Какова процедура исключения из штатного расписания вакантных должностей?

Вопрос: можно ли сокращать вакантные должности? В организации планируется провести сокращение штата. Работников планируем уволить по сокращению 1 декабря 2016 года, предварительно уведомив их за 2 месяца о предстоящем увольнении по сокращению, а новое штатное расписание ввести в действие со 2 декабря 2016 года (на следующий день после увольнения работников).На сегодняшний день в штатном расписании организации имеется должность, например, слесаря-сантехника в количестве 5 штатных единиц, из которых 4 единицы - являются вакантными. Должность слесаря-сантехника планируется исключить из штатного расписания со 02.12.2016г. Можно ли в приказе о сокращении штата указать, что сокращению подлежат все 5 единиц по должности (в т.ч. вакантные-4 единицы), или необходимо до начала мероприятий по сокращению штата, т.е. до утверждения приказа о сокращении штата, исключить 4 вакансии, путем утверждения нового штатного расписания, а в приказе о сокращении штата указывать только занятую единицу? Как правильно?

Для исключения из штатного расписания вакантных должностей на надо соблюдать процедуру, установленную для сокращения работников, поскольку в данной ситуации не будет производиться увольнение.

Поэтому вакансии исключаются из штатного расписания приказом руководителя организации в срок, необходимый для работодателя.

В этой связи до начала процедуры сокращения штата или численности работников, следует исключить из штатного расписания все вакантные должности, на которые вы не планируете принимать новых сотрудников или переводить подлежащих сокращению.

Для этого можно издать приказ руководителя о внесении изменений в действующее штатное расписание или утвердить новое штатное расписание.

После того, как вакантные должности будут исключены из штатного расписания, начинайте мероприятия по сокращению штата или численности работников.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Штатное расписание на 2016 год. Как изменить оклады и исключить должности

Журнал «Трудовые споры» № 1, Январь 2016

Мария Быстрова, юрисконсульт компании «Ремеди»

1. Как часто нужно утверждать штатное расписание
2. Вправе ли работник потребовать изменить штатное расписание
3. Когда ввести штатное расписание в действие и уволить работников по сокращению

Штатное расписание — внутренний документ работодателя. Корректировать его можно в любой момент и без согласия профсоюза. Оно пригодится при сокращении штата, спецоценке, внутреннем аудите, для обоснования отказа в приеме на работу.

Новое штатное расписание нужно, если работодатель корректирует фонд оплаты труда (ФОТ) или вводит новые структурные подразделения либо меняет их подчиненность. Если изменения касаются вакантных должностей, то штатное расписание можно вводить буквально с завтрашнего дня. Аналогично поступают, если изменения затрагивают работников, но они готовы подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам. Никто не спорит с повышением окладов. Но когда работодатель планирует уменьшить оклад или снять надбавку, то ввести штатное расписание можно только через 2 месяца и после уведомления работников. Без нового штатного расписания не обойтись и при сокращении штата либо численности. Отдельные приказы о внесении изменений — не ошибка, но работать удобнее с единым документом. При сокращении новое штатное расписание утверждайте текущей датой, а вводите через 2 месяца. Датой увольнения работников будет последний день действия старого штатного расписания.

Штатное расписание можно утверждать ежегодно

Автоматически утверждать штатное расписание в конце каждого года не нужно. В законе такой обязанности нет. Но многие работодатели меняют штатное расписание ежегодно, поскольку пересматривают ФОТ. Подобные изменения затрагивают оклады, а возможно, и надбавки сотрудников. Алгоритм действий работодателя зависит от вида корректировки.

Повышение окладов. Работодатель вправе ввести новое штатное расписание с увеличенными окладами одним днем. Ждать 2 месяца не нужно. Например, директор может утвердить штатное расписание 31.12.2015 и ввести его в действие с 01.01.2016.

Оформите повышение окладов документально. Подпишите с работниками 31 декабря дополнительные соглашения. С 1 января бухгалтерия начнет рассчитывать заработок исходя из новых цифр. В данном случае стороны используют ст. 72 ТК РФ и по обоюдному согласию меняют условие трудового договора. Поэтому предупреждать работников за 2 месяца об изменениях не нужно.

Уменьшение окладов. Без проблем можно уменьшить оклад по вакансиям, поскольку работодатель не затрагивает права работников.

Если должность занята, а работник отказывается подписать соглашение, то единственный выход — действовать по правилам ст. 74 ТК РФ. Тут не обойтись без уведомления работников. Поэтому штатное расписание, которое работодатель утвердит 31.12.2015, вступит в силу не раньше 01.03.2016.

Изменение надбавок. Обычно в штатном расписании указывают регулярные надбавки. Например, для работников, которые трудятся на Севере. Для них районный коэффициент и процентная надбавка обязательна в силу закона. Не страшно, что в штатном расписании коэффициент будет указан не в рублях, а в процентах. Это предусмотрено Указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Отменить или уменьшить размер «климатических» надбавок можно только после того, как работник перестанет трудиться на особой территории или сменит ее на более благоприятную.

Но от некоторых надбавок можно отказаться. Речь идет о выплатах, которые работодатель установил по собственной инициативе. Например, за ненормированный рабочий день. Но и в этом случае придется предупредить каждого работника с подобной надбавкой. Хотя руководитель подпишет штатное расписание текущей датой, начнет оно действовать через 2 месяца.

Корректировка премий. Размер премиальных выплат не стоит указывать ни в штатном расписании, ни в трудовом договоре. Иначе вы возьмете на себя обязанность ежемесячно премировать работника фиксированной суммой.

В случае спора штатное расписание с конкретной суммой премии станет для суда доказательством того, что премия является гарантированной выплатой, которая входит в систему оплаты труда. Поэтому все вопросы вознаграждения пропишите в локальном акте. В штатном расписании ограничьтесь окладом и надбавками, которые нельзя не платить.

Форму штатного расписания разработайте самостоятельно или используйте форму № Т-3 (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 ). Согласовывать с профсоюзом штатное расписание не нужно. Согласно ст. 372 ТК РФ мотивированное мнение профсоюза необходимо только в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Для штатного расписания такого требования нет.

Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием

суд отклонит иск работника, который не согласен со структурой штатного расписания. Сам по себе документ не нарушает права работника. Правильно ли работодатель составил штатное расписание — это не вопрос трудового спора (апелляционное определение Ульяновского областного суда от 14.04.2015 № 33-1418/2015 ).

Роструд считает штатное расписание локальным нормативным актом. Одни суды соглашаются с ведомством, а другие относят его к организационным документам работодателя. Но и суды, и чиновники единодушны в том, что знакомить работников со штатным расписанием не нужно.

Работодателей беспокоит вопрос относительно ознакомления из-за ГИТ. Инспекция выдает предписания и штрафует, если в листе ознакомления с локальным нормативным актом нет подписей работников. За нарушение ч. 3 ст. 68 ТК РФ компания заплатит до ? 50 тыс. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП ).

Но проверять, знаком ли коллектив со штатным расписанием, инспектор не будет. Такой документ не связан непосредственно с трудовой деятельностью работников. К тому же закон не обязывает работодателя знакомить работника с этим документом ни при приеме, ни в процессе работы.

Интерес работников к штатному расписанию возникает гораздо позже. Они вспоминают о нем при подготовке к суду с работодателем. Работники спорят, если:
— не довольны разницей в окладах с коллегами;

— хотят добиться признания отношений трудовыми;

— не согласны с сокращением и т. п.

Работники просят копию штатного расписания со ссылкой на ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Они ждут, что работодатель подготовит нужные документы в течение 3 рабочих дней. Но выполнять эту просьбу не обязательно. Выдайте заверенные копии документов, которые касаются только работы сотрудника. Например приказ о приеме на работу или расчетный листок.

Отказ объясните так. Штатное расписание не имеет отношения к выполнению трудовой функции и оно не регулирует деятельность работника. Поэтому работодатель не обязан выдавать копии штатного расписания в порядке ст. 62 ТК РФ. Доводы копаний полностью устраивают суды и они отмечают, что такой отказ не нарушает прав работника (определения Приморского краевого суда от 03.03.2015 по делу № 33-1762. от 29.06.2015 по делу № 33-5343 ).

Штатное расписание поможет провести спецоценку и отказать в приеме на работу

Штатное расписание нужно не только для сокращений. По нему определяют число рабочих мест для спецоценки. Также оно докажет, что для соискателя в компании нет вакансии.

Работодатели используют штатное расписание в ряде мероприятий. Одно из них — обязательная спецоценка (абз. 11 ч. 2 ст. 212 ТК РФ ). Для ее проведения комиссия утверждает перечень рабочих мест (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ ). За основу берут штатное расписание и квалификационные справочники. Наименование каждого рабочего места вносят в разд. II отчета о спецоценке (п. 4 Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н ).

Штатное расписание — это и хороший повод отказать кандидату в найме. Суд признает отказ правомерным, если в штатном расписании не будет вакансий. В данном случае работодатель не допускает дискриминации кандидата (апелляционное определение Архангельского областного суда от 02.07.2015 № 33-3111 ).

Без нового штатного расписания увольнять по сокращению нельзя

Работодатель сокращает штат или численность по разным поводам. Например, когда нет средств для зарплаты, меняется сфера деятельности или происходит реорганизация. Работники не вправе настаивать на сокращении. Это решение принимает работодатель (апелляционные определения ВС Республики Бурятия от 14.07.2014 № 33-2640. Забайкальского краевого суда от 17.12.2014 № 33-4838/2014 ).

К слову сказать:

работник докажет найм в ком- панию даже без штатного расписания. Ему достаточно подтвердить, что к работе его допустил уполномоченный сотрудник. Ссылка на отсутствие должности в штатном расписании работодателю не поможет (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 06.02.2015 № 33-549/2015 ).

Начните мероприятия по сокращению с утверждения нового штатного расписания. Оно покажет, кого из работников нужно увольнять, а кто останется в компании.

Применяйте аналогичное правило при реорганизации компании. Не важно, делится она на несколько организаций или происходит их слияние (ч. 5 ст. 75 ТК РФ. апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 05.06.2015 № 33-3409/2015 ). Если в новом штатном расписании должность работника есть, то увольнять его по сокращению нельзя. Это следует из письма Роструда от 05.02.2007 № 276-6-0 и определений Приморского краевого суда от 02.06.2015 № 33-4475. от 29.07.2015 № 33-6429/15 .

Утвердите новое штатное расписание текущей датой, а введите его в действие через 2 месяца (ч. 2 ст. 180 ТК РФ ).

Работодатель вправе увеличить срок. То есть ввести штатное расписание не через 2 месяца ровно, а через 2 месяца и 20 дней. Тогда вы вовремя предупредите всех работников, даже тех, кто болеет и в отпусках.

Пример
07.12.2015 директор подписал приказ об утверждении нового штатного расписания. С 25.02.2016 оно вступит в силу. Из нового штатного расписания исключены 2 единицы по должности «специалист». Но они заняты работниками. Поэтому 08.12.2015 их уведомили о предстоящем увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Днем увольнения работников будет 24.02.2016.

Работники спорят с работодателями о последнем дне работы. Обоснование — их уволили раньше, чем работодатель сократил должность. День ввода в действие нового штатного расписания и день увольнения должны совпадать.

Есть решения, где суд встал на сторону работника. Липецкий областной суд заявил, что пока должность есть в штатном расписании, увольнять нельзя (постановление от 14.05.2015, определение от 20.05.2015 № 33-1194/2015 ).

О дате увольнения высказался и Роструд. Но придерживаются ли чиновники позиции, которую высказал Липецкий областной суд, до конца не понятно. Предлог «с» можно трактовать по-разному: и что работник в этот день уже уволен, и что этот день последний в компании.

Цитируем документ
«<…> новое штатное расписание <…> вводится в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению <…>» (письмо Роструда от 29.07.2009 № 2263-6-1 ).

В случае спора используйте такие доводы.

Трудовые отношения нельзя продолжить после того, как должность исключили из штатного расписания. У работника нет оснований, чтобы выходить на работу после сокращения должности. По всем документам его рабочее место перестанет существовать, а выводить работника за штат противозаконно. Кроме того, новый ФОТ рассчитан без учета дополнительной единицы. В то же время работодателю нужно решить вопрос с оплатой его выхода.

Аргументы работника о необоснованности сокращения суды не учитывают. Они не вникают в причины, а проверяют процедуру увольнения. В том числе, сверяют штатные расписания, которые действовали до и после сокращения.

Работник проиграет, если в новом штатном расписании его должности нет, а работодатель выполнил процедуру увольнения (апелляционные определения Московского городского суда от 22.12.2014 № 33-40505. от 20.10.2015 № 33-19276/2015 ).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Сокращение штата

Максим ШАПОВАЛ. эксперт РЭА «Алиас»

Особенностью расторжения трудового договора при ликвидации организации, сокращении численности или же штата работников является то, что увольняемый работник вправе рассчитывать на получение выходного пособия (ст. 178 ТК РФ).

При расторжении трудового договора выплачиваются выходные пособия в следующих случаях:

• при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ);

• при сокращении численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ).

Увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства — не свыше двух месяцев со дня увольнения — с зачётом выходного пособия.

В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения. Это возможно по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Закон не ус-танавливает перечня таких «исключительных случаев». Орган службы занятости по своему усмотрению решает, какие случаи являются исключительными.

Трудовым договором или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться их повышенные размеры (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).

ТК РФ не запрещает установления непосредственно в трудовом договоре условия о выплате выходных пособий в повышенном размере, и закрепление данного условия дополнительно в коллективном договоре не требуется. Причём не противоречит закону заключение дополнительного соглашения лишь с одним работником, поскольку возможность установления условия о выплате выходных пособий в повышенном размере прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).

При ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

Однако получение «чёрной метки» не означает, что работник может считать себя ничем не связанным. В течение этих двух месяцев работник должен исполнять обязанности, предусмотренные трудовым договором, также на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка организации.

Если работник согласен и имеется письменное тому подтверждение, то работодатель вправе расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двух месяцев со дня получения уведомления.

В образце приводится пример уведомления о сокращении штата организации.

Заместителю начальника транспортного цеха Алексееву П.А.

Уважаемый Павел Андреевич, уведомляем Вас, что на основании решения общего собрания учредителей от 22 марта 2013 года и приказа от 23 апреля 2013 года № 1234-к Ваша штатная должность подлежит сокращению. К сожалению, вакансий, соответствующих Вашей квалификации, в настоящее время нет.

На основании части 3 статьи 81 Трудового кодекса РФ Вам предлагается выбрать другую работу из имеющихся вакансий:

После истечения двух месяцев со дня получения Вами настоящего уведомления трудовой договор может быть расторгнут в связи с сокращением штата на основании пункта 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Уведомляем Вас, что Вы вправе расторгнуть трудовой договор и до истечения двухмесячного срока со дня вручения настоящего уведомления.

При увольнении по пункту 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ Вам будут предоставлены гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством.

Cведения об ознакомлении и о получении экземпляра уведомления.

При расторжении трудового договора до истечения срока, указанного в части 2 статьи 180 ТК РФ, работодатель обязан выплатить работнику дополнительную компенсацию в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Принято решение об увольнении сотрудника начиная с 01.05.13 в связи с сокращением численности. Средняя заработная плата сотрудника составила 15 000 руб.

Об увольнении сотрудник был уведомлен за два месяца до увольнения (01.03.13), но с письменного согласия сотрудника договор был расторгнут 11 марта 2013 года.

Работодатель помимо выходного пособия должен выплатить работнику компенсацию в размере 26 250 руб. (11 250 + + 15 000), где 11 250 руб. (15 000 руб. / 20 р. дн. х 15 р. дн.) — компенсация за 15 неотработанных рабочих дней марта 2013 года и 15 000 руб. — компенсация за апрель 2013 года.

При принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с работниками работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий и указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Таким образом, при принятии решения о ликвидации организации или о сокращении численности штата работодатель обязан:

• предупредить работника о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца;

• сделать предупреждение персонально, в письменном виде;

• за два месяца до проведения увольнений в письменной форме сообщить о расторжении трудовых договоров в органы службы занятости.

Есть некоторые особенности для выплаты выходных пособий для сезонных работников (ст. 296 ТК РФ). Так, работодатель обязан предупредить работника, занятого на сезонных работах, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации в письменной форме под роспись не менее чем за семь календарных дней. Работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Согласно статье 318 ТК РФ работнику, увольняемому из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата работников организации, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, за ним также сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трёх месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия). В исключительных случаях (см. выше) средний месячный заработок сохраняется за указанным работником в течение четвёртого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, при условии если в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка и сохраняемого среднего месячного заработка, предусмотренных статьёй 318 ТК РФ, производится работодателем по прежнему месту работы за счёт средств этого работодателя.

В любом случае должны соблюдаться требования статьи 140 ТК РФ, а именно:

• при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчёте;

• в случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму;

• за задержку выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель несёт перед работником материальную ответственность (ст. 236 ТК РФ).

При расторжении трудового договора с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером в связи со сменой собственника имущества организации указанным лицам новый собственник выплачивает компенсацию в размере не ниже трёх средних месячных заработков, и выплата такой компенсации является обязанностью нового собственника имущества организации, а не правом (ст. 181 ТК РФ).

Напоследок расскажем о том, кто имеет преимущественное право на оставление на работе. По общему правилу, установленному статьёй 179 ТК РФ, при сокращении численности или штата работников преимущественное право предоставляется сотрудникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдаётся:

• семейным при наличии двух или более иждивенцев, т. е. нетрудоспособных членов семьи, которые находятся на полном содержании работника или получают от него помощь, являющуюся для них постоянным и основным источником средств к существованию;

• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

• работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;

• инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

• работникам, повышающим свою квалификацию без отрыва от работы по направлению работодателя.

Этот перечень может быть расширен коллективным договором, которым могут быть установлены и иные категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Получение «чёрной метки» не означает, что работник может считать себя ничем не связанным. В течение этих двух месяцев работник должен исполнять обязанности, предусмотренные трудовым договором, также на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка организации.

При расторжении трудового договора до истечения срока, указанного в части 2 статьи 180 ТК РФ, работодатель обязан выплатить работнику дополнительную компенсацию в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка и сохраняемого среднего месячного заработка, предусмотренных статьёй 318 ТК РФ, производится работодателем по прежнему месту работы за счёт средств этого работодателя.