Описание

Приказ Министерства культуры РФ от 9 марта 2011 г

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Министерства культуры РФ от 9 марта 2011 г. № 226 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации”

Обзор документа

Приказ Министерства культуры РФ от 9 марта 2011 г. № 226 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации”

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях совершенствования организации работы с документами в Министерстве культуры Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации (далее - Инструкция) (приложение).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства культуры Российской Федерации обеспечить изучение работниками Министерства Инструкции и неукоснительное соблюдение установленного порядка работы со служебными документами.

3. Признать утратившим силу приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28 июля 2006 г. № 377 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации А.Е. Бусыгина.

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации
(утв. приказом Минкультуры РФ от 9 марта 2011 г. № 226) I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства, обязательный для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) Министерства.

1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на Основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламента Министерства, утвержденного приказом Министерства от 27 июля 2009 г. № 586 (далее - Регламент Министерства), и настоящей Инструкцией.

1.4. Положения данной Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их Подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции.

Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными нормативными актами Министерства.

1.5. Положения данной Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

Порядок изготовления, учета, хранения и контроля использования печатей и штампов регламентируется специальным приказом Министерства.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет Департамент Генерального секретариата, на который возложены функции по документационному обеспечению управления.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

1.8. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за делопроизводство, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.9. При смене руководителя структурного подразделения Министерства в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние исполнения документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

1.10. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

1.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию руководства Министерства в другие подразделения или Департамент Генерального секретариата должностному лицу, ответственному за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства.

1.12. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Регламентом Министерства.

1.13. Государственные служащие Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

В случае утраты документов, исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки доводятся до сведения руководства Департамента Генерального секретариата и Министерства.

1.14. На Департамент Генерального секретариата в части, касающейся делопроизводства, возлагаются следующие задачи:

- разработка и реализация политики управления документацией в Министерстве;

- организация и обеспечение документирования деятельности Министерства;

- организация работы с документами;

- методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях Министерства.

1.15. Осуществляя свои задачи, Департамент Генерального секретариата выполняет следующие функции:

1.15.1. В области документирования управленческой деятельности:

- упорядочение документальной базы по выполняемым Министерством государственным функциям и услугам;

- создание и поддержание в актуальном состоянии системы документации Министерства;

- унификация форм документов;

- формирование и ведение альбома бумажных форм и электронных шаблонов унифицированных форм документов;

- разработка проектов бланков документов и печатей;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

- контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сроками прохождения, согласования и исполнения документов в структурных подразделениях.

1.15.2. В области организации работы с документами:

- установление единого порядка прохождения и обработки документов (прием, регистрация, отправка, экспедиционная обработка, учет, контроль, оперативный поиск, хранение и использование);

- учет документов, статистический анализ документооборота;

- оптимизация документооборота, маршрутов движения документов;

- организация работы с обращениями граждан;

- учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов;

- разработка информационно-поисковых систем по документам;

- обеспечение доступа и защиты документированной информации (документации);

- установление порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы делопроизводства;

- организация хранения документов;

- постановка задач для разработки программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства, создания автоматизированных баз данных, информационно-поисковых систем и автоматизированных рабочих мест.

1.15.3. В области методического руководства:

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных норм и правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;

- повышение квалификации и консультирование сотрудников в области работы с документами, проведение занятий и инструктивных совещаний;

- разработка (совместно с соответствующими подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины работников.

1.16. Изменения, вносимые в Инструкцию, осуществляются приказом Министерства только после их согласования с Федеральным архивным агентством.

II. Документирование информации и оформление документов 2.1. Общие требования

2.1.1. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1.2. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), Регламентом Министерства.

2.1.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты оформляются с учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

В состав реквизитов документов входят:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.2.2. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

2.2.3. Наименование Министерства

Наименование Министерства должно соответствовать его наименованию, установленному в Положении о Министерстве.

Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках ниже полного.

2.2.4. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица указывается под наименованием Министерства.

2.2.5. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия через пробел).

Заместитель Министра Подпись Расшифровка подписи

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра Подпись Расшифровка подписи

заместителя Министра Подпись Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.6. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

2.2.7. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

2.2.8. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные указываются в бланках писем Министерства и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

Документы адресуют в органы власти, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Министерство образования и науки

Департамент делопроизводства и

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

службы по труду и занятости

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Министерство финансов Российской Федерации

Департамент международного сотрудничества

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в состав реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Министерства в бланке.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки.

документоведения и архивного дела"

ул. Профсоюзная, д. 82, Москва,

проспект Мира, д. 12, кв. 32,

2.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Департаментом Генерального секретариата при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2010 г. Однако, в тексте конкретного документа используется один из указанных способов.

2.2.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и подписавшем документ.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.2.12. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?").

Приказ о выделении средств на реставрацию памятников культуры

Письмо о подписании Соглашения

Правила внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Наименование документа оформляется под реквизитами бланка и занимает 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрованным способом.

2.2.13. Текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: "приказываю. ", "подготовить и представить на рассмотрение. ", "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов. ";

3-го лица единственного числа: "Коллегия постановила. ", "Министерство считает возможным. ";

1-го лица множественного числа: "просим представить данные о. ", "представляем на рассмотрение и утверждение. ".

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: "приказываем. ", "решили. ".

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных Министерством, указывается наименование вида, документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

2.2.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Отметка о наличии приложения оформляется от границы левого поля.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение названо в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: 1. Заключение на проект. на 5 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке. на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2005 г. № 02-6/172 и приложение к

нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если приложение к приказу, распоряжению, не требуют утверждения, в тексте приказа, распоряжения дается ссылка "согласно приложению". В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу печатаются без кавычек слово "Приложение", а также слова "к приказу (распоряжению)". Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

к приказу Минкультуры России

от 18 марта 2010 г. № 234

Если приложение одно, оно не нумеруется.

При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки "Утвердить" (положение, правила, инструкция, регламент и др.) на первом листе приложения в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже печатается без кавычек слово "УТВЕРЖДЕНО".

приказом Минкультуры России

от 18 марта 2010 г. № 234

2.2.16. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый и др.);

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом - руководителем, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Заместитель Министра юстиции

Подпись Расшифровка подписи

письмом Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от левого поля документа. Гриф согласования размещается на обороте последнего листа документа, либо оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на основном документе,

на месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование некоторых видов многостраничных документов (отчеты, инструкции и др.) оформляется на титульном листе.

Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.

2.2.17. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Министр культуры Российской Федерации

Подпись Расшифровка подписи

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Визой оформляется согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Подпись Расшифровка подписи

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Директор нормативно-правового департамента

Подпись Расшифровка подписи

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Министерстве.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.2.20. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Наименование подразделения Подпись Расшифровка подписи

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью Департамента Генерального секретариата, а электронных документов - электронной цифровой подписью.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа: "Всего в копии_____л."). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника в левом нижнем углу.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона (размер шрифта № 8).

Рубцов Петр Викторович

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатавшего документ, дату печатания документа.

2.2.22. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде, заполнением поля соответствующей электронной формы, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

2.2.23. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.2.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

2.2.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.3.1. Министерство осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

2.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Вид акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?", или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса

Российской Федерации в части платежей в бюджет

и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Глава 5. Права,обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.

2.3.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на формате А4 и имеет следующие реквизиты.

Вид документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования документа (заголовка) не ставится.

В наименовании документа (заголовке) указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

К проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 1

Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.4. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

2.4.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на формате А4 шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: вид акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), наименование документа (заголовок) и текст.

Наименование документа (заголовок) печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт*.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Регистрационный номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных диетах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

к Указу Президента

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2.

2.5. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации

2.5.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

2.5.2. Проект постановления (Приложение № 3) или распоряжения (Приложение № 4) Правительства Российской Федерации печатается на формате А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Вид акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Регистрационный номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№". К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, "№-р". Регистрационный номер проставляется после подписания акта.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Наименование документа (заголовок) - порядок оформления аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из. слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части или на отдельном листе согласования (Приложение № 5).

2.5.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 4, ст. 8)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.5.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.5.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.5.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на формате А4 и имеет следующие реквизиты:

Вид документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования документа (заголовка) не ставится.

В наименовании документа (заголовке) указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 межстрочными интервалами.

2.6. Бланки документов Министерства

2.6.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах А4 (210 х 297 мм), А5 (148x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

2.6.2. В Министерстве применяются следующие бланки:

- бланк письма (Приложение № 6);

- должностные бланки Министра (Приложения № 7), статс-секретаря - заместителя Министра (Приложения № 8), заместителя Министра;

- бланки конкретных видов документов:

- приказ (Приложение № 9);

- распоряжение (Приложение № 10);

- протокол заседания коллегиального органа (Приложение № 11). Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах

границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Образцы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Департамента Генерального секретариата.

В состав реквизитов входят:

Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

- Государственный герб Российской Федерации;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа. Для бланка письма:

- Государственный герб Российской Федерации;

- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

2.7. Изготовление и использование бланков документов

2.7.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 (в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. № 450, от 14 декабря 2006 г. № 767).

2.7.2. Бланки документов, применяемые в Министерстве, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

2.7.3. Бланки документов выдаются работникам, назначенным руководителями структурных подразделений Министерства, для их дальнейшей выдачи работникам подразделений.

2.7.4. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказ на изготовление бланков документов Министерства, а также совещательных и консультативных органов обеспечивает Департамент Генерального секретариата.

Не разрешается изготовление в подразделениях Министерства бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

2.7.5. Департамент Генерального секретариата:

- оформляет заказы на изготовление печатной бланочной продукции и обеспечивает контроль за их выполнением;

- осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов;

2.7.6. Руководители подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов Министерства и правильность их использования.

2.8. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства

2.8.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с положениями о нем в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций.

2.8.2. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

2.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Министерства

2.9.1. Приказы, распоряжения

2.9.2. Приказ - нормативный правовой акт, издаваемый Министром, замещающими его заместителями Министра, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения основных, нормативно-правовых и оперативных вопросов деятельности.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый Министром, заместителями Министра, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также в связи с организацией выполнения нормативных и правовых актов Министерства или вышестоящих органов федеральной исполнительной власти.

Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы аппарата.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров, наградным вопросам готовит Отдел государственной службы, кадров и наград на основании представлений структурных подразделений Министерства.

Приказы подписываются Министром или исполняющим обязанности Министра.

Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

2.9.3. Проекты приказов, распоряжений визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, Нормативно-правовым департаментом, Департаментом Генерального секретариата, заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, вносящее проект. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.9.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по вопросам государственной службы и кадров и распоряжения нумеруются отдельно.

2.9.5. Копии приказов (распоряжений) или размноженные их экземпляры заверяют печатью Департамента Генерального секретариата и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.9.6. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - приказ (распоряжение);

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: от 15 июня 2000 г. № 21; от 03.07.2000 № 49.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в заголовке не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.10. Приказы и распоряжения по основной деятельности

2.10.1. Приказ (распоряжение) по основной деятельности - нормативный правовой документ, издаваемый Министром и содержащий обязательные требования для исполнения структурными подразделениями, организациями и отдельным должностными лицами Министерства. Приказ (распоряжение) издается в целях разрешения основных и оперативных вопросов, стоящих перед Министерством.

2.10.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности печатаются на бланках формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации. Вторые и последующие страницы приказов (распоряжений) печатаются на чистых листах формата А4 и нумеруются.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа. Текст приказа по основной деятельности печатаются через полтора межстрочных интервала, без оборота.

Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например: "О введении. ", "Об утверждении. ", "О создании. ) или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах. ", "О мерах. ") и должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Текст заголовка выравнивается по центру.

2.10.3. Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Для приказов по основной деятельности констатирующая часть обязательна.

Распорядительная часть приказа начинается словами "приказываю", которое печатается строчными буквами в разрядку. Затем, с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.

Распорядительная часть распоряжения начинается, как правило, со слов "предлагаю", "обязываю", "прошу", которые печатаются строчными буквами. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "подготовить", "обеспечить", "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.д.

Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным актам Министерства.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения) по основной деятельности предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты имеют номера, числа которых состоят из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта внутри пункта. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель (структурное подразделение, организация, учреждение) указывается в дательном падеже; в скобках - конкретное должностное лицо (инициалы, фамилия) в именительном падеже.

"Нормативно-правовому департаменту (К.Е. Рыбак) в срок до. разработать. "

Исполнители могут указываться обобщенно.

"Руководителям структурных подразделений Министерства. "

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить" "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.д.

Срок исполнения устанавливается в отдельности для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В текст приказа (распоряжения) по основной деятельности:

- включается пункт об ответственности за исполнение, которая возлагается на конкретных должностных лиц;

- дается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (распоряжения);

- последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа (распоряжения).

2.10.4. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:

- исполнитель (должность, фамилия, имя, отчество, телефон), ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);

- руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);

- руководители структурных подразделений Министерства, которым в проекте приказа (распоряжения) даны поручения;

- директор Нормативно-правового департамента;

- директор Департамента Генерального секретариата;

- заместитель Министра, курирующий соответствующие направления деятельности.

Согласование производится в форме визирования текста проекта приказа (распоряжения) на обороте последнего листа приказа (распоряжения) в последовательности, установленной выше настоящим пунктом Инструкции, начиная от нижнего поля визируемого листа с исполнителя.

Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный указанными лицами, признается неподготовленным и не сможет быть передан на подпись.

Приложение к приказу визируется руководителем структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения). Приложение заканчивается чертой, расположенной под текстом на расстоянии примерно 2 см, длина черты - 2 - 3 см.

2.10.5. Приказы (распоряжения) Министерства по основной деятельности подписывает Министр или исполняющий обязанности Министра. Распоряжения могут подписывать заместители Министра по направлениям деятельности, установленным приказом о распределении обязанностей.

Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в Приложениях № 9- 10.

2.11. Приказы по вопросам государственной службы и кадров

2.11.1. Приказ по вопросам государственной службы и кадров - распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с трудовой деятельностью конкретного лица (лиц).

В виде приказов по вопросам государственной службы и кадров оформляются распорядительные действия руководства Министерства по приему на работу и увольнению работников, переводу на другие должности, установлению надбавок к должностному окладу, поощрениям и взысканиям, предоставлению отпусков, направлению работников в командировку и другим вопросам.

2.11.2. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров Министерства готовит и вносит Отдел государственной службы, кадров и наград на основании представлений, заявлений и других документов, поступивших от заинтересованных структурных подразделений Министерства и завизированных заместителем руководителя Министерства в соответствии с распределением обязанностей, а также директором Департамента экономики и финансов в рамках своей компетенции.

Проекты приказов о премировании федеральных гражданских служащих Министерства по итогам работы готовятся Отделом государственной службы, кадров и наград по согласованию с Департаментом экономики и финансов.

Проекты приказов в отношении руководителей территориальных органов Министерства, Федерального архивного агентства готовит Отдел государственной службы, кадров и наград по согласованию с руководством Министерства.

Проекты приказов в отношении руководителей подведомственных Министерству учреждений и организаций готовит Отдел государственной службы, кадров и наград по согласованию с соответствующим департаментом по направлению деятельности.

2.11.3. Приказы по вопросам государственной службы и кадров оформляются на бланках приказов аналогично приказам по основной деятельности.

В приказах по вопросам государственной службы и кадров констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть начинается словами "назначить. ", "перевести. ", "освободить. " и т.п. Фамилия, имя, отчество лица, на которое готовится приказ, указываются, как правило, полностью. Следует указывать также должность, наименование структурного подразделения, конкретные даты.

Формулировки приказов по вопросам государственной службы и кадров должны быть четкими, точными, соответствовать законодательству о государственной гражданской службе Российской Федерации, трудовому законодательству Российской Федерации, так как они отражают трудовые права работников.

2.11.4. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров визируются исполнителем и начальником Отдела государственной службы, кадров и наград.

Проекты приказов по вопросам об увольнении работников по инициативе работодателя, применении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности визируются директором Нормативно-правового департамента или иным уполномоченным на то должностным лицом Нормативно-правового департамента.

2.11.5. Приказы по вопросам государственной службы и кадров подписываются:

прием, перемещение, применение дисциплинарных взысканий, поощрение, увольнение - Министром или исполняющим обязанности Министра;

предоставление отпусков, командирование - Министром или заместителями Министра по направлениям деятельности.

2.11.6. Приказы по вопросам государственной службы и кадров регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

- в отношении работников центрального аппарата Министерства порядковыми номерами с буквенным индексом «ок»;

- в отношении руководителей территориальных органов Министерства, Федерального архивного агентства порядковыми номерами с буквенным индексом «фса»;

- в отношении руководителей подведомственных организаций порядковыми номерами с буквенным индексом «кф».

Приказы по вопросам государственной службы и кадров хранятся в Отделе государственной службы, кадров и наград до передачи их в архив.

2.11.7. Приказы о предоставлении отпуска (очередного, учебного), об отзыве из очередного отпуска, о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом "от" и хранятся в Отделе государственной службы, кадров и наград до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

2.11.8. Приказы о направлении работников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

- о краткосрочных внутрироссийских командировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "км"; хранятся в Отделе государственной службы, кадров и наград до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;

- о загранкомандировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "кмз"; хранятся в Отделе государственной службы, кадров и наград до передачи в архив.

Копии приказов в оперативном порядке передаются в Департамент экономики и финансов.

2.12. Положение, правила, регламент, инструкция

2.12.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В регламенте, инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Министром; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении: Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министра.

2.12.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.12.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на листе формата А4. Проект положения (правил, инструкции) подлежит утверждению распорядительным документом.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются, слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Наименование документа (заголовок) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент, должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.13. Протокол

2.13.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.13.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.13.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.13.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Департамента Генерального секретариата. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью Департамента Генерального секретариата.

2.13.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке Министерства и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - П Р О Т О К О Л - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дат" и "номер" протокола линейкой.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Регистрационный номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№ " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола приведен в Приложении № 11.

2.14. Служебные письма

2.14.1. Служебные письма Министерства содержат:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- информацию о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

- сопроводительные сведения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

2.14.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.14.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках.

В состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем, могут входить:

Государственный герб Российской Федерации;

должность лица, подписавшего документ;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата.

2.14.4. Текст письма излагается:

от 3-го лица единственного числа: "Министерство считает. ";

от 1-го лица множественного числа "Просим предоставить информацию. ", "Направляем на заключение проект. ";

от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица: "прошу. ", "направляю. ".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.14.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Право подписи, служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.15. Служебные записки (аналитические, докладные, объяснительные)

2.15.1. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.

2.15.2. В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.

2.15.3. Служебные записки оформляются на стандартных листах формата А4 шрифтом № 14 без реквизитов бланка. В служебных записках указывается наименование структурного подразделения - автора, наименование документа (заголовок), дата, адресат, текст, подпись.

Служебные записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.

III. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в федеральный орган исполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Департамента Генерального секретариата.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в электронной регистрационно-контрольной форме (далее именуется РКФ). На полученном бумажном документе проставляется регистрационный штамп, который проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, адресованные руководству Министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Департаменте Генерального секретариата.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в Департамент Генерального секретариата для передачи исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документа.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется головному исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, передаются на рассмотрение руководству Министерства, а затем на исполнение в структурное подразделение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Министерство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Министерства, осуществляется Департаментом Генерального секретариата.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Департаментом Генерального секретариата в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка бумажных оригиналов документов, преданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.

3.5. Регистрация документов

3.5.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе в установленной регистрационно-контрольной форме (карточке), фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3.5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.5.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

3.5.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по вопросам государственной службы и кадров, служебная переписка, обращения граждан.

3.5.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Министра и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Министерства, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в Департаменте Генерального секретариата в соответствии с распределением функций подразделений Департамента.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Министерства, регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи и электронной почты, регистрируются в Департаменте Генерального секретариата или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу, в соответствии с распределением функций по решению руководства Министерства.

3.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из последней цифры текущего года и порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

3.5.7. В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, входят:

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Дата поступления документа

Входящий номер документа

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Сведения о переадресации документа

Количество листов основного документа

Общее количество листов приложений

Указания по исполнению документа

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Отметка о конфиденциальности.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т.д.) и др.

3.5.8. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

3.6. Учет количества документов

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

3.6.2. За единицу учета принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), независимо от количества составляющих документ листов (страниц). Учет количества документов может проводиться по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 12).

3.7. Порядок прохождения внутренних документов

3.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.7.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.7.3. Растиражированные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.7.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

IV. Информационно-поисковая система по документам 4.1. Организация информационно-поисковой системы по документам

4.1.1. Для обеспечения эффективного использования информации в Министерстве используются информационно-поисковые системы по документам, формируемые на основе базы данных карточек регистрационно-контрольных форм.

4.1.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя базы данных и классификационные справочники:

классификатора вопросов деятельности Министерства;

классификатора видов документов;

классификатора указаний по исполнению документов (поручений);

классификатора результатов исполнения документов;

Помимо перечисленных, в информационно-поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей поиска документов и информации.

4.1.3. В информационных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (наименование документа (заголовок), вид документа, дата принятия, регистрационный номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

V. Порядок организации контроля за исполнением документов 5.1. Принципы и методы организации контроля

5.1.1. Основными задачами контроля исполнения документов являются:

- обеспечение выполнения поручений Министра и его заместителей, данных по поступившим в Министерство документам Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации, письмам организаций и граждан;

- организация и осуществление контроля за своевременным исполнением решений коллегии, приказов и распоряжений Министерства;

- обеспечение руководства Министерства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

5.1.2. Структурные подразделения Министерства в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений руководства Министерства.

Контроль по существу содержания и сроков исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

Ответственные за организацию контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в структурных подразделений назначаются приказом Министерства.

Департамент Генерального секретариата оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации этой работы.

Департамент Генерального секретариата в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве.

5.2. Документы, подлежащие постановке на контроль

Обязательному контролю исполнения Департаментом Генерального секретариата подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, распоряжениях, поручениях Президента Российской Федерации; в постановлениях, распоряжениях, поручениях Правительства Российской Федерации;

- парламентские и депутатские запросы, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- письма Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

- поручения руководства Министерства, данные по поступившим в Министерство документам;

- приказы и распоряжения Министерства.

5.3. Сроки исполнения поручений

5.3.1. В поручении, как правило, устанавливается срок его исполнения.

Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

5.3.2. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.3.3. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок его исполнения.

5.3.4. Ответ на парламентский запрос к руководству Министерства дается не позднее чем в 15-дневный срок со дня получения запроса или в срок, установленный палатой.

5.3.5. Поступившие в Министерство на согласование проекты актов (их копии) рассматриваются в 10-дневный срок.

5.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или органом, давшим поручение.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений продлению не подлежат.

5.3.7. Если для подготовки материалов требуется участие в качестве соисполнителей подведомственных федеральной службы и федерального агентства, структурное подразделение Министерства подготавливает в 2-дневный срок со дня поступления документа в подразделение поручение руководства Министерства и организует взаимодействие при подготовке ответа в установленные поручением сроки.

5.3.8. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям Министерства, то руководитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "ответственный", "созыв" или "свод", является головным исполнителем поручения, несет ответственность и организует работу по его выполнению.

5.3.9. Письменное предложение с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя, соисполнителей представляется руководителю Министерства, давшему поручение, руководителем структурного подразделения Министерства в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

5.3.10. Ответственный исполнитель представляет доклад об исполнении поручения руководству Министерства не менее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.

5.4. Порядок исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

5.4.1. Если Министерство является головным исполнителем поручения, данного нескольким органам исполнительной власти, то оно несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок подготовки и согласования итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При внесении документов в Правительство Российской Федерации в докладе указывается дата отправки соисполнителями соответствующих предложений.

5.4.2. Головной исполнитель поручения, данного Правительством Российской Федерации во исполнение поручения Президента Российской Федерации, представляет Министру проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его в Правительство Российской Федерации не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Правительства Российской Федерации не указан иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

5.4.3. Если Президентом Российской Федерации дано поручение Правительству Российской Федерации и одновременно Министерству, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение не дано, проект доклада Правительству Российской Федерации об исполнении с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов представляется в Министру не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

5.4.4. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение непосредственно Министру, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения представляются на подпись Министру не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

5.4.5. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, Министр представляет в Правительство Российской Федерации предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Такие предложения представляются не позднее, чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения. Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

5.4.6. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство Российской Федерации объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

5.5. Снятие поручений с контроля исполнения

5.5.1. Контроль исполнения поручений прекращается Департаментом Генерального секретариата:

- если по внесенным материалам выпущены акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации;

- по информации Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации о соответствующих решениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, которые являются основанием для снятия поручения с контроля;

- на основании решений Министра или его заместителя по письменному докладу руководителя структурного подразделения Министерства, ответственного за исполнение поручения (в отношении поручений руководства Министерства).

5.5.2. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным.

5.6. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль

5.6.1. Оперативный централизованный контроль за исполнением поручений структурными подразделениями Министерства осуществляет Департамент Генерального секретариата.

5.6.2. Контроль за исполнением поручений включает доведение документа до ответственного исполнителя, проверку хода его выполнения, предупредительный контроль, учет и обобщение результатов исполнения и информирование руководства Министерства.

5.6.3. В целях своевременного информирования структурных подразделений Министерства о контрольных поручениях, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе и в предстоящем месяце, Департамент Генерального секретариата подготавливает и рассылает в установленном порядке перечни указанных поручений (предупредительный контроль).

5.6.4. При осуществлении своих контрольных функций Департамент Генерального секретариата запрашивает сведения о состоянии исполнения поручений у ответственных исполнителей, их руководителей, а также у работников, отвечающих за ведение делопроизводства в подразделениях.

5.6.5. Информация о результатах исполнения контрольных документов с перечнем поручений с истекшим сроком исполнения еженедельно подготавливается Департаментом Генерального секретариата и представляется руководству Министерства для принятия необходимых мер.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства, Федерального архивного агентства.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 13) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение № 14).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в Департамент Генерального секретариата.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Департамент Генерального секретариата.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Департаментом Генерального секретариата на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается руководителем Департамента Генерального секретариата, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры, дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента Генерального секретариата. Второй используется в качестве рабочего. Третий - у ответственного за архивное хранение Министерства. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с федеральным архивом в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в Министерстве децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Документы, подписанные Министром и его заместителями, формируются в дела Департамента Генерального секретариата.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в Департамент Генерального секретариата или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Департаментом Генерального секретариата.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по вопросам государственной службы и кадров и о награждении ведомственными наградами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Департамента Генерального секретариата и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 17); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист, в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Департамента Генерального секретариата или его заместителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения Министра или его заместителя, курирующего Департамент Генерального секретариата.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Порядок передач и документов на хранение в архив

Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение возлагается на ответственного за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства.

Подготовка документов к передаче на хранение в Министерстве осуществляется Департаментом Генерального секретариата и лицами, ответственными в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива Министерства.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников архива Министерства. По этим описям документы сдаются ответственному за архивное хранение документов Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 18) и представляются ответственному за архивное хранение документов Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом Генерального секретариата и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 19) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному ответственным за архивное хранение документов Министерства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Департамента Генерального секретариата.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивохранилище Министерства ответственному за архивное хранение документов передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. При реорганизации Министерства, вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.

VIII. Особенности работы с электронными документами 8.1. Требования к организации работы с электронными документами

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляет Департамент Генерального секретариата.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и верификации электронного образа документа (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику (заверенной копии) сканируемого документа).

При приеме электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи.

Электронные сообщения, подготовленные для отправки и поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в базе данных автоматизированной информационной системы Министерства в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.

После отправки электронного сообщения по системе межведомственного электронного документооборота досылки адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.

На обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационной сети через официальный сайт Министерства в сети Интернет, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы"^

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Министерства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема- передачи электронных документов на архивное хранение.

8.2. Организация электронного документооборота

8.2.1. Порядок передачи документов внутри организации

8.2.2. В автоматизированной системе делопроизводства (АСД) Министерства, передача документированной информации в виде электронных документов (далее - ЭлД) осуществляется в соответствии с программами маршрутизации по телекоммуникационным каналам компьютерной сети.

Часто повторяемые передачи документов подлежат регламентации со стороны службы управления документацией организации, по которым в АСД могут быть настроены типовые маршруты передачи ЭлД.

Маршрутизация передачи ЭлД может быть параллельной и последовательной. При необходимости схема маршрутов движения и передачи ЭлД может иметь сетевую (древовидную) структуру.

При маршрутизации ЭлД должна обеспечиваться возможность постоянного мониторинга (контроля) местонахождения и состояния (целостности, ненарушимости) документа на всем протяжении или в определенных точках (пунктах) маршрута.

8.3. Электронная почта организации

8.3.1. Для обеспечения оперативности создания, приема-передачи и движения (транспортирования) документированной информации на основе компьютерной

телекоммуникационной сети общего или специального назначения может быть реализована информационная технология называемая электронной почтой (ЭП), являющаяся составной частью системы электронного документооборота (АСД). Электронная почта обеспечивает транспортирование документированной информации в электронно-цифровой форме (ЭлД) в пределах Министерства (между структурными подразделениями) и за его пределы с другими организациями, в том числе в системе МЭДО (межведомственного электронного документооборота).

8.3.2. Организационно-техническим ядром электронной почты является узел электронной почты (УЭП) и его подразделения, абонентские пункты электронной почты (АПЭП), под которыми понимается автоматизированные рабочие места (АРМ), оснащенные персональными компьютерами (ПК) с универсальным и/или специальным или прикладным программным обеспечением, предназначенным для работы с документами в режиме индивидуального или коллективного пользования.

8.3.3. Абонентами УЭП являются структурные подразделения Министерства, лица, ответственные за делопроизводство и ответственные исполнители структурных подразделений.

8.3.4. Администраторы УЭП и абонентских пунктов компьютерной сети назначаются соответствующим приказом Министерства.

8.3.5. Деятельность администраторов УЭП, должностных лиц и исполнителей регламентируется служебными регламентами и рабочими инструкциями в соответствии с их компетенцией, установленной нормативными актами и организационно-распорядительными документами.

8.4. Организация УЭП

8.4.1. Организация узла электронной почты (УЭП) - комплекс организационных и технических мероприятий, направленных на создание системы передачи и получения документов и документируемой информации по компьютерной сети с использованием коммутируемых и выделенных телекоммуникационных каналов. Организационные мероприятия проводятся Департаментом Генерального секретариата совместно с ФГУП "ГИВЦ Минкультуры России", при участии руководителей и ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

8.4.2. К организационным мероприятиям относятся:

- подготовка комплекса документов, регламентирующих работу УЭП;

- согласование подготовленных инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП;

- назначение и обучение ответственных лиц (администраторов и исполнителей-операторов);

- корректировка служебных регламентов работников, занятых в технологическом процессе приема-передачи документов по электронной почте;

- контроль исполнения инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП.

8.4.3. Аппаратно-программный комплекс УЭП (АПЭП) устанавливается в соответствии с техническими требованиями, планами и регламентами работы и состоит из персонального компьютера, работающего в компьютерной сети организации, оснащенного модемом, подключенным к телефонным каналам связи, и комплектного программного обеспечения.

8.5. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте

8.5.1. Групповая и индивидуальная технология работы с документной информацией реализуются на основе информационной технологии Интернет/Интранет (или аналогичной). Доступ к базам документов по Интернет/Интранет-технологии предполагает возможность оперативного доступа к банкам и отдельным документам (БД и ЭлД) в пределах сети. Доступ и режим работы регламентируется в соответствии с компетенцией работников регламентами и рабочими инструкциями.

8.5.2. Технологический процесс приема-передачи документной информации по электронной почте в организации должен обеспечивать:

- подготовку документов на основе стандартных (утвержденных) бланков;

- протоколирование (документирование) работы исполнителей путем записей в базы данных версий создаваемых документов;

- учет использования бланков и идентификацию создаваемых, визуализируемых на мониторе ПК и распечатываемых документов;

- действие механизма гарантированного однозначного соответствия между документом - бумажным носителем, подписанным (завизированным, утвержденным) электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя, и электронной копией документа (ЭлД), хранящейся в базе данных.

8.5.3. При групповой технологии работы в сетевом варианте обеспечивается протоколирование процесса обращений в коллективных базах документов.

8.5.4. При индивидуальной технологии работы протоколирование процесса подготовки документов отдельными сотрудниками осуществляется в локальном варианте в локальных базах документов.

8.5.5. Индивидуальной и коллективной технологией предусматривается возможность обмена документной информацией (записями о документах) посредством экспорта записей в выходной блок УЭП, передачи записей файла, обмена, помещения данных во входной блок другой системы, импорте записей о документах из входного блока УЭП.

8.5.6. Формат файла обмена должен быть стандартным.

8.5.7. Передача записей (файла) обмена между территориально удаленными УЭП осуществляется в виде почтового сообщения в XML-формате.

8.5.8. Для реализации, режимов технологических процедур "отправить (разослать)" документы адресатам в компьютерной сети организуется база корреспондентов, адресатов с указанием адресов электронной почты.

8.5.9. Прием (импорт) записей из файла обмена осуществляется в автоматизированном режиме путем периодической проверки поступлений записей (файлов), обмена и их ввода при необходимости. Пересылка записей сопровождается подтверждением доставки. УЭП-получатель после приема (импорта) записи должен отправить подтверждение в УЭП-отправитель. В случае неподтверждения доставки в течение определенного времени УЭП-отправитель должен повторить отправку.

8.5.10. Технологией предусматривается режим электронной рассылки уведомлений, т.е. определенных выходных форм (контрольных карт, списков предупредительного контроля и др.) средствами электронной почтовой службы. Рассылка инициируется оператором-исполнителем подразделения делопроизводства и производится в виде почтовых сообщений. Получение уведомлений адресатом может производиться почтовым агентом и должны сопровождаться подтверждением получения.

8.6. Подготовка и отправка документов (сообщений) через УЭП

8.6.1. Исполнитель-оператор, обеспечивающий работу УЭП, в течение рабочего дня принимает документы, подписанные (завизированные, утвержденные) руководителями структурных подразделений организации.

8.6.2. В случае наличия у исполнителей документов электронного аналога документов (сообщений), предназначенных к передаче по электронной почте, исполнители обязаны предоставить их в виде файла (на дискете) оператору- исполнителю УЭП.

8.6.3. На основании принятых документов исполнитель-оператор формирует сообщения электронной почты для отправки по внешней информационной (компьютерной) сети и обеспечивает их отправление.

8.6.4. На бумажных аналогах отправленных документов исполнителем- оператором делается отметка, соответствующая записи протокола электронного обращения (сообщения).

При необходимости аналогичная отметка регистрируется в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.6.5. До получения извещения о получении адресатом отправленных документов (сообщений) их бумажные аналоги хранятся в контрольной папке оператора-исполнителя.

8.6.6. При получении извещения о получении документа (сообщения) адресатом в журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений) делается отметка "доставлено", после чего документы из контрольной папки оператора-исполнителя изымаются и возвращаются исполнителю структурного подразделения, либо по назначению.

8.6.7. В случае получения извещения о недоставке документа оператор- исполнитель УЭП информирует своего непосредственного руководителя (администратора) о факте и причине недоставки документа (сообщения) адресату, о чем делается соответствующая отметка (протокольная запись) в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).

8.6.8. Администратор УЭП или руководитель структурного подразделения решают вопрос о повторной отправке документа (сообщения) по электронной почте. При этом в журнале делается отметка "повторно" или зачеркивается отметка о недоставке.

8.7. Прием документов (сообщений) по электронной почте

8.7.1. Прием документов и сообщений осуществляется оператором-исполнителем УЭП.

8.7.2. На основании принятых извещений о получении документов (сообщений) оператором-исполнителем делается протокольная отметка "доставлено", а извещения удаляются из компьютерной базы данных.

8.7.3. Извещения, информирующие о недоставке сообщения адресату, сохраняются до решения вопроса о повторной отправке документа через УЭП, затем удаляются из компьютерной базы данных.

8.7.4. При необходимости оператором-исполнителем подготавливаются бумажные или электронные аналоги (съемные носители) полученных документов (сообщений), на которых делается протокольная отметка (запись) "электронная почта", после чего они передаются в службу управления документацией организации и далее по назначению.

8.7.5. Хранение файлов электронных документов (сообщений) оператором- исполнителем УЭП обеспечивается в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителей на документах или указаниями администратора УЭП.

8.8. Режим работы УЭП

8.8.1. Регламент работы УЭП разрабатывается администратором, согласовывается и утверждается руководством Департамента Генерального секретариата.

8.8.2. Доступ к пользованию электронной связью компьютерной сети организации регламентируется в соответствии с требованиями информационной безопасности и защиты информации.

8.8.3. Департамент Генерального секретариата производит обязательное категорирование документации, подлежащей передаче через УЭП, и совместно с подразделением, ответственным за информационную безопасность, определяется состав документов (информации), запрещенной к передаче через внешние информационные (компьютерные) сети:

- сведения, отнесенные к категории ограниченного доступа (содержащие государственную тайну и конфиденциальную информацию);

-описание программно-технологических средств использования информационных ресурсов;

- информация о персоналиях;

- проекты неутвержденных нормативных документов.

8.8.4. Запрещается передача через УЭП информации без согласования с руководством.

8.9. Контроль за работой УЭП

8.9.1. Контроль работоспособности электронной почты компьютерной сети осуществляется в установленном административными и техническими регламентами порядке.

8.9.2. Контроль за работой УЭП осуществляет администратор УЭП под методическим руководством службы управления документацией организации.

8.9.3. Администратор УЭП осуществляет еженедельный контроль файловой структуры полученных и отправленных документов через УЭП, контроль за организацией формирования электронных сообщений и созданием страховых информационных баз (БД).

8.9.4. Администратор УЭП обеспечивает своевременную установку новых версий программного обеспечения УЭП, предоставляемого администратором компьютерной сети.

8.9.5. Периодически (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, еженедельно) под руководством службы управления документацией организации проводится создание архивов полученных и отправленных электронных документов (ЭлД) и страхового информационного фонда.

8.9.6. Департамент Генерального секретариата контролирует своевременность внесения дополнений и изменений в должностные и служебные регламенты и рабочие инструкции лиц, в круг обязанностей которых входит обеспечение функционирования технологии электронной почты документной информации.

Руководитель Федерального
архивного агентства

* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Наименование документа", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Приложение № 1
к п. 2.3.3.

Образец оформления законопроекта

Вносится Правительством Российской Федерации

Итого ___________________________ дел за ___________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за______________________годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК_____________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от_________________№ ______________________)

Наименование должности лица,

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Документы в количестве __________________________________________________

(цифрами и прописью)

весом ____________ кг сданы в ___________________________________________

На переработку по приемно-сдаточной накладной от ___________№ ___________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Ответственный за архивное хранение

документов Министерства Подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приказ Министерства культуры РФ от 9 марта 2011 г. № 226 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации”

Текст приказа официально опубликован не был

Обзор документа

Принята новая инструкция по делопроизводству в Минкультуры России. Единый порядок обязателен для всех госслужащих Министерства.

Данные правила распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида их носителя. Исключение составляет информация ограниченного распространения.

Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение инструкции в структурных подразделениях возлагается на руководителей. Ответственные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с документами по делопроизводству.

Если служащий временно отсутствует (в отпуске, на больничном и др.), он передает находящиеся на исполнении документы ответственному за делопроизводство.

В случае утраты документов исполнитель обязан незамедлительно проинформировать руководителя подразделения, который назначает служебную проверку.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ: