Служебная записка о замене компьютера образец Объяснительная записка Образец документа

Служебная записка - это информационно-справочный документ, который используется в качестве инструмента внутренней деловой переписки. Служебная записка составляется в отношении конкретного отдела предприятия или отдельного работника тогда, когда к решению проблемы вынуждены подключаться другие отделы и структурные подразделения. Служебные записки в отличие от докладных записок являются способом коммуникации между отделами и сотрудниками, равными по должностному статусу, но не подчиняющиеся друг другу напрямую.

Служебная записка. как правило, составляется в произвольной форме, однако должна содержать следующие реквизиты:

Записки пояснительные, докладные, служебные: в каких случаях использовать

Пояснительные записки согласно Государственному классификатору управленческой документации ГК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024, принадлежат к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно- распорядительная документация ». Требования же к их оформлению содержатся в ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »и в сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном Методической комиссией Государственного комитета архивов Украины (протокол от 20.06.2006 № 3).

В Кодексе законов о труде Украины (КЗоТ) понятие «пояснительная записка» не упоминается. Зато в нем используется понятие «письменное объяснение». В частности, в ст. 149 КЗоТ указано, что до применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения, которые и оформляют пояснительной запиской. Но в этом случае речь не идет об обязанности нарушителя написать пояснительную записку, а лишь о праве собственника истребовать ее.

Если же нарушитель отказывается писать пояснительную записку, как правило, составляют акт о таком отказе, который и дает работодателю практическую возможность действовать дальше в решении вопроса о применении дисциплинарного взыскания.
Работник, воспользовавшись правом написать пояснительную записку, со своей стороны, имеет возможность расставить важные для него акценты относительно того, что произошло, продемонстрировать свою возможную фактическую невиновность и лояльность к работодателю и таким образом смягчить возможное дисциплинарное взыскание.

Виды пояснительных записок
По содержанию пояснительные записки делятся на те, в которых:
• раскрывают причины определенного факта, поступка, события, преимущественно негативного характера (например, невыполнение определенного поручения, нарушения трудовой дисциплины и т.д.);
• объясняют содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.).

В зависимости от места расположения адресата различают внутренние и внешние пояснительные записки.

Внутренние пояснительные записки адресуются (подаются) в пределах одного предприятия, учреждения, организации:
• руководителем структурного подразделения руководителю предприятия или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на бланке структурного подразделения (при наличии) этого предприятия;
• работником структурного подразделения руководителю этого подразделения (иногда - руководителю другого подразделения или одному из руководителей предприятия). Работник пишет пояснительные записку собственноручно, преимущественно в произвольной форме, на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Внешние пояснительные записки предназначены для подачи за пределы предприятия и, как правило, адресуются руководителю вышестоящей организации или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на общем бланке предприятия формата А4.

Реквизиты и содержание пояснительных записок
Пояснительные записки имеют следующие основные реквизиты (могут несколько различаться в зависимости от конкретного вида пояснительной записки):
• название организации высшего уровня (внешняя пояснительная записка);
• название предприятия (внешняя пояснительная записка);
• название структурного подразделения предприятия (внутренняя пояснительная записка);
• название вида документа («Пояснительная записка»);
• дату документа;
• регистрационный номер / номер документа;
• место составления или издания документа;
• наименование адресата;
• заголовок к тексту документа (при необходимости);
• текст документа;
• отметку о наличии приложения (при наличии документа, который прилагается к пояснительной записки);
• подпись;
• фамилия исполнителя и номер его телефона (внешняя пояснительная записка);
• отметку о выполнении документа и направлении его в дело (внутренняя пояснительная записка);
• отметку о наличии копии документа в электронной форме (при необходимости).

Содержание пояснительной записки может также отличаться в зависимости от ее вида. Например, требования к содержанию пояснительных записок, которые подают вместе с проектами соответствующих документов для их объяснения, могут устанавливаться отдельными нормативно-правовыми актами отраслевого характера. Работники кадровой службы достаточно редко готовят такие пояснительные записки и имеют дело преимущественно с пояснительными записками, в которых раскрываются причины определенного факта, поступка, события (как правило, негативного характера) в сфере управления персоналом. Составляя такую записку, сначала желательно «сухой канцелярским языком» изложить факты, которые имеют непосредственное отношение к соответствующей ситуации, а потом уже объяснить причины этой ситуации. Помощь должны быть весомыми, аргументированными и без лишних эмоций.

ПРИМЕР 1
На предприятии ограничен доступ в рабочее время к системе Интернет в личных целях. Один из сотрудников нарушил этот порядок, что и было зафиксировано руководителем подразделения. В таком случае нет смысла отрицать свою вину и стоит пообещать не допускать больше подобных нарушений.

Фрагмент пояснительной записки:
«Я, (ФИО) признаю, что периодически использовал (а) корпоративный Интернет в личных целях в рабочее время, когда не был (а) загружен (а) текущей работой, чем нарушил (а) внутренние нормативные документы предприятия о порядке работы в сети Интернет. Обязуюсь впредь не делать этого и прошу не применять ко мне никаких мер дисциплинарного взыскания».

ПРИМЕР 2
На предприятии, где по определенным причинам задерживается выплата заработной платы, заместитель директора провоцирует работников на бунт, выспрашивает их мысли и докладывает обо всем директору. Один из сотрудников не удержался и назвал его «предателем». После этого от работника потребовали пояснительную записку. В таком случае в пояснительной записке можно «смягчить» ситуацию и попытаться вызвать симпатию к себе.

Фрагмент пояснительной записки:
«Заместитель директора (Ф.И.О.) систематически подстрекает работников предприятия к невыхода на работу в связи с задержкой заработной платы и одновременно доносит на работников. В результате (дата) у меня возник с (фамилия, инициалы заместителя директора) конфликт, во время которого я выразил (а) свое мнение о нем, назвав его «предателем», а он обозвал меня «недотепой». Других оскорбительных выражений в его адрес я не принимал (а) и трудовой дисциплины не нарушал (а). Считаю, что имею право высказывать свое мнение».

Докладные записки во многом подобны пояснительным, но и имеют свои особенности. Согласно ГК 010-98 докладные записки, так же как и пояснительные, относятся к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно-распорядительная документация», а требования к их оформлению также содержатся в ДСТУ 4163-2003 и в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

В соответствии с указанными выше документов докладная записка - служебный документ, в котором информируют руководство о сложившейся ситуации некоторые факты, выполнения работы и тому подобное. Если нужно, в докладной записке подают выводы и предложения. Именно наличием выводов и предложений докладная записка в основном и отличается от пояснительной.

Текст докладной записки делится, как правило, на две содержательные части:
• в первой -приводит факты или описывают ситуацию, послужила поводом для написания докладной записки;
• во второй - анализируют ситуацию, делают определенные выводы, предлагают возможные варианты решения проблемы или определенные действия, которые, по мнению автора, нужно выполнить.

Надо знать!
Пояснительные записки составляют и подписывают в основном (хотя и не всегда) рядовые работники, а докладные - руководители различного уровня.

Докладная записка может готовиться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Реквизиты докладных записок подобны реквизитам пояснительных.

Виды докладных записок
В зависимости от содержания и назначения докладные записки можно условно разделить на те, которые касаются:
• отчета;
• информации;
• инициативы. Например, цель такой докладной записки - побудить руководителя к принятию определенного решения.

Докладные записки, так же как и пояснительные, делят на внутренние и внешние. В практической деятельности большинства предприятий внутренние докладные записки случаются чаще, чем внешние.

Вместо внешних докладных записок в отношениях с органами высшего уровня часто используют служебные письма, которые по своему характеру и содержанию иногда мало чем отличаются от внешних докладных записок. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30.11.2011 № 1242, указано, что текст служебного письма (подобно текста докладной записки) состоит. как правило, из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводят ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Во второй - подают выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. которые размещают с абзаца.

ПРИМЕР 3
Работник предприятия по неизвестным причинам не явился на работу. В этом случае начальник отдела кадров может подать руководителю предприятия (или непосредственный руководитель отсутствующего работника - начальнику отдела кадров или ином руководителю предприятия) докладную записку.

Фрагмент докладной записки:
«(Дата) (должность, Ф.И.О. отсутствующего работника) отсутствовал на работе (как на своем рабочем месте, так и на предприятии в целом) в течение всего рабочего дня с 9.00 до 18.00. О наличии уважительных причин отсутствия на работе ни накануне, ни в течение рабочего дня (фамилия и инициалы отсутствующего работника) не сообщил, на телефонные звонки не отвечал. В связи с указанным мной, а также руководителем структурного подразделения (Ф.И.О.) и юрисконсультом (Ф.И.О.) составлен соответствующий акт (прилагается).
Отдел кадров принимает все необходимые меры по установлению причин отсутствия (Ф.И.О.) на работе. В случае поступления новой информации немедленно вам докладывать».

Различные профильные специалисты иногда по-разному оценивают роль и место служебных записок в системе делопроизводства.

Некоторые считают служебные записки одной из разновидностей докладной записки, которые в основном используются с той же целью, что и внутренние докладные записки, и в определенной степени даже дублируют их функции.

Другие утверждают, что существуют существенные различия между служебной и докладной записки.

Так, «классическая» докладная записка всегда адресуется должностному лицу высшего уровня, например, работником структурного подразделения его руководителю или руководителем структурного подразделения руководителю предприятия.

Служебные же записки предназначены в основном для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления и могут подаваться (адресоваться), например, руководителем одного структурного подразделения руководителю другого или руководителям нескольких структурных подразделений, преимущественно по вопросам материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. В частности, в них могут содержаться сообщения, просьбы, предложения или видповидь.Инколы такие записки могут иметь и обобщенного автора и адресата (например, автор - руководство предприятия, адресат - все структурные подразделения предприятия).

Есть также специалисты, которые рассматривают служебные записки как обобщенный вид записок, а докладные и пояснительные записки - как наиболее распространенные их виды.

Такое неоднозначную трактовку понятия «служебная записка» связано с тем, что в упомянутых выше нормативно-правовых актах и стандартах в сфере делопроизводства, а также в Перечне типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5, вообще не содержится и не рассматривается такой вид документа, как служебная записка.

В связи с указанным, по нашему мнению, не следует «увлекаться» составлением служебных записок и по возможности в соответствующих случаях оформлять объяснительные или докладные записки. Использование служебных записок может быть оправданным для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления. Чтобы «легитимизировать» служебные записки, советуем в инструкции по делопроизводству на конкретном предприятии предусмотреть их оформления и представления вместо докладных в тех случаях, когда соответствующая информация подается одним руководителем другом примерно такого же или более низкого уровня.

ПРИМЕР 4
Начальник отдела кадров может подать докладную записку со своими предложениями по установлению должностных окладов для отдельных категорий работников заместителю директора предприятия по управлению персоналом, а начальнику отдела организации труда и заработной платы - служебную записку по аналогичному вопросу.

Иногда выбор между служебной запиской и докладной может зависеть и от особенностей организации управления на конкретном предприятии, объема руководящих полномочий, которые делегирует первый руководитель предприятия своим заместителям и руководителям структурных подразделений, утвержденных на предприятии положений об отдельных структурных подразделениях и тому подобное. Одни руководители предприятий пытаются единолично решать почти все, даже мелкие вопросы, связанные с деятельностью этого предприятия, другие - сосредотачиваются на решении только вопросов стратегического характера, а полномочия по решению менее важных вопросов оперативного характера делегируют руководителям низшего уровня.

ПРИМЕР 5
Начальник отдела кадров должен решить вопрос о доставке некоторых работников на курсы повышения квалификации в другой город автотранспортом предприятия.

На предприятиях первого типа (с «авторитарным руководством») начальник отдела кадров должен подать докладную записку директору предприятия или его заместителю о необходимости в повышении квалификации определенных работников и их доставке на соответствующие курсы автотранспортом предприятия. Рассмотрев докладную записку, директор или его заместитель дает распоряжение начальнику отдела транспорта о выделении автотранспорта предприятия в распоряжение начальника отдела кадров на определенный период для соответствующих целей.

На предприятиях второго типа (с «либеральным руководством») начальник отдела кадров должен подать служебную записку непосредственно начальнику отдела транспорта с обоснованием необходимости доставить работников на курсы повышения квалификации автотранспортом предприятия. После получения служебной записки начальник отдела транспорта в пределах предоставленных ему полномочий самостоятельно принимает решение о выделении автотранспорта в распоряжение начальника отдела кадров.

Александр Клименко,
консультант по социально-трудовым отношениям
Материал интернет-портала «Всеукраїнська асоціація кадровиків»

Пояснительные записки согласно Государственному классификатору управленческой документации ГК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024, принадлежат к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно- распорядительная документация ». Требования же к их оформлению содержатся в ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »и в сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном Методической комиссией Государственного комитета архивов Украины (протокол от 20.06.2006 № 3).

В Кодексе законов о труде Украины (КЗоТ) понятие «пояснительная записка» не упоминается. Зато в нем используется понятие «письменное объяснение». В частности, в ст. 149 КЗоТ указано, что до применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения, которые и оформляют пояснительной запиской. Но в этом случае речь не идет об обязанности нарушителя написать пояснительную записку, а лишь о праве собственника истребовать ее.

Если же нарушитель отказывается писать пояснительную записку, как правило, составляют акт о таком отказе, который и дает работодателю практическую возможность действовать дальше в решении вопроса о применении дисциплинарного взыскания.
Работник, воспользовавшись правом написать пояснительную записку, со своей стороны, имеет возможность расставить важные для него акценты относительно того, что произошло, продемонстрировать свою возможную фактическую невиновность и лояльность к работодателю и таким образом смягчить возможное дисциплинарное взыскание.

Виды пояснительных записок
По содержанию пояснительные записки делятся на те, в которых:
• раскрывают причины определенного факта, поступка, события, преимущественно негативного характера (например, невыполнение определенного поручения, нарушения трудовой дисциплины и т.д.);
• объясняют содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.).

В зависимости от места расположения адресата различают внутренние и внешние пояснительные записки.

Внутренние пояснительные записки адресуются (подаются) в пределах одного предприятия, учреждения, организации:
• руководителем структурного подразделения руководителю предприятия или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на бланке структурного подразделения (при наличии) этого предприятия;
• работником структурного подразделения руководителю этого подразделения (иногда - руководителю другого подразделения или одному из руководителей предприятия). Работник пишет пояснительные записку собственноручно, преимущественно в произвольной форме, на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Внешние пояснительные записки предназначены для подачи за пределы предприятия и, как правило, адресуются руководителю вышестоящей организации или его заместителю. Такие пояснительные записки оформляют на общем бланке предприятия формата А4.

Реквизиты и содержание пояснительных записок
Пояснительные записки имеют следующие основные реквизиты (могут несколько различаться в зависимости от конкретного вида пояснительной записки):
• название организации высшего уровня (внешняя пояснительная записка);
• название предприятия (внешняя пояснительная записка);
• название структурного подразделения предприятия (внутренняя пояснительная записка);
• название вида документа («Пояснительная записка»);
• дату документа;
• регистрационный номер / номер документа;
• место составления или издания документа;
• наименование адресата;
• заголовок к тексту документа (при необходимости);
• текст документа;
• отметку о наличии приложения (при наличии документа, который прилагается к пояснительной записки);
• подпись;
• фамилия исполнителя и номер его телефона (внешняя пояснительная записка);
• отметку о выполнении документа и направлении его в дело (внутренняя пояснительная записка);
• отметку о наличии копии документа в электронной форме (при необходимости).

Содержание пояснительной записки может также отличаться в зависимости от ее вида. Например, требования к содержанию пояснительных записок, которые подают вместе с проектами соответствующих документов для их объяснения, могут устанавливаться отдельными нормативно-правовыми актами отраслевого характера. Работники кадровой службы достаточно редко готовят такие пояснительные записки и имеют дело преимущественно с пояснительными записками, в которых раскрываются причины определенного факта, поступка, события (как правило, негативного характера) в сфере управления персоналом. Составляя такую записку, сначала желательно «сухой канцелярским языком» изложить факты, которые имеют непосредственное отношение к соответствующей ситуации, а потом уже объяснить причины этой ситуации. Помощь должны быть весомыми, аргументированными и без лишних эмоций.

ПРИМЕР 1
На предприятии ограничен доступ в рабочее время к системе Интернет в личных целях. Один из сотрудников нарушил этот порядок, что и было зафиксировано руководителем подразделения. В таком случае нет смысла отрицать свою вину и стоит пообещать не допускать больше подобных нарушений.

Фрагмент пояснительной записки:
«Я, (ФИО) признаю, что периодически использовал (а) корпоративный Интернет в личных целях в рабочее время, когда не был (а) загружен (а) текущей работой, чем нарушил (а) внутренние нормативные документы предприятия о порядке работы в сети Интернет. Обязуюсь впредь не делать этого и прошу не применять ко мне никаких мер дисциплинарного взыскания».

ПРИМЕР 2
На предприятии, где по определенным причинам задерживается выплата заработной платы, заместитель директора провоцирует работников на бунт, выспрашивает их мысли и докладывает обо всем директору. Один из сотрудников не удержался и назвал его «предателем». После этого от работника потребовали пояснительную записку. В таком случае в пояснительной записке можно «смягчить» ситуацию и попытаться вызвать симпатию к себе.

Фрагмент пояснительной записки:
«Заместитель директора (Ф.И.О.) систематически подстрекает работников предприятия к невыхода на работу в связи с задержкой заработной платы и одновременно доносит на работников. В результате (дата) у меня возник с (фамилия, инициалы заместителя директора) конфликт, во время которого я выразил (а) свое мнение о нем, назвав его «предателем», а он обозвал меня «недотепой». Других оскорбительных выражений в его адрес я не принимал (а) и трудовой дисциплины не нарушал (а). Считаю, что имею право высказывать свое мнение».

Докладные записки во многом подобны пояснительным, но и имеют свои особенности. Согласно ГК 010-98 докладные записки, так же как и пояснительные, относятся к подклассу 0201 «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса 02 «Организационно-распорядительная документация», а требования к их оформлению также содержатся в ДСТУ 4163-2003 и в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

В соответствии с указанными выше документов докладная записка - служебный документ, в котором информируют руководство о сложившейся ситуации некоторые факты, выполнения работы и тому подобное. Если нужно, в докладной записке подают выводы и предложения. Именно наличием выводов и предложений докладная записка в основном и отличается от пояснительной.

Текст докладной записки делится, как правило, на две содержательные части:
• в первой -приводит факты или описывают ситуацию, послужила поводом для написания докладной записки;
• во второй - анализируют ситуацию, делают определенные выводы, предлагают возможные варианты решения проблемы или определенные действия, которые, по мнению автора, нужно выполнить.

Надо знать!
Пояснительные записки составляют и подписывают в основном (хотя и не всегда) рядовые работники, а докладные - руководители различного уровня.

Докладная записка может готовиться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Реквизиты докладных записок подобны реквизитам пояснительных.

Виды докладных записок
В зависимости от содержания и назначения докладные записки можно условно разделить на те, которые касаются:
• отчета;
• информации;
• инициативы. Например, цель такой докладной записки - побудить руководителя к принятию определенного решения.

Докладные записки, так же как и пояснительные, делят на внутренние и внешние. В практической деятельности большинства предприятий внутренние докладные записки случаются чаще, чем внешние.

Вместо внешних докладных записок в отношениях с органами высшего уровня часто используют служебные письма, которые по своему характеру и содержанию иногда мало чем отличаются от внешних докладных записок. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30.11.2011 № 1242, указано, что текст служебного письма (подобно текста докладной записки) состоит. как правило, из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводят ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Во второй - подают выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. которые размещают с абзаца.

ПРИМЕР 3
Работник предприятия по неизвестным причинам не явился на работу. В этом случае начальник отдела кадров может подать руководителю предприятия (или непосредственный руководитель отсутствующего работника - начальнику отдела кадров или ином руководителю предприятия) докладную записку.

Фрагмент докладной записки:
«(Дата) (должность, Ф.И.О. отсутствующего работника) отсутствовал на работе (как на своем рабочем месте, так и на предприятии в целом) в течение всего рабочего дня с 9.00 до 18.00. О наличии уважительных причин отсутствия на работе ни накануне, ни в течение рабочего дня (фамилия и инициалы отсутствующего работника) не сообщил, на телефонные звонки не отвечал. В связи с указанным мной, а также руководителем структурного подразделения (Ф.И.О.) и юрисконсультом (Ф.И.О.) составлен соответствующий акт (прилагается).
Отдел кадров принимает все необходимые меры по установлению причин отсутствия (Ф.И.О.) на работе. В случае поступления новой информации немедленно вам докладывать».

Различные профильные специалисты иногда по-разному оценивают роль и место служебных записок в системе делопроизводства.

Некоторые считают служебные записки одной из разновидностей докладной записки, которые в основном используются с той же целью, что и внутренние докладные записки, и в определенной степени даже дублируют их функции.

Другие утверждают, что существуют существенные различия между служебной и докладной записки.

Так, «классическая» докладная записка всегда адресуется должностному лицу высшего уровня, например, работником структурного подразделения его руководителю или руководителем структурного подразделения руководителю предприятия.

Служебные же записки предназначены в основном для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления и могут подаваться (адресоваться), например, руководителем одного структурного подразделения руководителю другого или руководителям нескольких структурных подразделений, преимущественно по вопросам материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. В частности, в них могут содержаться сообщения, просьбы, предложения или видповидь.Инколы такие записки могут иметь и обобщенного автора и адресата (например, автор - руководство предприятия, адресат - все структурные подразделения предприятия).

Есть также специалисты, которые рассматривают служебные записки как обобщенный вид записок, а докладные и пояснительные записки - как наиболее распространенные их виды.

Такое неоднозначную трактовку понятия «служебная записка» связано с тем, что в упомянутых выше нормативно-правовых актах и стандартах в сфере делопроизводства, а также в Перечне типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5, вообще не содержится и не рассматривается такой вид документа, как служебная записка.

В связи с указанным, по нашему мнению, не следует «увлекаться» составлением служебных записок и по возможности в соответствующих случаях оформлять объяснительные или докладные записки. Использование служебных записок может быть оправданным для осуществления коммуникативных связей на одном уровне управления. Чтобы «легитимизировать» служебные записки, советуем в инструкции по делопроизводству на конкретном предприятии предусмотреть их оформления и представления вместо докладных в тех случаях, когда соответствующая информация подается одним руководителем другом примерно такого же или более низкого уровня.

ПРИМЕР 4
Начальник отдела кадров может подать докладную записку со своими предложениями по установлению должностных окладов для отдельных категорий работников заместителю директора предприятия по управлению персоналом, а начальнику отдела организации труда и заработной платы - служебную записку по аналогичному вопросу.

Иногда выбор между служебной запиской и докладной может зависеть и от особенностей организации управления на конкретном предприятии, объема руководящих полномочий, которые делегирует первый руководитель предприятия своим заместителям и руководителям структурных подразделений, утвержденных на предприятии положений об отдельных структурных подразделениях и тому подобное. Одни руководители предприятий пытаются единолично решать почти все, даже мелкие вопросы, связанные с деятельностью этого предприятия, другие - сосредотачиваются на решении только вопросов стратегического характера, а полномочия по решению менее важных вопросов оперативного характера делегируют руководителям низшего уровня.

ПРИМЕР 5
Начальник отдела кадров должен решить вопрос о доставке некоторых работников на курсы повышения квалификации в другой город автотранспортом предприятия.

На предприятиях первого типа (с «авторитарным руководством») начальник отдела кадров должен подать докладную записку директору предприятия или его заместителю о необходимости в повышении квалификации определенных работников и их доставке на соответствующие курсы автотранспортом предприятия. Рассмотрев докладную записку, директор или его заместитель дает распоряжение начальнику отдела транспорта о выделении автотранспорта предприятия в распоряжение начальника отдела кадров на определенный период для соответствующих целей.

На предприятиях второго типа (с «либеральным руководством») начальник отдела кадров должен подать служебную записку непосредственно начальнику отдела транспорта с обоснованием необходимости доставить работников на курсы повышения квалификации автотранспортом предприятия. После получения служебной записки начальник отдела транспорта в пределах предоставленных ему полномочий самостоятельно принимает решение о выделении автотранспорта в распоряжение начальника отдела кадров.

Александр Клименко,
консультант по социально-трудовым отношениям
Материал интернет-портала «Всеукраїнська асоціація кадровиків»