Категория: Бланки/Образцы
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несет ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ.
Нормативными правовыми актами не регламентируются действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине. Представляется, что в таких случаях работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном п. 32 Правил ” .
Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это массовая утеря и процедура изготовления их дубликатов другая — она установлена законодательством (п. 34 Правил ).
При обнаружении пропажи трудовой книжки нужно быстрее браться за изготовление для работника ее дубликата (п. 34 Правил ). «Незамедлительно», как рекомендует сделать это Роструд, получится выдать дубликат, только если сотрудник до вас нигде не работал. Вы просто заполните новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и запишете туда свою компанию как единственного работодателя.
А вот как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к вам работал в других местах? В условиях отсутствия прописанного законодательством порядка послушаем мнение специалистов Минтруда.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Заместитель директора Департамента условий и охраны труда Минтруда России
“ Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Ведь законодательством напрямую не предусмотрен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателем (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 ).
При утере работодателем трудовой книжки он обязан выдать работнику ее дубликат.
В целях его оформления работник, чью книжку потерял работодатель, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и предоставить документы, подтверждающие факт своей трудовой деятельности в других организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана ему помочь в их получении, например отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция)) ” .
Рекомендуем вам предпринять для изготовления дубликата потерянной трудовой книжки следующие действия.
Фиксируем отсутствие трудовой книжкиШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. Содержание простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».
Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении. » строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».
ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:
Вот как может выглядеть такой приказ.
ООО «Теремок» Приказ № 3-кВ связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,
1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе:
— председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин;
— члены комиссии:
— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С. Мышкина. 1
2. Поручить комиссии в срок до 05.06.2015 провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова. 2
3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».
В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до 29.05.2015 запросов о местах работы М.И. Зайчикова:
— в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;
— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.
Генеральный директор ООО «Теремок»
(1) Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволить (п. 5 ст. 81 ТК РФ ));
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директора (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ). Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать
(2) По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушении (ст. 193 ТК РФ )
ШАГ 3. Запросите у работника сведения о его прежних местах работы. Лучше сделать это письменно.
ООО «Теремок» Запрос сведений о стаже работы до поступления на работу в ООО «Теремок» Уважаемый Марк Игоревич!В связи с необходимостью изготовления дубликата вашей утерянной трудовой книжки прошу Вас в срок до 27 мая 2015 г. включительно предоставить в отдел кадров сведения о Ваших местах работы до того, как Вы пришли работать в ООО «Теремок» (до 01.07.2010).
Для Вашего удобства предлагаю заполнить таблицу, приведенную в приложении к запросу.
Менеджер по персоналу
С таким документом вы сможете, в частности:
Это может уберечь компанию от штрафа за нарушение трудового законодательства — несодействие в выдаче дубликата (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).
ШАГ 4. Подготовьте запросы от имени самого работника в адрес прежних работодателей, если работник дал вам о них сведения (п. 7.2 Инструкции ). К примеру, запрос может выглядеть так.
Генеральному директору ООО «Колобок»
от Зайчикова М.И.
В связи с утратой моей трудовой книжки прошу:
— подтвердить справкой, что я, Зайчиков Марк Игоревич (паспорт 4500 № 106288, выдан ОВД Солнечногорского района Московской области 05.12.1997), работал в ООО «Колобок»;
— указать в справке период работы, должность, по которой я работал, сведения о переводах, реквизиты приказов о приеме на работу, переводах, увольнении.
Справку прошу направить моему нынешнему работодателю ООО «Теремок», расположенному по адресу: Московская область, г. Солнечногорск, ул. Баранова, 14.
Свое согласие на передачу моих персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Колобок» Обществу с ограниченной ответственностью «Теремок» подтверждаю.
(1) Не забудьте взять согласие работника на предоставление вам бывшим работодателем персональных данных работника (ст. 88 ТК РФ )
Помимо справки от бывшего работодателя, документами, подтверждающими трудовой стаж работника, могут быть полученные:
Нельзя оформить дубликат трудовой книжки на основании копии или выписки из трудовой книжки (Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 16.12.2014 № 33-20380/2014 ), а также присланных вам предыдущими работодателями документов индивидуального учета, подтверждающих пенсионный страховой стаж.
СОВЕТ
Снимайте с трудовых книжек копии и храните их. Это действие не предусмотрено законодательством, а копия трудовой книжки не является документом, подтверждающим стаж работника, но с ней вам будет проще узнать, где до вас работал ваш сотрудник.
Если же работник не дал вам никаких сведений о своих бывших работодателях или от них не пришли ответы, то сделайте запрос от имени работника в территориальный орган ПФР. Ответить должны в течение 10 календарных дней (статьи 14. 16 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ ; п. 11 Регламента, утв. Приказом Минтруда от 12.08.2014 № 547н ).
Для такого запроса есть форма СЗВ-2б (утв. Постановлением ПФР от 31.07.2006 № 192п ), которую вы можете заполнить, а работник поставит свою подпись. Не забудьте при отправке такого запроса приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника.
Лучше отправлять запросы одновременно и бывшим работодателям вашего сотрудника, и в территориальный орган ПФР. Поскольку, как нам подсказали в Минтруде, времени на изготовление дубликата у вас немного.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Как уже отмечалось, при изготовлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей по вине работодателя нужно пользоваться правилами, установленными для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Поэтому дубликат трудовой книжки нужно выдать не позднее чем через 15 календарных дней после подачи заявления работником (п. 31 Правил ) ” .
ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России
При этом, даже если вы не уложитесь в отведенный срок, а сотрудник продолжает у вас работать, в случае проверки трудинспекция не сможет уличить вас в отказе выдать такой дубликат: ведь вы содействовали работнику, сделали все необходимые запросы и ждете ответы на них.
А вот если работник собрался увольняться и сообщает вам, что без трудовой книжки его никуда не берут, то не позднее 15 календарных дней с даты подачи вам заявления о выдаче дубликата составьте и отдайте ему:
Потому что если уволенный без трудовой книжки человек не сможет трудоустроиться из-за ее отсутствия и обратится в суд, то вас могут обязать выплатить ему (статьи 139. 234 ТК РФ ; п. 35 Правил ):
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ ; п. 35 Правил ). При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ ). Днем увольнения (прекращения трудового договора) в таком случае считается день выдачи трудовой книжки ” .
ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России
ШАГ 6. Заполняем дубликат трудовой книжки:
ОБЪЯСНЯЕМ РАБОТНИКУ
При отсутствии в дубликате книжки сведений о предыдущих местах работы сотруднику придется самому собирать их перед выходом на пенсию для подтверждения страхового стажа (ч. 1 ст. 10 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ ; п. 11 Постановления Правительства от 02.10.2014 № 1015 ).
Затем поочередно запишите сведения по каждому периоду работы у других работодателей на основании подтверждающих документов.
Если в предоставленных документах о предыдущей работе содержится неполная информация (к примеру, в документе не указано основание увольнения), то при заполнении дубликата эту информацию со слов работника дополнять не нужно (п. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции ).
А вот если вам представлены, предположим, заверенные копии приказов о приеме и увольнении, вписывайте реквизиты каждого из них;
Записи в дубликате книжки должны выглядеть так.
(1) Если работник предоставил справку о периоде работы или трудовой договор, укажите их реквизиты один раз напротив записи об увольнении.
(2) Запись с порядковым номером 1 вы ставите напротив записи о приеме на работу в вашу организацию.
(3) Если работник, ожидающий дубликат, увольняется, то запишите в книгу учета движения трудовых книжек (приложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69 ) в графу 12 дату выдачи дубликата и:
<или> отдайте дубликат бывшему работнику. Пусть он распишется в его получении в графе 13 этой же строки;
<или> отправьте работнику уведомление о необходимости явиться за дубликатом книжки. С этого момента вашу фирму не смогут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в виде задержки выдачи трудовой книжки.
Поскольку трудовая книжка потеряна работодателем, то не берите с работника деньги за бланк дубликата.
Конечно, процедура изготовления дубликата трудовой книжки довольно хлопотная. Но выполнить ее придется, и вот почему.
Предположим, вам удалось доказать, что в утере книжки виновен сотрудник, отвечающий у вас в компании за учет и движение трудовых книжек.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Если должностной инструкцией, трудовым договором или приказом руководителя не назначен конкретный человек, отвечающий за все действия с трудовыми книжками, то оштрафовать за их утерю могут и организацию, и директора (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).
— компанию-работодателя — на 10 000— 20 000 руб.;
— ее директора — на 1000— 2000 руб.
Добрый день!Наше предприятие (условно ООО "А") было переименовано в ООО "В" в апреле 2015 года.Сейчас к нам обратился бывший работник с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работник был уволен еще в ООО "А" в феврале 2015 года.Пожалуйста, уточните, как сделать последнюю запись в трудовой книжке (последнее место работы у нас) - как указать наименование предприятия? До переименования (ООО "А") или действующее название (ООО "В")?Заранее благодарю за помощь.
Дубликат трудовой книжки сотруднику оформляется в случае, если его трудовая книжка была утеряна. Соответственно, Вам следует оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, если он обратился с соответствующим заявлением. Это обусловлено тем, что сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Кроме того, в соответствии с Правилами при выдача дубликата трудовой книжки производится по последнему месту работы, а в случае реорганизации исправление записей производится правопреемником организации.
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.
Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:
Если наименование организации изменилось, будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику по его заявлению справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:
В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2. Ответ: Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником
Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:
об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
3. Ответ: Как заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки сотрудника
Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки. То есть сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в организации, ставит на титульном листе свою подпись, печать организации и текущую дату заполнения дубликата трудовой книжки. А не копирует эти сведения из старой книжки сотрудника или ее копии.
Внимание: если у сотрудника менялась фамилия, то в дубликате отразите текущие данные. Восстанавливать все записи об изменениях не нужно .
Вопрос из практики: нужно ли вносить запись о первой фамилии сотрудницы в дубликат трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки записи о фамилии, имени и отчестве сотрудника указывают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
Эти правила распространяются и на выдачу дубликата. Поскольку после перемены фамилии сотрудница оформила новый паспорт, вносить сведения следует в соответствии с ним. Восстанавливать ранние записи о смене фамилии на обложке дубликата трудовой книжки не нужно.
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
4. Ответ: Как внести в дубликат трудовой книжки сведения о работе сотрудника
В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.
После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.
Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.
В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.
Пример оформления дубликата трудовой книжки
Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление ).
Специалист, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки .
Вопрос из практики: может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована
По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.
В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 .
При этом в п. 3.2 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» закреплено, что если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Такая запись должна присутствовать и в дубликате. Так, в блоке записей о работе в одной организации запись об изменении ее наименования может находиться и после записи об увольнении, строгих требований к хронологической последовательности законодательством не установлено. Как следствие, достаточно после записи об увольнении работника добавить запись о переименовании организации.
В дубликат трудовой книжки не требуется вкладывать справку о переименовании организации, если сотрудник не подавал соответствующего заявления (62 ТК РФ).
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,
эксперт Системы Кадры
