Персональный сайт - Учёт фонда

О библиотечном учёте периодических изданий

в связи с требованиями бюджетного учёта

Ответы на вопросы, поступившие из N _АО -й библиотеки

Длительное время периодические издания не включались в состав основных средств библиотеки, даже если они предназначались для осуществления уставных функций библиотеки (т.е. для обслуживания населения). Почему так считали финансисты, остаётся только догадываться. Книжные фонды (т.е. фонды изданий книжного типа) по всем бухгалтерским канонам входили в состав основных средств. Вероятно, некоторые специалисты полагали, что периодика – это быстро стареющие информационные материалы, и их жизнь в библиотеке быстротечна. Посему стоимость подписки на периодические издания, а заодно и подписки на разные приложения, включая собрания сочинений, списывалась с баланса в момент перечисления соответствующих сумм на счета агентств по распространению газет и журналов.

Инструкция по бюджетному учёту № 25н (введённая с 2007 г.) устранила «неравенство» периодических изданий по сравнению с книжными фондами. Подписные суммы, а заодно и стоимость разных неподписных периодических изданий стали отражаться под рубрикой «увеличение стоимости библиотечного фонда». Это привело к тому, что стоимость основных средств, облагаемых налогом на имущество, существенно возросла. Финансисты, под прессингом библиотекарей, и без того взывавших на недостаток средств (для комплектования и, вообще, «для жизни»), пошли на попятную. И вот, новая Инструкция по бюджетному учёту, №148н, введенная в действие с 2009 г. отменила постановку стоимости периодики на балансовый учёт. Но требование присваивать всем объектам, входящим в состав основных средств, инвентарные номера осталось. Пошли вопросы…

Вопрос 1. Присваивать или нет инвентарные номера периодическим изданиям постоянного хранения (в т.ч. обязательный экземпляр), поступившим в библиотеку с 2006 г. по 2008 г.?

Ответ. Нет, не присваивать.

Вопрос вызван, как я понимаю, тем, что Инструкция по бюджетному учёту №148н, утверждённая в 2008 г. перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый учёт (см. Инструкцию №148н, ч.2-я, разд. Забалансовые счета, п.23). Читаем:

«23 Периодические издания для пользования. Счёт предназначен для учёта периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей».

Из этого текста совершенно ясно одно: карточку количественно-суммового учёта ведёт бухгалтерское подразделение. Сведения для заполнения карточки бухгалтерия получает из отдела комплектования в виде списка-приложения к счёту в случае подписки. Отдел комплектования обязан также передавать в бухгалтерию сведения о периодических изданиях, поступивших не по подписке, допустим, по обязательному экземпляру. Но этот же текст Инструкции вызывает ещё больше вопросов:

1) что считать «объектом» при пообъектном учёте. Некоторые специалисты считают: «пообъектный учёт – один журнал, одна годовая подписка» (Л. Максимова. Амортизация библиотечного фонда / Бюджетные организации: бухгалтерский учёт и налогообложение.-2009.- №5.- с. 19). Уточняю: а) годовая подписка на один годовой комплект, но если подписка производится по полугодиям, значит б) полугодовой комплект. Кроме того, Л.Максимова не учла, что есть другие источники комплектования. По любому источнику комплектования, годовой комплект не приходит единовременно всеми номерами. Следовательно, отдел комплектования должен передавать в бухгалтерию списки названий периодических изданий только после сформирования годового комплекта;

2) нужны ли бухгалтерии инвентарные номера при заполнении упомянутой Карточки количественно-суммового учёта? Это пусть решает бухгалтерия, но мне представляется, что роль инвентарного номера на этой карточке может играть порядковый номер записи. В библиотечном учёте нет практической необходимости присваивать инвентарные номера периодическим изданиям, т.к. аналогом инвентарного номера служит сам номер выпуска журнала в сочетании с годом издания. Если в библиотеке, как Вы сообщаете, ведётся учёт в электронной базе данных, то, стало быть, каждому названию в базе присвоен идентификационный номер. Этим можно воспользоваться, дабы не плодить нумерационные ряды. (Подробно с моими рекомендациями о ведении регистрационной картотеки периодических изданий, в т.ч. и в электронном виде, можно ознакомиться по журналу «Научные и технические библиотеки», 2008, № 5.);

3) нужно ли переводить на забалансовый учёт стоимость периодических изданий, если эти издания поступили в библиотеку до выхода Инструкции №148н, в период действия Инструкции №25н?

По этому вопросу известные мне мнения специалистов расходятся. Упомянутая Л.Максимова полагает, что да, нужно списать на расходы по амортизации основных средств и периодические издания, числящиеся в учёте по состоянию на 1 января 2009 года, то есть поступившие в 2008 г. и ранее. Другой специалист, Л.Ларцева, отмечает, что «официальных разъяснений по данному вопросу в настоящее время нет» (Л.Ларцева. Учёт библиотечного фонда по-новому / Бюджетные организации: бухгалтерский учёт и налогообложение.- 2009.- №4). В то же время Л.Ларцева полагает, Что «изменения, внесённые Инструкцией №148н, распространяются на операции, совершённые в 2009 г.», т.е. не распространяются на периодические издания, приобретённые в 2008 г. и ранее.

Окончательный ответ, по-моему, надо искать в тексте приказа №148н от 30 дек. 2008 г. «Об утверждении Инструкции по бюджетному учёту»:

пункт 2: Распространить действие настоящего Приказа на отношения, возникшие с 1 января 2009 года.

Моё косвенное определение: согласно общим положениям забалансового учёта, на таком учёте отражаются основные средства, не принадлежащие данному бюджетному учреждению. Поэтому требование Инструкции ставить периодические издания, принадлежащие данному учреждению, ставить на забалансовый учёт – это противоречит общим положениям забалансового учёта этой же Инструкции. Ну, раз требуют, пусть ставят, это мало касается чисто библиотечного учёта.

Вопрос 2. Как учитывать журналы за период с 2006 г. по 2008 г. – за единицу учета взять отдельный номер или годовой комплект?

Ответ. В библиотечном учёте обязательным является учёт каждого экземпляра каждого отдельного номера (понятно, что если библиотека получает какой-либо журнал в двух экземплярах, то общее число экземпляров – это произведение периодичности на два). Это относится к любому году издания, любому году поступления, а не только к периоду 2006-2008 гг.

Комментарий: содержание вопроса, по всей вероятности, обусловлено ситуацией в бюджетном учёте, когда (почти по Пушкину) одна Инструкция спешит сменить другую, дав той пожить три года. Ответ на этот вопрос в основном дан в ответе на первый вопрос. Как бухгалтерия собирается учитывать периодические издания на забалансовом учёте – это дело бухгалтерского подразделения. Нас должен интересовать библиотечный учёт.

Вопрос 3 (распадается на несколько подвопросов).

В нашей библиотеке периодические издания до 2006 г. не были поставлены на библиотечный учет (количественный и суммарный). Имеем ли мы право поставить сейчас на библиотечный учет (количественный) этот массив?

Ответ: не только право имеете, но обязаны это сделать.

Комментарий. Фактическое состояние фонда (по наличию изданий и по количеству) должно быть корректно отражено в государственном статистическом учёте. Если огромная часть библиотечного фонда не была отражена в суммарном учёте, это значит, что статистические сведения которые библиотека отправляла, например, по форме 6нк, были недостоверными со всеми вытекающими отсюда последствиями. По всей видимости, библиотека не отражала в суммарном учёте периодические издания по той причине, что их стоимость не отражалась в стоимости всех основных средств в балансовом учёте (точнее: стоимость периодических изданий списывалась сразу же при их поступлении, а стоимость изданий другого типа продолжала накапливаться на статьях балансового учёта). Инструкция №25н постаралась устранить этот противоречие, но любая практика балансового учёта не должна была влиять на правильность суммарного учёта, который библиотека обязана вести всегда.

Что касается индивидуального учёта периодических изданий, то достаточно было вести хорошую регистрационную картотеку.

Что принять за единицу хранения этих журналов (отдельный номер или годовой комплект)?

Ответ: разумеется, единицей хранения должен быть годовой комплект. Комментарий: все номера журнала в фонде должны быть собраны в комплект и храниться на одном шифре. Но давайте уточним: вы спрашиваете о единице хранения или единице учёта? Если единица учёта, то в суммарном учёте поступление каждого экземпляра номера увеличивает объём фонда на единицу. Годовые комплекты – это единица учёта газет, а не журналов.

Ставить ли нам периодические издания постоянного хранения до 2006 г. на инвентарный учет?

Комментарий: любого года, до 2006 или после 2006, не имеет значения, должен быть индивидуальный учёт каждого номера. Будет ли это сделано в картотеке периодических изданий (см. ссылку на мою статью выше) или в электронной базе данных, принципиально не имеет значения. Но это надо сделать так, как практически удобнее.

4. В фонде нашей библиотеки имеются периодические издания, приобретенные в составе коллекций за период с 2006 г. по 2008 г. Они только зарегистрированы в базе данных. Каким образом их поставить на учет? Нужно ли им присваивать инвентарные номера?

Ответ частично содержится во всех ответах на предыдущие вопросы.

Если периодические издания являются частью каких-либо коллекций (коллекции – как правило неразложимые по обработке и хранению собрания документов), то отразить это в традиционной сводной картотеке периодических изданий (традиционной – в карточной форме), очень трудно, практически невозможно. Но Вы пишете, что такие периодические издания отражены в электронной базе данных Вашей библиотеки. Не имею чести быть знакомым с построением этой базы данных, но предполагаю, что её гибкость позволяет отразить в ней и коллекционные экземпляры наряду с прочими экземплярами тех или иных выпусков периодических изданий. Это делается, как я себе представляю, с помощью дополнительных полей в описании, специальных пометок и т.д. В то же время электронная база данных покажет наличие аналогичных изданий в других фондах библиотеки.

Если это действительно части коллекций, то наличие инвентарных номеров предполагается, так как технически единство коллекции обеспечивается с помощью и шифров, и других библиотечных средств (пусть это будут инвентарные номера).

Жду сообщений о том, насколько и в чём удовлетворила или не удовлетворила Вас эта консультация.

Спасибо за внимание.

В.Шилов, 24 ноября 2009 г.

Процесс о 20 тысячах.

Инструкция по бюджетному учёту №148н, введённая Министерством финансов Российской Федерации с 1 января 2009 г. сохранила библиотечные фонды в составе основных средств, как то было и раньше. Но, чтобы вывести стоимость библиотечных фондов хотя бы частично, из-под налогообложения на имущество, Инструкция №148н разделила библиотечный фонд на три части. Стоимость всех трёх частей подлежит амортизации (читай: уменьшению стоимости по определённым правилам). Одна часть – это периодические издания, стоимость которых отправляется на забалансовый учёт и, следовательно, формально не рассматривается как имущество, принадлежащее библиотеке. Другая часть – это издания всех прочих видов стоимостью не более 20 тыс. руб. «за штуку». (Инструкция называет каждый экземпляр издания «объектом библиотечного фонда»). На эти объекты (читай: экземпляры) начисляется 100%-я амортизация непосредственно «при вводе объекта в эксплуатацию» (читай: при постановке издания на библиотечный учёт – суммарный, инвентарный). Таким образом, и эта часть библиотечного фонда выводится из-под налогообложения на имущество.

Остаётся третья часть фонда – это издания стоимостью свыше 20 тыс. рублей. Здесь амортизация начисляется особым способом, но об этом способе мы не будем здесь говорить, поскольку эту операцию выполняет бухгалтерия, а в учётной документации библиотеки факт амортизации не отражается. Более веская причина нашего умолчания – за пределами данной консультации (нужен ли вообще балансовый учёт библиотечного фонда, каковы практические последствия амортизации – предмет особого разговора). Но особенность такой раздельной амортизации в том, что бухгалтерия вынуждена завести отдельный учёт стоимости изданий ценой свыше 20 тыс. руб. При этом такому учёту подлежат издания, поступившие в библиотеку как в 2009 году (с момента ввода действия Инструкции №148н), так и издания, принятые к учёту начиная с 2009 г.

Но в том-то и дело, что бухгалтерии неизвестно, находятся ли в составе библиотечного фонда издания стоимостью свыше 20 тыс. руб. а требования Инструкции выполнять необходимо. Тут же находится некто советчик (он и в самом деле советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3-го класса) и советует: «Бухгалтеру следует направить библиотекарю – лицу, ответственному за библиотечный учёт, распоряжение (служебную записку) с поручением представить в бухгалтерию данные (пообъектно и по сумме) о наличии в библиотечном фонде по состоянию на 1 января 2009 года периодических изданий и объектов, стоимость которых более 20000 рублей» [1]. Оставим в покое периодические издания: там, по понятиям советника, каждый экземпляр каждого номера журнала – объект бухгалтерского учёта.

Но вот с изданиями ценой более 20 тыс. рублей, поступившими в библиотеку, может быть, ещё до революции, надо было бы разобраться. Ничтоже сумняшеся некоторые бухгалтеры уже и потребовали от отделов комплектования дать им «сейчас же» всю информацию об этих изданиях, хранящихся в фонде. О подобных фактах нам достоверно известно, так что пришлось, по просьбе библиотекарей, составлять «отписку» следующего содержания:

Отвечаю на Вашу просьбу дать консультацию о порядке работы по выявлению в фондах библиотеки изданий с рыночной стоимостью свыше 20000 руб.

1. Нецелесообразно проводить в плановом или кампанейском порядке сплошной просмотр фондов и соответствующей документации (инвентарей, актов и т.п.) с целью выявления указанных изданий. Бухгалтерия Вашей библиотеки, ссылаясь на требования последнего издания Инструкции по бюджетному учёту, стремится получить информацию о рыночной стоимости изданий. Однако в документации о фондах и, в частности, на хранящихся в фонде изданиях указаны цены, соответствующие моменту приобретения в разные периоды функционирования библиотеки, и они далеко не соответствуют современным рыночным ценам (Инструкция по бюджетному учёту говорит о реальной рыночной стоимости ). Даже если исполнители в результате сплошного просмотра выявят книги, цена которых, по их мнению, близка к критерию «20 000», им понадобится пересчитывать цену с помощью таблицы коэффициентов переоценки, введённых Правительством РФ в последние годы.

2. Трудозатраты библиотеки в связи со сказанным могут оказаться столь велики, что они не поддаются измерению, тем более что соответствующие нормативы времени на данные работы в России не существуют.

3. Предлагаю ограничиться использованием информации об искомых изданиях в порядке текущей работы :

а) коррективы в учёте новых поступлений, среди которых могут оказаться и дорогостоящие издания ценой свыше 20000 руб.;

б) отбор изданий из фондов в следующих целях:

•- необходимость переплёта, реставрации и т.п.;

•- перешифровка, уточнение библиографического описанияdevisy;

•- выдача читателю по его запросу;

•- направление на выставку, в частности в иные учреждения, совмещение со страховкой;

•- утрата издания по объективным или субъективным причинам, необходимость его исключения из фонда и списание его стоимости;

•- возможно, иные случаи, встречающиеся в процессах текущей работы.

4. Обращаю внимание на ту часть служебной записки гл. бухгалтера библиотеки на имя заведующего отделом комплектования, где говорится о списании изданий. Употреблена фраза: «в случае предоставления вышеуказанной информации в рыночных ценах. ». Можно понять, что предоставление вышеуказанной информации в рыночных ценах не является обязательным во всех случаях. Если это так, то требуются разъяснения, в каких случаях не требуется предоставлять информацию в рыночных ценах.

В.Шилов 10.08.2009 г .

Выбытие литературы в свете

новой инструкции по бюджетному учёту

(составлена в ноябре 2009 г.)

В настоящее время работники многих библиотек области обеспокоены тем, что Инструкция по библиотечному учёту, принятая в 1998 г. по ряду аспектов существенным образом отличается от нормативных документов в области бюджетного учёта, утверждённых в последние годы Министерством финансов Российской Федерации. Это обстоятельство, по мнению практиков, затрудняет управление формированием библиотечных фондов в таком важном процессе как своевременное обновление фондов, поддержание его состава на должном качественном уровне. Особые сложности видят в оформлении учётной документации при исключении литературы из фондов по тем или иным причинам, характерным для такого объекта учёта основных средств как библиотечные фонда.

Работники различных служб справедливо считают, что Инструкция по библиотечному учёту 1998 г. устарела, а новые документы по бюджетному учёту не предусматривают особенностей библиотечных фондов при освобождении их от устаревших изданий. В результате библиотекари подчас получают указания о запрете списания литературы по всем иным причинам, кроме ветхости изданий.

Инструкция по библиотечному учёту 1998 г. действительно, находится в переработке, однако на сегодняшний момент она не отменена. Новая инструкция по бюджетному учёту, утверждённая приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 148н (далее Инструкция № 148н), содержит все необходимые нормативы, позволяющие производить списание литературы из фондов обычным порядком, более того, она расширяет возможности библиотеки по освобождению фондов от неиспользуемой литературы и приводит учётные документы в соответствие с особенностями библиотечных фондов как вида основных средств. В настоящее время нет нормативных актов, ограничивающих инициативу библиотек в работе по обновлению фондов, по оформлению списания литературы, исключаемой из фондов. В сложных случаях оформления списания необходимо руководствоваться методическими рекомендациями научно-методических центров по библиотечному делу.

Инструкция № 148н 2008 г. предусматривает возможность исключения из фондов библиотеки литературы практически по всем причинам, характерным для функционирования библиотечных фондов. Все основные причины выбытия литературы из библиотечных фондов и списания соответствующих стоимостей с баланса отражены в Приложении № 1 (Корреспонденция счетов бюджетного учёта. 1. Корреспонденция счетов в бюджетном учреждении).

Пункт 10 указанного Приложения предусматривает возможность исключения изданий, утраченных читателем (как лицом, виновным в нанесении ущерба библиотеке). Данный пункт оговаривает «принятие к бюджетному учёту объектов основных средств […], поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причинённого виновным лицом». Подразумевается замена утраченного издания другим равноценным изданием, каковая (замена) невозможна, если стоимость утраченного издания не была списана с баланса, а соответствующее издание не было исключено из фондов библиотеки.

Пункт 13.3 Приложения предусматривает и такую причину выбытия литературы из библиотечного фонда как продажу изданий, утративших полезность для читателей данной библиотеки, не пригодных для дальнейшего использования в данной библиотеке в силу непрофильности, избыточной экземплярности и т.п. В буквальном изложении пункт 13.3 гласит: «списание объекта основного средства […] с баланса при его реализации…», т..е. указана причина списания в общей форме, что не обязывает в данном случае перечислять все разновидности основных средств, списываемых по причине реализации.

Пункт 14 Приложения предусматривает «списание основных средств […], пришедших в негодность». Данный пункт не предназначен для толкования термина «негодность», поскольку общепринятым его толкованием является отсутствие полезных для использования свойств. Конкретизацией особенностей применения термина к объектам библиотечного фонда должна заниматься специальная комиссия по выбытию литературы из фонда. Создание такой комиссии как раз предусмотрено Инструкцией № 148н (раздел «Унифицированные формы первичных учётных документов», подраздел 3 «Указания по применению форм первичных учётных документов»): «Акт о списании исключённой из библиотеки литературы (код формы 0504144). Акт составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения».

Указания по составлению акта строго регламентируют раздельное составление списков исключенной литературы (списки прилагаются к акту): «Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость […], морально устаревшей – составляются раздельно».

Пункт 17 предусматривает «списание основных средств […], пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, в т.ч. недостач (потерь), образовавшихся по указанным причинам».

Пункт 18 выделяет такую причину списания, как «недостачу, установленную при инвентаризации», а также «вследствие хищений и иных потерь, отнесённых за счёт виновных лиц».

Пункт 19 аналогичен п. 18 с тем отличием, что лица, виновные в недостаче или хи