Категория: Бланки/Образцы
Помимо учета личного состава предприятия (организации) отдел кадров ведет учет и по другим направлениям, например учет отпусков, трудовых книжек, резерва на выдвижение, взысканий, поощрений и др. Порядок оформления и учета отпусков. Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпусках, и составляет сводную справку.
Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией.
Учет награждений рабочих и служащих орденами и медалями, присвоения им почетных званий ведется в отделе кадров в специальном журнале. Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. Работники отдела кадров ведут также учет взысканий, которые объявляются в приказе (распоряжении) и сообщаются работнику под роспись. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносятся. Журнал учета дисциплинарных взысканий ведется по следующей форме: номер по порядку; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа; должность и место работы; характер нарушения; вид и содержание дисциплинарного взыскания. Кроме журналов в личных делах по персональному учету кадров должны быть листы поощрений и взысканий, в которых отражается, за что и как поощрен или наказан работник.
Учет резерва кадров на выдвижение осуществляется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурам должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки "Номенклатура руководителя предприятия, организации" могут быть выделены следующие подразделы: резерв начальников цехов; резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временном замещении других должностей, командировках и стажировках, выполнении специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее форме.
На какую должность планируется
Фамилия, имя, отчество
Образование (какое учебное
заведение и когда окончено)
Место работы и должность (с какого времени)
Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком осуществляется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др.
Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.
При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации [2].
Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:
1) по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;
2) в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.
Выдача персональных данных возможна в таких режимах:
¦ разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);
¦ данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);
¦ данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);
¦ аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);
¦ вводимые и корректируемые данные (режим ввода).
С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).
Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.
Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на ф у н к ц и о н а л ь н ы е з о н ы:
• управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);
^ ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);
^ работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);
^ работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
^ контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);
• кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);
^ хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на
предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150
Укомплектованность штата Управления: по состоянию на 01.07.2016 г. предельная численность государственных служащих в Управлении составляет по штату 178 ед. 1 ед.- должность, не относящаяся к должностям государственной гражданской службы, фактически 163 ед.
За указанный период уволено 16 гражданских служащих: начальник отдела – 1 чел. заместитель начальника отдела – 2 чел. главный государственный инспектор – 1 чел. старший государственный инспектор – 1 чел. государственный инспектор – 5 чел. ведущий специалист-эксперт – 1 чел. специалист-эксперт – 2 чел. старший специалист 1 разряда – 1 чел. специалист 1 разряда – 1 чел. специалист 2 разряда – 1 чел. Основание увольнения: собственная инициатива гражданского служащего – 11 чел. в связи с сокращением должностей в государственном органе (п.8.2 ч.1 статьи 37 ФЗ-79) – 4 чел. за прогул – 1 чел. (п.3.а) ч. 1 ст. 37 ФЗ-79).
Принято 5 гражданских служащих: руководитель управления – 1 чел. заместитель начальника отдела – 1 чел. государственный инспектор – 3 чел.
Проведено 3 конкурса на замещение вакантных должностей: главный государственный инспектор отдела общепромышленного и государственного строительного надзора (по итогам 1 конкурса – выявлен 1 победитель); главный государственный инспектор отдела магистрального трубопроводного транспорта и газового надзора (по итогам 1 конкурса – выявлен 1 победитель, 1 чел. зачислен в кадровый резерв), государственный инспектор отдела магистрального трубопроводного транспорта и газового надзора (по итогам 1 конкурса – выявлен 1 победитель, 2 чел. зачислены в кадровый резерв).
Комплектование штата осуществляется, преимущественно, специалистами поднадзорных организаций и учреждений, а так же иных структур, деятельность которых связана с осуществлением правоприменительной практики и надзорной деятельности.
Складывающаяся ситуация с кадровым обеспечением Управления указывает на стабильность состава и в этой связи не имеется оснований говорить о текучести кадров. Руководство Управления принимает эффективные, действенные меры, которые направлены на стабилизацию кадрового состава Управления.
Выводы и предложени я: Проведенные мероприятия по комплектованию штата позволяют сделать вывод о целенаправленной кадровой политике руководства Управления.
Качественный состав руководителей и специалистов: Руководители и специалисты 13 структурных подразделений Управления специалисты с высшим профессиональным образованием, имеющие соответствующий стаж государственной службы и стаж работы по специальности согласно указу Президента РФ.
Превалирующая возрастная группа 51-60 лет составляет 64 гражданских служащих, следом за ней расположены группа 41-50 лет – 35 специалистов, группа 31-40 лет составляет 31 гражданских служащих, в возрасте до 30 лет в Управлении трудятся 13 специалистов, возрастная группа свыше 60 лет обозначена 20 госслужащими.
Надзорная деятельность в области промышленной безопасности обеспечивается 48 специалистами: государственными инспекторами, старшими государственными инспекторами и главными государственными инспекторами) женщин – 12, мужчин – 36, в области энергетического надзора – 50 специалистов: женщин –10, мужчин – 40.
Выводы и предложения: Приведенные показатели говорят о том, что основная масса специалистов Управления (99 чел.) находятся в пограничной возрастной зоне, в тоже время резервная группа специалистов несколько сократилась (6 чел.), но незначительно, большую тревогу вызывает возрастная группа до 30 лет – 13 чел. она ничтожно мала.
Необходимы конкретные реальные мероприятия государственного значения, направленные на повышение статуса гражданского служащего и в первую очередь повышение денежного содержания гражданских служащих территориальных органов.
Организация работы: Управлением сформирован резерв кадров руководящего состава. С каждым кандидатом проводится индивидуальное собеседование по вопросам профессиональной и служебной деятельности, собеседование завершается кратким опросом, по итогам которого кандидат оценивается по 10-бальной шкале. В случае повторного набора минимальной суммы баллов кандидат исключается из списков резерва.
За истекший период присвоены очередные и первые классные чины: по ведущей группе - 1, по старшей - 3, младшей – 2.
Очередная аттестация гражданских служащих Управления за указанный период не проводилась.
За вновь принятыми 2 государственными гражданскими служащими Управления (май 2016 г. – 1 государственный инспектор отдела магистрального трубопроводного транспорта и газового надзора, июнь 2016 г. – 1 государственный инспектор отдела магистрального трубопроводного транспорта и газового надзора) закреплены 2 наставника.
К дисциплинарной ответственности привлечено 14 государственных гражданских служащих Управления, из них 11 чел. объявлены замечания; 1 чел. получил выговор; 1 чел. предупрежден о неполном должностном соответствии, 1 чел. уволен с государственной гражданской службы.
Выводы и предложения: Планомерная организационная работа с резервом кадров и деятельность аттестационной комиссии оказывают позитивное влияния на формирование государственных интересов гражданских служащих Управления.
ОТЧЕТ
о работе отдела по организационной и кадровой работе за 2010 год.
Работа отдела по организационной и кадровой работе за отчетный период осуществлялась в соответствии с Положением об администрации Быстринского муниципального района, принятого постановлением главы администрации от 05.02.2010г.№45. Положением об отделе, годовым планом работы и проводилась по нескольким направлениям .Каждый специалист отдела в соответствии с должностными обязанностями ведет конкретное направление, что делает работу отдела более эффективной.
Подготовка проектов правовых и нормативных документов.
В связи с передачей полномочий из Эссовского сельского поселения на уровень Быстринского муниципального района организационному отделу пришлось полностью перестраивать работу администрации. В первом квартале 2010 года была пересмотрена и представлена на рассмотрение депутатов структура, произошло перераспределение обязанностей внутри коллектива, пришлось в срочном порядке переделывать нормативно-правовую базу. В администрации было пересмотрено и создано 19 комиссий по всем направлениям деятельности( на данный момент информация о комиссиях размещена на официальном сайте администрации).
Для четкой и слаженной работы коллектива администрации на данном этапе были подготовлено и издано более 20 постановлений и распоряжений:
«Об утверждении Положения об администрации Быстринского муниципального района» от 05.02.2010года за №45
-« Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка» от01.02.2010г.№36
-« О распределении обязанностей между главой администрации Быстринского муниципального района и заместителем главы администрации» от 12.01.2010г. №6 и др.
А так же были пересмотрены должностные инструкции муниципальных служащих. Всего по организации работы муниципальных служащих администрации в 2010 году организационным отделом было издано 30 постановлений и распоряжений, т.о. можно сказать, что сформирована нормативно-правовая база, которая обеспечивает жизнедеятельность коллектива администрации.
По работе с кадрами издано более 300 распоряжений.
Организация работы по подготовке и проведению заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых главой района и администрации
В 2010 году проведено более 20 совещаний, на каждое совещание составлен протокол, ведется контроль за исполнением поручений.
Специалисты организационного отдела являются членами ряда комиссий, созданных при администрации Быстринского муниципального района, ими проводится организационная работа для проведения заседаний комиссий, ведутся протоколы, готовится справочный материал (аттестационная ,конкурсная, комиссия по надбавкам за выслугу лет муниципальным служащим, по реализации административной реформы, эвакуационная, комиссия АТК, и др.)
Специалистами отдела проводилось осуществление иных организационных мероприятий по обеспечению деятельности администрации Быстринского муниципального района.
Текущее и перспективное планирование работы администрации
В течении отчетного периода отделом ведется текущее и перспективное планирование администрации .Собирается и обобщается информация для составления годового и месячных планов работы администрации и направлении данной информации в Администрацию Камчатского края.
Кадровая работа за 2010 год
В администрации Быстринского муниципального района работает 25 служащих. И приобретение муниципальными служащими знаний, умений и навыков, обеспечивающих эффективное выполнение должностных обязанностей, является неотъемлемой частью работы в коллективе. В 2010году разработано и утверждено Главой администрации «Положение о порядке организации и проведения профессиональной переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих администрации Быстринского муниципального района» (Постановление главы администрации № 194 от 25.05.2010года).В июне месяце организационным отделом были собраны заявки со всех отделов и подготовлена единая заявка на сотрудников администрации, рекомендуемых на курсы повышения квалификации в 2011 году в количестве десяти человек на общую сумму 80 тысяч рублей для включения в бюджет 2011 года. За последние три года в администрации района трое муниципальных служащих окончили Академию муниципальной службы без отрыва от места работы, четверо муниципальных служащих продолжают заочное обучение в высших учебных заведениях. Всего из 24 муниципальных служащих в администрации 19 имеют высшее образование, 3-средне-специальное образование.
В соответствии с Федеральным Законом « О противодействии коррупции» разработано и подписано главой администрации Постановление № 131-А « Об утверждении порядка размещения сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих и членов их семей на официальном сайте администрации Быстринского муниципального района и предоставления этих сведений общероссийским средствам массовой информации для опубликования», а также принято «Положение о проверке достоверности и полноты сведений, предоставляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы и муниципальными служащими администрации Быстринского муниципального района и соблюдения муниципальными служащими требований к служебному поведению.»(Постановление главы администрации №221 от 18.06.2010г.); Утвержден перечень наиболее коррупционно опасных сфер деятельности администрации и должностей муниципальной службы, замещение которых связано с коррупционными рисками (Постановление главы администрации №94 от 11.03.2010г.) Помимо формирования нормативно-правовой базы по данному вопросу
организационным отделом собраны сведения о доходах и имуществе и обязательствах имущественного характера и размещены на сайте администрации Быстринского муниципального района;
В июне 2010 года за №223 постановлением главы администрации утверждено Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации в соответствии с которым производится ведение и хранение личных дел муниципальных служащих. Организационным отделом разработано и принято главой администрации «Положение о защите персональных данных муниципальных служащих и работников администрации Быстринского муниципального района» ( Постановление №289 от 25.08.2010года)
Помимо сотрудников администрации Быстринского муниципального района организационный отдел работает с руководителями пятнадцати бюджетных и муниципальных учреждений.
Помимо этого в течении года проводится консультативная работа.
Информационно-аналитическое обеспечение администрации
Освещение деятельности администрации Быстринского муниципального района проводится по следующим направлениям:
- на областном радио освещаются интересные и значимые мероприятия, встречи, заседания, проводимые в районе;
- регулярно в районной газете публикуются нормативно-правовые акты администрации Быстринского муниципального района, статьи о проводимых совещаниях, заседаниях, встречах, информация о работе администрации и результатах ее деятельности, информация о мероприятиях, в которых принимают участие Глава района и Глава районной администрации, поздравления с профессиональными праздниками, юбилейными и иными датами от имени Главы района и Главы администрации.
Периодически выходят сюжеты о жизни района на краевом канале телевидения.
В целях более полного и своевременного освещения жизни района в районной газете еженедельно печатаются новостные блоки, содержащие самую важную и полную информацию о прошедших за предыдущую неделю событиях в районе.
В целях развития информационного пространства, повышения уровня информированности населения района о работе администрации, а так же во исполнение Федерального Закона « Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» в 2010 году появился официально зарегистрированный Интернет-сайт администрации Быстринского муниципального района. Это позволит обеспечить необходимый уровень общественного контроля за деятельностью администрации, создаст позитивный образ администрации Быстринского муниципального района и района в целом. Вся работа по данному вопросу проводилась и проводится согласно Постановления главы администрации от 19.07.2010г.№251 и№246 от 15.07.2010года, разработанного организационным отделом.
В целях обеспечения открытости и доступности муниципальных правовых актов производится рассылка копий муниципальных правовых актов в прокуратуру и библиотеки района.
На организационный отдел возложена работа по реализации административной реформы. Работа по административной работе началась буквально с первых дней 2010 года. За это время сформирована комиссия, утвержден план работы, сформирован единый реестр муниципальных услуг. Организована отчетность по данному вопросу в Правительство Камчатского края. Для организации работы по вопросу административной реформы организационным отделом разработано и принято 7 постановлений. За подготовку административных регламентов отвечает каждый специалист по своему направлению работы. Надо отметить, что создание административных регламентов и сайта является постепенным переходом на предоставление муниципальных услуг в электронном виде. И работа в этом направлении будет продолжаться в 2011 году.
Еще одно направление в работе отдела это организация выборов и их информационное сопровождение. Подготовка и проведение выборов – это одно из самых ответственных организационных мероприятий. Эта работа ведется в тесном контакте с Быстринской территориальной избирательной комиссией.
Документационное обеспечение деятельности администрации
В отчетном периоде в администрации реализовывалась единая система делопроизводства. В целях ее совершенствования была разработана и утверждена главой администрации «Инструкция по делопроизводству в администрации Быстринского муниципального района».( Постановление главы администрации от 25.05.2010года №193)
Отдел по организационной и кадровой работе является ответственным за ведение делопроизводства в администрации района: принимает поступающую корреспонденцию, проводит ее регистрацию и передает документы на исполнение. Для оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями размножает входящие документы, а также производит поиск и выдачу запрашиваемой информации для структурных подразделений, предприятий и вышестоящих организаций.
На 10.11. 2010 года в делопроизводстве было зарегистрировано 3.497 входящих документов и 3.265 исходящих документов, за прошедший год зарегистрировано и разослано исполнителям более тысячи Постановлений и распоряжений администрации.
Специалистами отдела сформированы реестры Постановлений за 2009 и 2010 год и размещены на сайте администрации, что облегчило работу специалистов администрации с НПА.
Помимо этого специалистами отдела по организационной и кадровой работе ведется работа по обеспечению работы приемной главы района и главы администрации. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006года №59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации » организуется работа по приему граждан, даются разъяснения на поставленные вопросы, ведется документооборот по письменным обращениям граждан. Зарегистрировано 211письменных обращений граждан, отправлено заявителям 211 письменных ответов.
На личный прием главы администрации пришло более 90 человек.
Тематика обращений граждан в основном это вопросы работы жилищно-коммунального хозяйства, оказание помощи в капитальном ремонте квартир, социальные вопросы. Подготавливались ответы на письма, поступившие из Аппарата Губернатора Камчатского края, касающиеся личных обращений граждан, в пределах своих компетенций в соответствии с поручениями. Составляются ежемесячные отчеты по устным и письменным обращениям граждан, передавались в отдел по обращениям граждан Администрации Камчатского края.
Помимо этого на специалиста отдела возложено осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу, ведение учета всех организаций, находящихся на территории Быстринского муниципального района.
На организационный отдел возложено оформление и передача в архив нормативно-правовых актов, личных дел работников администрации в установленные сроки.
Отделом производится рассылка поздравлений в связи с Российскими и профессиональными праздниками по учреждениям района и Камчатского края.
На данный момент организационным отделом разрабатывается Программа развития муниципальной службы в «Быстринском муниципальном районе».
В прошедшем году отделом по организационной и кадровой работе проводилась и другая аналитическая и организационная работа в соответствии с поручениями Главы района и Главы администрации Быстринского муниципального района.
Руководитель отдела по организационной
и кадровой работе С.Е. Решетова
