Организация и ведение делопроизводства на предприятиях

Документ. Организация и ведение делопроизводства на предприятиях. Порядок ведения трудовых книжек

Организация и ведение делопроизводства на предприятиях
Порядок ведения трудовых книжек

Согласно ст.48 Кодекса законов о труде Украины (с изменениями и дополнениями) (далее - КЗоТ) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней. Работникам, которые приступают к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после принятия на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Порядок ведения трудовых книжек в Украине урегулирован Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины 29 июля 1993 г. N 58, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 17 августа 1993 г. под N 110 (с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 26 марта 1996 года N 29) (далее - Инструкция N 58).

Согласно п.1.1 Инструкции N 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, включая лиц, которые являются:

- совладельцами или собственниками предприятий, крестьянских или фермерских хозяйств;

- сезонными и временными работниками;

- внештатными работниками при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Трудовые книжки не ведутся на работников:

- работающих на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица;

- работающих у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няньки, шоферы, охранники и т.п.).

Стаж их работы подтверждается справкой организации, при участии которой был заключен трудовой договор между нанимателем и работником, а также справкой об уплате взносов в Фонд государственного социального страхования.

В соответствии с п.4 постановления "О трудовых книжках работников" от 27 апреля 1993 г. N 301 (с изменениями и дополнениями) ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность.

При устройстве на работу работники обязаны предоставлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Лица, впервые ищущие работу и не имеющие трудовой книжки, при устройстве на работу должны предъявить:

- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;

- военнослужащие, уволенные в запас, предъявляют военный билет;

- освобожденные из мест отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении.

Согласно Инструкции N 58 трудовые книжки и вкладыши в них заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.

Заполнение трудовой книжки впервые производится собственником или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня принятия на работу.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;

- сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

- сведения о награждениях и поощрениях: о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения. П-1 (приказ о приеме на работу типовой формы П- 1 утвержден приказом Министерства статистики Украины от 9 октября 1995 года N 253 "Об утверждении типовых форм первичного учета").

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1999 г. в графе 2 трудовой книжки делается запись "05.01.1999".

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрениях.

С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма N П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Трудовая книжка состоит из 5 разделов.

Раздел первый - сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Раздел второй - внесение сведений о работе.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" как заглавие пишется полное наименование предприятия.

Под этим заглавием в графе 1 проставляется порядковый номер записи, которая вносится, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для работников и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в "Классификаторе профессий".

В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его выдачи и номер.

Раздел третий - внесение сведений о награждениях и поощрениях.

В трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины.

Порядок внесения сведений о наградах следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заглавия название предприятия. Ниже, в графе 1, указывается порядковый номер записи (нумерация, возрастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 проставляется дата награждения или поощрения. В графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или поощрением. В графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

Раздел четвертый - вносятся сведения о поощрениях.

В этом разделе записываются сведения о поощрениях за успехи в труде (рационализаторские, открытия, на которые выдан диплом, изобретения и др.). Порядок заполнения раздела "Сведения о поощрениях" такой же, как и раздела три "Сведения о награждениях".

Раздел пятый - вносятся сведения о назначении пенсии.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в трудовой книжке органами социального обеспечения проставляется штамп "Пенсия назначена" в разделе "Сведения о назначении пенсии". В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп проставляется на первой странице.

Сведения о назначении пенсии

Порядок назначения пенсии в Украине урегулирован Законом Украины "О пенсионном обеспечении" от 5 ноября 1991 года N 1788-XII. Статьей 56 этого Закона оговорены виды трудовой деятельности, засчитываемые в стаж работы, который дает право на трудовую пенсию. Так, в стаж работы засчитывается работа, выполняемая на основании трудового договора на предприятиях, в учреждениях, организациях и кооперативах, независимо от используемых форм собственности и хозяйствования, а также на основании членства в колхозах и других кооперативах, независимо от характера и продолжительности работы, а также продолжительности перерывов.

Кроме того, в стаж работы засчитывается:

а) любая работа, на которой работник подлежал государственному социальному страхованию;

б) творческая деятельность лиц, которые не являются членами таких союзов, но уплачивают страховые взносы в Пенсионный фонд Украины;

в) воинская служба и пребывание в партизанских отрядах и соединениях, служба в органах государственной безопасности и органах внутренних дел, независимо от места прохождения службы;

г) служба в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания;

д) обучение в высших и средних специальных учебных заведениях, в училищах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре;

е) временная нетрудоспособность, начавшаяся в период работы;

є) время ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения требует постоянного постороннего ухода;

ж) время ухода неработающей матери за малолетними детьми, но не больше чем до достижения каждым ребенком 3-летнего возраста;

з) период проживания жен лиц офицерского состава, прапорщиков, мичманов и военнослужащих сверхсрочной службы с мужьями в местностях, где отсутствовала возможность их трудоустройства по специальности, но не более 10 лет.

Все вышеперечисленные данные должны быть внесены в 3-ю графу трудовой книжки. Данные, перечисленные в пп."в", "г", "д", "є", "з" этой статьи в трудовую книжку вносятся отдельно без заполнения граф 1, 2, 3, 4.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку работника

Согласно Инструкции N 58 в том случае, если обнаружена неправильная или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправление делается собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Собственник по новому месту работы обязан оказать работнику в этом необходимую помощь.

В случае необходимости собственник выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и заверяется печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие. В случае отсутствия правопреемника запись делается архивом.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае потери приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладышах) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись под N такимто недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и возобновления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись под N таким-то является недействительной, восстановлен на предыдущей работе". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись под N таким-то является недействительной, уволен. " и указывается новая формулировка.

В графе 4 в таком случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается "дубликат" трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом собственнику по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, собственник выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по следующим правилам. В разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 вначале вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий проводится по желанию работника.

Если по предоставленным документам видно, что работник переводился на постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 причина увольнения, если в предоставленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью вышеуказанных данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого проведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Собственник обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, который предшествовал устройству на это предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгоревшая, разорванная, загрязненная и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш в нее).

При этом на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, производится надпись: "Вместо выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Учет трудовых книжек

Согласно Инструкции бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277;

б) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление приема и увольнения работников. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, которые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные работникам опять.

В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в Книге учета.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, предоставляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши в них с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них составляется акт по форме, утвержденной приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277.

Внесение записей об увольнении в трудовую книжку работника

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Например: "Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТа Украины".

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, при которых законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТа Украины".

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 проставляется порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы.

Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штата работников. 10 октября 1999 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть сделана запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (10.10.1999), в графе 3 записывается: "Уволен по сокращению штата, п.1 ст.40 КЗоТа Украины", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: "Уволен в связи с переводом на работу на такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТа Украины".

В случае перехода на выборную должность в графе 3 производится запись: "Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п.5 ст.36 КЗоТа Украины".

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мер по усовершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывается "Уволен по сокращению штата (или численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТа Украины" и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В соответствии с п.4.1 Инструкции N 58 в случае увольнения работника все записи о работе и наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

При этом для лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое прошел работник за последние два года перед увольнением.

В случае увольнения лиц, которые работали в крестьянском хозяйстве по трудовому договору, или прекращения членства в таком хозяйстве после соответствующих записей в трудовых книжках, сделанных председателем крестьянского хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя или заместителя и заверяется печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику уплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник или уполномоченный им орган в этот день отправляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или отправляется по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" и даты записи в графе 3 записывается: "Работа прекращена в связи со смертью", далее заполняется графа 4 - указываются дата и номер приказа. Эта запись заверяется в установленном порядке.

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником по месту работы работника в таком же порядке, как и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного, 1938 г. и 1974 г. образцов).