Описание

Cрок хранения согласия на обработку персональных данных

Существуют этапы работы, когда сотрудник предоставляет персональные данные и важно этот момент правильно оформить, чтобы избежать конфликтов. В этой статье мы рассмотрим ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется и случаи, когда это необходимо. Какой необходимый срок хранения согласия на обработку персональных данных и условия хранения этих данных.

Из этой статьи вы узнаете:

• в каких случаях необходимо согласие работника на обработку персональных данных, а когда нет;
• каков срок хранения согласия на обработку персональных данных в 2017 году;
• какие особенности хранения персональных данных;
• как долго нужно хранить согласие на обработку персональных данных.

При устройстве на работу, будущий сотрудник сталкивается с необходимостью оформления большого количества сопутствующих документов. И, предоставляя свои персональные данные, указанные в паспорте, ИНН или номере пенсионного, важно, чтобы они не перешли к третьим лицам и не были использованы без вашего ведома. Кроме того, согласно закону о персональных данных, работник должен дать разрешение на их обработку и хранение. И тут возникает вопрос о том, в каких условиях нужно хранить согласие на обработку и как долго.

Как мы уже сказали, важно согласие человека на обработку персональных данных, но есть случаи, когда подобное разрешение со стороны работника не требуется. Такое возможно в случае, когда объем персональных данных, обрабатываемых работодателем, не превышает установленные законодательством и ТК РФ перечни. И, если подобный сбор данных был оговорен трудовым договором или внутренними актами.

Кроме того, согласие работников на обработку персональных данных не требуется:

• если существует ситуация, в которой обработка данных предусмотрена законодательством;
• обработка данных предусмотрена внутренними документами и актами;
• возможна передача персональных данных третьим лицам, если существует угроза жизни и здоровья работника;
• обработка необходима в случае пропускного режима на территорию предприятия.

В некоторых случаях, публикация персональных данных просто необходима в виду особенностей работы. Например, медицинские организации должны предоставить информацию пациентам о врачах, указав их фамилию, квалификацию и образование. В некоторых случаях, это осуществляется в интернете.

Обработка персональных данных должна ограничиваться конкретными целями. То есть при приеме на работу важно запросить только те данные, которые будут необходимы для оформления его на предприятии, отчислении налогов и выплаты заработной платы.

Хранить персональные данные следует в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных. И не дольше, чем этого требуют цели обработки данных, если срок не установлен законодательством или трудовым договором.

Персональные данные подлежат полному уничтожению в случае, если цель их сбора была достигнута, либо была утрачена необходимость.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
4. Охрана труда - почему теперь это важно

Бывают случаи, когда организация набирает новых сотрудников. В таком случае потенциальные работники отправляют резюме с указанием персональных данных, верность которых иногда подтверждается личной встречей с соискателем. В некоторых случаях, работодатели предоставляют соискателю анкету, которую надо заполнить, указав личные данные.

Обычно в таких анкетах указывается срок хранения информации, связанный со сроком принятия решения о приеме на работу, либо отказе в ней. В некоторых случаях, организация запрашивает дополнительное письменное разрешение со стороны соискателя в обработке персональных данных.

В случае, если соискателю было отказано в приеме на работу, его данные должны быть уничтожены в течение 30 дней, если случай не предусмотрен законодательством, при котором срок хранения увеличится.

Стоит заметить, что пока работник занимается трудовой деятельностью на предприятии и находится в штате, его персональные данные будут храниться, а значит, и разрешение на их обработку и хранение будут действовать. В случае, если сотрудник планирует увольнение, либо руководство решило прекратить с ним договор, срок хранения устанавливается новый.

Согласно законодательству, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом оформления сотрудника. Все документы, включая заявление о согласии на обработку персональных данных, личные карточки и все другие данные из личного дела хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно, как и штатное расписание. Этот срок касается всех сотрудников, даже бывших.

Исключения составляют лишь документы, касающиеся отпусков, командировок, отчетов и любых других документов, если они хранятся отдельно, а не в личном деле. Такие документы следует хранить не больше 5 лет.

Все материалы об оценке условий работы хранятся 45 лет. А в случае, если условия труда вредные, то документы должны храниться 75 лет. Правила трудового распорядка, графики отпусков следует хранить 1 год.

Стоит отметить, что для организации важно бережно относиться к хранению персональных данных, потому что, зачастую, этот вопрос связан с оформлением выплат по достижению пенсионного возраста, а это, как известно, может произойти через много лет после увольнения сотрудника.

Доступно только авторизованным пользователям

• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (бланк).doc
• Отзыв сотрудника своего согласия на обработку персональных данных.doc
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc

Доступно только подписчикам

• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (образец).doc
• Отзыв сотрудника своего согласия на обработку персональных данных.doc
• Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде).doc