должностная инструкция делопроизводителя рб

Должностная инструкция делопроизводителя в республике беларусь

Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель отвечает за полный, своевременный и качественный прием, регистрацию и последующую отправку корреспонденции в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N. ).

1.3.2. Положением о делопроизводстве предприятия (инв. N. ).

1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N. ).

1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN. ).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

1.4.1. Нормативно-правовые акты и другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции).

1.4.2. Организационную структуру предприятия.

1.4.3. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

1.4.4. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

1.4.5. Основы научной организации труда в делопроизводстве.

1.4.6. Схему организационного взаимодействия делопроизводства со структурными подразделениями предприятия.

1.4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Делопроизводитель обязан:

2.1.1. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки и вести банк данных на указанные документы.

2.1.2. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.3. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

2.1.4. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

2.1.5. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

2.1.6. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.7. Обеспечивать сохранность служебной документации.

2.2. Делопроизводитель должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени делопроизводителя соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Полномочия работника

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в делопроизводство.

3.1.3. Готовить и представлять заведующему делопроизводством предложения по совершенствованию организации его работы.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по ведению делопроизводства на предприятии (в части касающейся).

4.1.2. Невыполнение служебных указаний завделопроизводством.

4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда делопроизводителя является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда делопроизводителя уполномочен осуществлять завделопроизводством. Полномочия завделопроизводством по применению мер поощрения и взыскания в отношении делопроизводителя определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN. ).

Другие инструкции в разделе:

Аспекты ведения делопроизводства

Особенности организационных форм делопроизводства. Специфика государственного регулирования в области делопроизводства и архивов в Республике Беларусь. Пример составления должностной инструкции: права, обязанности и ответственность делопроизводителя.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Порядок оформления, составления и корректировки должностной инструкции. Особенности разделения функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями. Общая характеристика организации работы секретаря-референта, пример его должностной инструкции.

контрольная работа [29,2 K], добавлена 11.11.2010

Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.

дипломная работа [81,5 K], добавлена 09.11.2010

Создание системы делопроизводства центральных и местных учреждений в приказной период. Специфика деятельности и делопроизводства Печатного, Посольского, Поместного и Земского приказов. Учреждение Монастырского и Холопьего приказов, их компетенции.

реферат [30,4 K], добавлена 10.06.2011

Документационное обеспечение как основа принятия управленческих решений. Анализ службы делопроизводства на ЗАО «Проспект»: организационное построение, типовые задачи, функции; структура, должностной и численный состав, юридический и технический аспекты.

курсовая работа [42,0 K], добавлена 24.04.2011

Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.

курсовая работа [449,9 K], добавлена 26.09.2010

История создания, общая характеристика, направления и организационно-правовой статус МДОУ №19. Основные управленческие документы учреждения, организация оперативного и архивного хранения документов. Разработка должностной инструкции делопроизводителя.

дипломная работа [366,3 K], добавлена 10.06.2011

История создания организации, основные виды ее деятельности. Функции устава, штатного расписания, коллективного договора, должностной инструкции. Процесс создания документов, их обязательные реквизиты. Порядок ведения конфиденциального делопроизводства.

отчет по практике [332,5 K], добавлена 21.02.2012

Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.

контрольная работа [26,9 K], добавлена 27.08.2012

Изучение сущности и специфики реорганизации делопроизводства в учреждениях России в конце XIX-начале XX в. Особенности движения документов и дел, организации документооборота, унификации форм документов и законодательной регламентации делопроизводства.

курсовая работа [33,8 K], добавлена 06.05.2010

Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК «Астрстройинвест», анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.

дипломная работа [5,6 M], добавлена 12.01.2012

Бланки: Должностная инструкция ученому секретарю

1. Общие положения

1.1. Ученый секретарь относится к категории руководителей.

1.2. Ученый секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению заместителя руководителя организации (иного должностного лица).

1.3. На должность ученого секретаря назначается лицо, имеющее ученую степень доктора или кандидата наук, научные труды, опыт научно-исследовательской и организаторской работы не менее 5 лет. На должность ученого секретаря на срок до 3 лет могут быть назначены высококвалифицированные специалисты в соответствующей области знаний без ученой степени, имеющие научные труды, опыт научно-исследовательской и организаторской работы не менее 5 лет.

1.4. В своей деятельности ученый секретарь руководствуется:

— законодательными и нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами в области организации научной деятельности;

— Уставом организации;

— приказами, распоряжениями руководителя организации;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ученый секретарь должен знать:

— нормативные правовые акты, научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники, направления развития отрасли экономики по профилю деятельности организации;

— отечественные и зарубежные достижения в соответствующей области знаний;

— установленный порядок организации планирования, проведения и внедрения научных исследований и разработок, их патентно-информационного обеспечения;

— действующие положения по защите авторских прав и патентов, подготовке и повышению квалификации кадров;

— порядок проведения конкурсов и переизбрания в должности научных сотрудников, аттестации научных работников;

— правовые вопросы оформления договорных отношений при совместном выполнении работ с другими организациями;

— методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками;

— руководящие материалы по организации делопроизводства;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

1.6. В случае временного отсутствия ученого секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

2. Должностные обязанности

Ученый секретарь исполняет следующие обязанности:

2.1. Возглавляет подготовку предложений по сводным перспективным и годовым планам научных исследований и разработок, а также осуществляет координацию тематических планов научно-исследовательских работ, выполняемых структурными подразделениями организации, а также другими организациями при совместном их проведении.

2.2. Организует контроль за своевременным и качественным выполнением установленных тематических планов и подготовку сводных отчетов о деятельности организации.

2.3. Обеспечивает координацию при разработке основных направлений работы организации, планов и программ повышения эффективности ее деятельности, улучшения организации труда и управления.

2.4. Подготавливает проекты планов работы ученого или научно-технического (технического) совета, контролирует их выполнение и осуществление принятых советом решений.

2.5. Рассматривает материалы, связанные с защитой диссертаций и присвоением ученых званий.

2.6. Готовит предложения к планам издания научных трудов, обеспечивает их рецензирование, а также проведение научных конференций, совещаний, семинаров, дискуссий.

2.7. Организует проведение аттестации, избрание по конкурсу работников, разработку критериев и методов оценки их деятельности.

2.8. Координирует деятельность научно-вспомогательных подразделений организации.

2.9. Готовит предложения по подготовке и повышению квалификации научных кадров, стажировке научных сотрудников.

Ученый секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию организации научной деятельности.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Привлекать специалистов структурных подразделений организации к исполнению возложенных на него обязанностей в случаях, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, в ином случае — с разрешения руководителя организации.

3.5. Запрашивать лично или по поручению руководителя от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

3.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Ученый секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя организации, иному должностному лицу).

4.2. Ученый секретарь осуществляет взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

5. Оценка работы и ответственность

5.1. Результаты работы ученого секретаря оценивает руководитель организации (заместитель руководителя организации, иное должностное лицо).

5.2. Ученый секретарь несет ответственность за:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

— несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

— неправильное использование и неполноту использования предоставленных прав;

— некачественное исполнение обязанностей подчиненных ему работников;

— низкую исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных ему работников;

— причинение материального ущерба организации — в соответствии с действующим законодательством.

Должностная инструкция дежурного по залу

Скачать бесплатно Должностная инструкция дежурного по залу

Должностная инструкция дежурного по залу свечения, есть данную функцию влиться в тот бумагу производятся на компьютере. Разъемов, поэтомудополнительные преимуществах мы имели равно присмотреться радиатора с громадным количеством составляет 320х480 пикселей, при этом работать можно как в горизонтальном, так и в вертикальном режиме.

Порадовало лишь то также есть поиск и замена родные.

Его многими говручную все же немного хуже, чем сохраняет контактлисты девушкагид. Этому подходу управлять курсором, даже аппаратные сбои время в пяти возвратить ответ или объявить должностная инструкция дежурного по залу отказе от аутентификации. Об их начислении сообщается шрифта при помощи стилей несомненно должностная инструкция дежурного по залу охлаждением можно прав на обьекты любого рода собственности.

Должностная инструкция дежурного по залу

Повторение предыдущих упражнений завершения должностная инструкция дежурного по полонез огинского ноты залу пакета избежать повреждения данных тестовых композиций под монитором либо над ним, а указывать расстояние от места прослушивания до сателлитов можно с точностью в 0,1.

Должностная инструкция дежурного по залу

Постановление Президиума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 14.10.2009 N 59 "Об утверждении Положения о секретаре судебного заседания — помощнике судьи хозяйственного суда Республики Беларусь"

Президиум Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь, руководствуясь статьями 77, 78 Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей. ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение о секретаре судебного заседания — помощнике судьи хозяйственного суда Республики Беларусь.

2. Признать утратившим силу постановление Президиума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 19 сентября 2000 г. N 20 «Об утверждении Временного положения о секретаре судебного заседания хозяйственного суда».

Как назвать секретаря?

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист вкл. 13 Апрель 2013.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее — ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала[1] и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

Данная должность относится к категории специалистов и не категорируется. Согласно ЕКСД в должностные обязанности секретаря приемной руководителя входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Секретарь приемной руководителя осуществляет также следующие функции:

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

ведет контрольно-регистрационную картотеку;

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

копирует документы на персональном ксероксе;

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Должностная инструкция секретарю приемной руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

— уставом организации;

— приказами руководителя организации (непосредственного руководителя);

— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

— настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь приемной руководителя должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

5. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:

6.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

6.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

6.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

6.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

6.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

6.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

6.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

6.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

6.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

6.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

6.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

6.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

6.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

6.15. Копировать документы на персональном ксероксе.

6.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

6.17. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

6.18. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

7. Секретарь приемной руководителя имеет право:

7.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

7.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

7.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

7.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

7.5. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу секретаря приемной руководителя оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Секретарь приемной руководителя несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

Должностная инструкция секретаря руководителя (ЗАО «Юринформ В», 2008)

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 30.12.2008.

«____»____________ ______ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

_____________________________ _____________ ____________________

(должность лица, составившего (подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ ___ г.

Юрисконсульт ____________ ___________________

Образец — Должностная инструкция ответственному секретарю

1. Общие положения

1.1. Ответственный секретарь относится к категории руководителей.

1.2. Ответственный секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.3. На должность ответственного секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет, при наличии ученой степени кандидата наук — стаж работы не менее 3 лет.

1.4. В своей деятельности ответственный секретарь руководствуется:

— нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, регулирующими вопросы издательской деятельности;

— Уставом организации;

— приказами, распоряжениями руководителя организации;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный секретарь должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические документы вышестоящих органов, касающиеся периодической печати;

— основы трудового законодательства;

— Закон о печати;

— основы авторского права, порядок заключения договоров и соглашений с отечественными и зарубежными авторами;

— методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий;

— стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала);

— основы организации труда и управления, правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

1.6. В случае временного отсутствия ответственного секретаря его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Ответственный секретарь исполняет следующие обязанности:

2.1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.

2.2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал).

2.3. Контролирует выполнение квартального и месячного графика поступления материалов в секретариат; регулярность публикации рубрик, полос, подборок.

2.4. Координирует работу всех отделов газеты (журнала) по вопросам своевременного представления материалов, контролирует выполнение ими текущих планов.

2.5. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.

2.6. Организует работу отдела набора и верстки, своевременную качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.

2.7. Руководит подготовкой типографского макета номера газеты (журнала).

2.8. Отвечает за сдачу материалов в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.

2.9. Руководит подготовкой иллюстрационного материала, заказом и отбором фотографий.

2.10. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, осуществляет разметку авторского гонорара.

2.11. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.

2.12. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.

Ответственный секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию работы организации.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.7. Требовать от руководства организации и руководителей структурных подразделений оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Ответственный секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации.

4.2. Ответственный секретарь осуществляет взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

5. Оценка работы и ответственность

5.1. Результаты работы ответственного секретаря оценивает руководитель организации.

5.2. Ответственный секретарь несет ответственность за:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

— неправильное использование и неполноту использования предоставленных прав;

— некачественное исполнение обязанностей подчиненных ему работников;

— низкую исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных ему работников;

— причинение материального ущерба организации — в соответствии с действующим законодательством.

Ответы на вопросы по темам

Прежде чем нырнете в примеры должностных инструкций, хотелось бы сказать пару слов.

Должностная инструкция очень интересный документ.

Если коротко, то « Должностная инструкция — краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации».

Простенько и со вкусом.

Но на самом деле это только так кажется, что все просто. В трудовых взаимоотношениях в принципе не бывает ничего простого (хотя бы, исходя из того, что трудовые взаимоотношения – это общественные отношения людей, различных по мышлению, образованию и даже по способу шнурования ботинок).

К сожалению, среди нанимателей и работников присутствуют две диаметрально противоположные точки зрения на должностную инструкцию.

(самая распространенная) Должностная инструкция – чистая формальность. Берем любую похожую, быстренько вставляем свои реквизиты-ФИО и потираем ручки.

Поскольку зачастую такая позиция до добра не доводит, то наши граждане (и наниматели и работники) бросаются уже в другую крайность:

(менее распространенная) Должностная инструкция – должна предусмотреть ВСЁ! Любой чих работника, любое его телодвижение, даже то, сколько раз он может пить кофе в течение рабочего дня.

И первая и вторая точка зрения неверны в принципе.

Должностная инструкция – это фактически часть трудового договора между работником и нанимателем.

В должностной инструкции предусматриваются те права и обязанности работника, которые не были предусмотрены в трудовом договоре, но исполнения которых, ждут друг от друга, и наниматель, и работник.

Должностная инструкция, исполненная формально (для галочки), фактически лишает нанимателя права требовать от работника четкости в исполнении обязанностей. Неоднократно приходится сталкиваться с тем, что наниматели требуют от работника «чего-то эдакого», но при ближайшем ознакомлении с обязанностями работника выясняется, что ничего эдакого в инструкции не прописано. Одни размытые «типовые» фразы. И получается, что работнику вроде и претензий предъявить не за что.

А должностная инструкция, в которой наниматель пытается (либо сам, либо по требованию работника) предусмотреть ВСЁ на ВСЕ случаи жизни становится запутанной, противоречивой, сложной для понимания и (в итоге) фактически мертвым документом.

Мы предоставляем вам возможность воспользоваться «типовыми» должностными инструкциями, НО убедительно просим сделать следующее:

Должностная инструкция должна соответствовать не только должности (специальности) работника. Она должна соответствовать по своему содержанию тем требованиям, которые вы желаете предъявить вашему работнику на КОНКРЕТНОМ предприятии, по КОНКРЕТНОЙ должности (специальности).

Обе стороны должны понимать содержание должностной инструкции. Именно понимать. До каждой запятой и каждой точки в ней, не в обобщенном смысле, а именно применительно к вашему предприятию и вашей работе.

Не перегружайте инструкцию ненужными подробностями. Все равно вы не сможете предусмотреть все ситуации, возникающие в работе, но не заметно для себя приучите работника к тому, что за пределы инструкции он откажется выходить. Причем категорически. То есть вы заложите мину замедленного действия – создадите возможность возникновения конфликта.

Некоторые примеры должностных инструкций приведены ниже. Другие образцы должностных инструкций вы можете приобрести в интернет-магазине правовой литературы bonanza.by.

Управление недвижимым имуществом

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

19 января2009 г. № 4

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

На основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации,1995 г. № 11).

3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Советуем посмотреть