Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО - документы, стоимость и образец заявления

Различные организации и ИП должны вести свою торговую деятельность только при наличии контрольно-кассовой техники, которая должна быть зарегистрирована в налоговой службе. Сама же процедура регистрации достаточно ответственный момент, без ее проведения любая торговая деятельность объекта считается незаконной.

Однако, при оформлении ККМ могут возникнуть различные нюансы, вопросы, поэтому будет уместно прежде рассмотреть данную процедуру по пунктам.

В документах можно встретить такое обозначение кассового аппарата, как ККМ/ККА – это контрольно-кассовые машины, модули, механизмы или аппараты. Регистраторы расчетных операций (РРО) обязаны быть зарегистрированы в специальном обслуживающем предприятие налоговом органе. Необходимо свериться с реестром РРО при выборе аппарата, чтобы не приобрести просроченного.

Любой субъект предпринимательства, в основе своей деятельности, обязан позаботиться о том, чтобы его кассовая техника была надлежащим образом оформлена и зарегистрирована в налоговой инспекции. Исключается из правил аппаратура, установленная в кредитных структурах.

Стоит помнить, что процедура регистрирования является обязательной. Сами торговые точки подлежат периодическим осмотрам проверяющими органами на предмет надлежащей работоспособности. По основным положениям закона, налоговым органам подконтрольна вся кассовая техника. Аппарат дополняется специальной фискальной памятью, способной хранить все ведомости о продажах.

Существует два реестра, что обновляются налоговой службой, и один из них предназначен для аппаратов, которые были разрешены работниками налоговой, а второй для запрещенных к регистрации ККМ, по причине их устаревания или же каких-либо технических недостатков.

Самым оптимальным и удобным вариантом приобретения является покупка аппарата в ЦТО. Это поможет ускорить процесс регистрации ККМ, потому как с представителями центра составляется договор, на основании которого в течение небольшого срока, возможно подготовить часть нужных документов.

Существуют определенные требования по тому, какой должен быть кассовый аппарат:

1. Он должен иметь корпус, память накопления, возможность распечатывания фискальных чеков, и наличие контрольной ленты.
2. Вся информационная документация требует длительного хранения, при этом полученные на выходе информационные документы не должны корректироваться или специально изменяться.
3. Информация должна совпадать на экране аппарата с выдаваемым чеком.
4. Наличие часов, что отображают реальное время.
5. ККМ обязан быть всегда в исправном состоянии, а при поломке должен быть договор с предоставляющей техобслуживание организацией.
6. Техника обязана предоставлять фискальный рабочий режим.
7. Модель аппарата требует соответствия Государственному реестру.
8. В случае отсутствия на кассовой ленте подтверждения фискального режима, аппарат требует наличия функции блокировки.
9. Подразумевается наличие всего пакета документов, включающего инструкции, пломбы, ид-знак, паспорт, отметку, поставленную службой сервисного обслуживания.

Каждая модель аппарата представляет собой определенный тип с обозначением области его применения. Законом разрешается использовать как новые, так и б/у аппараты.

Минимальная стоимость начинается с отметки в 4000 рублей. Стоимость на обслуживание кассового аппарата в среднем 400 рублей, тогда как договор на ТО составляет 2500 рублей.

При регистрации в налоговой, помимо полного списка документов, необходимо иметь и саму технику, находящуюся в исправном состоянии.

Одинаковым как для ООО, так и для ИП является список документов, с отличием только в самом порядке обращения.

Организациям необходимо определиться с тем, где будет находиться кассовый аппарат. В том случае, если прослеживается несовпадение его юридического адреса с местом расположения, то регистрировать необходимо обособленное подразделение.

Весь порядок регистрации, регулируется законодательством, где есть обозначение всех условий обращения со списком документов для подачи. Часто, на практике, организации сталкиваются с необходимостью дополнительных справок. Поэтому стоит заранее выяснить, посетив госорганы, весь необходимый пакет документов с условием оформления.

1. ИП или индивидуальные предприниматели подготавливают пакет документов относительно существующего законодательства.
2. ФИО, ИНН. ОГРН и контактные данные предоставляются в ЦТО, при покупке кассового аппарата.
3. Торговая точка, где будет располагаться ККМ обязана быть зарегистрирована в налоговой.

В случае покупки аппарата в ЦТО, такая часть документов подготавливается самостоятельно самим техническим центром:

• договор о предоставлении техобслуживания, заключенный между центром и организацией;
• паспорт ЭКЛЗ с ККТ;
• учетные журналы, оформленные надлежащим образом – прошиты и пронумерованы;
• паспорт и пломбы модели;

Также, юр. лицу надлежит собрать такие документы:

• ОГРН/ЕГРН/ИНН свидетельства;
• приказ, свидетельствующий о принятии на должность кассира, главбуха, руководителя от отдела кадров;
• наличие юридического и физического адреса, договор аренды;
• печатка организации;
• наличие заявления на регистрацию ККТ;
• паспорт самого заявителя и доверенность;

ИП необходимо предоставить свидетельство о регистрации физ.лица, подтверждающего, что он индивидуальный предприниматель. При оформленной печати её наличие обязательно.

Далее, происходит проверка сотрудником всех документов и справок, при подтверждении их достоверности заявитель будет приглашен в ИНФС для полной фискализации ККМ.

Необходимо также наличие таких документов:

• заявления, в основе которого просьба о подаче на учет кассовой техники;
• техпаспорт и ККТ;
• журнал, с зафиксирующим вызовом специалиста;

Кассовый аппарат должен быть осмотрен перед фискализацией инспектором.

Скачать образец бланка заявления на регистрацию ККМ в ФНС в формате .doc (Word)

Очередность процедуры регистрации ККМ подлежит самостоятельному определению на уровне территориального подразделения налоговой инспекции. На начальном этапе процедуры документы надлежит подать в Отдел оперативного контроля. Далее, после этой проверки, самим инспектором назначается соответствующее время для фискализации. В обозначенное время нужно явиться с сотрудником ЦТО.

При правильном заполнении всех документов, регистрация будет длиться не более 5 рабочих дней, но практика показывает, что 5 дней могут затянуться на две недели.

Быстрая регистрация за 1-2 дня составит 1 500 руб. для компании и 2 500 для индивидуального предпринимателя. Если ставить на учет 5 ККМ, сумма может уменьшиться в два раза.

Руководители предприятий обязуются использовать зарегистрированные кассовые аппараты во избежание применения к предпринимателю или предприятию штрафных санкций, которые составляют сумму до 40 000 рублей.

Так как процедура регистрации является обязательной, необходимо собрать вышеуказанный пакет документации, отказано в регистрации может быть в том случае, если документы не в полном составе или не являются подлинными.

Кассовая дисциплина в первую очередь предусматривает правильное оформление документов и документальное сопровождение операций, что связаны с оприходованием наличных и выдачи их с кассы.

Основные требования кассовой дисциплины связаны:

1. С правильно оформленными кассовыми документами, что отражают движение денежных средств.
2. С соблюдением дневных лимитов.
3. С соблюдением правил выдачи наличных средств подотчетным работникам.
4. С соблюдением ограничений наличных расчетов.

Отчетность предусматривается ведением следующих документов:

Отчетность может вестись как на бумажных носителях, так и на электронных.

Несоблюдение правил кассовой дисциплины влечет за собой наложение штрафных санкций, что предусмотрено статьей 15.1 КоАП РФ:

• 4 000-5 000 рублей для ИП и учредителей организаций;
• 40 000-50 000 рублей для юридических лиц;

В каких случаях ИП может работать без кассового аппарата?

Имеет ли право ИП работать без печати? Условия получения и требования к оформлению

Порядок и правила ведения кассовых операций в Российской Федерации

Перечень документов необходимых для регистрации ККТ в ИФНС

2. Доверенность на право регистрации ККМ в налоговой инспекции, в установленном порядке (ст.185 ГК РФ), если регистрацию будет осуществлять не руководитель организации, а любой другой сотрудник организации и документ, удостоверяющий личность. Если доверенность делается от индивидуального предпринимателя, то необходима нотариально заверенная доверенность ;

3. Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации;

4. Журнал учета вызовов технического специалиста ЦТО, (форма КМ-8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. №132), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации;

5. Технический паспорт ККМ (формуляр);

6. Паспорт версии модели ККТ и дополнительный лист (оригинал+ксерокопия);

7. Паспорт ЭКЛЗ (оригинал+ксерокопия);

8. Договор на техническое обслуживание и ремонт ККМ с ЦТО (оригинал+ксерокопия);

9. Договор аренды помещения, где будет установлена контрольно-кассовая техника (оригинал+ксерокопия);

10. Свидетельство ОГРН (оригинал+ксерокопия);

11. Свидетельство о присвоении ИНН (оригинал+ксерокопия);

12. Уведомление об открытии обособленного подразделения (оригинал+ксерокопия).

Если у вас возникли вопросы, свяжитесь с нами удобным способом:

+7 (495) 626-87-94, +7 (495) 965-71-41

Регистрация кассового аппарата в налоговой для ООО - порядок регистрации, сроки и стоимость

Несмотря на единую законодательную базу, каждый налоговый орган придерживается собственного внутреннего распорядка и правил.

Посетив регистрирующий орган, стоит узнать:

• когда принимает инспектор, занимающийся регистрацией ККМ (день, время);
• список документации, которую необходимо предоставить;
• требования, предъявляемые к оформлению бумаг;
• существующий порядок регистрирования (предварительная запись или живая очередь).

Законодательство обязывает все субъекты хозяйствования производить операции, связанные с продажей товара, предоставлением услуг, используя ККМ (ст.2 ФЗ № 54-ФЗ от 22.05.03 ). Это не зависит от того, каким образом происходит расчет: наличным или безналичным.

ККМ – аппарат, печатающий кассовые квитанции.

Устройство имеет дисплей, клавиатуру, заправляется чековой лентой. Фискальная память прибора собирает и выдает совершенные операции.

Введенные данные не подлежат исправлению – важный фактор для налогового и бухгалтерского учета.

Кассовый чек дает возможность:

• в споре с клиентом отстоять права организации;
• предоставить гарантийное обслуживание.

Статья 2 ФЗ № 54-ФЗ обязывает организации, занимающиеся определенными видами деятельности, использовать для совершения расчетов контрольно-кассовые устройства.

Аппараты подлежат регистрации в территориальном отделении ФНС.

Нарушение закона влечет за собой штраф:

• юридическое лицо – до 40 000 руб. ;
• руководитель предприятия – до 4 000 руб.

Статья 14.5 КоАП . ФЗ № 239-ФЗ от 27.07.10 содержат описание ответственности за ненадлежащее выполнение закона о ККТ.

Административная ответственность возникает, если ККМ применяется с нарушениями или не используется вообще.

Постановление Правительства № 359 от 06.05.08 освобождает от использования ККМ налогоплательщиков ЕНВД, работающих с бланками строгой отчетности.

Кассовый аппарат необходимо применять в следующих ситуациях:

• неплательщик ЕНВД имеет интернет-магазин и осуществляет наличный расчет;
• плательщик единого налога использует УСНО, ЕСХН;
• налогоплательщик ЕНВД торгует алкогольными напитками, в которых содержание спирта достигает 15% (ст.16 ФЗ № 171-ФЗ от 22.11.95 )
• продукция реализовывается в заведениях общепита.

Отпадает необходимость применять ККМ при следующих видах деятельности:

• операции с лотереями и ценными бумагами;
• продажа проездных талонов;
• реализация мороженого, не содержащих алкоголя напитков,
• розничная торговля живой рыбой, овощами;
• распродажа товара на ярмарке, выставке, на мобильных цистернах;
• прием сырья на утилизацию (исключение – металлолом);
• продажа печатных изданий;
• обеспечение питанием образовательных учреждений;
• продажа чайной продукции на железной дороге.

Если покупатель выражает желание получить подтверждение приобретения вещи, представитель ООО обязан оформить соответствующий документ: квитанцию, накладную, товарный чек (ст.2 ФЗ № 54-ФЗ от 22.05.03 ).

Бланк, заменяющий чек кассового аппарата должен содержать:

• дату осуществления операции;
• наименование документа;
• название организации;
• регистрационный номер;
• перечень предоставленных услуг, реализованных товаров;
• общую сумму;
• сведения ответственного за осуществление операции, его личную подпись.

Выдавая клиенту бланк строгой отчетности, предприятие может не применять ККМ (ст.2 ФЗ № 54-ФЗ от 22.05.03 ), поскольку законодательство контролирует выдачу этих бумаг, учет, хранение, утилизацию (постановление Правительства № 359 от 06.05.08 ).

К таким документам относятся:

• путевки;
• проездные квитанции;
• билеты в развлекательные заведения;
• бонементы.

Чтобы кассовый аппарат налоговая инспекция зарегистрировала, необходимо выбирать модель, которая числится в общем Государственном реестре. Сделать правильный выбор помогут специалисты ЦТО.

• исправный корпус, дисплей;
• для печати чеков используются специальные ленты;
• квитанция дает полное представление о торгующей точке;
• все данные сохраняются энергозависимой фискальной памятью;
• часы отображают реальное время;
• соответствует Государственному реестру;
• наличие технического паспорта, эксплуатационной документации;
• присутствие идентификационного знака, марки-пломбы, отметки «Сервисное обслуживание»;
• возможность вводить информацию об организации;
• работает только в фискальном режиме.

О том, как заполнить заявление на регистрацию ООО, написано тут.

Набор реквизитов, размещаемых на кассовом чеке, зависит от рода деятельности общества:

• реализация талонов;
• торговля;
• предоставление услуг.

На кассовом чеке должна быть информация:

• название документа;
• номер;
• дата совершения операции;
• наименование ООО;
• регистрационный номер;
• перечень предоставленных услуг, реализованного товара с указанием количества и цены за единицу;
• сумма к оплате;
• заводской номер ККМ;
• надпись «фискальный».

Расположение реквизитов строго не регламентируется. Дополнительные сведения заносятся с учетом вида деятельности предприятия.

По утвержденному классификатору электронные устройства делятся на четыре класса:

Не зависят от компьютеров. Являются портативными.

Работают в двух режимах: автономно и как часть общей системы.

Имеют дополнительную функцию, позволяющую управлять работой всей системы.

Работают только с компьютерной системой.

ККМ не является компьютерной или офисной техникой, поэтому не продается обычными магазинами. Его реализует генеральный поставщик, который предоставляет услуги по ремонту и обслуживанию этого вида техники.

Перечень специальных центров утвержден Государственной межведомственной комиссией.

Реализаторы имеют сеть специализированных центров и магазинов – ЦТО. Представители на местах осведомлены с требованиями регионального налогового органа и способны оказать посильную помощь в выборе аппарата.

Бывшая в употреблении техника также продается ЦТО.

Приобретая такой товар необходимо обратить внимание:

• снят ли он с регистрации в ИФНС;
• имеет ли новую фискальную память;
• срок предыдущей эксплуатации (общий период работы не должен превышать семь лет );
• не подделан ли угловой штамп.

Помимо электронного устройства покупатель получает документы на него: технический паспорт и договор на сервисное обслуживание.

При приобретении ККМ с ЦТО заключается соглашение на технический сервис устройства. В результате, на кассовый аппарат клеится голограмма «Сервисное обслуживание». Представитель магазина выдает покупателю второй экземпляр договора, который необходим при постановке техники на учет в ИФНС.

Со времени государственной регистрации техники, ее нужно периодически подвергать техническому осмотру.

Процедура носит характер:

Проводится раз в квартал.

По мере необходимости.

Плановый сервис включает в себя:

• бесплатные консультации;
• вызов специалиста;
• устранение загрязнений с устройства;
• определение изношенности;
• тестирование аппарата;
• корректировку отображающейся информации;
• программирование;
• опломбирование;
• внесение данных в журнал учета проведения обслуживания;
• отметку в паспорте аппарата.

О том, как подобрать юридический адрес для регистрации ООО, написано тут.

Детально про стоимость регистрации ООО, читайте здесь.

Одновременно с использованием электронной техники нужно вести соответствующие формы:

1. КМ-1. Используется при обнулении счетчиков машины, вводе в эксплуатацию нового оборудования.
2. КМ-2. Применяется при ремонте устройства.
3. КМ-3. Необходима для учета возврата денежных средств.
4. КМ-4. Помогает фиксировать все проводимые операции.
5. КМ-5. Используется, если аппарат установлен на прилавке магазина.
6. КМ-6. Нужна для учета показания счетчиков и выручки за день.
7. КМ-7. По ней составляется сводный отчет по всем показателям.
8. КМ-8. Заполняет специалист ЦТО во время проведения ремонтных работ.
9. КМ-9. Заносятся сведения из кассы.

Постановка на учет электронного устройства производится в региональном органе ИФНС по месту установки аппарата.

Процесс регулируется Административным регламентом, утвержденным приказом Минфина № 94н от 29.06.12.

До 2017 планируется введение электронной регистрации кассовых аппаратов.

Когда адрес предназначающейся работы оборудования отличается от юридического места нахождения организации, предпринимаются следующие действия:

1. Оформление обособленного подразделения по месту деятельности.
2. Регистрирование кассового аппарата.

Если учетная машина приобретается для интернет-магазина или разъездной торговли, ее необходимо делать разъездной. Регистрировать на юридический адрес фирмы.

Чтобы поставить ККТ на государственный учет, региональному отделению ИФНС подаются следующие документы:

• заявление на регистрацию (форма КНД 1110021 );
  

Образец можно посмотреть тут.

Приведенный бланк является универсальным. Его можно использовать при регистрации, нового оборудования, замены блока ЭКЛЗ, снятии машины с налогового учета.

Чистый документ с рекомендациями по заполнению предоставлен на сайте ИФНС. Образец формы скачайте тут.

Основные сведения для оформления:

1. Информация о заявителе.
   

Полное название организации, ИНН, ОКВЭД, данные о регистрации, контактные данные.

Последовательность шагов для постановки на налоговый учет ККМ одинаков по всем регионам РФ.

Цепочка действий выглядит следующим образом:

1. Посещение регионального органа ИФНС, чтобы узнать о необходимых документах и порядке их подачи.
2. Обращение в ЦТО для приобретения электронного оборудования и заключения договора на сервис.
3. Посещение налоговой для подачи документов на регистрацию кассовой машины.
4. Повторный визит в регистрирующий орган с представителем ЦТО, ККМ для проверки целостности, работоспособности аппарата, установления на него пломбы.

После того как инспектор налоговой и сотрудник ЦТО зарегистрировали кассовое устройство, в течение трех суток происходит окончательное оформление документации.

По окончании регистрации заявитель получает на руки следующую документацию:

• карточку регистрации ККМ;
• оригиналы поданных документов.

Процесс постановки на учет кассового оборудования занимает не более двадцати минут. Больше времени уходит на оформление документации. Законодательством отведено три дня на выдачу инспектором налогового органа карточки регистрации оборудования. Некоторые инспекции могут растянуть период до четырнадцати дней .

Все зависит от внутреннего распорядка регистратора. Если доверить выполнение процесса специалистам, это может обойтись в 3 000 руб.

• подготовка документации;
• заключение договора на сервисное обслуживание;
• посещение ИФНС;
• активация фискальной памяти;
• получение карточки с регистрацией;
• доставка готовых бумаг по месту установки аппарата;
• обучение персонала.

По ряду причин ООО получают письменный отказ в постановке на налоговый учет кассовой машины.

• неполный пакет требуемой документации;
• допущены ошибки при заполнении заявления;
• модель аппарата отсутствует в перечне допустимого оборудования;
• закончился срок амортизации;
• неисправность техники;
• отсутствует договор с ЦТО.

Процесс регистрации кассового аппарата в налоговой, порядок регистрации, сроки и стоимость четко прописан в соответствующих законодательных актах. К ним относится ФЗ РФ № 54-ФЗ от 22.05.2003 года.