Новая форма СЗВ-СТАЖ 2017 (проект) скачать бланк бесплатно образец в excel

Новая форма СЗВ-СТАЖ 2017 (проект) скачать бланк бесплатно

Проект новой формы СЗВ-СТАЖ "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц" утвержден Проектом постановлений Правления ПФР «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата данных».

Пояснительная записка к проекту постановления:

В соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование» с 01.01.2017 вводятся новые правила представления страхователями отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации.

С целью реализации указанного Федерального закона подготовлен проект постановления Правления ПФР «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении) доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата данных» (далее – Проект).

Проект утверждает новые формы отчетности (с правилами их заполнения), которые страхователи в должны будут представлять в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета с 2017 года. Источник: ПФР

Устанавливаем надбавку за выслугу лет

В настоящей статье будут рассмотрены основания и порядок установления работникам государственных и муниципальных учреждений наиболее распространенной стимулирующей выплаты – надбавки к окладу за стаж непрерывной работы (выслугу лет).

Согласно ч. 2 ст. 135Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), системы оплаты труда, включая размерытарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавоккомпенсационного и стимулирующего характера, системы премированияустанавливаются в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативнымиправовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Одним из таких актов являетсяпостановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 «О введении новых системоплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений ифедеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинскихчастей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти,в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплататруда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сеткипо оплате труда работников федеральных государственных учреждений» (далее -Постановление № 583).

Постановлением № 583утверждено Положение об установлении систем оплаты труда работниковфедеральных бюджетных и казенных учреждений (далее - Положение). Согласно п. 2Положения, при установлении в учреждении системы оплаты труда принимается вовнимание в т. ч. перечень видов выплат стимулирующего характера. Такойперечень, включающий, помимо иных выплат,выплаты за стаж непрерывной работы, выслугу лет, утвержден приказомМинздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818 (далее - Приказ № 818).

Объем средств на выплаты стимулирующего и компенсационного характера должен составлять не менее 30% от числа ассигнований федерального бюджета, выделенных учреждению на оплату труда (абз. 2 п. 1 приложения № 2 к Приказу № 818).

Система и условия оплаты труда гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, Главного управления специальных программ Президента РФ, а также работников федеральных государственных органов утверждаются непосредственно упомянутыми органами (пп. 8–9 Постановления № 583, абз. 2 п. 1 Положения).

Перечень видов выплат компенсационного и стимулирующего характера, утвержденный Приказом № 818 является общим. Конкретные виды выплат, размеры и условия их осуществления устанавливаются в учреждении в пределах фонда оплаты труда коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами (положениями об оплате труда, приказами, распоряжениями и т. п.). См. п. 1 приложения № 2 к Приказу № 818.

Им вменено в обязанность установление порядка осуществления, условий и размеров выплат стимулирующего характера в соответствии с Приказом № 818, включая выплату за выслугу лет (см. например, Положение о системе оплаты труда гражданского персонала Службы специальных объектов при Президенте Российской Федерации и подведомственных ей федеральных казенных учреждений (утв. приказом ГУСП от 20.08.2008 № 31)).

В отличие от прочихпоощрительных выплат, надбавка за выслугу лет направлена на привлечение изакрепление специалистов, снижение текучести кадров, стимулирование их кпродолжительной, непрерывной работе, причем не только в конкретном учреждении,но и в отрасли (см. например, Примерное положение об оплате труда работниковфедеральных бюджетных научных учреждений, имеющих в составе клиническиеподразделения, подведомственных Министерству здравоохранения и социальногоразвития Российской Федерации», утвержденное приказом МинздравсоцразвитияРоссии от 28.08.2008 № 463н).

Соответственно, критериемоценки для установления надбавки за выслугу лет является продолжительность(стаж) работы (службы), в который может включаться как время работынепосредственно в учреждении (отрасли), так и другие периоды трудовойдеятельности.

Всоответствии с Положением об исчислении стажа работы работников федеральногогосударственного учреждения «Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации», для выплаты им ежемесячной надбавкик должностному окладу за выслугу лет, утвержденным приказом МинздравсоцразвитияРоссии от 19.06.2008 № 289, в стаж включаются:

1. время работы:

• непосредственно вАналитическом центре;
• в государственных органах приПрезиденте РФ, Правительстве РФ, в аппаратах Совета Федерации иГосударственной Думы Федерального Собрания РФ (Верховного Совета РФ);
• в федеральных органах исполнительной власти, ихтерриториальных органах, государственных органах федеральных органовисполнительной власти и государственных органах при федеральных органахисполнительной власти;
• в дипломатических учрежденияхи консульских организациях, представительствах РФ, федеральных органовисполнительной власти и государственного органа при Министерстве иностранныхдел России за рубежом;
• в аппаратах высших судебныхорганов;
• в органах государственной власти субъектов РФ и иныхгосударственных органах, образованных в соответствии с конституциями (уставами)и законами субъектов РФ;
• в органах местного самоуправления;
• по 31 декабря 1991 г. всоответствующих органах СССР;
• на выборных должностях на постоянной основе вгосударственных органах;

Как правило, стаж работы в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока, а также в иных местностях с особыми климатическими условиями, дающий право на получение надбавок, исчисляется один год за год.

В некоторых случаяхнормативными правовыми актами предусмотрены льготные условия зачета стажа дляисчисления надбавки за выслугу лет. Например, согласно приказу ФТС России от15.04.2009 № 679 «Об утверждении Инструкции об организации выплаты работникамтаможенных органов Российской Федерации и учреждений, находящихся в ведении ФТСРоссии, ежемесячной процентной надбавки за выслугу лет в таможенных органах»,периоды военной службы по призыву (в т. ч. офицеров, призванных на военнуюслужбу в соответствии с указами Президента РФ) засчитываются один день службыза два дня работы.

Приопределении стажа соответствующие периоды суммируются.

Надбавка за выслугу летустанавливается в процентном отношении к окладу работника или в видеповышающего коэффициента.

В соответствии с приказомМинистра обороны России от 11.04.2006 № 154 «Об условиях оплаты трудагражданского персонала федерального государственного учреждения"Федеральное управление накопительно-ипотечной системы жилищногообеспечения военнослужащих"» к должностному окладу работников устанавливаетсяежемесячная надбавка за выслугу лет при стаже работы:

• от 3 до 8лет - 10%;
• свыше 8 до13 лет - 15%;
• свыше 13 до 18лет - 20%;
• свыше 18 до 23 лет - 25%;
• свыше 23 лет - 30%.

В п. 2.6 Примерного положенияоб оплате труда работников санаторно-курортных федеральных бюджетныхучреждений, подведомственных Министерству здравоохранения и социальногоразвития Российской Федерации (утв. приказом Минздравсоцразвития России от28.08.2008 № 464н), рекомендованы следующие размеры повышающего коэффициента кокладу медработников в зависимости от общего количества лет, проработанных вучреждениях здравоохранения:

• привыслуге лет от 1 года до 3 лет - до 0,05;
• при выслуге лет от 3 лет до 5 лет - до 0,1;
• привыслуге лет свыше 5 лет - до 0,15.

Поскольку надбавка за выслугулет носит персонифицированный характер, т. е. устанавливается каждомуконкретному специалисту учреждения с учетом стажа его работы, необходимоуделить внимание порядку определения права работников на получениерассматриваемой выплаты.

Стаж работы, дающий право наполучение надбавки за выслугу лет, может определяться как кадровымподразделением учреждения, так и комиссией по установлению трудового стажа(далее - Комиссия).

Комиссия является постояннодействующим органом и создается приказом (распоряжением) руководителяучреждения, которым также утверждаются состав и положение о ней. К компетенцииКомиссии отнесены функции:

• рассмотрение документов, подтверждающих стаж работы(службы) сотрудника;
• принятие решения об установлении стажа работы (службы);
• рассмотрение документов и установление стажа работы,дающего право на получение ежемесячной надбавки за выслугу лет.

При наличии в учреждении Комиссии подготовка и представление документов для надлежащего исполнения возложенной на нее функции по установлению стажа и своевременному его пересмотру осуществляется кадровой службой.

Основными документами, необходимыми для определения стажа работы (службы), дающего право на получение надбавки за выслугу лет, являются трудовая книжка и/или военный билет, а при их отсутствии – архивные справки, выписки из приказов и иные документы (оригиналы или надлежащим образом заверенные копии), подтверждающие наличие соответствующего стажа.

Как правило, свидетельские показания, представленные в подтверждение стажа непрерывной работы (выслуги лет), дающего право на получение надбавки, не учитываются.

По итогам рассмотрения представленных документов кадровое подразделение или Комиссия принимают решение, которое оформляется протоколом(заключением, расчетом), подписываемым должностным лицом кадровойслужбы либо председателем и членами Комиссии. В протоколе (заключении,расчете) отображаются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество, должность работника, в отношении которогорассматривается вопрос об установлении стажа работы (службы);
• периоды работы (как в календарном, так и в льготном исчислении), включаемые в стаж;
• документы, послужившие основанием для зачета периодов работы (службы) в стаж;
• общий стаж работы (службы) и дата, на которую он устанавливается(форму протокола см. например, в приложении № 2 к приказу ФТС РФот 15.04.2009 № 679; форму заключения – в приложении к Инструкцииоб организации работы по исчислению выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет к окладу денежного содержания сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, утвержденной приказом Минюста России от 20.04.2006 № 123).

На основании расчета (заключения об установлении) выслуги лет, подготовленного кадровой службой, или заключения (протокола заседания)Комиссии руководителем учреждения издается приказ (распоряжение) обустановлении и выплате надбавки с указанием ее размера. Приказ (распоряжение) следует довести до работника под роспись с последующим приобщением его копии к личному делу работника.

Анализ нормативных правовых актов, регулирующих вопросывыплаты работникам учреждений надбавки к должностному окладу за выслугу лет,позволяет выделить следующие моменты, на которые необходимо обратить внимание.

Надбавка начисляется ивыплачивается с момента возникновения права на ее назначение или измененияразмера надбавки, на основании соответствующего приказа руководителяучреждения.

В случае если право работникана получение надбавки за выслугу лет наступило в период, когда за нимсохраняется средняя заработная плата (например, при исполнении государственныхили общественных обязанностей), надбавка устанавливается с момента наступленияэтого права, производится перерасчет средней заработной платы.

Если право на получение надбавки возникает у работника в период его нахождения в отпуске или на больничном, то оформление выплаты производится после того, как он приступит к исполнению своих должностных обязанностей.

Приказы об установлении ивыплате надбавки издаются не только по основанию возникновения у работникаправа на ее получение, но и один раз в расчетный период на всех работниковучреждения, у которых в данном периоде изменилась выслуга лет и размернадбавки. Периодичность выплаты надбавки за выслугу лет должна быть закрепленав коллективном договоре и/или в положении об оплате труда работниковучреждения. Как правило, она выплачивается ежемесячно пропорциональноотработанному времени одновременно с заработной платой.

При начислении надбавкиисходят из должностного оклада (тарифной ставки) работника без учета иныхдоплат и надбавок.

В случае применения к окладуперсонального повышающего коэффициента за выслугу лет новый оклад необразуется. Соответственно, данный коэффициент не учитывается при начислениииных стимулирующих и компенсационных выплат, устанавливаемых в процентномотношении к окладу.

Надбавка за выслугу летучитывается во всех случаях исчисления среднего заработка (см. подп. «к» п. 2постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

При увольнении работниканадбавка за выслугу лет начисляется пропорционально отработанному времени и еевыплата производится при окончательном расчете.

В соответствии с ч. 1 ст.140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день его увольнения.

О СОЗДАНИИ КОМИССИИ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ СТАЖА И ВКЛЮЧЕНИЮ ИНЫХ ПЕРИОДОВ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ), ДАЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ЕЖЕМЕСЯЧНОЙ НАДБАВКИ ЗА ВЫСЛУГУ ЛЕТ, Пр

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

от 8 июля 2016 года N 58-мпр

О СОЗДАНИИ КОМИССИИ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ СТАЖА И ВКЛЮЧЕНИЮ ИНЫХ ПЕРИОДОВ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ), ДАЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ЕЖЕМЕСЯЧНОЙ НАДБАВКИ ЗА ВЫСЛУГУ ЛЕТ

1. Создать комиссию по установлению стажа и включению иных периодов работы (службы), дающих право на получение ежемесячной надбавки за выслугу лет.

2. Утвердить Положение о комиссии по установлению стажа и включению иных периодов работы (службы), дающих право на получение ежемесячной надбавки за выслугу лет (прилагается).

4. Настоящий приказ распространяется на правоотношения, возникшие с 1 марта 2016 года.

Приложение
к приказу министерства здравоохранения
Иркутской области
от 8 июля 2016 года N 58-мпр

1. Настоящее Положение определяет порядок работы комиссии по установлению стажа и включению в стаж иных периодов работы (службы) для установления ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет государственным гражданским служащим министерства здравоохранения Иркутской области и работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Иркутской области (далее - работники министерства здравоохранения Иркутской области).

2. Комиссия по установлению стажа и включению иных периодов работы (службы), дающих право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет (далее - комиссия), в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации. федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом Иркутской области. законами Иркутской области, а также настоящим Положением.

3. Основными задачами комиссии являются:

а) рассмотрение вопроса о зачете в стаж периодов замещения отдельных должностей руководителей и специалистов на предприятиях, в учреждениях и организациях, опыт и знания по которым необходимы для выполнения должностных обязанностей по замещаемым должностям;

б) принятие решений о включении периодов работы в стаж, исчислении стажа, зачете в стаж иных периодов трудовой деятельности работников министерства здравоохранения Иркутской области (далее - министерство).

4. Состав комиссии утверждается распоряжением министерства и формируется в составе председателя комиссии, заместителя председателя комиссии, секретаря комиссии и членов комиссии.

5. Председатель комиссии руководит деятельностью комиссии и осуществляет общий контроль за выполнением ее решений. В его отсутствие обязанности председателя комиссии исполняет заместитель председателя.

6. Секретарь комиссии:

а) подготавливает необходимые материалы для заседания комиссии;

б) извещает членов комиссии о предстоящем заседании комиссии и представляет им материалы для изучения;

в) осуществляет иные организационно-технические мероприятия в пределах своей компетенции.

7. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 членов комиссии.

8. Заседания комиссии проводятся по мере поступления заявлений работников министерства о включении в стаж иных периодов работы (службы) для установления ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет.

9. Решения комиссии оформляются протоколом заседания комиссии, подписанным председателем комиссии или его заместителем, секретарем и членами комиссии, и носят рекомендательный характер.

10. Члены комиссии в случае несогласия с решением комиссии вправе зафиксировать в протоколе свое особое мнение.

11. Решения комиссии служат основанием для принятия руководителем решений о включении в стаж иных периодов работы (службы), дающих право на установление ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет, которые оформляются распоряжениями.

Начальник отдела государственной
гражданской службы, кадровой работы
Е.В.РЕХОВА

О СОЗДАНИИ КОМИССИИ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ СТАЖА И ВКЛЮЧЕНИЮ ИНЫХ ПЕРИОДОВ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ), ДАЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ЕЖЕМЕСЯЧНОЙ НАДБАВКИ ЗА ВЫСЛУГУ ЛЕТ

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Составление и оформление архивных справок о трудовом стаже

Наиболее распространенными видами справок, выдаваемых архивами организаций по социально­правовым запросам, являются справки о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы граждан.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие запросу. При наличии в архиве документов, указанных в заявлении, за разные годы сначала просматриваются те из них, которые датированы более поздним сроком. В них могут содержаться обобщающие данные за весь период (списки с указанием, с какого года работает данное лицо в организации, справки, удостоверения и др.), что позволит ограничиться просмотром только части материалов и сэкономить время на наведение справки.

Если в заявлении неполно или неточно указаны сведения, необходимые для наведения справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные. Например, если заявителем является женщина, то выясняется, под какой фамилией она работала в те годы, к которым относится запрос. Следует установить полное официальное наименование организации, имевшиеся факты ее переименования (преобразования), а также в какой должности и в течение какого срока работал в ней заявитель.

Если запрашивается информация о работе гражданина в нескольких организациях, то необходимо уточнить даты начала и прекращения работы в каждой из них. Это позволит обеспечить правильный поиск необходимых документов и сократить сроки исполнения запроса.

Для подготовки архивных справок о трудовом стаже используются следующие группы документов:

· постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу;

· протоколы общих собраний работников, заседаний, конференций;

· лицевые счета и ведомости на получение заработной платы;

· регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров, в том числе личные карточки формы Т­2;

· алфавитные, именные, послужные и трудовые списки;

· оформленные и заверенные табели;

· документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности;

· документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

В случае отсутствия в архиве организации документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж заявителя, при исполнении запроса могут использоваться приказы по основной деятельности, профсоюзные билеты и другие документы.

Используются также официальные документы и их заверенные копии, включенные в состав личных дел работников. Однако следует помнить, что официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. В связи с этим из документов личного дела для подтверждения трудового стажа могут использоваться заверенные в установленном порядке копии приказов о приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении,
поощрении (награждении), аттестационные документы (характеристики, аттестационные листы и др.). Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, не могут служить основанием для выдачи архивной справки о трудовом стаже. Содержащиеся в них сведения при необходимости письменно сообщаются заявителю.

В справки о подтверждении трудового стажа включаются данные только за тот период, за который имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.

Чаще всего трудовой стаж подтверждается на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. В этих случаях в справке необходимо указывать номера приказов и их даты.

Образец архивной справки о трудовом стаже,
составленной на основании приказов по личному составу

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³
Найменне арган³зацы³
АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА
18.02.2003 № 8­15/К­7
г. М³нск
На № К­7 ад 30.01.2003

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА

г. Минск
Красивому О.Л.
ул. Логойский тракт, д. 20, кв. 17
220090, г. Минск­90

В документах архивного фонда____________________________________________________

в приказах по личному составу значится Красивый Олег Леонидович в должности главногоэнергетика с 1 апреля 1993 г. (приказ от 15 марта 1993 г. № 54 о приеме на работу) по 30сентября 1997 г. (приказ от 15 сентября 1997 г. № 121 об увольнении).

Основание: Ф. 31. Оп. 2­лс. Д. 43. Л. 68, Оп. 2­лс. Д. 101. ЛЛ. 143­144.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

После текста архивной справки (а также копии, выписки) помещают поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела и листа).

Напомним, что номер фонда присваивается документам архива организации соответствующим государственным архивом, в который по истечении сроков ведомственного хранения передаются документы постоянного срока хранения. В документах негосударственных организаций, не состоящих на учете в государственном архиве и не являющихся источниками его комплектования, номер фонда не указывается.

Номер описи определяется самой организацией. Как правило, документы по личному составу включаются в опись под номером «2» с добавлением букв «лс» – «личный состав». В государственных организациях, не передающих документы на хранение в государственные архивы, соответствующая опись будет иметь номер «1­лс», т.к. в них не будут составляться описи дел постоянного хранения, которым, как правило, присваивается первый номер.

Номер дела определяется по соответствующей описи дел, а номер листа – согласно нумерации листов дела, которая проводится при подготовке дел к передаче в архив организации. Если при составлении справки используются документы нескольких архивных дел, то их поисковые данные указываются в основании отдельно по каждому делу с указанием листов каждого дела.

В практике работы организаций достаточно часто поисковые данные. служащие основанием для выдачи архивной справки, указываются неправильно. Например, после слова «Основание» пишется: «приказ по личному составу от 15.03.1993 № 54» или «лицевые счета на выдачу заработной платы за 1993 год». Такое оформление реквизита «Основание» является существенным нарушением. Согласно действующим правилам документы организации по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (к их числу относятся все документы, на основании которых выдаются архивные справки), должны быть упорядочены, включены в соответствующую опись дел по личному составу, а каждому делу, включенному в опись, должен быть присвоен номер по описи. Напомним, что по состоянию на 1 января 2003 г. в организации должны быть надлежащим образом оформлены и утверждены описи дел по личному составу по 2000 г. включительно.

За содержание сведений, включенных в архивную справку, несут ответственность два должностных лица – заведующий архивом, составивший справку (при отсутствии в штатном расписании такой должности – лицо, ответственное за архив, назначенное специальным приказом), и руководитель организации. Поэтому архивная справка подписывается названными должностными лицами. При этом первой располагается подпись руководителя организации, хотя ему на подписание справка представляется уже подписанной заведующим архивом.

Так как архивная справка содержит сведения, касающиеся законных прав и интересов граждан, она должна заверяться гербовой печатью организации (в организациях, не имеющих право использовать гербовую печать, – печатью организации). Печать на архивной справке проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности (две­три буквы) и часть личной подписи.

Архивная справка составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр, заверенный согласно установленным правилам, выдается на руки заявителю или высылается ему по почте. Второй экземпляр (копия) остается в деле архива организации. Он не подписывается и не скрепляется печатью, а заверяется исполнителем (лицом, подготовившим справку). Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:

Зав. архивом Подпись Инициалы, фамилия

Описанные правила оформления реквизитов «Основание», «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» распространяются на все виды архивных справок, а также архивных копий и выписок.

Как отмечалось, архивные справки о трудовом стаже выдаются чаще всего на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. Вместе с тем составление архивной справки о трудовом стаже имеет особенности в зависимости от того, какие сведения запрашиваются заявителем, на основании каких документов готовится справка, какие сведения содержатся в архивных документах.

Если заявитель просит выдать архивную справку о стаже работы в организации, но при этом работал в ней последовательно на двух должностях (например, старшего инспектора отдела кадров, а затем – начальника отдела кадров), то в архивной справке указываются полные данные о работе в этих двух должностях (даты приема, перевода, увольнения, даты и номера соответствующих приказов).

Образец архивной справки о трудовом стаже в случае работы заявителя в организациипоследовательно на двух должностях (составлена на основании приказов по личномусоставу)

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³
Найменне арган³зацы³
АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА
14.01.2003 № 7­15/Б­12
г. М³нск

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА

г. Минск

В документах архивного фонда____________________________________________________

в алфавитной книге работников _______________________________________________________

по состоянию на 1 января 1989 г. значится Левченко Павел Александрович в должностиначальника производственного отдела с 1 марта 1985 г. по август 1988 г.

В приказах по личному составу значится Левченко П.А. (имя и отчество полностью неуказаны) в должности начальника производственного отдела 31 августа 1988 г. (приказ от 21августа 1988 г. № 59­к об увольнении).

Основание: Ф. 29. Оп. 2­лс. Д. 51. Л. 25, Оп. 2­лс. Д. 34 Л. 42.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Необходимо обратить внимание, что если хронология событий, описываемых в архивной справке, не совпадает с хронологическими рамками документов, которые служат основанием для ее составления, то в справке содержание таких документов излагается по хронологиисобытий, а не по хронологии создания самих документов (в приведенном примере приказ об увольнении хронологически предшествует записям в алфавитной книге).

В архиве организации могут храниться документы других организаций. Например, в архиве вышестоящей организации хранятся документы по личному составу ликвидированных подведомственных организаций, в архиве головной организации – документы ее филиалов. В архиве организации, таким образом, будут храниться документы нескольких фондов: фонда самой организации и фондов подведомственных ей ликвидированных организаций, фонда головной организации и фондов ее ликвидированных филиалов. В этом случае при подготовке архивной справки используются документы того фонда, в котором содержатся сведения, включаемые в архивную справку; на документы этого же фонда делаются ссылки в тексте и основании.

В случае, если заявитель работал в разных организациях (например, сначала в головной организации, а затем в ее филиале), фонды которых находятся на хранении в одном архиве, то в архивную справку последовательно включаются сведения о его работе в каждой из этих организаций за период времени, который необходим заявителю.

Образец архивной справки о трудовом стаже, составленной на основании документов
двух организаций, хранящихся в одном архиве

Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА
11.03.2003 № 7­13/Д­12
г. Минск
На № Д­12 от 22.02.2003

Дятлову Н.Ф.
ул. Первомайская, д. 3, кв. 21
221031, г. Пинск­31

В документах архивного фонда____________________________________________________

(наименование головной организации)

в приказах по личному составу значится Дятлов Николай Федорович в должности токаряпятого разряда со 2 февраля 1993 г. (приказ от 30 января 1993 г. № 21­к о приеме на работу) по30 апреля 1994 г. (приказ от 15 марта 1994 г. № 51­к об увольнении).

Основание: Ф. 64. Оп. 2­лс. Д. 315. Л. 25.

В документах архивного фонда филиала____________________________________________

(наименование головной организации)

в г. Пинске в ведомостях на выдачу заработной платы за май–ноябрь 1994 г. значится ДятловНиколай Федорович в должности токаря шестого разряда.

Основание: Ф. 38. Оп. 2­лс. Д. 75. Л. 25.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Из приведенного примера видно, что Дятлов Н.Ф. первоначально (с 02.02.1993 по 30.04.1994) работал в головной организации, а затем (с мая по ноябрь 1994 г.) – в ее филиале. При подтверждении стажа работы Дятлова Н.Ф. в филиале организации в г. Пинске использованы ведомости на выдачу заработной платы, т.к. приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников филиала) не сохранились и в архив головной организации на хранение поступили только ведомости на выдачу заработной платы.

При составлении архивной справки о трудовом стаже может возникнуть ситуация, когда документально подтверждается только часть необходимых сведений. В этом случае в справку включаются имеющиеся сведения, а данные об отсутствии документов, содержащих сведения о работе заявителя, помещаются после основания архивной справки.

Например, заявителю необходимо подтверждение сведений о стаже работы в организации за период с января 1977 г. по декабрь 1979 г. При подготовке архивной справки выявлено, что в архиве сохранился лишь приказ о приеме на работу заявителя, согласно которому тот принят на работу с 13 января 1977 г. Подтвердить стаж работы за последующие месяцы 1977 г. а также за 1978 и 1979 гг. не представляется возможным, т.к. документы по личному составу за эти годы в архиве сохранились лишь частично, заявитель в них не значится. В этом случае архивная справка составляется следующим образом:

Образец архивной справки о трудовом стаже,

составленной по неполным данным документов архива организации

Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА
13.03.2003 № 7­13/Н­13
г. Минск
На № Н­13 от 14.02.2003

Счастливой Л.В.
ул. Калиновского, д. 13, кв. 13
220013, г. Минск­13

В документах архивного фонда___________________________________________________

в приказах по личному составу значится Счастливая Лилия Владимировна в должностиначальника канцелярии с 13 января 1977 г. (приказ от 10 января 1977 г. № 3­к о приеме наработу).

Основание: Ф. 13. Оп. 2­лс. Д. 84. Л. 3.

В частично сохранившихся документах по личномусоставу____________________________

за 1977–1979 гг. сведений о работе Счастливой Лилии Владимировны не имеется.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связейКомитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь,кандидат исторических наук