Категория: Бланки/Образцы
Штатное расписание не относится к бумагам первичного документооборота компании, однако это именно тот документ, с которого начинает свою деятельность большинство предприятий. В том или ином виде существует везде – и в микрооранизации в 5 работниками, и на заводах с многотысячными коллективами. В основе его всегда лежит унифицированная форма Т-3, образец заполнения которой представлен в данной статье.
Зачем нужно штатное расписаниеНевозможно все держать в голове. Даже если в компании всего пара десятков сотрудников, нельзя запомнить оклады и должности каждого.
Штатное расписание при первом взгляде на него дает следующие аналитические данные:
Данный документ служит основой для составления трудового договора с работником.
Хотя штатное расписание и составляется в единственном экземпляре, его ксерокопия поможет разъяснить сотруднику его должностные обязанности.
Только государственные и унитарные предприятия обязаны придерживаться правил заполнения и составление штатного расписания, коммерческие фирмы в качестве образца используют форму Т-3. которая широко используется с 2004 года.
Из чего состоит форма Т-3В шапке документа ее основные отличительные особенности:
Штатное расписание содержит 10 столбцов со следующим содержанием:
Если оплата происходит от выполнения задания, или предусмотрена сдельная форма платежа, то в стандартной форме Т-3 эти данные отразить невозможно.
Кто составляет расписаниеНа крупном заводе или фабрике эту работу выполняет экономист. На более мелком – сотрудник кадровой службы. Если фирма небольшая, то ответственность перекладывается на бухгалтерию. А уж если фирма совсем маленькая, то за дело может взяться и директор.
В любом случае образец штатного расписания с тарифными ставками должен быть заверен двумя подписями – директора и главного бухгалтера.
В идеале еще должна присутствовать подпись руководителя отдела кадров, но на практике чаще всего обходятся одним автографом – директора, который заодно занимает и должность главбуха.
Маленькие нюансы
Если компания принадлежит государству, то все должности в обязательном порядке должны указываться в соответствии с классификаторами профессий.
Требование указывать должности в соответствие с классификатором профессий касается и крупных предприятий, которые хотят сертифицировать свою деятельность в соответствии с международными стандартами.
По правилам они должны придерживаться всех норм и постановлений, утвержденных государством. Однако не всегда это представляется возможным. В таком случае в справочниках – классификаторах выискиваются наиболее близкие профессии, а нюансы деятельности прописываются в должностной инструкции.
Внесение измененийХотя штатное расписание относится к локальным документам, которое не обязательно предъявлять при камеральных проверках, в нем не допускаются изменения. вносимые маркером.
Если надо исправить 1-2 графы, то стары данные зачеркиваются. на их место вписываются актуальные данные. Изменения заверяются подписью лица, их внесшего.
Если в фирме произошла большая реорганизация, то имеет смысл составить новое штатное расписание.
Закон и его применениеХотя законодательство не закрепляет за частными предприятиями обязанности как составить штатное расписание для ООО, образец его заполнения должен быть известен каждому руководителю.
Иногда налоговики превышают свои полномочия и считают отсутствие такой бумажки серьезным нарушением. Да, это неправомочно, но доказывать свою правоту придется через суд. А это большие хлопоты и финансовые издержки.
Имея образец, заполнить штатное расписание можно всего за пару часов. Это гораздо проще, чем судиться или спорить. Кроме того, этот документ позволит спланировать кадровую работу и даст материал для глубокого анализа положения дел в компании.
Помимо этого, документ может быть хорошим подспорьем во взаимоотношениях работодателя и работника. С его помощью можно выиграть судебное дело против излишне ретивого сотрудника, который пытается в судебном порядке защитить свои якобы попранные права.
Если человека брали на должность, с которой он не справился, то доказать это можно с помощью штатного расписания. Например, указав, что в штате нет вакансии «ученика слесаря», поэтому недостаток квалификации и послужил причиной расторжения трудового договора.
Читайте в статье: как составить штатное расписание-2016 без ошибок, какие правила составления штатного расписания следует соблюдать работодателю, а также считается ли составление штатного расписания в 2016 году обязательной процедурой.
Из этой статьи вы узнаете:
Штатное расписание — один из важнейших нормативных документов, оформляющий штатный состав, структуру, систему оплаты труда и численность персонала предприятия. На сегодняшний день не существует нормативных актов, однозначно предписывающих работодателю разработку такого документа (даже типовой бланк штатного расписания, унифицированная форма №Т-3, носит рекомендательный характер). Тем не менее, представители проверяющих органов настаивают, что составление штатного расписания в 2016 году входит в круг обязанностей каждого работодателя, и довольно часто запрашивают его при проверке наряду с трудовыми договорами, личными карточками и другими документами.
Отсутствие штатного расписания в организации может послужить основанием для административного взыскания, которое, разумеется, можно оспорить в судебном порядке, апеллируя к отсутствию в действующем законодательстве четких указаний на этот счет.
Но есть и другой путь, более конструктивный: разобраться, как составить штатное расписание, назначить сотрудника, ответственного за оформление документа (как правило, кадровика, бухгалтера или экономиста по труду), и спокойно готовиться к проверке. На подготовку проекта документа не уйдет много времени, зато работодатель сможет эффективнее использовать и распределять рабочую силу, поскольку штатное расписание позволяет:
Составление штатного расписания учреждения начинается с анализа реальной ситуации на предприятии: подсчета сотрудников в порядке их подчиненности по структурным подразделениям, определения размера заработной платы по каждой должности, а также выявления вакантных должностей. Обычно штатное расписание составляется на год или несколько лет. При необходимости в него можно вносить изменения, но если правок слишком много, целесообразнее разработать и утвердить новый вариант документа.
Правила составления штатного расписанияПравила составления штатного расписания в 2016 году не претерпели существенных изменений: как и раньше, при оформлении документа используется форма №Т-3 или собственный бланк работодателя, дополненный всеми необходимыми реквизитами. Сначала заполняется «шапка»: вписывается наименование организации, код ОКПО, регистрационный номер в соответствии с используемой номенклатурой дел. Обязательно указывается дата составления, которая может отличаться от даты утверждения штатного расписания или его вступления в силу (иногда это три разных даты, что абсолютно не противоречит законодательству). Затем можно переходить к заполнению граф:
Заполняя бланк, нужно рассчитать итоговое количество всех штатных единиц, указанных в графе 4, а также месячный фонд заработной платы (сумма всех значений в графе 9). Готовый документ заверяется подписями ответственных лиц — как правило, главного бухгалтера и начальника кадрового отдела, а затем утверждается приказом руководителя организации.
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
Поскольку штатное расписание составляется не так часто, ошибки при заполнении формы №Т-3 допускаются кадровиками сплошь и рядом. Не переделывать всю работу из-за досадной неточности, закравшейся в документ, помогут готовые шаблоны и рекомендации по составлению штатного расписания-2016:
Нужно ли заверять штатное расписание печатью? Можно, но не обязательно: в унифицированной форме не предусматривается место для печати, так что этот вопрос каждый работодатель решает на свое усмотрение.
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Доступно только подписчикам
Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.
Зачем нужен документ штатного расписания?Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также — как правильно уволить сотрудника ), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.
На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:
Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:
Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами
Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.
Кто занимается составлением?Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:
При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:
Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.
Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.
В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.
Что отмечается в документе?В штатном расписании указываются следующие данные:
Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.
Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.
Образец составления штатного расписанияПредлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.
В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:
На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.
Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.
Утверждение и сроки действияЗачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.
В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.
Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.
Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.
Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.
Корректировка документаВ некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:
Изменить действующий документ можно двумя способами:
Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д. руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.
Видео: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.
Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.
