Образец оформления служебного письма

ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ

1. Общие положения

2. Формирование дел

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Номенклатура дел –это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Образец оформления служебного письма по госту - Обновленный материал

Новая страница 1 Информационный блок. Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка корреспонденция — обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80 % входящей исходящей документации организации. Деловое письмо синонимы: служебное письмо, официальное письмо — название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии т. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: · документы оформляются на специальном бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компенсации; · текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования; · события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы. Виды деловых писем: письма-приглашения, гарантийные письма, инструктивные письма, письма-просьбы, письма-ответы, благодарственные письма, сопроводительные письма, письма-предложения, письма-напоминания, письма подтверждения. Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» далее — Стандарт. Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. Стандарт был введен в действие с 1 июля 2003 г. Принятый стандарт носит рекомендательный характер. Это положение было введено в действие на основании Федерального закона «О стандартизации» и подтверждено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. Ведь не секрет, что многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики. В соответствии со Стандартом каждая организация, исходя из специфики своей деятельности, устава, формы собственности, вправе в рамках своей компенсации, отталкиваясь от правовых норм, подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, отвечающие её производственным задачам, и руководствоваться ими в каждом конкретном случае. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают документу юридическую силу. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его создания, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Формуляр-образец — это совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы документов. Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежность к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснять для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: 1 изучение существа вопроса; 2 подготовка и написание проекта текста письма; 3 согласование проекта письма; 4 подписание руководителем; 5 регистрация; 6 отправка. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на. Затем приступают к составлению текста письма. Написание текста письма является трудоёмким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может составлять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель причина составления письма. При ссылке на документ указывается его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании конференции, круглом столе необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма следует четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Каковы же принципы выбора формы обращения? Типология обращений Обращение Стилистический комментарий Уважаемый Иван Иванович Общеупотребительно. Предпочтительно при обращении к хорошо знакомому лицу, давнему Партнеру, а также в письмах полуофициального характера. Глубокоуважаемый Иван Иванович Используется в тех ситуациях, когда необходимо подчеркнуть особое уважение к старшему лицу или занимающему высокое общественное положение Окончание таблицы Обращение Стилистический комментарий Многоуважаемый Иван Иванович Употреблять нежелательно, звучит архаично и несколько вычурно Дорогой Иван Иванович Имеет неофициальный, фамильярный характер. Соответствует теплым, близким отношениям. Возможно только при обращении к хорошо знакомому лицу в полуофициальной обстановке. Уважаемый господин Иванов Универсально в ситуации письменного официального общения. Господин Иванов Используется в официальной ситуации, лишено оттенка доброжелательности, нередко отражает напряженность отношений между участниками переписки. Уважаемый глубокоуважаемый господин Президент директор, ректор Предельно официальное уважительное отношение к высокопоставленному лицу. Подчеркивает особый статус адресата и социальную дистанцию, позволяет избежать ненужной фамильярности. Уважаемые господа Применяется в следующих случаях: при обращении к коллективному автору, при обращении к юридическому лицу, при составлении трафаретного письма. Уважаемые коллеги При обращении к коллективу, состоящему из людей одной специальности, к давним партнерам. Обладает оттенком теплоты, доверительности, настраивает на дружеские отношения. При печатании обращение выравнивается по центру: Уважаемый Михаил Петрович! Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы гарантии, представления, приглашения, напоминанияа также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества. Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение… Особенности делового стиля, применяемого в официальной переписке, специфические черты, стилевые нормы оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем: 1 участники делового общения — преимущественно юридические лица организации, учреждения, предприятия в лице действующих от имени руководителей и должностных лиц ; 2 предметом делового общения выступает деятельность организации; 3 характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жёстко регламентированы; 4 управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя; 5 большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективности информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть: 1 официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения; 2 адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций; 3 актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности; 4 объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений; 5 убедительной, аргументированной. Поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать или не совершать определенные действия; 6 полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул— устойчивых шаблонных оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения: Сообщаем, что в период с…по…; Сообщаем, что по состоянию на…; Направляем Вам согласованный…; Просим Вас рассмотреть вопрос о…, Проверкой установлено, что… В связи с отсутствием финансовой помощи…; В связи со сложной экономической ситуацией…; В соответствии с Вашим письмом…; В порядке проведения совместной работы…; В подтверждение нашей договоренности…; В целях укрепления ответственности…и т. Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой: Гарантируем возврат кредита в сумме…, Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…, Контроль за выполнением возлагается…. Само название письма обусловлено языковой формулой. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора…», «В ответ на Ваше письмо…», «В соответствии с нашей договоренностью…». Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с…». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с…». Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распространенными началами стандартного делового письма. Если автор — лицо «юридическое», то действия передаются: от третьего лица единственного числа. Например: «Завод «Прогресс» не возражает…»; «Кооператив «Поиск» гарантирует…»; «Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…»; От третьего лица множественного числа. Например: «Дирекция и профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят…»; От первого лица множественного числа. Например: «Просим…», «Сообщаем…», «Подтверждаем…». Если автор — физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например: «Прошу…»; «Ставлю Вас в известность…»; «Довожу до Вашего сведения…»; От первого лица множественного числа. Например: «Поздравляем…», «Поддерживаем…», «Одобряем…», «Мы получили Вашу телеграмму…». Используя следующие языковые модели, составьте: а письмо-просьбу; б благодарственное письмо; в гарантийное письмо; 1 «В порядке оказания технической помощи…»; «В связи с тяжелым положением…»; «В связи с проведением совместных работ по…»; «В связи с уточнением плана совместных действий…»; «Ввиду срочности заказа…»; «В соответствии с предварительной договоренностью»; «В соответствии с письмом заказчика…»; «В соответствии с протоколом от…»; «Согласно Вашей просьбе…»; «Согласно постановлению министерства от…»; «В целях усиления охраны государственного имущества…»; «В связи с возникшей необходимостью…»; «В связи с переходом на новую технологию производства…»; 2 «…выслать в наш адрес более подробную информацию по данному вопросу»; «…включить в план изданий…»; «…принять меры…»; «…сообщить данные о производительности…»; «…направить нам каталоги…»; «…подтвердить по телефону получение…». «Просим извинить нас за задержку с ответом за допущенную ошибку ». «Надеемся, что наша просьба будет исполнена». «Просим выслать ответ незамедлительно». «С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений». «Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в…». «Благодарим за оказанную помощь». «Благодарим за быстрый ответ». «Ваше предложение принято с благодарностью». «Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников». «Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь…». «Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь…». «Со своей стороны, мы готовы уже с января 2006 года один из цехов полностью переоснастить». «Мы сделаем все от нас зависящее…». «Убедительно просим Вас не задерживать ответ». «Просим извинить нас за задержку с ответом». Составьте совместное письмо-просьбу Управления здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики Главе администрации Хабаровского края о выделении дополнительных ассигнований из бюджета края на оказание дополнительных медицинских услуг населению Нанайского района в связи с эпидемией гриппа. Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принять заказы на составление программ. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне. Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно. Укажите соответствующие названия реквизитов делового письма. Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту в электронной почте выделяются индивидуальный «почтовый ящик» область памяти ЭВМкоторому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей. Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности: · взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации между собой и с иными абонентами сети ЭП; · иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; · обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; · получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции. Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, текст. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находиться. Имя и домен разделяются знаком « », например: alecs minsc. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Internet допускается домены верхнего уровня, обозначающие код организации: СОМ — коммерческие организации; EDU — учебные и научные заведения; GOV —правительственные учреждения; MIL — военные организации; NET — сетевые узлы Internet ; ORG — прочие организации. Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. Адрес электронной почты получает изображение письма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства. Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны, например, изложенным в отношении традиционной почтовой переписки.

• Последнее изменение этой страницы: 18.02.2016