Руководства, Инструкции, Бланки

как оформить дубликат документа образец img-1

как оформить дубликат документа образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

ГОСТ -68 Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

ГОСТ 2.502-68 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

Unified system for design documentation. Rules of duplication

МКС 01.100.01
01.110

Дата введения 1971-01-01

УТВЕРЖДЕН Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров Союза ССР в декабре 1967 г.

ИЗДАНИЕ (ноябрь 2007 г.) с Изменениями N 1, 2, 3, утвержденными в ноябре 1981 г. ноябре 1982 г. сентябре 1988 г. (ИУС 4-82, 2-83, 1-89)


Настоящий стандарт устанавливает правила изготовления и оформления дубликатов конструкторских и технологических документов (далее - документы) на изделия всех отраслей промышленности.

Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 3333-81.

(Измененная редакция, Изм. N 3).

1. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

1. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

1.1. Дубликаты документов должны изготавливать с подлинников предприятия* - держателя подлинников. Допускается по согласованию с предприятием - держателем подлинников изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком с учтенных копий.
______________
* Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

(Измененная редакция, Изм. N 3).

1.2. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком.

1.3. Дубликаты на предприятиях - дублерах и у заказчика действуют на правах подлинников только для снятия с них копий.

1.4. Дубликаты в зависимости от способа их изготовления подразделяют на:

фотодубликаты, изготовленные на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;

диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника.

Дубликатами являются также микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении.

Вид дубликата устанавливает предприятие - держатель подлинников по согласованию с предприятием-дублером или заказчиком.

1.5. Изготовление дубликатов на предприятии-дублере вручную допускается только по согласованию с предприятием - держателем подлинников.

1.6. Дубликаты должны обеспечивать получение с них качественных копий.

1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными. Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.

Дубликаты должны быть плоские и ровно обрезанные. Линия обрезки должна проходить за внешней рамкой листов.

Если необходимо окантовать дубликаты, то должен быть предусмотрен припуск при обрезке.

В дубликатах допускается восстанавливать черной тушью отдельные линии, цифры и буквы, нечетко получившиеся при изготовлении.

Надпись, подтверждающую правильность изготовления дубликата и восстановления линий, цифр и букв, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

"Изготовлен с подлинника с восстановлением цифры "5" и буквы "А".

Верно: (подпись, фамилия, дата)".

"Изготовлен с копии с восстановлением двух линий.

Верно: (подпись, фамилия, дата)".

При отсутствии восстановлений на дубликате линий, цифр и букв на поле для подшивки указывают:

"Изготовлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия, дата)".

"Изготовлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия, дата)".

1.8. Микрофильмы должны отвечать требованиям ГОСТ 13.1.102-93 .

1.9. Дубликаты, изготовляемые вручную, должны представлять точные копии подлинников с учетом последних внесенных изменений.

Изготовление и оформление дубликатов вручную должно производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-88. предъявляемыми при восстановлении подлинников.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

2.1. Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на предприятии-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501-88 .

2.2. Дубликаты на предприятии-дублере учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ 2.501-88 .

Дубликатам присваивают один инвентарный номер, независимо от количества листов, на которых они выпущены.

Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.

Инвентарные номера на микрофильмах проставляют на начальном раккорде, на перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.

2.3. Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись "Дубликат" или шифр "Д. ".

Порядковый номер дубликату присваивает предприятие - держатель подлинников.

2.4. Дубликаты хранят отдельно от подлинников.

2.5. Дубликаты должны быть учтены предприятием - держателем подлинников.

В случае внесения изменений в подлинники документов предприятие - держатель подлинников должно выслать предприятию-дублеру и (или) заказчику дубликат измененного подлинника вместе с копией "Извещения об изменении" подлинника.

Допускается по согласованию с заказчиком (представителя заказчика) вносить изменения в дубликаты вручную.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 3).

2.6. Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие - держатель подлинников должно выслать новые дубликаты.

2.7. При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом предприятие - держатель подлинников для снятия дубликатов с учета.

Электронный текст документа

подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
Единая система конструкторской документации:
Сб. ГОСТов. - М. Стандартинформ, 2008

ГОСТ 2.502-68 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

Другие статьи

Кто не идёт вперед, тот идёт назад: Арбитражная практика: Чем отличается дубликат от копии, и почему нельзя изготовить дубликат договора, имея в налич

Арбитражная практика: Чем отличается дубликат от копии, и почему нельзя изготовить дубликат договора, имея в наличии один из подлинников


Развитие понятийного аппарата любой отрасли традиционно относят к чисто научной сфере деятельности. Сейчас, однако, тем же судам, чтобы принять правильное решение по делу, все чаще приходится разбираться в различиях тех или иных терминов и понятий, в том числе и в области управления документами.

На этот раз суду пришлось рассматривать вопрос о том, чем отличается «дубликат» от «копии» документа, и может ли государственный орган выдать не копию, а дубликат договора на право хозяйственного ведения по запросу второй стороны договора.

Аргументы сторон в мае 2012 года оценивал Арбитражный суд Саратовской области (дело № А57-5822/2012).

В 1996 году между Комитетом по управлению имуществом города Саратова и Муниципальным унитарным дорожным ремонтно-строительным предприятием (МУ ДРСП) был заключен договор о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения. В декабре 2011 года конкурсный управляющий МУ ДРСП обратился в Комитет по управлению имуществом администрации «Город Саратов» с просьбой выдать дубликат этого договора, который понадобился для регистрации права хозяйственного ведения числящегося за МУ ДРСП имущества, поскольку оригинал договора у конкурсного управляющего отсутствовал.

Комитет изготовил и передал МУ ДРСП только заверенную копию договора. Считая незаконными действия Комитета по выдаче копии, а не дубликата договора, МУ ДРСП обратилось в суд.

Позиция Арбитражного суда Саратовской области

Судом было установлено, что договор между Комитетом и предприятием был заключен в 1996 году. Согласно п. 5.3, договор был составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, и хранился у сторон.

Суд отметил, что за МУ ДРСП законом была закреплена обязанность по постоянному хранению договора, поскольку оно являлось стороной по договору и согласно условиям договора владело одним из двух подлинных экземпляров. При этом МУ ДРСП не представило суду доказательств, подтверждающих факт его утраты и проведения мероприятий по надлежащему фиксированию факта утраты (гибели) договора.

Конкурсный управляющий просил в своем обращении выдать дубликат договора, поскольку по копии договора он не мог оформить регистрацию права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП.

Суд отметил, что, согласно положению о Комитете, выдача им дубликатов документов законодательно не предусмотрена и не входит в его полномочия. Поскольку нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность уполномоченных органов, не установлено право последних выдавать дубликаты договоров, то даже в случае выдачи таких «дубликатов» они не будут иметь статус документа, имеющего равную юридическую силу с подлинником.

Суд пришел к выводу о том, что указанные действия Комитета являются правомерными и не нарушают права МУ ДРСП. Свою позиции суд, в частности, обосновал ссылками на «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения».

В соответствии с п. 4 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, но не имеющий юридической силы. В то же время «дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу».

Согласно п. 3.2 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Аналогичные определения документа и копии документа приведены в п. п. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Действующим законодательством, в частности статьей 52 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», предусмотрено, что нотариус вправе выдавать дубликаты утраченных документов (в т.ч. договоров), экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы. Однако подобной нормы, предоставляющей право органам государственной власти, органам местного самоуправления, предприятиям или учреждениям выдавать дубликаты каких-либо договоров, действующее законодательство не содержит.

Суд подчеркнул, что деятельность органов, обладающих властными полномочиями, осуществляется на основе разрешительного метода правового регулирования, согласно которому указанные органы имеют только те права, осуществляют те функции и действия, которые прямо предусмотрены в законе. В этой связи уполномоченные органы не вправе принимать нормативные правовые акты, предоставляя самим себе полномочия по выдаче в одностороннем порядке дубликатов договоров.

В качестве подтверждения факта невозможности регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП по договору, конкурсный управляющий представил:
  • Свое ходатайство в Управление федеральной регистрационной службы по Саратовской области о разъяснении того, какие документы необходимы для регистрации, с указанием на нормы права, а также о вопроса о том, достаточно ли заверенного надлежащим образом дубликата договора о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения, для регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости указанные в договоре;
  • Письмо Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Саратовской области с разъяснениями по поставленным в обращении вопросам.

Суд отметил, что каких–либо доказательств обращения в регистрирующий орган за регистрацией права хозяйственного ведения по договору, невозможности регистрации права хозяйственного ведения на объекты недвижимости, числящиеся за МУ ДРСП, отказа в регистрации права хозяйственного ведения на объекты конкурсным управляющим суду не было представлено.

Поскольку конкурсный управляющий не привел правовых оснований наличия у Комитета обязанности по выдачи дубликата договоров и не представил доказательств нарушения его прав и законных интересов, арбитражный суд не усмотрел в действиях Комитета нарушения прав и законных интересов заявителя, и отказал в удовлетворении заявленных требований.

В апелляционной инстанции дело не рассматривалось из-за пропуска срока подачи апелляционной жалобы.

Мой комментарий: Все, конечно хорошо, но вопрос о том, как организации восстановить утраченный договор остался открытым. Учитывая, что такие случаи бывают не единичны, было желательно урегулировать это вопрос на законодательно-нормативном уровне. Ведь второй подлинный экземпляр договора есть в наличии.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
http://www.arbitr.ru/

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это важный документ, получаемый работником на руки в момент увольнения и передаваемый на хранение в отдел кадров при приеме на новое место работы. К сожалению, как и любой другой документ, трудовая книжка может потеряться или прийти в негодность. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что делать, если утеряна трудовая книжка;
  • на основании каких документов оформляется дубликат трудовой книжки в 2015 году;
  • в каком порядке производится выдача дубликата трудовой книжки.
Утеря трудовой книжки

Наверняка многие кадровики сталкивались с ситуацией, когда при трудоустройстве новый работник говорит, что потерял трудовую книжку, или предъявляет испорченный (обгоревший, порванный, сильно испачканный и непригодный к дальнейшему использованию) бланк документа. Как должен поступить работодатель?

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Кадровик должен разъяснить работнику о том, что ему необходимо обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата, а заодно и оповестить его о факте утраты документа (п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Тот, в свою очередь, не вправе отказать работнику в его совершенно законном требовании о выдаче дубликата, даже если с момента увольнения прошел не один месяц. Если столь неприятный инцидент, как порча или утеря трудовой книжки, происходит с действующим или бывшим сотрудником вашей организации, необходимо выдать ему дубликат документа в течение 15 календарных дней с момента обращения.

Иногда уже после оформления и выдачи дубликата трудовой книжки, по прошествии некоторого времени, находится ее оригинал. Чтобы избежать путаницы, к которой неизбежно приведет наличие у сотрудника двух одинаковых документов, есть смысл работать только с дубликатом трудовой (запись о котором уже внесена в книгу учета движения трудовых книжек), вернув работнику найденный оригинал, утративший юридическую силу.

Как восстановить трудовую книжку?

Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник.

Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу.

Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив.

Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений. Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата:

  • возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель);
  • при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые;
  • требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно
Дубликат трудовой книжки: заполнение

Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки. причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике.

Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов.

Если дубликат выдается уволенному работнику. после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника.

Вам также будут интересны материалы:

Как оформить дубликат трудового договора?

Как оформить дубликат трудового договора?

У нас в организации произошло ЧП: в результате потопа пострадал шкаф, где хранились заключенные с сотрудниками трудовые договоры. Документы полностью уничтожены. Руководитель распорядился восстановить их.

Хотим оформить дубликаты, но не знаем, как это сделать. Подскажите, пожалуйста, как нам выполнить указание руководителя.

Трудовой договор – это соглашение о труде, заключаемое между работником и работодателем. Такой документ составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Согласно ст. 67 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При оформлении дубликата трудового договора работодатель вправе руководствоваться Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Отметим, что экземпляр трудового договора, находящийся на хранении у работодателя, играет значимую роль, поскольку поставленная на нем подпись сотрудника служит подтверждением получения им своего экземпляра данного документа на руки. В связи с этим желание руководителя восстановить утраченные экземпляры трудовых договоров является вполне обоснованным. Вот только действующим законодательством порядок восстановления утраченных трудовых договоров напрямую не предусмотрен. Однако попытаемся найти решение данной проблемы.

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатель вправе принимать локальные нормативные акты. содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами. соглашениями. В связи с этим полагаем возможным воспользоваться таким правом и разработать свой порядок восстановления утраченных трудовых договоров. Например, можно составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный данному вопросу, либо внести соответствующий раздел в ранее разработанную Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Восстановить утраченные оригиналы трудовых договоров можно несколькими способами.

Взять за основу экземпляр трудового договора работника

Работодатель вправе обратиться к сотруднику с просьбой о предоставлении своего экземпляра трудового договора и взять его за основу для оформления дубликата. Срок для восстановления трудовых договоров также не предусмотрен действующим законодательством, поэтому его следует прописать в локальном нормативном акте. После оформления дубликатов оригинал должен быть возвращен владельцу.

Указанные в дубликате сведения должны соответствовать содержанию утраченного подлинника трудового договора.

Воспользоваться электронной базой трудовых договоров

Если в организации принято сохранять заключаемые с сотрудниками трудовые договоры в электронном виде, то у работодателя имеется возможность оформить бумажные экземпляры на основании электронных документов. Этот способ, безусловно, удобнее первого, поскольку работодателю не нужно просить сотрудников о предоставлении их экземпляров договоров. Это существенно уменьшит бумажную волокиту.

Воспользоваться сохранившимися кадровыми документами

Восстановить сведения и условия, необходимые для оформления дубликата трудового договора, работодатель может с помощью других находящихся в наличии кадровых документов: приказа о приеме на работу, трудовой книжки. личной карточки работника и пр.

Установите разумный срок оформления дубликата трудового договора, не растягивая процесс на долгие месяцы.

Оформить новый трудовой договор

Поскольку законодательство не регламентирует порядок восстановления утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении данного вопроса. Если иного выхода нет, полагаем возможным вместо изготовления дубликата оформить новый экземпляр документа и указать в нем все сведения и условия, которые были прописаны в утраченном документе. При этом дата составления документа должна быть фактической, т. е. на момент заключения и подписания нового договора.

Отдельным пунктом целесообразно указать дату приема сотрудника на работу, а также включить в текст нового трудового договора условие о том, что он заключен и подписан взамен утраченного.

При оформлении дубликата либо создании нового документа работодатель должен учесть, что согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается сотруднику, другой хранится у работодателя. Получается, что и дубликат утраченного документа должен быть оформлен таким же образом, т. е. составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

При этом на экземпляре работодателя должна стоять подпись сотрудника о получении им своего экземпляра данного документа.

Работодатель вправе оформить дубликат трудового договора с сотрудником тем способом, который предусмотрен в локальном нормативном акте организации. Главное, чтобы сведения дубликата полностью соответствовали содержанию утраченного подлинника.

Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки

ТОП-7 ошибок при оформлении дубликата трудовой книжки
  • 0 комментариев
  • 1097 просмотров
  • Митрофанова Валентина | заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор IPK Group, эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений

Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки, как запросить сведения с предыдущих мест работы, как правильно оформить дубликат, сложные случаи и распространенные ошибки.

Когда понадобится дубликат

Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  • в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Просто переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Как оформить дубликат

Что такое «соответствующие документы». на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки (см. Примеры 2 и 3). Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

Наталия Сараева. эксперт журнала

Персональные данные работников подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны (например, у предыдущего работодателя), то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие!

Согласие на обработку персональных данных лучше получать уже при начале взаимодействия с кандидатом на вакансию, ведь в этом случае организация уже начинает накапливать о человеке сведения, подпадающие под понятие персональных данных: как минимум резюме / анкета, могут быть еще копии документов об образовании и др. Вариант такого документа показан в Примере 1. Лучше уже в него включить пункт, помеченный «!», о запросе данных «о предыдущих местах работы и периодах трудовой деятельности от третьих лиц». Но если этого ранее сделано не было (на этапе проведения собеседования либо при заключении трудового договора), то для оформления дубликата трудовой книжки перед тем как направлять запросы предыдущим работодателям нужно такое согласие получить.

Если в ответном документе предыдущего работодателя есть сведения финансового характера, то в нем дополнительно должна быть подпись главного бухгалтера (сравните справки из Примера 3 этой статьи и Примера 3 статьи «Исправляем ошибку на титульном листе трудовой книжки, сделанную предыдущим работодателем »)

Согласие на обработку персональных данных

В дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами предыдущих работодателей. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателей, периодов работы и должностей (см. отметку с цифрой «1» в Примере 5). Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о работе в предыдущих организациях. указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы. Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров. См. отметку с цифрой «2» в Примере 5.

Ответ бывшего работодателя в виде справки

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда последний работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении) предыдущих работодателей, на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат в качестве основания должна указываться полученная справка, а именно: «Справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)». См. Пример 5.

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован после того, как работник уволился. После реорганизации будет особый порядок оформления дубликата (см. Пример 6). После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации!

Но в «Сведениях о работе» необходимо сначала указать то наименование работодателя, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное) (см. «1» в Примере 6). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке (см. «2» в Примере 6):

  • следующий порядковый номер и дата не заполняются;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант см. в Примере 5, отмечен «1».

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании оригиналов соответствующих документов. Поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов, полученных от предыдущего работодателя.

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.