Как списать подотчет с директора

Смирнова С. К.,
практикующий бухгалтер, налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов

Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.

Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Предельные размеры и сроки выдачи подотчетных сумм, в том числе для выдачи директору организации, законодательством не установлены.

Напомним, что до 01.06.2014 п. 4.4 Положения от 12.10.2011 № 373-П было предусмотрено, что выдача денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Однако теперь руководитель организации вправе вписать собственноручно сумму и срок выдачи денег под отчет либо поставить только подпись и дату. Отметим, что генеральный директор общества имеет особый правовой статус, он одновременно является руководителем организации и ее работником (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст.ст. 11, 16, 20, 273 ТК РФ ) и, следовательно, может быть подотчетным лицом (п. 6.3 Указаний № 3210-У). При этом никаких исключений для составления заявления на выдачу денежных средств, в том числе в случаях, когда подотчетным лицом является сам руководитель организации, Указания № 3210-У не устанавливают.

Заявление подотчетного лица может выглядеть следующим образом:

Заявление о получении подотчетных средств.

Настоящим заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере
15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок 20 (двадцать) календарных дней.

Для проведения наличных расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации.

Генеральный директор ООО «Ромашка» Д А В Ы Д О В /Д. С. Давыдов/
15.07.2015

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность Д. С. Давыдова по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

15.07.2015 г. Главный бухгалтер: Г О Л У Б Е В А /О. У. Голубева/

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указаний № 3210-У). В противном случае налоговые органы при обнаружении неправомерной выдачи денежных средств под отчет (по ранее выданным суммам директор еще не отчитался) могут оштрафовать компанию за нарушение Правил ведения кассовых операций по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичные выводы содержатся и в арбитражной практике (например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012 ).

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф:

• от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Кроме этого, в практике есть случаи, когда организация подверглась штрафным санкциям за то, что при выдаче наличных денежных средств под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 ).

Доступ к полным текстам статей осуществляется по подписке. Несколько статей каждого номера находятся в открытом доступе. Также Вы можете получить один из номеров журнала бесплатно. Если Вам понравился наш журнал, информацию по подписке можно получить здесь. Вот список подписок, которые позволяют читать эту статью:

Заявление на выдачу денег в подотчет образец, как написать

Подотчетные лица — это работники организации, которым даровано право получать денежные средства от организации для произведения трат в интересах компании, например, на служебные поездки, на представительские расходы, на закупку ТМЦ и ОС.

Чтобы получить денежные средства в подотчет следует написать заявление с соответствующей просьбой на имя руководителя. Если будет соблюден ряд условий, то на основании заявления будет выдана необходимая сумма из кассы. Возможна выдача подотчетных денег безналичным путем, что особенно актуально для командируемых.

Заявление на выдачу денег под отчет будет удовлетворено в том случае, если выполняются такие условия:

1. заявитель включен в число подотчетных лиц, утвержденных приказов руководителя организации;
2. за подотчетным лицом не числится долгов по тем суммам, которые он получал ранее — необходимо предоставить отчет обо всех получаемых подотчетных суммах, предоставляя авансовый отчет и документацию, подтверждающую расходы.

Наличие долгов проверяет бухгалтер, поэтому, прежде чем попасть к директору, заявление проходит через бухгалтерию. Бухгалтер, ответственный за взаимодействие с подотчетными лицами, проверяет задолженность за заявителем. Если таковая отсутствует, то делает соответствующая запись на бланке заявления. Далее заявление получает директор. Увидев запись об отсутствии долгов, он одобряет просьбу заявителя, указывая на бланке сумму к выдаче. Также могут быть указаны срок, на который выдается подотчетная сумма.

Скачать образец заявления на получение денег в подотчет можно в статье ниже.

В бланке заявления следует обозначить необходимую сумму, а также основание для ее выдачи. Директору нужно доказать, что данная сумма обоснованна. Для этого могут быть приложены расчеты и прочая документация, которым руководствовались при определении необходимой подотчетной суммой. Также следует пояснить, на какие цели будет израсходована денежная сумма. Подотчетные средства не могут быть потрачены в личных целях, они должны быть израсходованы только в интересах компании. Данное правило очень строгое и отступать от него не следует.

В заявлении указываются в верхней части общую стандартную информацию — кому адресуется заявления, от кого. Также пишется название и заголовок бумаги.

В просьбе, помимо суммы и цели расходования денег, получаемых под отчет, также нужно указать дату, в которую деньги должны быть выданы подотчетному лицу.

Заявление заверяется личной подписью подотчетного лица. Рядом ставится текущее число написания бумаги.

Далее заявление проходит необходимые стадии — регистрируется у секретаря в специальном журнале, проходит проверку у бухгалтера на предмет наличия задолженности по авансам, получает одобрение у руководителя.

Заявление на выдачу денег в подотчет, получившее все необходимые отметки, попадает к кассиру, которые выдает денежную сумму предъявителю документа.

Заявление на выдачу денег под отчет образец — скачать .

Нужно ли директору предприятия заполнять заявление на выдачу подотчетных сумм из кассы

1. Нужно ли директору предприятия заполнять заявление на выдачу подотчетных сумм из кассы, или достаточно подписанный расходный кассовый ордер. 2. При перечислении подотчетных сумм через банк, нужно ли заявление или нет. 3. У нас на предприятии работники работают вахтовым методом, в трудовых договорах прописывают, что оплату проезда с места сбора до вахтового поселка оплачивает предприятие. Как это прописать а приказе об утверждении списка сотрудников, имеющих право на получение подотчетных сумм.

1) для руководителя компании заявление также обязательно;

2) при перечислении подотчетных денег в банк также необходимо заявление сотрудника;

3) образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать подотчетные суммы представлен по ссылке: http://www.1gl.ru/#/document/118/22422/?step=19

1.Из статьи газеты «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 26, ИЮЛЬ 2014

Два особых заявления для выдачи подотчетных директору и работникам

С 1 июня упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У ). Поэтому для удобства работы мы подготовили два заявления. Одно — для всех работников (см. образец 1), другое — для директора (см. образец 2).*

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление также обязательно.* Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления.* А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета. предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ ).

3.Из статьи газеты «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 38, ОКТЯБРЬ 2014

Выдавать подотчетные на корпоративную карту безопаснее по заявлению

Елена Власова. эксперт «УНП»

«…Перечисляем нашим сотрудникам деньги под отчет на корпоративные карты. Надо ли в этом случае брать от работников заявление на подотчет. »

— Из письма главного бухгалтера Ирины Семиной, г. Санкт-Петербург

Ирина, безопаснее, чтобы сотрудник написал заявление.

Строго по правилам заявление нужно, только если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У ). Но недавно Минфин пришел к выводу, что так же необходимо поступать, если компания перечисляет подотчетные на личные карты работников (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288 ).* При этом в платежном поручении надо записать, что перечисленные деньги — это подотчетные. А к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все надо в том же порядке, как если бы работник получил под отчет наличные.

Что касается корпоративных карт, то на этот счет нет четких разъяснений. Как правило, корпоративные карты привязаны к специальному банковскому счету. Все деньги на нем принадлежат компании, поэтому в момент пополнения счета средства не считаются выданными под отчет. Но они станут подотчетными, когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой. За полученные средства надо отчитаться. А значит, безопаснее оформить заявление, в котором будет сказано, на какие цели сотрудник планирует тратить деньги с карты.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Бланк подотчет - решение найдено

Для того чтоб облегчить работу на выдачу средств подотчет, полезно заготовить на предприятии бланк такового заявления.Скачать эталон средства под отчёт директору. Скачать эталон средства подотчёт директору. А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет смотреться несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Что касается составления заявления, то никаких особенных различий от такового же документа рядового работника оно не содержит. потом подотчетному лицу только будет нужно вписать сумму, срок и цель выдачи средств под отчет. В этом разделе размещены бланки авановых отчетов (нового эталона) и бланки командировочных удостоверений.Авансовый отчетбланк 2016 - скачать безвозмездно.

Заявление пишется на имя директора (генерального директора) компании, о чем делается запись в правом углу бланке фио и должность управляющего в дательном падеже. Правда, некие банки отрешаются принимать наличные, если компания перечисляла средства на карту. Для выдачи наличных средств работнику подотчет (дальше - подотчетное лицо) на расходы как написать заявление на выдачу средств в подотчет. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей. Заявление оформляют стандартным образом на обыкновенном листе бумаги.

Выдача валютных средств под отчет регулируется положением. Но работники в новеньком кассовом порядке это не только штатные спецы, но и физики, с которыми заключен гражданско-правовой контракт (п. Законодательство рф нередко заносит разные конфигурации в функцию выдачи подотчетных средств. Выдача подотчетных средств уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Где отыскать эталон заявления на подотчет директору? Ниже размещен типовой эталон и бланк заявления на выдачу средств в подотчет, вариант которого можно скачать безвозмездно.Выдача наличных средств работнику под отчет делается на расходы, связанные с. чтоб их избежать, нужно проинструктировать работников, что им воспрещается передавать средства своим сотрудникам. И только если по тому же контракту компания ранее не рассчитывалась наличными.