Образец штатного расписания 2015

Штатное расписание - важный кадровый документ. На практике часто возникает много вопросов, связанных с его составлением, утверждением и использованием. Рассмотрим самые важные из них и приведем образец штатного расписания и образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание не является первичным документом. Это локальный нормативный акт, который содержит перечень должностей работников компании с указанием численности штатных единиц и размеров должностных окладов. Также в нем отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной компании, применительно к конкретным должностям (например, надбавка работникам компаний, расположенных в районах Крайнего Севера).

Законодательно работодатель не обязан вести штатное расписание. В ТК РФ оно лишь упоминается (ст. 15 и 57 ТК РФ). Однако это не означает, что такой документ не нужен.

Штатное расписание - один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей а организация - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

По мнению Роструда, компания не вправе принять сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. А наименования должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать (письмо от 21.01.14 № ПГ/13229-6-1).

Отказ от штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание.

Отметим, что штатное расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать штатное расписание подразделения прописано в доверенности.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя компании. До его принятия оно должно быть подписано руководителем кадровой службы и главбухом.

Скачать приказ об утверждении штатного расписания >>

Составлять штатное расписание можно по рекомендательной или собственной форме. Это организация решает самостоятельно.

Для подготовки штатного расписания чаще всего применяется унифицированная форма № Т-3. утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей. Все зависит от размера и штатной численности организации.

В форме № T-3 10 граф. к которым можно добавлять новые. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Скачать Образец штатного расписания >>

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации можно указывать полным или сокращенным.

Далее в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» нужно указать период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать. В графе «Дата составления» - число. когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Теперь разберем, как заполнять отдельные графы штатного расписания.

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который организация определяет сама. Удобнее располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Кстати, в соответствии со статьей 57 ТК РФ, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

• Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);
• Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Если организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы. Однако филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Если в организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулировать их зарплату можно с помощью надбавок.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

• на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);
• утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например, 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа ниже.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник.

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Она заполняется только в двух случаях:

1. Сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.
2. В компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Собственные формы можно разработать не только для бухгалтерских первичных документов, но и для кадровых. Это Роструд официально подтвердил в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1. Так что компания может составить свою форму штатного расписания.

Штатное расписание - плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, если они незначительны, или, если в организации происходят значительные перемены, издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Следует помнить, что при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Обычно штатное расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2014 года - на 2015 год. Однако запрета вносить изменения в документ нигде не установлено, поэтому изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Такие корректировки вносятся на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения).

Кстати, если в компании проводится сокращение штата или численности работников, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после уведомления сотрудников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). До этого момента нельзя исключить из штатного расписания должности, занимаемые сокращаемыми сотрудниками.

Компания планирует поменять штатное расписание - убрать из него должность менеджера по кадрам и сократить этого сотрудника. Вместо него на работу должен быть принят менеджер по управлению персоналом. Функционал будет другой. Менеджер по кадрам только вел учет сотрудников и оформлял кадровые документы. Сотрудник в новой должности кроме этих обязанностей будет еще подбирать персонал и проводить собеседования с кандидатами. Менеджер, который работает сейчас, с такими функциями не справится.

В данном случае компания вправе изменить штатное расписание и сократить сотрудника. Компания сама определяет название и количество должностей в штате (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но новые должности должны отличаться не только названием, но и функциями. Поэтому в должностной инструкции надо прописать все обязанности, которые отличают новую ставку от старой. Это поможет компании защититься в случае, если бывший сотрудник обратится в суд (апелляционное определение Московского городского суда от 30.05.13 № 11-0142/13).

Дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатную расстановку (штатный список). Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, его предстоит разработать самостоятельно.

За основу штатной расстановки можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Так, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Штатное расписание - документ, который налоговики истребуют для проверки обоснованности расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.08.11 № 09АП-19982/2011-АК). Кроме того, этот документ может понадобиться, чтобы исключить возможность переквалификации гражданско-правового договора, заключенного между компанией и индивидуальным предпринимателем, в трудовой. А также избежать доначисления страховых взносов и штрафа за неисполнение обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ (определение ВАС РФ от 10.03.09 № ВАС-2114/09).

При составлении нового штатного расписания стоит проследить, укладывается ли общая численность сотрудников компании в нужные ей лимиты. Например, для применения УСН сотрудников должно быть не более 100 на начало налогового периода (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ).

При проведении выездных проверок сотрудники ФСС обращают внимание не только на наличие штатного расписания (п. 91 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.08 № 81), но и на то, когда сотрудница принята. В частности, если будущую маму взяли незадолго до декрета и создали для нее новую должность, фонд потребует обоснований. Ревизоры в таких случаях думают, что работодатель хотел неправомерно получить из фонда возмещение расходов на декретные. Подтвердить обоснованность создания новой должности можно, например, служебной запиской руководителя подразделения с просьбой предоставить штатную единицу. Кроме того, стоит запастись доказательствами выполнения будущей мамой своей работы. Например, оставить документы с ее подписью (определение ВАС РФ от 28.12.10 № ВАС-15163/10).

Запрашивают штатное расписание для проверки индивидуальных сведений и специалисты ПФР (п. 11 Методических рекомендаций, утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п).

Размер: 36 КБ | Добавлен: 23.01.2015

Штатное расписание 2017

Прямого указания на обязательность наличия штатного расписания у работодателя в Трудовом кодексе нет, но упоминание о нем содержатся в нескольких статьях. Соответственно ответственность за отсутствие штатного расписания не предусмотрена.

Из этой статьи вы узнаете:

• какую информацию содержит штатное расписание
• какую структуру имеет форма Т-3 "Штатное расписание"
• в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание
• каков срок хранения штатного расписания и порядок выдачи выписок из него

Те, кто встречался с проверками трудовых инспекций или налоговых органов знают, что этот документ очень любят запрашивать. Поэтому во избежание дополнительных вопросов и для Вашего спокойствия наличие его необходимо. Штатное расписание является очень удобным инструментом планирования и контроля численности сотрудников компании. Расписание в компании утверждается на определенный период. Как утвердить штатное расписание на 2017 год разберемся в данной статье.

Как правило, штатное расписание утверждается на длительное время, и корректировки в него вносятся по мере необходимости. Ответственность за его ведение может быть возложена на любого сотрудника приказом. Обычно эта участь выпадает бухгалтерам или сотрудникам службы персонала.

Штатное расписание отражает полную картину о численности, составе работников компании и заработной плате. Документ помогает планировать деятельность на перспективу. Какую форму штатного расписания использовать в организации решает руководитель. Большинство компаний за основу своей формы принимают ранее действующую унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание (образец 2017) скачать бесплатно вы можете в конце данной статьи.

Форма «Штатное расписание» содержит 3 блока.

Блок 1. «Шапка» с реквизитами организации и документа.

• Вверху указывается полное и сокращенное наименование компании в точном соответствии с учредительными документами.
• Код ОКПО – данный код имеет 8 знаков, найти его можно в информационном письме из статистики.
• Номер штатного расписания. Особых требований к нумерации не предъявляется, возможно использование как сквозной нумерации, так и иной способ.
• Дата составления. Указывается текущая дата составления. Как правило, текущая дата отличается от даты вступления в силу документа.
• Период действия штатного расписания.
• В блоке «УТВЕРЖДЕНО» проставляется дата и номер приказа, который вводит документ в действие.

Блок 2. Содержит непосредственно само штатное расписание в формате таблицы.

Графа 1. Содержит перечень наименований структурных подразделений (отдел, цех, филиал и др.). Располагают их, как правило, по иерархии от высшего руководства к хозяйственным подразделениям.

Графа 2. Коды подразделений присваиваются в компании, и отражают подчиненность отделов. В основном используются на очень крупных предприятиях.

Графа 3. Должности и разряды указываются без сокращений, и должны совпадать с должностями в трудовых договорах работников.

Графа 4. Количество штатных единиц указывается в соответствии с потребностями компании, оно может быть больше, количества сотрудников данной работающих на данной должности. Также значение в этой колонке может быть дробным, если предусмотрена штатная единица на неполную ставку, например 0,5, 0,25.

Графа 5. Указывается размер оклада или тарифной ставки в зависимости от формы оплаты.

Графы 6-8. Прописываются различные надбавки установленные работнику ли ссылки на положения их устанавливающие. В графах может указываться как надбавки в денежном выражении, так и в процентном от оклада. К там надбавкам могут относиться:

• районный коэффициент;
• за вредные условия труда;
• за работу в ночное время.

Графа 9. Всего. Проставляется сумма 5 - 8 колонок помноженная на колонку 4 (количество штатных единиц).

Графа 10. В примечание можно указывать ссылки на ЛНА или другие необходимые сведения.

Блок 3. Последний 3 блок включает в себя подписи руководителей кадровой службы и бухгалтерии. Если в компании отсутствует отдел кадров, можно обойтись подписью только бухгалтера или наоборот.

Использование своей, отличной от предложенной, формы также не возбраняется. Только в этом случае необходимо издать приказ «Об утверждении формы «Штатное расписание»». Пример оформления такого приказа Вы можете скачать здесь.

Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено. Обязательным также не является ознакомление работников со штатным расписанием. Если сотрудник сам желает с ним ознакомиться, следует предоставить ему выписку из документа.

После заполнения штатного расписания, оно утверждается приказом за подписью руководителя. Штатное расписание на 2017 год образец и приказ на его утверждение приложен ниже.

Изменение штатного расписания может потребоваться в течение времени его действия не раз. Изменения могут быть разного рода, какие они бывают, сейчас разберем. В связи с расширением компании в расписании могут быть введены не только отдельные должности, но и целые подразделения.

При открытии нового филиала, как обособленного подразделения, также вносятся изменения. Пересмотр размеров окладов, сокращение численности, переименование должности или целого подразделения тоже влечет за собой изменение штатного.

Стоит помнить, что об изменении окладов или введении надбавок работника необходимо оповестить за 2 месяца до предполагаемых изменений.

Все изменения принимаются или утверждением нового, или внесением изменений в старое штатное расписание. При значительных корректировках удобнее утвердить новое.

Порядок утверждения нового расписания мы уже разобрали, далее на примере появления новой должности в штатном расписании рассмотрим процедуру его изменения.

При необходимости изменения штатного расписания в связи с введением новой должности следует выпустить приказ «О внесении изменений в штатное расписание (введение новой должности)». Установленной законом формы такого приказа нет, поэтому он составляется в свободной форме. Данный приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное им лицо.

При внесении изменений в штатное расписание для новой должности ознакамливать работников с производимыми изменениями не требуется.

Если мы хотим исключить из штатного расписания должности, которые не заняты, т.е. вакантные – достаточно будет только утвердить необходимые изменения приказом, доводить до сведения работающих сотрудников не требуется, так как это не изменяет условия их труда.

Более сложным в оформлении будет изменение штатного расписания в связи с сокращением штата. Неправильное оформление этой процедуры приводит к возникновению большого количества судебных дел. А суд, как известно, всегда стоит на стороне работника. Многое зависит, в исходе таких судов, от правильно оформленного расписания. Основное на что обращают внимание при рассмотрении таких дел, это срок, в который были внесены изменения и срок увольнения. Между этими датами должно пройти не менее двух месяцев. Если это условие не было соблюдено, то увольняемый вероятно будет восстановлен на работе.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением численности и изменения в расписании должны быть произведены еще до начала процедуры сокращения. Только после этого можно направлять работающим уведомления о сокращении штата. При изменении расписания в части размеров окладов или наименования должностей нужно тоже уведомить работника и внести правки в соответствующие документы работника. При изменении названия отдела следует с согласия сотрудника оформить перевод.

Сотрудник имеет право по письменному заявлению запросить выписку из штатного расписания. Такая возможность предусмотрена в статье 62 ТК РФ. Но в штатном расписании содержаться сведения и о других работающих, данные о которых наниматель не может разглашать третьим лицам. Поэтому целесообразно предоставление выписки. Выписка из штатного расписания образец 2017 содержится в дополнительных материалах к статье. Порядок выдачи выписок можно прописать в ЛНА организации.

Штатное расписание является важным документом для компании. С помощью него можно решать вопросы организационной структуры и планирования численности сотрудников, а также расходов на оплату труда. Важно понимать, что штатное расписание это не просто обязательный документ, а важный инструмент планирования и управления. Хранить расписание следует бессрочно, пока существует организация, а в случае ее ликвидации сдать в архив. Ниже представлены бланк штатного расписания, приказы на утверждение и изменение штатного расписания, образцы документов.

Приложение 1. Форма «Штатное расписание» (скачать )

Приложение 2. Образец заполнения штатного расписания (скачать )

Приложение 3. Приказ об утверждении штатного расписания (скачать )

Приложение 4. Приказ об утверждении формы "Штатное расписание" (скачать )

Приложение 5. Приказ о внесении измнений в штатное расписание (скачать )

Приложение 6. Образец выписки из штатного расписания (скачать )