Изменение данных в книге учета движения трудовых книжек

Да, внести изменение нужно. Изменения в данные трудовой книжки о фамилии сотрудника внесите в следующем порядке:

- Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

- На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Из рекомендации
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как изменить в трудовой книжке фамилию (имя, отчество, дату рождения) сотрудника

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
– паспорт;
– свидетельство о рождении;
– свидетельство о браке;
– свидетельство о расторжении брака;
– свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Пример внесения изменений в титульный лист трудовой книжки. Сотрудник организации сменил фамилию

Секретарь организации вышла замуж и сменила фамилию. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес изменения на титульном листе ее трудовой книжки.

Главбух советует: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1 .

Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации .

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Следует ли вносить изменения в 5 графу книги учета движения трудовых книжек при изменении?

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в графе 5 сделана запись. Сотрудница вышла замуж и изменила фамилию. Следует ли корректировать гр.5 Книги по данному работнику?

Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу. В графе 5 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. В связи с тем, что в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения сотрудника, вносятся соответствующие изменения и в данные трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета. Для этого зачеркните старую фамилию одной чертой, сверху впишите новую и в свободном месте поблизости укажите реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Внесение изменений заверьте подписью лица, вписавшего такие изменения, а также поставьте дату их внесения.

Эксперт делится важной информацией об учете трудовых книжек в материале по ссылке.

Таким образом, вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при смене фамилии, имени или отчества сотрудника, нужно.

Подробнее в материалах Системы:

1. Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ( приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ( приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет ( ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Ситуация: Нужно ли вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в случае смены фамилии сотрудника, его должности или структурного подразделения

Ответ на вопрос зависит от того, какие данные были изменены.

Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу. Это следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

При этом в графах 7 и 8 книги учета, где требуется заполнить сведения о специальности и месте работы, следует указывать данные, актуальные на момент приема сотрудника на работу. То есть необходимости вносить изменения в эти графы впоследствии при изменении должности, специальности или структурного подразделения не возникает. Данный вывод следует из формулировок самих граф: «Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее», «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».

Вместе с тем, в графе 5 книги указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета. Для этого зачеркните старую фамилию одной чертой, сверху впишите новую и в свободном месте поблизости укажите реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Внесение изменений заверьте подписью лица, вписавшего такие изменения, а также поставьте дату их внесения.

Таким образом, вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, отражать изменения не нужно.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

В данном документе фиксируется основная информация о движении трудовых книжек и вкладышей на фирме или предприятии.

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

1. Номер записи.
2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
3. ФИО сотрудника.
4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Заполненная трудовая книжка должна храниться в архиве семьдесят пять лет согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся .

• В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
• Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
• Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
• На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Важно знать, что в таком документе не происходит учет чистых бланков и вкладышей, что является распространенной ошибкой среди молодых специалистов кадрового отдела.

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал. который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия. Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Не рекомендуем вам подделывать больничный — уголовная ответственность. По ссылке больше информации.

Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей статье !

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Чаще всего при исправлении в книге учета руководятся правилами исправления ошибок в первичных документах, а значит использовать различные корректирующие жидкости и другие подобные способы крайне не рекомендуется.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа. Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек. Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов. которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию. За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы. от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации. Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Смена фамилии в книге учета движения трудовых книжек образец

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

25 Дек, 2016 г. - 07:20

22 Дек, 2016 г. - 10:47

24 Дек, 2016 г. - 23:19

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Окт, 2016 г. - 18:38