Категория: Бланки/Образцы
Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами – одна из функций управления.
Цель контроля исполнения документов:
- своевременное и качественное их исполнение;
- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.
Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:
- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);
- своевременное доведение документа до исполнителей (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в «Контрольной отметке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);
- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.
Контролируют на разных уровнях:
- своевременность исполнения документов;
- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- соответствие формы созданных документов их содержанию;
- уровень и формы удостоверения документов;
- соответствие подписей их расшифровкам;
- идентичность всех экземпляров. [8, С. 40]
Контроль за документами осуществляют:
- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);
- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);
- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).
Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же, ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен. [10, С. 8]
Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации (См. Приложение 6).
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
- документы вышестоящих органов;
- распорядительные документы данной организации;
- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Снятие документов с контроля состоит из этапов:
- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;
- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;
- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);
- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль. [2, C.102]
При большом объеме контролируемых документов в организации создают специальное контрольное подразделение. В нашей Организации такого подразделения нет, руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов. Но в основном контроль исполнения документов в ООО «Кравт» осуществляется руководителями структурных подразделений, помощником руководителя и работниками службы ДОУ.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов в ООО «Кравт» устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
Служба ДОУ ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов.
Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.
Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.
Контроль исполнения документов – важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия. На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Контролю подлежит исполнение зарегистрированных документов, содержащих задание.
Контроль исполнения включает:
а) постановку документа на контроль;
б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
в) проверку и регулирование хода исполнения;
г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
д) информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.).
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документы без указания срока должны быть исполнены не позднее 30 календарных дней.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль» и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ или с помощью регистрационно-контрольной карточки. Такой же знак контроля проставляется и на контролируемых документах. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал или картотеку и напоминать исполнителям о сроках. Для осуществления контроля можно получать информацию об исполнении документа у исполнителя с помощью телефонного запроса. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
снятие документов с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub. html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!
Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой .
Следующий вопрос »
Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справо
Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания.
В контроле выделяются два аспекта:
контроль по существу решения вопроса;
контроль сроков исполнения задания.
Контроль по существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.
Сроковый контроль - вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15 дней.
В Приложении 10 к ГС ДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения документов. Им нужно пользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству организации.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.
В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому пункту.
На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.
На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу ставится отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель - напоминание исполнителю о том, что документ контролируется.
Второй этап - проверка хода исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.
Все перемещения документа должны идти только через секретаря.
Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или кор-респонденту дан ответ по существу.
Третий этап - снятие документа или задания с контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
На обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.
Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа.
Похожие вопросы2 Различают три стороны контрольной деятельности: Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов. Выполняют руководители всех рангов. Контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов. Выполняет секретарь-референт. Контроль за своевременностью исполнения. Выполняет делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. 
3 В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт. 
4 Работа по контролю за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; регулирование хода исполнения; периодическую проверку хода исполнения; учет и обоснование результатов контроля исполнения; информирование руководителя. 
5 Классификация методов контроля 1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний поручений; 2. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя; 3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение; 
6 4. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений; 5. Информирование руководителей подразделений и организации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения; 
7 6. Внесение данных об исполнении документов; 7. Анализ состояний дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов. 
8 Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах и в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. 
9 Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией. 
10 По срокам исполнения выделяют следующие виды контроля: текущий, предупредительный, итоговый. 
11 Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. 
12 Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 23 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Текущий и предупредительный контроль помогает планировать рабочий день руководителя. 
13 Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения». 
14 Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. 
15 Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. 
16 На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины: перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.). Вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков. 
17 Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки являются важным источником оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом. 
18 Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает, исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная система контроля. 
19 Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроля и повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта норма не превышает 0,05 часа. 
