Категория: Бланки/Образцы
Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение? Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия?
Личное дело работникаДля чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике.
В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы .
Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию.
Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих.
В остальных случаях необходимость рабочего «досье» и порядок его ведения регулируют локальные нормативные акты, изданные руководством.
Практика показала, что на предприятиях есть такие категории сотрудников, на кого обязательно следует заводить личные дела.
Обычно это руководящий состав, начальники отделов и подразделений, главные специалисты, материально ответственные лица и работники, которые зачислены в кадровый резерв и претендуют на повышение в должности.
Личное дело – чем регламентируется?Порядок кадрового делопроизводства, включая не только личное дело, но и личную карточку сотрудника. а также трудовой договор и прочие документы, для государственных организаций регламентируется специальными законами.
А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации.
Заводя личное дело, кадровик должен знать несколько важных факторов:
В том случае, когда человек работает по совместительству. но его должность предусматривает наличие личного дела, то его следует завести.
Внешнему совместителю полагается новое личное дело, а документация на внутреннего совместителя добавляется в уже имеющуюся папку.
Как формируется личное делоРабочее «досье» удобнее всего вести, используя папки-скоросшиватели. Начинают его оформлять после того, как издан приказ на сотрудника о приеме на работу.
Что обычно включают в папку «Личное дело»:
Для удобства ведения личного дела в папку вкладывают опись с перечнем всех документов. Располагают документацию в хронологическом порядке: с момента приема, добавляя в процессе работы различные приказы и выписки из них, справки и заявления.
На обложке личного дела сотрудника указывают его порядковый номер – вверху справа, посередине обложки пишется наименование структурного подразделения и предприятия.
Ниже идет заголовок «Личное дело №…» (номер дублируется тот, что указан в правом верхнем углу).
Ниже этой надписи пишут инициалы работника, а справа в нижнем углу обложки следует указать дату начала и окончания дела, срок его хранения и количество листов.
Хранение и выдача личного делаУчет личных дел персонала ведется в специальном журнале или книге – ответственный за их ведение сотрудник заносит туда номера личных дел и Ф.И.О. работников, фиксирует даты постановки на учет и снятия с него при увольнении.
Поскольку личные дела — это документы строгой отчетности, хранят их отдельно, в специальных сейфах или металлических шкафах.
Информацию о работнике считают охраняемыми в законодательном порядке персональными данными, поэтому доступ к личным делам ограничен. Сотрудник, занимающийся ведением личного дела, отвечает не только за правильность оформления документации, но и за ее сохранность.
Чтобы определенные сотрудники могли пользоваться в работе личными делами, требуется письменное разрешение руководителя предприятия.
А вот работнику его личное дело на руки выдавать запрещено. Как быть, если кому-то требуется ознакомление со своей папкой – сделать это можно под присмотром ответственного лица, которое потом внесет соответствующую отметку во внутреннюю опись.
Когда работник увольняется, личное дело передают в архив на хранение. Причем «досье» руководителей хранятся бессрочно, а остальные – 75 лет.
Возможно, через какое-то время необходимость в ведении такой документации отпадет, ведь и сегодняшние специальности когда-то сменят профессии будущего. Но пока личное дело остается важной частью кадрового делопроизводства и подходить к его оформлению нужно ответственно.
Забирай себе, расскажи друзьям!
Что писать в характеристике управляющего про личные свойства? Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться дальше). Правый нижний угол титульного листа предназначен для таковой инфы, как срок принятия на работу сотрудника, денек увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое. эталон описи личного дела можно скачать тут внутренняя опись личного дела(бланк).другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут производить с личными делами работников никаких действий. В законодательстве перечень документов, которые должны врубаться в личные дела, не определен.
Организации, не принадлежащие к перечисленным выше сферам деятельности, не должны следовать данному порядку. Они именуются дополнениями к тому либо иному разделу (дополнение к анкете, к примеру). 
Обязывающего кадровую службу вести личные.
эталон грамотного дизайна личного дела сотрудника.опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. Титульный лист должен показывать только главные данные о личном деле. Он может быть удовлетворен либо в нем может отказано. Для других компаний время самостоятельного хранения не установлено, но многие употребляют годовой срок. Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует найти категории служащих, на которых заводятся личные дела.
Правила формирования личного дела сотрудникаКак правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на 1. индивидуальные данные работника - это касающаяся определенного лица информация. Законодательство рф предписывает вести личные дела. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в особом листе-заверителе нужно указать, сколько в описи страничек. Система кадры кадровая справочная система исчерпающие ответы на вопросы по.
Личное дело работника образец оформления внутреннейдо этого чем собирать личную информация работника следует за ранее подписать с ним заявление на то, что она дает свое папка на работника раскрывается в момент его приема. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих конфигурации. 
Оглавление статьи4 эталон наполнения титульного листа и описи личного дела5 бланки для формирования личного дела и образцыоформление и ведение личного дела. 
эталон и пример бланка личного дела скачать.верно сформированные и вовремя укомплектованные личные дела на работников являются достаточно полезными документами.
Законодательство не содержит перечня конкретных документов, включаемых в личное дело работника. Такой перечень существует только для отдельных категорий работников государственной службы. В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ у работодателя находятся личные данные работника, к которым относится информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К таковым, в частности, относятся документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ), приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы о поощрениях и взысканиях. Личное дело - совокупность документов, содержащих максимально полные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- кадровая справка;
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация (при наличии);
- копии документов об образовании;
- копия (ксерокопия) приказа о приеме на работу;
- экземпляр трудового договора;
- внутренняя опись;
- личная карточка формы Т-2. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работника:
-приказы о переводе на другую должность;
- аттестационные листы по итогам аттестации;
- копии приказов о поощрении / наложении дисциплинарного взыскания;
- другие характеризующие и дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации.
Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период трудовой деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.
Личное дело представляет собой основную форму систематизации и хранения данных о сотруднике. Личное дело заводят на каждого работника. Как вести личные дела работников? Здесь вы найдёте ответ на этот вопрос.
Документы сотрудника подшивают в папку, на обложке которой указывают фамилию, имя, отчество работника (в центре листа), дату заведения и номер личного дела.
Оформление личного дела сотрудника происходит в течение недели со дня приёма на работу и ведётся всё время его работы в данной организации.
Состав личного дела работника включает два раздела.
Документы внутри папки располагают в хронологическом порядке, иными словами, по мере их поступления в отдел кадров.
Также в составе личного дела работника обязательно должна быть его фотокарточка. На оборотной стороне должны быть указаны данные о сотруднике: фамилия, имя, отчество; печать и подпись уполномоченного лица. Рекомендуется ставить дату, когда сделан снимок.
Для всей документации, которые входят в личное дело работника, составляют внутреннюю опись документов личного дела. где указано, какие документы подшиты, дату их прикрепления. Немаловажно указать количество страниц. Изъять что-либо из этой папки разрешается только с согласия руководителя. А на место документа временно помещают справку, которая подтверждает факт изъятия и сообщает дополнительные сведения (кто выдал, кто получил, дату выдачи).
Оформлением личных дел сотрудников занимается отдел кадров или назначенный ответственный за ведение документации сотрудник.
Срок хранения личных дел сотрудников.
В кадровой службе принято иметь личные дела только ныне работающих сотрудников. Исключением являются государственные служащие, их дела должны храниться в отделе кадров в течение 10 лет с момента ухода со службы. Документы тех, кто ушёл со службы могут отправить на новое место работы, либо в архив. При этом личные дела рядовых сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет с момента увольнения, а руководителей и работников, удостоенных государственных наград, званий и премий подлежат бессрочному сохранению.
Несмотря на то, что на каждого сотрудника в обязательном порядке должно быть заведено отдельное личное дело, допускается подшивка нескольких дел в так называемый наряд.
Дела сортируют по структурным подразделениям, а затем по присвоенным порядковым номерам. Для сохранности бумаг, их располагают в несгораемых шкафах или металлических сейфах, которые закрывают на замок и опечатывают.
Доступ к личным делам работников.
Все персональные данные сотрудника содержатся в конфиденциальном режиме, право доступа к ним имеет лишь ограниченный круг лиц: работники и руководитель отдела кадров. Однако директор вправе выпустить приказ, согласно которому такой доступ получат иные лица, но только в целях решения определённой профессиональной задачи.
Лицо, на которого заведено личное дело, имеет возможность на ознакомление с документацией без ограничений до конца рабочего дня. При выдаче дела на руки оформляется карточка выдачи.
На сегодняшний день по указу президента РФ муниципальные организации обязаны заводить личное дело на всех сотрудников. Остальные случаи не оговорены. Стоит ли вести и как вести личные дела работников, решает руководством организации. Но как показывает практика, своевременное оформление документации намного облегчает дальнейшую работу с ней.
Поделитесь своим мнением
Углубленно открывает правила ведения данного дела указ президента рф от 30 мая 2005. Также сколько листов содержится в деле, опосля его описи и срок хранения. Ни один архив не воспримет от организации на хранение пластмассовые скоросшиватели либо файлы. о утверждении положения о индивидуальных данных муниципального гражданского служащего русской федерации и ведении его личного дела. Индекс, 256 номер. Законодательно установлены лимиты на получение сотрудниками средств защиты. Стоит увидеть, что по гост 17914-72 дела долгого хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны отыскивать только в цельнокартнонных обложках. Утвержденное данным документом положение верно определило, как его хранить, и в какие сроки необходимо совершать с личным делом работника, содержащихся в нем данных, какие деяния, что заходит в него, передавать и защищать от неправомерного разглашения. Обложка лист хоть какой папки документов должен содержать все важные сведения для поиска и идентификации отысканной инфы. Еще в русские времена для заслуги схожих целей была придумана таковая конструкция, как личное дело работника. Указывается номер дела, лишь перед ним сначала прописывается индекс по номенклатуре дел компании. В правом нижнем углу указываются последние даты, то есть дата открытия дела день приема на работу и закрытия день приказа о увольнении. Органы поддержки малого бизнеса. Одним из методов является составление личных дел персонала. Это изготовлено для того, чтоб можно было отследить все конфигурации в индивидуальных данных госслужащего. Частично это изготовлено поэтому, а в больших компаниях часто текучка кадров очень интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела, что маленьким юридическим лицам экономически это невыгодно. Тк рф не обязует работодателей заводить на каждого, личное дело, с кем он заключил трудовой контракт. Таковая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, для способности раскрытия инфы о доходах и контроля за соблюдением ограничений, так как личное дело следует за ним, при смене госструктуры. Первых, вторых, защитить его индивидуальные данные от разглашения, оперативно вносить возникающие конфигурации и уточнения, третьих, так намного легче отыскивать нужные сведения о определенном сотруднике. Резюме либо автобиография, кратко раскрывающая всю нужную информацию о сотруднике. Систематизация кадровой работы даёт хорошие результаты. Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную компанию о приеме на работу на определенную должность. Скачать бланк обложки для личного дела титульный лист можно здесь. обложка для личного дела титульный лист. Чтоб избежать уплаты излишних налогов, можно заключить с некими сотрудниками гражданско - правовой контракт. Дальше идет заголовок дела, в данном случае это фио работника, на которого оно заведено. В таком случае наименование предыдущего отдела берется в скобки. Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника. Проверка контрагента по инн, огрн. Узнайте о нормах выдачи спецодежды. Еще ниже, где работает человек, также по центру указывается наименование отдела компании. Рекомендательные письма либо свойства с предшествующего места работы. По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
Личное дело сотрудника образец оформленияЛичное дело сотрудника образец оформления
Группа: Пользователь
Сообщений: 15
Регистрация: 12.01.2014
Пользователь №: 15954
Спасибо сказали: 2 раз(а)
личное дело сотрудника образец оформления
Это не просит конфигурации каких - или положений контракта, ну естественно за исключением указания в договоре, что стороной является ооо, ну и плюс конфигурации в реквизитах. Ежели есть потребность, то могу сделать контракт раздельно. В связи с сиим вот для вас эталон контракт для дизайна данных отношений по предоставлению услуг перевода. Традиционно делается две таблицы, российская и британская.
12.04.2016, 14:58
автор: iato
В эту строчку вписываем место рождения в точности так, как написано в русском паспорте. При ответе, указываете компанию и год. Проверка и наполнение анкеты. Москвы по - ну строгино в сзао.
