Лист заверитель дела образец - Полезно знать

Лист-заверитель располагается так же, как все документы запись — не на оборотной стороне. Завершенные дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. А также для специфической документации — личные, судебные, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. Нормативно-методический документ, регулирующий работу архивов организаций, приводит установленную форму подготовки листа-заверителя по делам личного состава. This page appears when Google automatically detects requests coming from your computer network which appear to be in violation of the. И оно считается переходящим делом? Лист заверитель дела образец заполнения Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе формата А4, А5 на оборотной стороне последнего чистого листа. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Повышение квалификации, переподготовка на уровне высшего образования. Например, в деле находится 243 листа, в листе-заверителе указано 245 листов. Как указать в листе-заверителя информацию, если в документах имеются исправления пример год напечатан 2010 и ручкой синей исправлен на 2011 г. И форма записи другая.

В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Повышение квалификации, переподготовка на уровне высшего образования. В это журнале сделана последняя запись в 2010 г. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции ; составление листа-заверителя дела; оформление и уточнение реквизитов обложки дела; систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции. В основном составляется на объемные дела, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения увольнение, прием, перемещение — 75 лет ЭПК; отпуска, дежурства, командировки — 5 лет. формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме журнале. В случае смерти лица на которого заведено личное дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы. А также для специфической документации — личные, судебные, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. Передача дел в государственный архив.

Обычно печатается шаблон, а данные о количестве листов, подпись, дата и другие изменяющиеся сведения заполняются от руки. Если чистые листы не нумеруются, как быть? Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются литерные буквы соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. Размер: 34,0 KiB Скачиваний: 1 082 Сайт МирБланков. Спасибо вам огромное за ответы!

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела: наличие литерных номеров листов; наличие пропущенных листов; номеров листов с наклеенными фотографиями; номеров крупноформатных листов; номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; номеров поврежденных листов: наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. В листе-заверителе должны отмечаться следующие особенности дела: - литерные и пропущенные номера листов; - номера листов наклеенными документами; - номера листов с конвертами и вложений в них; - номера крупноформатных листов, карт, рисунков, в том случае, если это исключения из общего состава документов дела. Обычно печатается шаблон, а данные о количестве листов, подпись, дата и другие изменяющиеся сведения заполняются от руки. На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.

На обложке дела обязательно указывается дата дела — годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. This album is really big! Заранее спасибо всем за помощь! Чтобы можно было отмечать особенности формирования и состояния каждого отдельного тома, лист-заверитель подшивают в конце каждого тома. Подскажите, пожалуйста, если в деле нет литерных номеров листов, пропущенных номеров листов, листов внутренней описи и нет никаких особенностей физического состояния и формирования дела, надо ли в листе-заверителе дела делать об этом какую то отметку? Если дело подшито переплетено без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» определены сроки временного хранения документов в организациях, до их поступления в государственные архивы. По идее, если я отдала опись, то все уже должно быть готово. If you share your network connection, ask your administrator for help — a different computer using the same IP address may be responsible.

Работа с кадрами — Архив кадровых документов

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Формирует дела работник отдела кадров.

Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:

• в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено;
• в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника;
• проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено;
• документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи;
• вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
• документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности;
• в дело включают только один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела;
• документы по одному вопросу помещают в одно дело;
• документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела;
• в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела;
• в деле не должно быть больше 250 листов. Если количество документов по одному вопросу превышает 250 листов, дело делят на тома.

Оформление дел – это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, оформление обложки.

В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:

• их не подшивают, а хранят в скоросшивателях;
• разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист – заверитель дела.

Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов.

Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.

Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист – заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.

Обложку дела оформляют так:

• на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;
• затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);
• индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: «хранить постоянно»;
• даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела – это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Если документы содержат конфиденциальную информацию, на обложке необходимо поставить гриф «Для служебного пользования», «Секретно» или «Конфиденциально».

Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:

• заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;
• каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;
• сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;
• при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами «то же». Другие сведения об этих делах приводят полностью;
• в графе «Примечание» делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.

На основании внутренней описи составляют годовой раздел сводной описи дел фирмы. Обычно его подготовкой занимается архив организации под непосредственным методическим руководством архивного учреждения.

Приведем образец заполнения внутренней описи:

В конце каждого дела на отдельном листе (лист – заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).

Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа – заверителя дела:

Данный материал является частью электронного издания Бератор - полного практического руководства для бухгалтера и директора фирмы на УСН.
Все статьи бератора ежедневно обновляются экспертами и всегда актуальны.
Узнать подробнее о бераторе

Важные темы УСН

Авансы при УСН
(как учитывать доходы и расходы в виде полученных или возвращенных авансов)

Бланк лист заверитель дела - справки на учебу

А отменяется распоряжение традиционно остальным распоряжением и тогда нумерация не обязана быть нарушена. При оформлении дел распоряжений за 2011. Лист - заверитель в книжке оформляется на крайнем чистом листе, пишется от руки. Хороший день, подскажите пожалуйста, как оформить пропуск приказа по личному составу. В процессе использования архивных документов при необходимости в предстоящем в листе - заверителе делаются нужные отметки. Подскажите, что некие документы написаны на черновиках в подразделении некое время была напряженка с незапятанной бумагой, необходимо ли указывать в листе - заверителе, пожалуйста. Подлежат ли они нумерации. Какую дату правильнее ставить на листе - заверителе опосля подписи. Скажите пожалуйста, ежели в деле отсутствует одно распоряжение было отменено, то эта информация указывается в пропущенных листах. Лист - заверитель оформляется опосля завершения дела журнальчика, и он не непременно должен совпадать с записью о количестве листов в журнальчике. И оно считается переходящим делом. Документы по личному составу. Подскажите как верно написать в листе - заверителе подшито либо прошнуровано. Дело в том, приведшая к пропуску в реестре приказов по личному составу за год приказа, что при подготовке дела к архивному хранению была найдена техно ошибка. В листе - заверителе указываются отсутствующие приказы, отсутствующие приложения ежели они были оформлены конкретно как приложения к приказам. В это журнальчике изготовлена крайняя запись в 2010. Архив, и начала клеить обложки и подписывать листы - заверители пока опись согласовывается. По протоколу журнальчик учета аттестационных листов должен быть в начале заведения прошнурован, пронумерован, печать. В журнальчике регистрации по личному составу 75 лет, рядовая тетрадь лист - заверитель заполняем на крайнем чистом листе. Традиционно печатается шаблон, подпись, дата и остальные изменяющиеся сведения заполняются от руки, а данные о количестве листов. Можно ли в этом случае зачеркнуть 243 и указать 245 либо необходимо составить новейший лист - заверитель. К примеру, утверждена, аннотация по делопроизводству разработана. А также обложку дела оформлять какими чернилами. То есть пересоставляется новейший лист - заверитель даже в том случае, а просто описка в листе - заверителе допущена, ежели листы верно пронумерованы. Ежели речь идет о том же журнальчике, то это как раз переходящее дело. Подшивается либо приклеивается на крайний незапятнанный лист, либо на внутреннюю сторону обложки. Ежели дело подшито без листа - заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Документ дело можно подшить, пронумеровать, как молвят, здрасти. Вы также сможете скачать в формате doc эталон листа - заверителя дела. Отсутствует много приказов в делах. И означает, чем дата согласования описи эк организации, дата опосля подписи в листе - заверителе обязана стоять наиболее ранешняя. Опись составляется опосля упорядочения документов, даты в листе - заверителе должны быть наиболее ранешние, соответственно, чем дата согласования. Исправления в тексте приказа не указываются, это делается в делопроизводстве, при подписании приказа. Так как в листе - заверителе указываются индивидуальности физического состояния и формирования дела, что часть документов написана на черновиках, то полностью уместно будет отметить.

Бланк лист заверитель дела

Группа: Пользователь
Сообщений: 15
Регистрация: 07.08.2014
Пользователь №: 19554
Спасибо сказали: 4 раз(а)

Правила оформления дел постоянного срока хранения для передачи в архив: протоколы заседаний кафедры, протоколы гэк и гак, годовой план и отчет кафедры

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

учета и хранения документации

оформления дел постоянного срока хранения

для передачи в архив:

протоколы заседаний кафедры,

протоколы ГЭК и ГАК,

годовой план и отчет кафедры

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года (или календарного), за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения (СТО 4.2–22–2009 «Система менеджмента качества. Организация учета и хранения документов») *.

Полное оформление дела включает в себя:

- сквозную нумерацию листов;

- составление описи документов;

- составление заверительной надписи;

- переплет или подшивку (шнуровку).

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы, отправленные в архив, не были возвращены на дальнейшее оформление и перешивание.

Сшить документы – значит уменьшить их объём при хранении, добиться упорядоченности и систематизации в пределах дела, защитить документы от несанкционированного изменения (изъятия, добавления или замены листов), а также оформить их в соответствии с требованиями, принятыми в университете.

Один из важных моментов, о котором не следует забывать при сшивании документов – это сохранение их читаемости при копировании или сканировании.

Для обеспечения сохранности документов после прошивки, а также для того чтобы они хранились в правильном порядке, все листы кроме описи и листа-заверителя дела должны быть пронумерованы.

Обложка каждого дела должна иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел содержат следующие реквизиты (Приложение А, Б):

- наименование структурного подразделения;

- крайние даты дела (в протоколах заседаний кафедры крайними датами являются номера протоколов и даты первого и последнего протоколов );

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

*Статья 27 Закона № 125-ФЗ гласит:«Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Документы подшивают в хронологическом или алфавитном порядке. Для подшитого комплекта документов составляют внутреннюю опись (Приложение В), перед которой вшивается чистый, белый лист бумаги.

Кроме внутренней описи составляют опись передачи в архив дел постоянного срока хранения (Приложение Г), заверенную руководителем структурного подразделения.

Листы дела нумеруют простым карандашом сверху вниз, проставляя номера в правом верхнем углу каждого листа, не затрагивая текст.

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела необходимо заранее вложить в дело последним листом перед переплетом и подшивкой. Если дело уже было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела (Приложение Д).

^ Протоколы заседаний кафедры

- подшиваются в дело, начиная с первого протокола, и нумеруются с начала учебного года, а не календарного;

- подшиваются в дело только за один учебный год.

Все протоколы заседаний кафедры обязательно должны быть заверены подписями зав. кафедрой и секретаря.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» от 06.02.2002 г. документы подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона (рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема прошивки документов

Для прошивки используют шило, прошивные нитки или банковский шпагат, а также прошивочную иглу.

Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.

К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, нужно слева подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.

Пачку документов, составляющих дело, прокалывают шилом, затем прошивают длинной (цыганской) иглой суровой нитью ( шпагатом ) или лентой) следующим образом (рисунок 1):

- с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию, затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие;

- далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию, проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию, продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону;

- далее два конца нити связываются таким образом, чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить белую полоску бумаги).

Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи дел и описи передачи документов в архив представлены в СТО 4.2–22–2009 ^ (ПРИЛОЖЕНИЯ И, Л, М, Н).

Образец заполнения обложки дела протоколов заседаний кафедры

ФГАОУ ВПО «Сибирский федеральный университет»

И нженерно-строительный институт

Индекс дела № _________

Протоколы заседаний кафедры «Физической химии»

В данную опись внесено: 2 (две) единиц хранения

(цифрами и прописью)

С №_________________________________ по__________________________. в том числе

литерные номера: ____________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

_________________________ _____________ _______________________

(должность лица, составившего опись) (личная подпись) (инициалы, фамилия)

______________________ ___ _____________ ____________________

(должность сотрудника архива) (личная подпись) (инициалы, фамилия)

«___ » ___________ 20__ г.

Опись составляется в двух экземплярах. Один хранится в архиве, второй – на кафедре.

Образец заполнения листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___

В деле подшито и пронумеровано 24 (двадцать четыре) листа,

цифрами и прописью

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов_______________________________________

+листов внутренней описи_____ 2(два)_______________________________

Особенности физического состояния и формирования дела