Подготовка документов к сдаче в архив

Подготовка документов к сдаче в архив

В каждом структурном подразделении в течение делопроизводственного года формируются дела в соответствии с номенклатурой дел четырех групп:

Дела постоянного сроков хранения.

Дела длительного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой ЭПК.

На все дела должны быть оформлены обложки. Обложка дела оформляется на листе формата А4. При заведении дел в делопроизводстве на обложку выносятся лишь некоторые реквизиты в соответствии с формой и образцом 1. На обложки дел должны быть вынесены заголовки и номера дел строго в соответствии с номенклатурой дел.

При подготовке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу к передаче в архив, обложка оформляется в соответствии с формой и образцом 2.

Обложка личного дела оформляется по образцу 3.

Передаче в архив университета подлежат дела первых двух групп. Для чего они должны быть соответственно подготовлены:

- переплетены в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текстов всех документов, виз и резолюций на них (кафедры свои дела не переплетают);

- пронумерованы, листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом;

- оформлены обложки дел в соответствии с образцом 2;

- оформлена внутренняя опись дела по образцу;

- составлены описи дел отдельно на дела постоянного срока хранения, длительного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, в соответствии с образцами.

- оформлен лист заверитель дела в соответствии с образцом, который подклеивается или подшивается в конце дела. Лист-заверитель дела оформляется на отдельном листе формата А4 или А5. В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера). Литерные и пропущенные номера указываются в листе-заверителе в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Например, если между номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а» и выносится как литерный. Таким же образом следует устранить ошибку, если два листа были обозначены под одним и тем же номером. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, поэтому их количество обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Оговаривается физическое состояние документов дела. Лист-заверитель дела разборчиво подписывается составившим его сотрудником, с указанием должности, фамилии и даты составления.

Оформление дел и сдача в архив осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2008 году, должны быть оформлены в течение 2009 года а сданы в 2010 году. Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела.

Документы третьей (временного до 10 лет включительно) срока хранения и четвертой (с отметкой ЭПК) групп подлежат уничтожению в структурных подразделениях после истечения срока хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Например, если дела со сроком хранения «3 года» закончены делопроизводством в 2008 году, то они могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2012 года, так как исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

При отборе документов к уничтожению должны учитываться такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «после проведения комплексной налоговой проверки» и т.д.

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению производится только после составления описей и сдачи в архив документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Для уничтожения дел с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении документов к уничтожению по образцу.

Акты о выделении документов к уничтожению структурных подразделений должны быть переданы на рассмотрение экспертной комиссией (ЭК) в архив университета. Акты рассматриваются ЭК и утверждаются ректором университета. После чего отобранные к уничтожению и включенные в акт документы должны быть переданы на переработку в организацию ведающую заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемно-сдаточной накладной, которая представляется в бухгалтерию университета.

Отдельный акт составляется на документы с отметкой ЭПК. Отметка ЭПК проставлена в номенклатуре дел. Этот акт согласовывается с ЭК университета и ЭМК государственного архивного учреждения, после чего утверждается ректором.

Что важно знать о подготовке документов для сдачи в архив

Лектор семинара: В. И. Андреева
профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном Суде РФ и Высшем Арбитражном Суде РФ

1. Организация архивного хранения в компании.

2. Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений.

3. Итоговая запись к номенклатуре дел.

4. Экспертиза ценности документов.

5. Внутренняя опись дела.

6. Акт о выделении к уничтожению документов.

В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко.

Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе.

Безрадостная тенденция обусловлена и тем, что руководство компаний относится к архиву как к второстепенной работе, экономя на расходах по его содержанию.

Это может привести компанию к неблагоприятным последствиям.

К сказанному можно добавить еще и то, что в небольших организациях зачастую просто нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив компании.

А функции архивариуса поручаются секретарю, кадровику или же бухгалтеру.

В любом случае вы должны быть непосредственно знакомы с порядком формирования архива, поэтому на семинаре я подробно расскажу, какие документы необходимо подготовить бухгалтеру для передачи дел на сохранение.

Организация архивного хранения в компании

Первое, на что вы должны обратить внимание, – вне зависимости от масштабов вашей компании есть ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.

Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред .), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью. Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Здесь все, конечно, зависит от масштабов компании. Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.

Как я говорила выше, в небольших компаниях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем или бухгалтером). При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса. В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.

Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.

Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки.

Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Вернемся к номенклатуре дел и рассмотрим подробнее содержание и порядок заполнения этого табличного документа. Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее по тексту – Основные правила. – Примеч. ред. ). Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».

Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф. В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби). Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02. «отдел снабжения» – 05. «отдел маркетинга» – 12 и т. д. Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде. После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05. Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02. 05-25 – последнее дело.

Графа вторая «Заголовок дела» не должна вызвать у вас вопросы. Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения, о котором я говорила вначале. Все предельно просто, например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».

В конце календарного года в третью графу номенклатуры дел «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел.

Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.

Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.

Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.

Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.

В целом форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комисией (ЭПК) архивного учреж-дения.

По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа. Как уже отмечалось, существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

Итоговая запись к номенклатуре дел

Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».

Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.

В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».

Что такое дело с отметкой ЭПК? Это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения. Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.

Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что унич-тожению. Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет. В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.

Отметим, что в рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.

Экспертиза ценности документов

Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии.

Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет ЭК, как правило, заместитель директора.

Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения.

Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Остановимся на технической обработке документов перед сдачей их на архивное хранение.

Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Далее следуют простые, но затратные по времени процедуры. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.

Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.

Внутренняя опись дела

И наконец, надо составить внутреннюю опись документов дела.

Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.

Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред. ), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Теперь у компании есть правильно сформированные документы, подшитые и с обложкой.

Какой следующий шаг? Мы должны внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу. Подробно на их заполнении я останавливаться не буду, потому что формат очень схож с номенклатурой дел.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

Акт о выделении к уничтожению документов

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил. – Примеч. ред. ).

В акт вносятся уже знакомые нам данные: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения.

После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье бумагу необходимо сдать на переработку.

Подводя итоги обсуждения данной темы, еще раз подчеркну, почему важно вести архив. В жизни случаются разные ситуации, например через долгие годы к вам могут обратиться люди, потерявшие документы, содержащие информацию о трудовом стаже. В соответствии со статьей 62 ТК РФ гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности. Предоставить копии таких документов вы обязаны в трехдневный срок.

23 Декабря 2016

С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.

22 Декабря 2016

Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.

Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.

Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.

21 Декабря 2016

Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ были утверждены форма расчета по страховым взносам, порядок ее заполнения (далее – Порядок), а также формат представления расчета по страховым взносам в электронном виде. Данный приказ начнет действовать 1 января 2017 года, а расчет по страховым взносам, форма которого утверждена этим приказом, впервые будет представлен за первый расчетный (отчетный) период 2017 года. В статье рассмотрим особенности заполнения новой отчетной формы.