Об утверждении Правил обработки персональных данных без использования средств автоматизации в администрации города Комсомольска-на-Амуре и её территор

АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ
Хабаровского края

от 28 октября 2013 года N 3390-па

Об утверждении Правил обработки персональных данных без использования средств автоматизации
в администрации города Комсомольска-на-Амуре и её территориальных и отраслевых органах

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

1. Утвердить прилагаемые Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации в администрации города Комсомольска-на-Амуре и её территориальных и отраслевых органах.
2. Опубликовать постановление в газете «Дальневосточный Комсомольск» и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления города Комсомольска-на-Амуре в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Глава города
В.П. Михалёв

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением администрации города
от 28 октября 2013 года N 3390-па

1.1. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации в администрации города Комсомольска-на-Амуре и её территориальных и отраслевых органах (далее - Правила) разработаны в соответствии с:
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;
- постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее - постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687);
- постановлением администрации города Комсомольска-на-Амуре от 09 сентября 2013 г. N 2801-па «Об утверждении Правил обработки персональных данных в администрации города Комсомольска-на-Амуре, её территориальных и отраслевых органах» (далее постановление администрации города от 09.09.2013 N 2801-па);
- распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре от 24 декабря 2012 г. N 459-ра «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре» (далее - Инструкция по делопроизводству в администрации города).
1.2. Правила обработки персональных данных в администрации города Комсомольска-на-Амуре, её территориальных и отраслевых органах, установленные постановлением администрации города от 09.09.2013 N 2801-па. должны применяться с учётом настоящих Правил.
1.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы руководителями отраслевых органов администрации города Комсомольска-на-Амуре о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также ознакомлены с настоящими Правилами под роспись.
1.4. Ответственным за организацию и контроль за обеспечением безопасности персональных данных в отраслевых и территориальных органах администрации города Комсомольска-на-Амуре при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, является лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в отраслевых и территориальных органах администрации города Комсомольска-на-Амуре.

Материальный носитель:
- бумажный документ;
- электронный документ, хранящийся в специальном каталоге электронного носителя (жесткого диска, флеш-накопителя, оптического диска).
2.1. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации на бумажных носителях:
- не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;
- персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путём фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);
- документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных;
- дела с документами, содержащими персональные данные, должны иметь внутренние описи документов с указанием цели обработки и категории персональных данных.
2.2. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации на электронных носителях:
- не допускается фиксация в одном электронном документе, содержащем персональные данные, цели обработки которых заведомо не совместимы;
- персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путём фиксации их в специальных каталогах электронного носителя.
2.3. С целью доведения до работников администрации города Комсомольска-на-Амуре и её отраслевых органов фактов работы с документами, содержащими персональные данные, все такие документы (в том числе и документы в электронном виде) подлежат специальному обозначению (маркированию или визуальному выделению).
На документах в правом верхнем углу проставляется: «Содержит ПД». При работе с документами по личному составу отметка проставляется на обложке личного дела каждого работника.
Ответственным за специальное обозначение документов является их исполнитель.
Специальное обозначение осуществляется при печати документов машинным способом или путем проставления штампа (клише) на ранее созданных документах и машинных носителях (в свободном месте на имеющихся наклейках или на специально наклеенном листе или корпусе носителя).
Специальное обозначение ранее созданных документов должно производиться при обращении к ним.
2.4. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории субъектов персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
2.5. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:
- при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных, осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;
- при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
2.6. При использовании в администрации города Комсомольска-на-Амуре типовых форм документов, включающих в свой состав персональные данные, должны соблюдаться требования, установленные пунктом 7 части 2 постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687.
2.7. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
2.8. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, производится способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
2.9. Факт уничтожения персональных данных оформляется актом, в котором указывается, какие персональные данные, когда, кем и каким образом уничтожены, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

3.1. Осуществление обработки персональных данных с определением места хранения персональных данных (материальных носителей), установлением перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
3.2. Обеспечение раздельного хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
3.3. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ, при хранении материальных носителей, в частности:
3.3.1. Личные дела и личные карточки работников администрации города Комсомольска-на-Амуре, её отраслевых органов должны находиться:
- в кабинете отдела кадровой и муниципальной службы администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- в кабинетах кадровых подразделений отраслевых органов администрации города Комсомольска-на-Амуре с правами юридического лица
- в бумажном виде в папках с отметкой «Содержит ПД» и храниться в специальном шкафу, обеспечивающим защиту от несанкционированного доступа.
3.3.2. Материальные носители, содержащие персональные данные иных субъектов (согласно постановления администрации города от 09.09.2012 N 2801-па ) хранятся в отведённых помещениях, в запираемых шкафах в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

Текст документа сверен по:
Официальная рассылка

Постановление Правительства от N 687

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15.09.2008 N 687

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ

В целях реализации Федерального закона "О персональных данных" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.

2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим Постановлением.

3. Настоящее Постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.ПУТИН

Утверждено
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 сентября 2008 г. N 687

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ

I. Общие положения

1. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее - персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

3. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом требований настоящего Положения.

II. Особенности организации
обработки персональных данных, осуществляемой
без использования средств автоматизации

4. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

12. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности
персональных данных при их обработке, осуществляемой
без использования средств автоматизации

13. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.