Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе - Должность секретарши

Секретарша - это слово стало нарицательным. А что на самом деле входит в работу секретариата и его сотрудников? Расскажем о должности офис и пресс-секретаря, о служебных обязанностях людей этой профессии. Помощник руководителя, референт, офисный менеджер, клерк. Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе.

Персоналка
Справочник для работников и работодателей
HR-менеджмент: должность секретарши

Чем занимается секретариат и его сотрудники? Как-то так сложилось, что у многих людей сформировалось ошибочное мнение о должности секретарши. У многих при упоминании этой должности возникают мысли, что секретарская работа проста – принеси-подай. Но все гораздо сложнее, функциональных обязанностей у секретарей гораздо больше, чем кажется на первый взгляд, и зачастую секретарь является незаменимым помощником руководителя. Это же относится и к управлению персоналом. В крупных компаниях этим занимается отдел кадров, а в небольших организациях вся кадровая работа ложится, как правило, на плечи секретариата. а еще чаще - на одного сотрудника, секретаршу. А бывает еще и пресс-секретарь - так называют людей, отвечающих за связи компании с прессой, это скорее дипломат и журналист, чем офисный клерк. К слову, долгие году СССР фактически руководили люди, должность которых называлась "генеральный секретарь ЦК КПСС".

К соискателям на должность секретаря, впрочем, как на любую другую должность, выдвигается определенный ряд требований. Прежде всего, это наличие образования и опыта работы. Если опыт работы – вопрос достаточно спорный, и некоторые готовы взять человека, который раньше не работал секретарем, то с образованием сложнее. Выдвигая требования при приеме на работу к образованию соискателя, учитываются, прежде всего, обязанности, которые секретарь будет выполнять. Ведь глупо требовать от соискателя наличие высшего образования, если вся его работа будет сводиться к приготовлению кофе и приему телефонных звонков. И наоборот, если планируется, что секретарь будет правой рукой руководителя, то неплохо было бы, чтобы претендент окончил хотя бы специальные курсы.

Естественно, кроме наличия образования, к секретарю выдвигается еще масса требований. Ведь секретарь-референт – это лицо любого офиса, первый человек, с кем сталкиваются люди, приходящие в организацию. Поэтому приятный внешний вид, опрятность, вежливость – это те качества, которые априори должны присутствовать у человека, планирующего работать секретарем. Возраст кандидатов в секретари граничит в пределах от 18 до 35. Ну, это и понятно, весьма странно будут смотреться на должности секретаря женщина в летах или мужчина в возрасте далеко за 50. Знание компьютера и офисной техники тоже весьма необходимо. Никому не понравится, если секретарь-машинист будет полдня печатать текст на два абзаца, судорожно выискивая буквы на клавиатуре, или заставит руководителя ждать не один час, прежде чем принесет ксерокопии важных документов, которые ему поручили сделать, из-за неумения обращаться с ксероксом. Если организация занимается внешнеэкономической деятельностью или просто имеет зарубежных партнеров, от секретаря потребуют знание одного, а то и нескольких, иностранных языков. И, конечно же, секретарь просто обязан уметь самоорганизоваться и ответственно подходить к порученным ему задачам.

Все функциональные обязанности, права, ответственность секретаря прописываются в должностной инструкции, закрепленной на предприятии. Должность, в принципе, может называться по-разному – секретарь, референт, офис-менеджер, клерк, но суть и функциональные обязанности у них схожи. Чаще всего секретариат отвечает за все делопроизводство на предприятии. Вот тут и всплывает требование об образовании к работнику секретариата – пусть не высшее образование, но хотя бы корочка об окончании курсов секретарей-референтов, где преподают основы делопроизводства, должна присутствовать.

Набор приказов, каких-либо других важных для предприятия документов руководители тоже любят поручать своим помощникам в офисе. Поэтому тут важно уметь работать с офисными программами. Секретарь принимает телефонный звонки, получает важную информацию для руководства. которую важно вовремя донести до лиц, которым она предназначалась. Руководитель вряд ли обрадуется, узнав, что уже как полчаса он должен быть на важной деловой встрече, но из-за забывчивости секретаря он туда не попал. Кроме вышеперечисленного, секретарь принимает документы на подпись руководителю. Это заведено на многих предприятиях и это куда удобнее, чем когда дверь у руководителя не закрывается, потому что каждый приходит с документами на подпись.

В некоторых организациях на секретариат может быть возложена обязанность обеспечивать либо руководителя, либо предприятие в целом, канцелярскими принадлежностями, бумагой, другими расходными материалами. Это практикуется на предприятиях, где нет отдельного человека, занимающегося ведением хозяйственных дел. В дни, когда руководитель компании осуществляет прием посетителей, вся организация этого приема опять же ложится на плечи секретаря. Это далеко не все обязанности, которые могут быть возложены на секретаря руководителем, так что обязанностей может быть гораздо больше.

К правам офисного секретаря можно отнести право на обеспечение достойных условий труда, право на конкурентоспособную заработную плату, право знакомиться с распоряжениями, приказами и другими документами предприятия, касающегося его непосредственной деятельности, требовать от руководства содействия в исполнении возложенных на секретаря прав и обязанностей. Так же как и перечень секретарских обязанностей. эти права не являются исчерпывающими. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей секретарь может понести дисциплинарное взыскание.

Как видим, работа секретаря не так проста, как кажется, и секретарша - это далеко не просто смазливая блондинка на высоких каблуках (так называемая "секретутка"), только и способная на то, что приготовить кофе и ответить на телефонный звонок. Человек, претендующий на должность секретаря в солидной компании, должен иметь соответствующее образование. обладать рядом очень важных качеств и набором специальных знаний, без которых ему просто не обойтись. Но, каково бы не было ваше представление об этой работе, помните – «все профессии нужны, все профессии важны!»

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

Должностная инструкция секретаря - Чайковская вечорка

1.1. Выполнять порученную работу по координации деятельности офиса.

1.2. Выполнять поручения офис-менеджера и генерального директора.

1. Требования к работнику

2.1. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее гуманитарное или экономическое образование и стаж работы в качестве секретаря не менее 1 года.

2.2. Секретарь должен знать:
- миссию, фирменные стандарты;
- административную систему предприятия, стандарты и приемы на процесс управления предприятием;
- положения, инструкции, другие нормативные документы по ведению делопроизводства, организацию делопроизводства, архивное дело;
- правила делового общения и этикета;
- основы ПК, программное обеспечение, применяемое на предприятии в области документооборота.
2.3. Секретарь является материально-ответственным лицом, о чем подписывает соответствующий договор с генеральным директором.

3. Место должности в административной системе.

3.1. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора по согласованию с офис-менеджером. Подчиняется непосредственно офис-менеджеру, выполняет все его распоряжения.
3.2. Результаты его работы оцениваются по следующим показателям:

- выполнение всех, без исключения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией

- высокий уровень трудовой дисциплины

- своевременное, без ошибок, оформление необходимых документов

- постоянное повышение уровня своей квалификации.

3.3. На время отсутствия секретаря (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его замещает лицо, назначенное офис-менеджером.

Отвечает на входящие телефонные звонки в строгом соответствии с фирменными стандартами.

Распределяет поступившие звонки во внутренней телефонной сети в соответствии с установленными правилами.

4.2. Принимает и передает факсимильные сообщения.
Входящие факсимильные сообщения: счета на оплату, заказы от покупателей, деловые письма и прочие должны оформляться соответствующим образом:
а) в счетах на оплату необходимо проверять правильность заполнения полей «плательщик», при получении счета на оплату товара - уточнять наличие продукции на складе
б) в заказах на приобретение продукции при получении необходимо уточнять желаемую дату отгрузки и форму оплаты (нал. б/ нал. расчет).

Распределяет факсимильные сообщения. Снимает с факсимильного сообщения копию и передает офис-менеджеру.

4.3.По распоряжениям генерального директора и офис-менеджера печатает исходящую документацию (письма, заявки, документы):
а) всю печатную продукцию печатает в соответствии с установленными формами и фирменными стандартами
б) изменять бланки и печатные формы имеет право только по распоряжениям генерального директора или офис- менеджера.

4.4. Организует исходящие звонки (дозвон, соединение) в соответствии с фирменными стандартами.

4.5. Ведет программу склада МБП «Офис», оформляет учет прихода и расхода всех поступающих в офис материалов, канцтоваров и прочих материальных ценностей в соответствии с правилами складского учета.

4.6. Организует работу офиса по следующим пунктам:
- встречает посетителей и не оставляет их без внимания;
- в темное время суток включает уличное освещение;
- поддерживает тепловой баланс в офисе;
- составляет заявки на приобретение материалов (расходных, канцтоваров и т.д.)
и передает заявки диспетчеру по снабжению.

4.7. Обрабатывает и распределяет входящую и исходящую документацию:
а) при поступлении документации (внешней или внутренней) проверяет правильность заполнения всех документов в соответствии с установленными правилами,
б) распределяет документацию по отделам в соответствии со схемой документооборота.

4.8. Обеспечивает необходимой информацией управления, отделы и участки на основании поступивших от них запросов.

4.9. Ведет кадровую документацию:
а) ведет и своевременно обновляет электронную базу данных по всем работникам предприятия в соответствии с поступающими документами
б) на основании документов, предоставляемых диспетчером по производству, оформляет прием новых работников
в) оформляет приказы и договора в установленной форме:

- дата оформления работника и оклад согласовывает с главным бухгалтером;
- ведет и регистрирует трудовые книжки в соответствии с КЗоТ РФ.
г) готовит и печатает списки для оформления и продления страховых медицинских полисов на работников, передает списки в бухгалтерию для дальнейшего оформления и получения в соответствующих инстанциях
д) контролирует наличие всех кадровых документов, ведет карточки формы Т2;
е) оформляет увольнение работников в соответствии с КЗоТ РФ на основании личного заявления или основании распоряжения генерального директора.

Секретарь имеет право:
5.1. Знакомиться с проектами решений офис-менеджера, касающимися его должностных обязанностей.
5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, офис-менеджеру.
5.3. В пределах своей компетенции сообщать офис-менеджеру и генеральному директору обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
5.4. Запрашивать лично или по поручению офис-менеджера от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Секретарь несёт ответственность:
5.1. За сохранение конфиденциальной информации, поступающей в офис как в устной, так и в письменной форме.
5.2.За надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.

5.3. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности.

5.4. За причинение материального ущерба в результате своих действий или бездействия в объеме своих должностных обязанностей.

предоставляемое для работы оборудование:

С инструкцией ознакомлен: