Категория: Бланки/Образцы
Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Введенные пароли не совпадают. Не заполнено обязательное поле Должность. Выберите, что Вам интересно. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Особое внимание уделено формулированию текста приказа. Приказ — это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом. Приказ — стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности. Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов — по основным вопросам деятельности. Назначение и тематика приказов огромна, мы привели. А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т. Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые унифицированные формы, основная задача которых — облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота. Требования к оформлению бланков приказов Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6. В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т. А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов: ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 0308, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 0304, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 0308, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19 Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов — это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля. Специальные уголки скобки для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны есть только в Примере 2вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля. Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа реквизит 13которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах. Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т. Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «» на стр. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах. При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 адресат также отсутствует при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа. Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 гриф утверждения документа. А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ: 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа. Герб, эмблема или товарный знак В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т. Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов. Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа например, в вашем распоряжении только пишущая машинкаа также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать. Наименование организации Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы — ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками. Для части приказов установлен предельный срок хранения — постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА. Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием см. При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно см. Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят. Наименование вида документа В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами. Дата и регистрационный номер Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание — это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации с юридической точки зрения! Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Место составления или издания документа Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения. Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г. А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г. » и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее. Вот так рождаются на карте новые города! Текст приказа Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т. Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, — на его тексте. На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках Пример 4. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится. Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12. После него ставится двоеточие. Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России. Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т. Количество уровней вложенности может быть разным где-то 1 уровень, где-то — 2, где-то — 3 и т. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2. Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность возможно с наименованием структурного подразделения — см. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно как в пункте 2 того же Примера 6. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову Срок исполнения — 12 декабря 2012 года. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения — 21 января 2013 года. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т. Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день до конца рабочего днято оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом — с помощью клавиши «пробел». Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в. Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию долой текстовые документы! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно. Предлагаю использовать таблицы если моя идея вам понравится в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными т. Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать». Обращу ваше внимание еще на одну проблему — это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя». Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений. Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «», опубликованной на стр. Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется! Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре приложение 1. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов приложение 2. Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от 12. Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение — УТВЕРЖДЕНО, Порядок — УТВЕРЖДЕН, а Инструкция — УТВЕРЖДЕНА. Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа см. Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается. Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. Наименование должности печатается сразу от левого поля документа без отступа. Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не. Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.
Смотри также
Для составления служебных писем используется специальный бланк 1. Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать следующие реквизиты:
Реквизит «10 – наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма. то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не потребуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.
На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 3. См. Пример 1.
Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).
Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки
Реквизит «18 – заголовок к тексту»
Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.
Вот примеры формулирования заголовка. Как видите, все они лаконичны и отвечают на вопрос «письмо – о чем?»:
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.
Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.
Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок.
И если реквизит «11 – дата документа » допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:
Реквизит «12 – регистрационный номер документа»
Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.
Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так и получателя вашего письма.
Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:
При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).
Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависетьсостав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.
А теперь рассмотрим примерыоформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:
Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).
В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.
Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012
Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы
Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову
ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной
Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098
Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям:
В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».
Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».
Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.
Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должностного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.
Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии.
Главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.
При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.
Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма. и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.
Какую форму обращения выбрать?
При обращении к группе работников или ко всему коллективу компании используется форма обращения:
Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:
При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):
В служебных письмах используются следующие формы изложения:
Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:
При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.
Существуют два основных способа композиции текстаписьма. исторический и систематический.
При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.
При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.
Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.
В зависимости от разновидности письма при составлении текста используются следующие обороты:
В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.
В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:
– Оказать содействие (а не содействовать);
– Произвести учет (а не учесть);
– Осуществить деятельность по… (а не сделать).
При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:
направить на рассмотрение передать в управление осуществлять контроль вносить предложения предоставлять кредит пострадать в результате событий предоставить информацию получить информацию представлять собой произведенное за границей сборник включает согласно приказу (приложению)
выслать на рассмотрение передать для управления вести контроль давать предложения выдать кредит пострадать в событиях сообщить информацию узнать информацию представлять из себя импортного производства сборник включает в себя согласно приказа (приложения)
Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.
Рекомендуется использовать в письмах вводные слова и конструкции (по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно). Это помогает избегать категорических высказываний.
Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы изаканчивайте письма этикетными формулами:
Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза «С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.
В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 – 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.
На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.
Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма. в которых используется одинарный межстрочный интервал.
Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»
Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.
Ссылка на приложение, названное в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).
В случае если приложение сброшюровано, количество листов не указывается, например:
Приложение: прайс-лист в 1 экз.
В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:
Приложение: договор от 30.04.2007 № 128 и приложения к нему, всего на 25 л.
Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение – только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.
Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.
По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.
Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования должности и при возможности – край личного росчерка.
Реквизит «27 – отметка об исполнителе»
Данный реквизит включает:
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей мы используем кегль 10).
М.П. Светлакова (495) 111-22-33
