Категория: Бланки/Образцы
Для успешного функционирования бизнеса крайне важно обеспечить надлежащую работу с договорами. Необходимо регламентировать бизнес-процессы на всех стадиях прохождения договорных документов. И чем более четок алгоритм действий всех сотрудников, тем эффективнее все процедуры прохождения договоров.
Регламентация договорной работы позволяет достичь следующих целей:
1.Минимизация юридических рисков;
2.Оптимизация налоговых последствий;
3.Контроль работы сотрудников и служб предприятия;
4.Анализ и систематизация взаимоотношений с контрагентами;
5.Контроль исполнения договоров;
6.Ускорение согласования договорных документов;
7.Исключение злоупотреблений со стороны недобросовестных сотрудников.
Для регламентации процесса прохождения договоров целесообразно издание внутрифирменного документа (локального нормативного акта) - Положения о договорной работе. Также необходимо включении соответствующих обязанностей в трудовые договоры и должностные инструкции работников.
В Положении о договорной работе должны быть урегулированы следующие процессы:
1.Регистрация договорных документов, порядок их учета;
2.Преддоговорная работа:
a.Проверка контрагента;
b.Порядок истребования от контрагента необходимых документов;
c.Согласование договора (визирование), включая:
i.Сроки согласования;
ii.Компетенции служб и сотрудников при согласовании;
d.Порядок урегулирования разногласий с контрагентами;
3.Заключение договора: компетенции лиц, имеющих право подписывать договорные документы от имени компании
4.Исполнение договора:
a.Контроль исполнения договора внутри компании;
b.Контроль исполнения обязательств контрагентами;
c.Надлежащее оформление закрытия работ;
d.Претензионная и исковая работа.
Структура и содержание положения о договорной работе не может быть типовой для различных предприятий. Эффективно будет работать только документ разработанный с учетом специфики компании: должны быть приняты во внимание особенности организационной структуры, виды деятельности, наличие территориально обособленных подразделений.
Разработке положения о договорной работе предшествует детальная проработка схемы взаимодействия подразделений компании, руководителей и подчиненных. На данной стадии необходимо определить линейный порядок прохождения договорных документов (очередность рассмотрения).
После того как схема вертикальных и горизонтальных связей будет разработана необходимо четко определить компетенции различных служб и сотрудников при прохождении договоров. Компетенции не должны пересекаться, так как это с одной стороны порождает безответственность, а с другой стороны создает конфликтные ситуации. В тоже время нельзя оставлять непокрытыми какую-либо из областей договорной работы. Каждое подразделение должно четко понимать зону своей ответственности.
В третью очередь необходимо выделить подразделение (должностное лицо), осуществляющее общий контроль договорной работы. В идеале это должен быть сотрудник подчиняющийся непосредственно руководителю компании или же сам руководитель. Это лицо не должно быть вовлечено в процесс прохождения договора иначе, как для осуществления контрольных функций. Нельзя возлагать контроль на юристов, менеджеров, бухгалтеров и т.п.- это приведет к смещению баланса ответственности и значительному снижению эффективности договорной работы.
Если позволяют средства и объем договоров значителен, крайне желательно внедрить в компании систему электронного документооборота (СЭД) с функцией согласования договоров. Повышение эффективности и скорости прохождения договоров быстро оправдает первоначальные временные и финансовые затраты.
После написания всех необходимых документов необходимо провести инструктаж с каждым сотрудником компании. Сотрудники должны понимать необходимость четкого и неукоснительного соблюдения правил договорной работы. Руководитель играет здесь ключевую роль: необходимо обеспечить соблюдение правил ВСЕМИ сотрудниками компании во ВСЕХ случаях. Исключения для особо важных проектов и «особо значимых и доверенных сотрудников» нивелирует всю работу в целом. Каждый, кто считает свою работу важной (или хочет показать ее важность) будет стремиться нарушить и обойти общие правила.
Очень часто для грамотной организации договорной работы на предприятии приглашают внешних консультантов- профессиональных юристов и экономистов. Взгляд извне зачастую более объективен, абстрагирован от правил и условностей, сложившихся в компании. Кроме того необходимо учитывать и внешний опыт: как положительный, так и отрицательный. И наконец, это также позволит избежать конфликтных ситуаций при распределении компетенций и более эффективному распределению функционала.
Грамотно внедренная договорная политика всегда принесет положительные результаты: это и дополнительная деловая репутация, и дополнительные доходы, и создание делового климата внутри компании.
Консультации адвоката по вопросам организации договорной работы на предприятии. Составление коммерческих контрактов.
Если у Вас имеются вопросы по заданной теме, позвоните по телефону: 7 495 230 11 77
Консультации адвоката по вопросам организации договорной работы на предприятии. Составление коммерческих контрактов.
Если у Вас имеются вопросы по заданной теме, позвоните по телефону: 7 495 230 11 77
