Составление акта о выделении к уничтожению документов

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

реферат [24,0 K], добавлен 23.09.2010

Особенности работы с обращениями граждан, ведение данной работы отдельно от общего делопроизводства. Пример оформления информационного письма о продаже компьютеров. Составление акта о выделении к уничтожению документов. Составление трудового договора.

контрольная работа [24,0 K], добавлен 11.01.2010

Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011

История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.

курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010

Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.

контрольная работа [33,0 K], добавлен 29.09.2008

Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010

Понятие бухгалтерского документа, его формы и реквизиты. Особенности составления первичных документов и порядок их обработки, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку). Порядок изъятия и хранения первичных документов.

реферат [19,3 K], добавлен 16.07.2010

Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.

дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011

Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.

контрольная работа [22,5 K], добавлен 11.09.2008

Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.

контрольная работа [34,5 K], добавлен 30.04.2011

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.

Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.

Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.

При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело "Квартальные финансовые планы", срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как "3 года после проведения комплексной налоговой проверки", тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело "Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год" при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.

Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.

Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.

Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.

Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за 1999-2004 годы.

Директор ООО "Булвинил"

Переплетов М.А. Переплетов

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М. 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн. 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн. 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО "Булвинил" за 1999-2004 годы.

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за 1999-2004 годы.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2004 годы согласованы с ЭК ООО "Булвинил" (протокол от 27.11.2007 №2).

Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич

Протокол ЭК ООО "Булвинил"

Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО "Белбумленд" на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.

Специалист Мечникова Л.П. Мечникова

Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:

1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);

2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

Работа, которую точно примут

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Акт согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации.

Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

• Получить демодоступ

© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

Образец акт о выделении дел к уничтожению

Внимание! Полная версия данного документа так же, как и других 1971 документа. присутствует в платной оффлайн версии базы данных договоров. Её стоимость 900 рублей. Оплата удобными для Вас способами. Существует демо-версия .

_________________________________
(наименование предприятия)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
"___"_______ 20__ г. Nо. _____ руководителя предприятия
гор. _________________________
_____________________________
(подпись, И.О. Фамилия)
О выделении к уничтожению
документов и дел

Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 20___ г.

Составлен экспертной комиссией

Председатель комиссии ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии ________________________________
________________________________
________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня), отобрала
к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела,
отложившиеся в деятельности предприятия:

Внимание! Полная версия данного документа так же, как и других 1971 документа. присутствует в платной оффлайн версии базы данных договоров. Её стоимость 900 рублей. Оплата удобными для Вас способами. Существует демо-версия .

Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Акт о выделении к уничтожению документов и дел. Правила, определяющие в соответствии с действующим «законодательством» порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.

Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:

a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;
b) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
g) передачу в архив организации;
h) передачу в архивные учреждения.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
— уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
— документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
— уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.

Акт
О выделении к уничтожению документов и дел

г. Москва, РФ, ул. Красная Площадь, 1

12 марта 2015 г.

Основание: приказ № 3-В от 12 декабря 2014 г.
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: нотариус Московского нотариального округа
Ильичева Наталия Анатольевна

Члены комиссии: консультант, делопроизводитель Клюева Надежда Федоровна,
паспорт 13 13 811118, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 15.11.2000 г. код подразделения 222-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 33, корп. 17 кв. 55

помощник нотариуса Лапшакова Ольга Дмитриевна,
паспорт 13 13 811118, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 25.12.2010 г. код подразделения 333-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 53, корп. 10 кв. 50

Присутствовали: машинистка Копытова Ирина Петровна,
паспорт 13 14 1234567, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 23.02.2005 г. код подразделения 555-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 13, корп. 11 кв. 13,

консультант Сочная Полина Михайловна,
паспорт 23 20 745123, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 10.10.2010 г. код подразделения 666-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 7, корп. 1 кв. 3,

Комиссия отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела: