Категория: Бланки/Образцы
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.
Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.
1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.)- Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4
Короб архивный предназначен для хранения документов.
Для изготовления архивного короба применен переплетный картон ESKABOARD («ESKA GRAPHIC BOARD», НИДЕРЛАНДЫ), толщиной 3мм. Данный вид картона изготовлен из 100% макулатуры, имеет превосходную жесткость, ровную и гладкую поверхность исключает возможность коробления и расслаивания - что имеет большое значение при хранение документов.
Архивный короб сделан из цельного куска картона. Скрепление картона осуществлено на проволокошвейной машине. Данная технология изготовления архивных коробов гарантирует долголетнею службу изделия и возможность хранить огромное количество килограмм без разрыва короба. Сгибы выполнена на биговальном аппарате. Углы сгиба картона обклеены переплетным материалом ISMARA одноцветный с тиснением, зеленый №26003. Переплетный материал изготовлен на бумажной основе с лицевой стороны нанесено окрашенное ПВХ покрытие. Материал защищает в местах сильного натяжения картона от растрескивания при длительном хранении. На открывающейся крышке предусмотрена лента. Для удобства вытаскивания короба из архивных ячеек, стеллажей, мест хранения, предусмотрена более широкая лента способная выдержать вес короба.
Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение. чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку. Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.
Оформление по срокам храненияСроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.
Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов:
И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней давности, о которых вы и думать забыли?
Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru. мы поможем вам обработать документы правильно.
смотрите также:
В течение календарного года службой делопроизводства или специально уполномоченными сотрудниками каждого структурного подразделения фирмы ведется работа по группировке и систематизации документов по тому или иному вопросу – формирование дел.
Часто дела находятся в исполнении на протяжении нескольких летПока дело не покинуло документоведов, его оформление ограничивается расположением документов в определенной последовательности (хронологической, вопросно-логической или в их сочетании) и подшивкой. Перед отправлением в архив оно должно быть оформлено полностью.
Действия по оформлениюПо существующим нормативам правильное оформление архивных дел предусматривает целый комплекс четко регламентированных действий:
В зависимости от длительности срока хранения различают оформление архивных дел полное и частичное. Частичное оформление предусматривается для дел недолгого - временного (до десятка лет) хранения и отличается от полного смягченными требованиями: позволительно не составлять лист-заверитель и не нумеровать листы.
Оформление обложки делПо правилам оформления архивных дел обложка должна соответствовать установленному образцу, включающему:
Для определенных категорий документов (личные дела, особо ценные и т. д.) составляются внутренние описи, содержащие информацию об индексах, заголовках, порядковых номерах, датах документов и номера листов, на которых они располагаются. Внутренняя опись после заверения подписью составителя наклеивается на внутреннюю сторону обложки.
Нумерация листовПолное оформление архивных дел обязательно включает нумерацию листов – с целью обеспечения сохранности содержащихся в нем документов и закрепления порядка их расположения. Номера проставляют простым карандашом в верхнем углу (правом) каждого листа.
По завершении нумерацииПо завершении нумерации на отдельном листе составляют заверительную надпись. В ней указывается количество листов в оформляемом деле, фиксируются произошедшие в нем изменения (присоединение нового документа, повреждения, исправления). Подписанный составителем лист-заверитель располагается в конце дела.
Переплет документовСохранность документов дела обеспечивает помещение его в жесткий переплет. При этом правильное оформление архивных дел предполагает следующую последовательность прошивки: по левому полю стопки документов выполняется четыре прокола, удаляются все металлические крепления (скрепки), листы прошиваются крепкой нитью и помещаются в твердую обложку. Для временного хранения вполне допустимо размещение дел в скоросшивателях. Так же не стоит забывать, что если вы планируете сдавать документы, не забудьте узнать требование принимающий стороны.
Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91или заполнив форму обратной связи.
Комплексное решение
поставленных задач
Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.
Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.
Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями
Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.
Конечно, не сам царь читал и проверял описи дел всех приказов за отчетный период времени; эту поверку фактически должны были производить учреждения, состоявшие при особе государя, ведавшие царскую службу и составлявшие царскую канцелярию. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Пример: «Переписка с трестами о механизации строительных работ». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Вместе с сдачею дел истекшего года из описи ежегодно исключаются дела, подлежащие уничтожению за истечением времени, назначенного для хранения их. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. При таких условиях поверка Сенатом порядка делопроизводства в столичных и провинциальных учреждениях, требуемая законом, прекратилась.
Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 96 комментариев. Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Опись состоит из годовых разделов. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел. Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Федерального архивного агентства и федерального органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец). Когда необходимы выделенные элементы обложки? Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.
Комментарии закрыты, но трекбеки и пингбеки открыты.
