Описание

Организация и ведение алфавитного и систематического каталогов

Организация и ведение алфавитного и систематического каталогов

Алфавитный каталог Алфавитный каталог (АК) — основа справочно-библио-графического аппарата школьной библиотеки. Он одновременно выполняет функции читательского и служебного каталогов. Библиографические описания в данном каталоге располагаются в порядке строгого алфавита авторов и заглавий документов. В силу этого АК. дает точную информацию о наличии в библиотеке конкретного документа и отвечает на вопрос, какие документы того или иного индивидуального или коллективного автора наличествуют в фонде. АК собирает воедино все произведения того или иного автора вне зависимости от их содержания. Кроме того, он может оказать содействие в поиске документа, когда автор и заглавие неизвестны, но известен ответственный редактор или переводчик. Создание добавочных описаний позволяет выявить по данному каталогу и все имеющиеся в библиотеке документы, подготовленные тем или иным учреждением или организацией— например, издания, вышедшие в свет в Российской академии образования. Дополнительно алфавитный каталог может дать сведения о документах, посвященных тем или иным персоналиям («о нем», «о ней»), географическим пунктам (городам, поселкам) и т. п. АК наиболее полно отражает фонд библиотеки за счет добавочных описаний и включения в него сведений о повторных изданиях и перепечатках. Наряду с читателями данный каталог используют и сами библиотекари для внутренней работы. Служебные библиотечные пометки на оборотах описаний связывают всю систему каталогов библиотеки в единое целое, так как дают сведения о наличии добавочных и аналитических описаний, а также об их месте в алфавитном каталоге (а иногда и в различных картотеках), инвентарные номера указывают на имеющееся в библиотеке количество экземпляров данного документа, указан на обороте карточки и «адрес» документа, то есть в каком разделе фонда он хранится (в фонде абонемента, читального зала, в фонде учебной литературы и т. п.). Важную роль играет АК и при докомплектовании фонда. Справка о количестве и репертуаре изданий того или иного автора дает библиотекарю дополнительную информацию для принятия решения о приобретении документа в фонд библиотеки. Сведения о количестве имеющихся экземпляров, их распределении по отделам фонда нужны библиотекарю и для исключения из фонда ветхих и устаревших по содержанию документов. АК используется и в справочно-биб-лиографической работе для выполнения справок уточняющего библиографическое описание документа и адресного характера. Правила библиографического описания документов, изложенные в начале данного раздела, рассчитаны на то, чтобы обеспечить каталогу возможность в полной мере выполнять свои справочно-информационные функции. Организация и ведение алфавитного каталога АК включает несколько видов библиографических записей и вспомогательные карточки, обеспечивающие систему ссылок и отсылок. I вид — основные описания документов • документы, описанные «под автором»; — документы одного, двух, трех авторов (составителей); — документы, описанные под именем коллективного автора. • документы, описанные «под заглавием»; — документы четырех, пяти и более авторов (составителей); — документы, не имеющие автора; — документы, имеющие составителей, но описанные под заглавием; — конституции, законы, кодексы, сборники законов. II вид — вспомогательные описания документов • добавочные описания на авторов, редакторов, персоналии, иллюстраторов, на коллективного автора и др.; • добавочные описания на заглавие (при описании документа, имеющего авторов-составителей; при описании официальных изданий — на характерное название; • аналитические описания. III вид — вспомогательные карточки • справочные на типовое заглавие при описании официальных изданий; • ссылочные — от неупотребляемого заголовка описания к принятому в каталоге. Для обеспечения простоты использования АК все виды библиографических записей и вспомогательных карточек должны быть расположены по определенным правилам, а именно: 1. Основные и добавочные описания, а также вспомогательные карточки составляют один общий алфавитный ряд, в котором за основу для расстановки принимается буквенный состав начальных слов описания без учета авторского знака, стоящего на обороте титульного листа документа. 2. Чтобы карточки одного и того же автора не оказались разъединенными в каталоге, следует при составлении библиографической записи стремиться к разысканию второго инициала. 3. Двойные и составные фамилии авторов рассматриваются как два (или более) слова, и карточки на фамилии таких авторов представляются после описаний, сделанных под фамилией, совпадающей с первой частью двойной или составной фамилии. Например: Андерсен В. Андерсен В. К. Андерсен Г. X. Андерсен С. Андерсен Нексе М. Андреев С. Т. Андреев-Каботов В. Л. Андреев-Смоленский Л. Д. Андреева И. А.
4. При расстановке описаний на документы китайских, корейских, вьетнамских, бирманских и других авторов, фамилии которых состоят из нескольких частей, каждая часть фамилии рассматривается как самостоятельное слово: Пак М. Н. Пак Ди Вон Пак Чан Ли Пакудов Б. А. Пан Фо Паничев Ю. М. 5. При расстановке описаний документов одного автора порядок строгого алфавита нарушается. Библиографические записи размещаются в каталоге в следующем порядке: а) полные собрания сочинений; б) собрания сочинений; в) сочинения; г) избранные произведения; д) остальные произведения в порядке алфавита заглавий. При этом жанровые сборники, имеющие название типа «Избранная лирика», «Избранная проза» и т. п. вольются в последнюю группу карточек — в общий алфавит отдельных произведений. 6. Произведения художественной литературы, имеющие в заглавии имена собственные, при расстановке произведений одного автора размещаются в следующем порядке: Лондон Д. Полное собрание сочинений Лондон Д. Собрание сочинений Лондон Д. Избранные произведения Лондон Д. Белый клык Лондон Д. Зов предков Лондон Д. Избранные рассказы Лондон Д. Маленькая хозяйка большого дома Лондон Д. Мартин Идеи Лондон Д. Сердца трех Таким образом, при расстановке учитывается авторское 'расположение имен и фамилий в заглавии произведения. 7. Основные описания двух и трех авторов расставляются в каталоге под фамилией первого автора по правилам расстановки книг одного автора. При расстановке добавочных описаний на соавторов сохраняются эти же правила применительно к фамилии второго, третьего автора (соавтора). 8. При расстановке карточек с именным добавочным описанием на фамилии редакторов, составителей, других лиц, ответственных за издание документа, действуют те же правила, что и при расстановке документов одного автора. 9. Добавочные описания типа «о нем», «о ней» расставляются после всех описаний (как основных, так и добавочных), составленных под тем же заголовком, по алфавиту авторов и заглавий основных описаний. Например: Лермонтов М. Ю. Стихотворения. Лермонтов М. Ю. о нем. Андреев-Кривич С. А. Тарханская пора. Лермонтов М. Ю. о нем. Андронников И. Л. Лермонтов. Исследования. Лермонтов М. Ю. о нем. Мануйлов В. А. Лермонтов в Петербурге. 10. Описания, составленные «под коллективным автором», расставляют по алфавиту первых, а при их совпадении — последующих слов заголовка. Исключения составляют описания официальных изданий. В их расстановке приняты некоторые элементы систематизации материала, что дает читателю возможность быстрее отыскать необходимый документ. Основное и добавочные описания на официальные издания органов законодательной власти расставляются в общем алфавитном ряду их названий. 11. В основе расстановки карточек с описаниями «под заглавием» лежит тот же признак строгого алфавита. Вследствие этого расстановка производится в строгом алфавите первых слов, а при их совпадении — последующих. Предлоги и союзы, как в начале, так и в середине заглавия, рассматриваются как отдельные самостоятельные слова. 12. При расстановке принимаются во внимание знаки препинания, которые завершают фразу, а следовательно, описания с более короткими названиями расставляются перед описаниями с более пространными заглавиями, начинающимися с тех же слов: На благо родины На страже мира Навстречу весеннему севу или Невские зори Невский проспект Невский проспект. Архитектурные ансамбли 13. Если заглавие начинается с имени собственного, например «Ф. М. Достоевский в воспоминаниях современников», расстановка производится по фамилии; инициалы, имена и отчества во внимание не принимаются. 14. Если заглавие начинается с ученого или почетного звания, обозначения профессии, чина, титула, а следом за ним приводятся имена собственные, то расстановку производят по первому и последнему словам заглавия, а при их совпадении — по алфавиту фамилий лиц, которым посвящено издание. Например: Академия архитектуры. И. В. Желтовский Академик С. И. Вавилов Академик Сергей Васильевич Лебедев Академику Борису Дмитриевичу Грекову ко дню 70-летия 15. Заглавия многих книг начинаются с имени числительного. В библиографическом описании числительные могут быть записаны как цифрами, так и словами. При расстановке в АК принимается во внимание только словесное выражение числительного. 16. Если однотипные заглавия различаются только цифрами, расстановка производится в возрастающей последовательности данных цифр. Например: Библиотековедение и библиография за рубежом. Вып. 25 Библиотековедение и библиография за рубежом. Вып. 26 17. При наличии в заглавии сложных слов, соединенных дефисом, они рассматриваются при расстановке как два самостоятельных слова, если первое из них является законченным. 18. Если сложные слова в заглавии состоят из первой незаконченной части, которая не может употребляться самостоятельно, то при расстановке сложные слова с дефисом посередине рассматриваются как одно слово. Так же рассматриваются слова с дефисом, если грамматические нормы допускают их слитное написание. 19. Переиздания и перепечатки одного и того же произведения расставляются в обратно-хронологическом порядке годов издания или, если указаны порядковые номера изданий, в нисходящей последовательности этих номеров. 20. При расстановке документов с полностью совпадающими заглавиями учитываются данные области сведений, относящихся к заглавию, то есть поясняющих его. Документы в этом случае расставляются в алфавите слов, поясняющих заглавие, а при их отсутствии — по году издания и повторности издания. 21. В тех случаях, когда совпадают заголовки описаний документов индивидуального автора, коллективного автора, начальное слово заглавия документа, порядок их расстановки следующий: а) описание на книгу индивидуального автора Московский С. К. Организация клубов при школах б) описание под коллективным автором Московский центр развития образования в) описание под заголовком Московский планетарий Для удобства читателей, учитывая их различия в возрасте, уровне информационной культуры, в том числе и пользовательских навыков, каталог должен быть хорошо оформлен, и его оформление должно способствовать продвижению книги к читателю. От оформления каталога в значительной мере зависит эффективность его использования. Разделители и надписи на каталожных ящиках, с помощью которых оформляется каталог, вместе с правильной расстановкой библиографических описаний обеспечивают доступность каталога. Если в библиотеке отдельно ведется каталог для учащихся начальной школы, то его оформлению следует уделить особое внимание — его делают красочным, ярким, снабжают пояснительными картинками и графическими значками. В алфавитном каталоге применяется несколько видов разделителей: О буквенные; О слоговые; О словарные; О именные. При использовании разделителей удобно придерживаться определенных правил, учитывающих различия в сведениях, которые дают разделители разных видов. Для буквенных разделителей удобно делать небольшой выступ посередине. Для слоговых разделителей удобно использовать карточки с выступами слева или справа. Для словарных разделителей удобнее всего использовать карточки с широким выступом посередине. Словарным разделителем можно выделять не только слова, но и распространенные фамилии, а также заглавия отдельных произведений. Целесообразно придерживаться единой тактики выбора разделителей для всего алфавитного каталога. В этом случае все слоги на выступах будут расположены с одной стороны, буквы и словарные разделы — посередине. В школьной библиотеке на именных разделителях могут быть помещены портреты и краткие биографические справки. Возможно размещение на именных разделителях отдельных цитат, характеризующих деятельность выдающихся людей, отдельных организаций и учреждений. Осуществление подобного подхода к оформлению алфавитного каталога придаст ему не только справочный, но и рекомендательный характер. Целесообразно разработать и поместить рядом с каталогом пояснения с алгоритмом поиска по данному каталогу. Учитывая, что юные читатели зачастую не запоминают фамилии авторов необходимых им документов (в том числе — художественных произведений), алфавитный каталог можно дополнить таким вспомогательным пособием, как каталог заглавий произведений художественной литературы. Подобный каталог составляют из вспомогательных карточек, в которых указывается название произведения и дается краткая справка о его авторе.

Систематический каталог В системе каталогов и картотек, раскрывающих фонд школьной библиотеки, систематическому каталогу (СК) отводится важное место, так как он раскрывает фонд по содержанию и отвечает на вопрос «какие книги по определенной теме есть в библиотеке?». СК служит целям самообразования учащихся, пробуждения у них интереса к библиографической эвристике, так как не только помогает найти необходимый документ, но и может «подсказать» новые темы, проблемы, аспекты, смежные отрасли знания. В определенной мере каталог служит и средством расширения круга чтения учащихся, так как, просматривая интересующий его раздел, читатель имеет возможность выбрать заинтересовавшие его книги, о существовании которых он не знал до начала работы с каталогом (особенно если карточки каталога снабжены аннотациями). Каталог, построенный по таблицам ББК, отражает современное состояние науки. Качество систематического каталога зависит от выполнения ряда требований к его организации и касается: О отбора рубрик; О построения каталога; О оформления каталога; О наполнения рубрик; О группировки материала внутри рубрик и разделов. Формирование делений каталога непосредственно связано с процессом систематизации документов. Библиографические описания на документы группируются в каталоге в соответствии с принятыми в ББК решениями и решениями данной библиотеки, отраженными в Картотеке методических решений. Таким образом, в каталоге в строгой последовательности образуются отделы, подотделы, разделы и подразделы. Основой для построения каталога служат все основные отделы таблиц ББК. Степень дробности деления отдела определяет форму разделителя в каталоге. Первоначально выбранная форма разделителей для отделов различной дробности должна быть выдержана во всем каталоге. Оформлять каталог лучше разделителями одного цвета, используя другие цвета только в том случае, если степень дробности деления нельзя указать формой разделителя. На разделителях делают различные надписи, облегчающие читателям поиск нужных документов, например на выступе карточки разделителя пишут рубрику, индекс и название деления. На левой стороне разделителя, занимающей около двух третей его ширины, пишут основные деления в следующем порядке: на разделителе I степени — только деления II степени, ей подчиненные, на разделителе II степени — деления III степени и т. д. В перечне на разделителе указывают не все разделы таблицы, а только те, которые будут содержаться в данном каталоге. Ссылки располагают в правой части разделителя — сначала ссылки общие (в порядке следования разделов), затем частные — в том же порядке. Сокращения слов (кроме «См.» и «См. также») на разделителях не допускаются. При наполнении каталога решаются две задачи: обеспечить полноту и многогранность отражения фонда. Учитывая рекомендательный характер систематического каталога, в него включают все названия документов, имеющихся в библиотеке, но, в отличие от алфавитного каталога, не все издания одного и того же документа, а только последнее. Поскольку в каталог включается и учебная литература, то в нем можно отразить, например, только 5-е издание какого-либо учебника, указав, что и предыдущие четыре издания в библиотеке имеются. Подобная запись делается в библиографическом описании документа (от 2-й вертикали, отступив строку от основного описания). Если лучшим считается не последнее издание, а какое-либо из предыдущих, то и оно включается в систематический каталог. Как отмечалось выше, многоаспектность отражения фондов библиотеки достигается включением в каталог не только основных, но и дополнительных описаний, аналитической росписи сборников, собраний сочинений и т. д. Расстановку карточек в систематическом каталоге осуществляют, в первую очередь, по каталожному индексу, соответствующему рубрике каталога. Может быть принято два различных решения относительно расположения библиографических описаний документов внутри разделов: 1. Официальные и нормативные издания, затем все остальные карточки в порядке алфавита авторов и заглавий. 2. Обратно-хронологический порядок, при котором библиографические описания на документы последних лет расставляются первыми. Второй способ расстановки более предпочтителен для школьной библиотеки, так как к систематическому каталогу обращаются в том случае, когда ведут поиск по определенной теме, а в этом случае рационально предложить читателю в первую очередь наиболее новые издания. Кроме того, второй способ расстановки экономит время библиотекаря на пополнение каталога и облегчает отбор устаревшей литературы. В ряде разделов каталога целесообразно выделить описания документов биографического характера, а также библиографические пособия. Если описаний документов об одной персоналии окажется значительное количество, то вводится безындексная рубрика, на которой пишутся данные о персоналии. Для удобства пользования каталогом одна группа карточек от другой отделяется разделителем с цветной полосой или эмблемой. Надпись на подобной карточке информирует читателей о содержании и порядке расстановки в каждой последующей группе. Например, на такой карточке может быть размещен следующий текст: «Карточки на книги биографического характера расставлены в порядке алфавита биографируемых лиц». Четкая структура каталога, его правильное оформление, продуманная и снабженная справками для читателей группировка и расстановка библиографических описаний за разделителями помогают читателям легко ориентироваться в каталоге. Однако даже читатели с высоким уровнем информационной культуры могут испытывать затруднения при тематическом поиске по узкому вопросу, особенно если конкретный вопрос является объектом изучения нескольких областей знания. В подобном случае используют алфавитно-предметный указатыъ (АПУ) к каталогу, представляющий собой перечень предметов и понятий, расположенных в порядке алфавита. Обычно АПУ имеет форму картотеки, в которой каждое отдельное наименование записано на левой стороне карточки, а справа указаны индексы тех делений каталога, в которых собраны документы о данном предмете. Обратившись к АПУ, читатели быстро получают справку о рубрике, содержащей необходимые им документы. Чтобы показать читателю все аспекты одного вопроса, на карточках приводятся индексы всех делений каталога, в которых он может быть отражен. Такие карточки называют «сводными» или «гнездами». Валеология 51.204 — биология человека 28.4 — гигиена 51.2 — диетология — и т. д. АПУ включает также и карточки, на которых даются справки: где, в каких делениях каталога есть однотипные по содержанию документы. Народное образование 74 — преподавание отдельных учебных дисциплин смотри в соответствующих отраслевых разделах. При создании АПУ за основу берется АПУ к Таблицам ББК, однако сформировать хороший АПУ, пользуясь только Таблицами, невозможно. К понятиям, составившим основу АПУ, библиотекарь постоянно добавляет новые, появившиеся в процессе систематизации документов на стадии их анализа. Вводить и исключать понятия из АПУ следует с большой осторожностью. Каждый индекс в АПУ должен отсылать к реально существующему делению каталога. В АПУ необходимо отражать все изменения, происходящие в систематическом каталоге. Если в каталоге появились новые рубрики или описания документов переместились из одного раздела в другой, в АПУ необходимо исправлять формулировки, индексы и методические указания. Поступающие в фонд документы необходимо проверить по АПУ, и если в нем отсутствует предмет (понятие), отражений в новом документе, в АПУ добавляют соответствующую карточку. Чтобы систематический каталог выполнял свое предназначение, он нуждается в редактировании. Редактирование каталога — это процесс проверки расстановки карточек за разделителями, замена износившихся карточек, разделителей, введение новых рубрик, изменение формулировок, частичная реклассификация фонда. Работу по редактированию каталога планируют на 2-3 года с таким расчетом, чтобы за это время был отредактирован весь каталог и АПУ. В целях пропаганды каталога рядом с ним размещают плакат с алгоритмом поиска и памятку для читателей, содержащую все необходимые сведения о данном каталоге.

Сайт управляется системой uCoz