренние описи и листы-заверители дел она оформляет таким образом.
Судя по их контенту, этому тексту релевантны статьи:Для чего нужна номенклатура дел Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел фирмы с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.
Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п.
Обязательно ли вести личные дела Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.
Комментарии к этой заметке больше не принимаются.
Одни из их совсем не наделены сладкоречием, а другие считают неприемлимым внедрение лиших сло. На базе этого документа создано и введено в действие положение о главном управлении кадров (гук) фтс. Из законченного созданием дела вышивается документ, взамен его вшивается справка-заместитель. Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.
Подскажите, пожалуйста, в личном деле служащих непременно иметь свидетельство о браке? эталон автобиографии при приеме на работу. эталон дизайна автобиографии в личном деле (21. Автобиография, написанная своими руками и печатная в.
Личное дело работника делопроизводствоК примеру, без нее бывает очень тяжело отыскать подходящий приказ в большом томе. В связи с конфигурацией сроков хранения документов по личному составу, сделанных после 2003 г, верно ли я понимаю, что срок хранения личного дела составляет 50 лет? За 2006-2007 годы получила дополнительное профильное образование в бип лингва. Это и копии личных документов служащих, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.
И как опись дел с неизменным сроком хранения будет называться опись дел по личному составу либо опись дел неизменного хранения? эталон правил ведения личных дел в организации. 
Должны ли в личных делах храниться копии паспорта, снилс и инн и нужна ли на данный момент опись в.
В большинстве случаев сформированные дела имеют значительные размеры, и еще удобнее каждое из их хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неловкие пачки. 
N 526, устанавливает, что документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере. Есть мировоззрение, что в текущую опись вписывается личное дело предшествующей гос.
русской федерации копия страхового мед полиса непременного мед страхования людей 2. Личное дело (лд) заводилось на каждого офицера. 
Если дело входящих документов, то оно хранится 5 лет, и ему не нужна внутренняя опись. На нынешний денек учится в общеобразовательной школе 12. Документы курсантам в личное дело эталон автобиографии эталон свойства объяснения по оформлению личных дел кандидатов.
Образец автобиография в личное дело
Добавлен: 18 Окт 2016 от: THORN
Как составить опись по личному составу и личных дел
ведущий специалист отдела комплектования и документации
Архива Президента Республики Казахстан
Документы по личному составу содержат информацию, обеспечивающую социальные права граждан. Они используются при подтверждении трудового стажа, начислении пенсий, пособий, предоставлении льгот.
В соответствии с Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-I РК документы, образующиеся в деятельности учреждений и организаций, независимо от форм собственности, входят в Национальный архивный фонд (НАФ РК), в том числе и часть документов по личному составу.
Согласно ст.8 п.10 Закона РК «О труде», документы подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на пенсионное обеспечение по истечении сроков ведомственного хранения и при ликвидации организации передаются на государственное хранение.
Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела по личному составу;
- личные дела уволенных работников.
К документам по личному составу относятся: приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перемещение), документы по начислению заработной платы, списки личного состава, списки работников и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов, личные карточки (форма Т-2), личные дела и книги учета личных дел, акты о несчастных случаях, документы по награждению.
Лицевые счета по заработной плате формируются по структурным подразделениям и располагаются в них алфавитном порядке фамилий работников. В каждое дело формируются не более 250 листов.
Списки физических лиц и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело. Личные дела на каждого работника формируются в отдельные дела .
В состав личных дел входят заявление о приеме, увольнении, об отпусках и т. д. автобиографии, личный листок учета кадров, копия диплома, копии всех приказов, касающиеся работника, аттестационные листы, анкеты, протоколы аттестационной комиссии.
Индивидуальные трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
На все завершенные дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями, составляется опись дел по личному составу.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
На документы по личному составу составляются следующие описи:
- опись с индексом «Л» по личному составу работников, куда входят приказы по личному составу, документы по заработной плате, списки работников и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов;
- опись с индексом «ЛД» личных дел уволенных работников.
Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На каждом последующем листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным номером.
Опись дел содержит следующие элементы:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения коллегиальным органом (ЭПМК) Архива Президента Республики Казахстан;
- гриф утверждения с наименованием должности руководителя структурного подразделения, его подписью и датой;
- номер и название описи;
- должность и фамилия составителя;
- гриф одобрения экспертной комиссии организации;
- запись о приеме-передаче дел в ведомственный архив.
Описательная статья описи дел предусматривает следующие графы:
- порядковый номер дела;
- крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- примечание (используется для отметок об особенностях физического со
стояния дел, о наличии копий и т. п.).
Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел.
В описи по личному составу дела систематизируются по хронологически-номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- лицевые счета начисления заработной платы;
- списки работников и платежные поручения по перечислению пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды;
- личные карточки по учету личного состава (ф. Т-2).
Систематизация по хронологически-номинальному признаку означает, что сначала необходимо разделить дела по году создания документов, а внутри годовых разделов по степени важности, например:
На примере видно, что личные карточки уволенных работников группируются по году увольнения работника, а внутри года - по алфавиту.
Личные дела вносятся в самостоятельную опись дел. При большом количестве дел заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников. При небольшом количестве личных дел - только в алфавитном порядке.
Первый лист описи содержит наименование организации (последнее, в момент проведения научно-технической обработки), ее подчиненность, гриф утверждения.
Последний лист содержит сведения о количестве дел и гриф одобрения описи экспертной комиссией организации.
Отпечатанные и сверенные описи, снабженные необходимым научно-справочным аппаратом, оформляются, подписываются исполнителями и поступают на рассмотрение ЭПМК Архива Президента РК.
Опись дел организации составляется по следующей, установленной «Типовыми правилами . », форме:
Протоколом ЭПМК Архива
Президента Республики Казахстан
от _____ 2006 г. №
На именование должности руководителя структурного подразделения
(личная подпись)подписи Дата
Документы, включаемые в личное дело, условно можно поделить на три. Так, к примеру, некие работодатели при приеме на работу могут востребовать предоставить автобиографию либо рекомендательное письмо. Заголовок - это реквизит документа, коротко излагающий его содержание. В опись документов личногодела как раз включают список всех документов с указанием номеров листов, где они размещены в папке. 
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Вличномделе работника группируются последующие виды документов личноедело работника эталон титульного листа (31398) эталон внутненняя описьличногодела работника (22602) эталон обложки личногодела.Документы, подшиваемые вличноедело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.Этот эталон является универсальным для хоть какой организации. совместно с тем дата включения приказа о приеме на работу не непременно должна соответствовать дате самого приказа. Вы сможете скачать эталон внутренней описи документов дела с примером. 
Одним из методов является составление личных дел персонала. 
к примеру, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. Если личноедело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на оборотной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. При приемке дел в архив во внутренней описи дел нашлась ошибка. эталон оформленного подабающим образом годичного раздела описи.эталон дизайна внутренней опислибочногодела.Такое исключение предвидено частью 3 статьи 42 федерального закона от г. Если в номенклатуре индекс дела у нас на все личные карточки работников один номер. Для того чтоб не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с прототипом, в котором приведено правильное наполнение сведений о кадровой документации. 
Примечание употребляется для корректировки инфы, к примеру, указывается оригинал либо копия.
Внутренняя опись документов личного дела (эталон наполнения) внутренняя опись.Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою свою.Опись завершенного дела неизменного, временного хранения и по личному составу федеральной регистрационной службы, прошедшего экспертизу ценности. Описьдокументовбланкэталон которой можно скачать на этом веб-веб-сайте, не просит особых бланков и особенной процедуры дизайна. Рекомендую вам пристально изучить 3 раздел главных правил работы архивов организаций (2002). Во внутренней описи находятся последующие графы, куда вписывается информация в согласовании с их заглавием. В обобщенном виде открывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.
В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который потом проставляется конкретно на нем самом. Формирование личного дела сотрудника либо студента университета происходит на протяжении достаточно долгого времени, в период учебы либо работы на предприятии. У нас на веб-веб-сайте каждый может безвозмездно скачать эталон интересующего контракта либо эталона документа, база договоров дополняется часто. Указывается номер дела, только перед ним сначала прописывается индекс по номенклатуре дел компании (дело 05 (индекс) 256 (номер)). 
Т-2 в личные дела не подшиваются, они формируются в отдельное дело по году увольнения, карточки в деле размещаются в алфавитном порядке. Каждый бланк мы снабжаем примерами по его наполнению и правилами дизайна. запирается кадровой службой и передается в собственный архив дело на уволенного сотрудника. 
Автобиография это последовательное изложение пишущим главных шагов собственной жизни.Для чего нужна описьэталонописидокументоввличномделе работника для чего нужна описьопись представляет собой содержание как.
