Категория: Бланки/Образцы
Составление графика отпусков – процедура для сотрудников хорошо знакомая и приятная. Поэтому обычно к этому процессу относятся просто как к привычному способу планирования времени отдыха на следующий год.
На самом деле процедура составления такого графика строго регламентирована и подлежит строгому контролю со стороны органов охраны труда. Если это не сделано строго в установленные сроки и в требуемом формате, работодатель рискует быть оштрафованным. Размеры штрафа – 30 000 — 50 000 рублей. Помимо этого, возможно и приостановление деятельности до 90 дней.
Штрафы. При отсутствии графика, штрафы предусмотрены не только для организации в целом, но и для должностных лиц, ответственных за составление. Директор и руководитель отдела кадров могут быть оштрафованы на 1 000 – 5 000 рублей.
Процедура и нюансы оформления
Для того, чтобы правильно составить график, как правило, применяется следующаяпоследовательность действий. Сначала собираются сведения относительно пожеланий сотрудников о сроках отпусков.
Сотрудник отдела кадров составляет предварительный план, корректирует его в соответствии со служебной необходимостью, учитывает требования законодательства по этому вопросу. После этого проводится необходимое согласование у начальников подразделений, готовый график подписывает руководитель отдела кадров и направляется на согласование директору предприятия.
Согласно трудовому законодательству, обязательный ежегодный отпуск должен быть продолжительностью не меньше 28 календарных дней. В зависимости от внутренних положений организации, специфики отрасли и условий работы, это время может быть увеличено.
Дополнительные права сотрудников в плане отпуска можно поделить на две категории:
возможности выбора его сроков.
К первой категории относятся те группы работников, которые имеют право на увеличение времени отдыха по сравнению со стандартными 28 днями, которые полагаются по закону.
У которых в трудовом договоре закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
Работающие в условиях крайнего севера;
Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.
Работники, имеющие право на дополнительное время отпуска в связи с условиями труда, имеют право взять часть его в виде оплаты.
Но это возможно только для той части дополнительного отдыха, которая превышает семь дней, установленные законодательством как обязательный минимум для этого вида отпуска.
Ко второй категории относятся те сотрудники, которые имеют право получить отпуск в любое удобное для них время:
Подростки до 18 лет;
Беременные женщины, уходящие в отпуск по беременности и родам;
Мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, по их заявлению может быть предоставлен отпуск на то же время.
При этом максимальная продолжительность оплачиваемого отпуска законодательством не установлена, поэтому может быть произвольно увеличена на усмотрение работодателя или в соответствии со служебной необходимостью.
Заполнение формы Т-7
Для составления графика предусмотрено использование формы Т-7. Законодательство не обязывает работодателя к ее использованию в неизменном виде, допустимо ее редактирование с соблюдением наличия всех необходимых полей.
Можно добавлять дополнительные колонки, которые требуются для удобства ведения графика, либо не использовать ненужные, например, поле для табельных номеров сотрудников, если такой практики на предприятии нет, и сотрудникам не присвоено табельных номеров.
Перед составлением графика необходимо заполнить шапку. В нее вносятся данные организации, ее наименование, должность и фамилия руководителя.
Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.
Поскольку график отпусков является сводным документом, составляемым в единственном экземпляре, то номер документа у него, как правило, 1, хотя это зависит от правил ведения делопроизводства, принятых на предприятии.
Часто для внесения корректировок в первоначальный вариант прибегают к составлению нового графика с измененными данными и, соответственно, присваивают ему следующий порядковый номер. Это не правильно, так как наличие двух и более действующих графиков отпусков на один календарный год запрещено.
На что следует обратить внимание для правильного составления графика отпусков рассмотрено в следующем видеоуроке:
Далее непосредственно заполняется сама форма графика. Она разбита на пронумерованные колонки, которые заполняются согласно их названиям:
Структурное подразделение – указывается название отдела согласно штатному расписанию.
Должность – пишется полностью, сокращения не используются.
Фамилия, имя, отчество – также указывается полностью.
Табельный номер – эта графа заполняется только если подобная практика используется в организации, и сотрудникам при трудоустройстве присваиваются табельные номера.
Количество календарных дней – указывается общее число календарных дней оплачиваемого отпуска, которые полагаются сотруднику. Если отпуск будет разбит на несколько частей, для каждой его части должна использоваться отдельная строка, в которой указывается число дней именно этой части отпуска. В одну строку записывается только непрерывный отпуск.
Запланированная дата – в нашем примере указаны даты начала и окончания отпуска. Это сделано только для удобства и наглядности, на самом деле можно указать только дату начала отпуска и из количества дней в соседней колонке уже будет очевидна дата окончания, поэтому ее можно и не писать.
Фактическая дата – заполняется в течение года, в момент фактического ухода сотрудника в отпуск.
Основание переноса отпуска – если в график вносятся изменения, необходим документ, на основании которого это допустимо сделать (это может быть заявление работника или приказ работодателя).
Дата предполагаемого отпуска – заполняется в течение года, если есть необходимость внесения изменений.
Примечание – используется для каких-либо пояснительных отметок, необходимых в графике.
Если привычная практика организации требует ознакомления сотрудника под роспись, то допустимо добавить к приведенному варианту дополнительные колонки. Например: «Подпись», «Расшифровка», «Дата ознакомления» и так далее.
Если внутри предприятия существует профсоюзная организация, то до утверждения график должен быть обязательно согласован с профсоюзом. Отметка о согласовании с ним может отсутствовать на готовом графике отпусков только в том случае, если такого объединения работников в организации нет.
Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.
Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника
Особо следует отметить, что недопустимо отсутствие отдыха у кого-либо из сотрудников в течении двух календарных лет. За это время обязательно нужно дать возможность сходить в отпуск хотя бы один раз и на срок не менее двух недель.
Оставшееся неиспользованным время отпуска за предыдущий год нужно включить в график на следующий год. В этом случае к числу дней за текущий год прибавляются те дни, которые остались от предыдущего и указываются в графике общей суммой. В поле для примечаний делается отметка о том, что имеется неиспользованный отпуск и указывается количество календарных дней, добавленных по этой причине.
Внесение изменений в график
Форма составления графика допускает внесение в него изменений, для этого предусмотрены отдельные колонки, чтобы указать фактическую дату ухода сотрудника в отпуск и причину ее переноса.
Инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник.
Законодательство оставляет за руководством организации право корректировать время ухода сотрудников в отпуска, если первоначальный график нарушает эффективность работы. В таком случае изменения вносятся посредством приказа руководителя об изменении даты начала отпуска или даже о вызове сотрудника из уже начавшегося отпуска.
Если же изменения в графике требуются кому-то из сотрудников, то это оформляется посредством заявления на имя руководителя.
На основании этих документов вносятся корректировки в график, указывается дата фактического ухода сотрудника в отпуск и документ, послуживший основанием для его переноса.
Отдельно нужно обратить внимание на те случаи, когда сдвигается дата выхода сотрудника из отпуска. Причиной может послужить больничный, оформленный после ухода в отпуск или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время отпуска. В этом случае время отпуска сотрудника увеличивается, но изменения в график вносить не нужно, так как фактическая дата ухода не меняется, меняется только дата возвращения.
Время отпуска может быть разделено по желанию работника на несколько частей, но так, чтобы минимум одна из них не была менее двух недель.
Дополнительно нужно обратить внимание на то, что если в течении года отпускной стаж сотрудника более чем на 14 дней прерывался на административный отпуск без сохранения зарплаты или по неуважительным причинам, то это время вычитается из отпускного стажа.
Срок хранения для графика отпусков составляет один год с момента его окончания, то есть, он хранится в течении года, следующего за тем годом, на который он составлен.
Центр Технологий развития бизнеса "АБИОН», специализируется в проведении корпоративного обучения и организационном консультировании. Основным направлением деятельности центра является услуги построения с нуля, обучение и развитие отделов продаж: - оптимизация системы управления продажами, - планирование сбыта и сегментации клиентов, - разработка и проведение корпоративных тренингов продаж.
Обучение по охране труда руководителей и специалистов, СОУТ, повышение квалификации специалистов по охране труда, Создание и актуализация программ обучения, Специальная оценка условий труда
