График отпусков на 2017 год, как составить, заполнить и утвердить

За две недели до начала нового года нужно успеть составить и утвердить график отпусков на следующий год (2017). Как правильно заполнить и какие данные внести в график.

Подготовить график отпусков на 2017 год нужно не позднее 16 декабря 2016 года (ст. 123 ТК РФ).

Согласно трудовому кодексу, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Чтобы реализовать это право, а также обеспечить непрерывность трудового процесса, каждый работодатель до начала очередного календарного года должен составлять график отпусков (п. 1, 2 ст. 123 ТК РФ). ТК РФ гарантирует отдельным категориям работников предоставления отпуска в удобное для них время по желанию.

С 2017 года произойдут значительные изменения в работе бухгалтера: платить взносы надо будет в ИНФС по новым КБК, станет больше отчетности, поменяются сроки ее сдачи и др.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма № Т-7. Вы можете с ее помощью составить умный график отпусков на 2017 год.

Однако применять унифицированный бланк не обязательно. Форму графика отпусков можно разработать самостоятельно. Ее нужно утвердить распоряжением директора.

График отпусков (образец заполнения 2017) представлен ниже.

Составляя график отпусков на 2017 год, соблюдайте 7 простых правил.

1. Конкретные даты отпуска фиксировать в графике не обязательно, достаточно отразить предполагаемые. Если впоследствии работник уйдет в отпуск в другое время, в специальной графе отразите фактическое время отдыха.
2. Прислушивайтесь к мнению персонала. Помните, что некоторые работники могут взять отпуск в удобное для них время. К ним относятся, например, несовершеннолетние и родители ребенка-инвалида.
3. Совместителям предоставьте отдых в период отпуска по основному месту работы.
4. Отдельным работникам предоставьте удлиненные отпуска (см. таблицу).
5. Неотгуленные дни отпуска за прошлые периоды включать в график отпусков не обязательно. Эти дни отдыха можно предоставить работнику в любое время с согласия руководителя.
6. Если вы используете собственную форму графика, включите в нее специальную графу, в которой при необходимости вы сможете указать информацию об отзыве работника из отпуска.
7. С готовым графиком отпусков ознакомьте каждого работника под роспись.

Продолжительность основного отпуска

Информации о новых сотрудниках, поступивших на работу в текущем году, в графике отпусков нет. Что делать? Вы можете поступить одним из следующих способов.

Первый способ позволяет не менять график отпусков, образец заполнения 2017 которого приведен выше. Новый работник оговаривает время отпуска с непосредственным начальством. Перед отпуском он пишет заявление, а директор издает распоряжение о его предоставлении.

Второй способ дополняет график отпусков. Время ухода в отпуск нового сотрудника оформляется отдельной таблицей, которая становится приложением к основному графику отпусков.

График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2017 год (образец ниже) нужно не позднее 16 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).

От ежегодного утверждения графика отпусков не освобождена ни одна компания. Поэтому составить и утвердить график отпусков на 2017 год надо обязательно. Иначе при проверке трудовые инспекторы могут выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Его размер для руководителя от 1000 до 5000 руб. для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

С 1 января 2017 года

Контроль за уплатой пенсионных и медицинских взносов осуществляет ПФР. Администрированием взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносов на случай травматизма занимается ФСС РФ

Контролировать страховые взносы будет ФНС. Исключение – взносы на случай травматизма. Они останутся в ведении ФСС РФ

Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ

Отчетность по страховым взносам

С 1 января 2017 года

По взносам нужно сдавать три отчета. 1. Ежеквартальный РСВ-1 (сводный отчет по пенсионным и медицинским взносам) – в ПФР. Сроки сдачи такие: электронный – не позднее 20-го числа второго месяца, бумажный – не позднее 15-го. 2. Ежемесячный СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) – в ПФР. Представлять надо не позднее 10-го числа следующего месяца. 3. Ежеквартальный 4-ФСС (сводный отчет по взносам на случай болезни и материнства и на травматизм) – в ФСС РФ. Срок сдачи электронного отчета – не позднее 25-го числа следующего месяца, бумажного – не позднее 20-го

Будет четыре вида отчета. 1. Единый расчет по взносам – в ИФНС. Сдавать его нужно ежеквартальное по всем взносам, кроме взносов на травматизм. Форму расчета специалисты ФНС утвердят к концу 2016 года. Срок сдачи – не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом. 2. Отчет по форме СЗВ-М – в ПФР. Сдавать его также надо будет каждый месяц. Но вот времени для сдачи будет больше. Отправлять СЗВ-М потребуется не позднее 15 числа следующего месяца. 3. Сведения о страховом стаже сотрудников – в ПФР. Это новый отчет. Его бланк появится позднее. Сдавать отчет нужно будет раз в год – не позднее 1 марта. 4. Расчет по взносам на травматизм – в ФСС. Отчет будет выглядеть как раздел II формы 4-ФСС. Отчитываться надо будет ежеквартально. Сроки сдачи такие: на бумаге – не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, электронно – не позже 25-го

Федеральные законы от 03.07.2016 № 243-ФЗ и от 03.07.2016 № 250-ФЗ

КБК по страховым взносам

С 1 января 2017 года

Надо составлять отдельные платежки для пенсионных взносов (обычных и дополнительных), медицинских, по нетрудоспособности и по травматизму. В самих платежках надо проставлять такие КБК:

• 392 1 02 02010 06 1000 160 - страховые взносы на обязательное пенсионное страхование
• 392 1 02 02101 08 1011 160 - страховые взносы в бюджет ФФОМС за работников
• 393 1 02 02090 07 1000 160 – страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
• 393 1 02 02050 07 1000 160 - страховые взносы в ФСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за работников
• 392 1 02 02131 06 1000 160 - страховые взносы в ПФР по дополнительному тарифу за застрахованных лиц, занятых на соответствующих видах работ, по списку 1
• 392 1 02 02132 06 1000 160 - страховые взносы в ПФР по дополнительному тарифу за застрахованных лиц, занятых на соответствующих видах работ, по списку 2

Перечислять взносы нужно будет в инспекцию, где вы стоите на учете. В связи с этим Минфин к декабрю 2016 года примет новые КБК для взносов. Но сколько придется формировать платежек – одну общую или по каждому виду взносов, пока не ясно

Лимиты по взносам

С 1 января 2017 года

Предельные базы установлены только для пенсионных взносов и взносов в ФСС на случай болезни и материнства. Их размер составляет:

• 796 000 руб. – пенсионные взносы
• 718 000 руб. – взносы по временной нетрудоспособности.

Медицинские взносы начисляются независимо от того, сколько за год получил сотрудник

Как и в 2016 году, предельные базы в 2017 году будут только у пенсионных взносов и взносов в ФСС. Взносы в ФФОМС по-прежнему придется перечислять с любого дохода, без ограничений. Согласно законопроекту Минтруда лимит по взносам будет составлять: - по пенсионным взносам – 876 000 руб.; - по взносам по временной нетрудоспособности – 755 000 руб.

Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ

Прописаны новые правила расчета и уплаты взносов на травматизм

С 1 января 2017 года

Эти положения не прописаны в Законе № 125-ФЗ.

Теперь расчетный и отчетный периоды, а также порядок расчета и сроки уплаты страховых взносов прописаны в Законе № 125-ФЗ.

П. 7 ст. 3 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Тарифы страховых взносов

С 1 января 2019 года

Общий тариф страховых взносов составляет 30%, из них:

• 22% – в ПФР
• 2,9% (1,8% по временно пребывающим иностранцам) – в ФСС
• 5,1% – в ФФОМС

Общий тариф страховых взносов составляет 34%, из них: - 22% – в ПФР; - 2,9% (1,8% по временно пребывающим иностранцам) – в ФСС; - 5,1% – в ФФОМС

Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ

Порядок установления тарифа взносов на случай травматизма

С 1 января 2017 года

Четкого порядка в законодательстве не прописано

Если компания не подтвердит основной вид деятельности, ФСС установит тариф по самому рискованному виду деятельности, указанному в ЕГРЮЛ. Причем неважно, ведет компания этот вид деятельности или нет

Постановление Правительства РФ от 17.06.2016 № 551

Появится требование к доходам компаний на УСН для применения пониженных тарифов

С 1 января 2017 года

Законодательством никаких требований не установлено

Пониженным тарифом смогут воспользоваться лишь те организации, у которых доходы за текущий год не превысили 79 млн. руб.

Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ

Порядок урегулирования споров по взносам

С 1 января 2017 года

В спорах по решениям специалистов Пенсионного фонда и ФСС, сами решаете, куда обратиться. Обязательного досудебного порядка нет

В отношении взносов начнет действовать обязательный досудебный порядок решения споров, установленный НК РФ. Это даст возможность разрешать разногласия с проверяющими без суда. То есть обжаловать решения по страховым взносам нужно будет сначала в вышестоящей инстанции – региональном налоговом управлении (УФНС России). А только потом в суде. Сразу идти в суд – нельзя

Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ

Ужесточили правила проверок ФСС

С 1 января 2017 года

Новые статьи 26.14–26.21 в Законе № 125-ФЗ позволят ФСС эффективнее проверять компании.

П. 10 ст. 3 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Меняется порядок возврата излишне уплаченных страховых взносов за периоды до 1 января 2017 года

С 1 января 2017 года

И решение о возврате, и сам возврат делали фонды.

Решение о возврате излишне уплаченных сумм с 2017 года будут принимать Пенсионный фонд и фонд соцстраха. Но саму переплату вернет налоговая инспекция.

Ст. 21 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Расширены полномочия ФСС

С 1 января 2017 года

Новые права ФСС России с 2017 года: – вызывать страхователей и требовать пояснений по поводу начисления и уплаты взносов; – определять суммы страховых взносов расчетным путем; – получать доступ к банковской тайне для контроля за взносами; – начать процедуру банкротства страхователя, который не платит взносы; – запрашивать сведения с грифом «налоговая тайна»

Подп. «а» п. 3 ст. 3 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Опубликован новый порядок взыскания долгов по взносам

С 1 января 2017 года

Взносы взыскивали все долги сами.

С 2017 года закон от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ дополнили статьями 26.1–26.13, в которых прописали: – как взыскивать недоимку; – как предоставлять отсрочку (рассрочку); – как выставлять требования об уплате взносов; – как начислять пени; – как вернуть и зачесть излишне уплаченные взносы

П. 10 ст. 3 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Изменился порядок судебный споров

Действует с 1 июня 2016 года

До 1 июня компания могла обратиться в суд за взысканием долга с контрагента, не направляя заранее претензию.

Поправки упростили взыскание с компаний долгов по налогам и страховым взносам в сумме до 200 000 руб. В то же время получить долги со своих контрагентов, наоборот, стало сложнее. С 1 июня компания может обратиться в суд за взысканием долга с контрагента, только если прежде направила ему претензию и отвела на ответ 30 календарных дней

Федеральный закон от 02.03.16 № 47-ФЗ

Налоговики опубликуют на своем сайте www.nalog.ru сведения из бухгалтерской и налоговой отчетности компаний

Действует с 1 июня 2016 года

До 1 июня налоговой тайной считалось: - Сумма налогов, уплаченных за предыдущий год, - Сумма недоимки по налогам и сборам, - Задолженность по пеням и штрафам, - Доходы и расходы по данным бухучета за предшествующий год, - Среднесписочная численность работников за предыдущий год.

Станет проще проверять контрагентов. Законодатели сняли режим налоговой тайны с доходов и расходов компаний по данным бухучета, сумм перечисленных налогов, пеней и штрафов, а также сведений о среднесписочной численности компаний

Федеральный закон от 01.05.16 № 134-ФЗ

При «камералке» декларации инспекторы могут потребовать пояснения по заявленной льготе

Действует с 2 июня 2016 года

До 2 июня налоговики были вправе запросить у компаний только документы, которые подтверждают использование налоговых льгот.

Льготу по налогу придется не только подтверждать документами, но и пояснять отдельно. Направить информацию компания должна в течение 5 рабочих дней.

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Бумажные документы в инспекцию можно направить в виде сканов

Действует со 2 июня 2016 года

Это право не было закреплено в НК РФ.

Меньше бумаги придется тратить на копии. В конце прошлого года налоговая служба разрешила компаниям представлять сканы (письмо от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Теперь это прописали в Налоговом кодексе (п. 2 ст. 93 НК РФ), но нужно дождаться форматов

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Компании вправе снимать копии с материалов налоговой проверки

Действует со 2 июня 2016 года

Раньше налоговики отказывали компаниям в фотографировании материалов проверки, а суды соглашались с инспекторами (постановление ФАС Дальневосточного округа от 23.12.13 № А51-16532/2013). Хотя Минфин и допускал снятие копий (письмо от 22.05.13 № 03-02-07/1/18189).

На рассмотрение материалов проверки можно прийти с фотоаппаратом. Теперь право копирования прописали в НК РФ (п. 2 ст. 101 НК РФ)

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Увеличился срок для подготовки возражений на материалы дополнительного контроля

Действует со 2 июня 2016 года

До 2 июня срок составлял 2 дня.

С 2 до 10 рабочих дней вырос срок для подачи возражений. Компания вправе приложить к письменным возражениям документы, подтверждающие их обоснованность (п. 6.1 ст. 101 НК РФ)

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Инспекции обязали самостоятельно решать споры с компаниями на начальном этапе

По жалобам, поданным после 2 июня 2016 года

До 2 июня налоговики сразу направляли жалобу в региональное управление.

Теоретически должно ускориться решение споров с инспекторами. При получении от компании жалобы инспекторы должны сначала устранить нарушение ее прав, если таковое было (п. 1.1 ст. 139 НК РФ). А затем сообщить об этом в региональное управление

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Жалобу можно направить по интернету

Действует со 2 июня 2016 года

Раньше такой возможности у компаний не было. Жалобы подавали через канцелярию инспекции или направляли по почте.

Стало проще подать жалобу. В НК РФ теперь указано, что жалобу на инспекторов можно направить по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п. 1 ст. 139.2 НК РФ).

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Налоговики станут реже приостанавливать незаконные решения инспекций на время рассмотрения жалоб

Действует со 2 июня 2016 года

До сих пор региональные управления могли до рассмотрения жалоб компаний приостанавливать решения инспекций. Если и так было понятно, что эти решения незаконны.

Для приостановления решения инспекции понадобится банковская гарантия. Теперь Налоговый кодекс разрешает это делать только при наличии у компании банковской гарантии (п. 5 ст. 138 НК РФ)

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Налоговики будут рассматривать жалобы в присутствии представителей компаний

По жалобам, поданным после 2 июня 2016 года

Раньше налогоплательщики безуспешно оспаривали отказ в участии (постановления ФАС Северо-Западного от 29.05.13 № А26-4897/2012 и Дальневосточного от 14.11.12 № А73-1318/2012 округов)

Появится шанс переубедить УФНС. Компании смогут участвовать при рассмотрении жалоб, поданных в УФНС на действия инспекций (п. 2 ст. 140 НК РФ). Правда, не во всех случаях, а в тех, когда есть расхождения между сведениями компаний и инспекторов.

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Появятся новые правила заверения копий документов для инспекции

Действует со 2 июня 2016 года

Компании следовали рекомендациям Минфина России (письма от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 и от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142)

Сократится количество споров по оформлению копий. Налоговая служба разработает правила подготовки копий истребуемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Изменился порядок продления срока на представление документов в ИФНС

Действует с 3 августа 2016 года

Раньше ходатайство можно было подать и на бумаге.

Компании, которые должны сдавать в инспекцию электронную отчетность, обязали направлять уведомление о продлении срока лично или в электронной форме. Это относится ко всем требованиям, которые компания получает как при выездной и камеральной проверкам, так и по встречной проверке контрагента.

Федеральный закон от 03.07.16 № 240-ФЗ

За 10 рабочих дней надо наладить электронный обмен документами с налоговиками

Действует с 1 июля 2016 года

Раньше Налоговым кодексом срок не был определен.

Уклониться от получения электронного требования не удастся. Установлен четкий срок, в течение которого компании, обязанные отчитываться в инспекцию в электронном виде, должны обеспечить электронный документооборот (ст. 23 НК РФ). Иначе заблокируют счет

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Пояснения к декларации по НДС можно будет подать только в электронном виде

С 1 января 2017 года

Сейчас ФНС рекомендует направлять пояснения по утвержденному формату (приложение 2.11 к письму ФНС России от 16.07.13 № АС-4-2/12705). Но не все операторы электронного документооборота предусмотрели такую возможность. Поэтому до конца года им нужно будет доработать программное обеспечение

Пояснения к декларации по НДС на бумаге будут считаться несданными (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

За неподачу пояснений оштрафуют на 5000 руб.

С 1 января 2017 года

Сейчас штрафа нет

Станут больше штрафовать. Если на требование при «камералке» компания не подаст ни «уточненку», ни пояснения, штраф составит 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

Федеральный закон от 01.05.16 № 130-ФЗ

Новый штраф за сведения персучета

С 1 января 2017 года

Сейчас штрафа нет

С 1 января 2017 года, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, должностных лиц оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

П. 5 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Если не предоставить сведения в ФСС России, ждите штрафа

С 1 января 2017 года

Штраф не установлен

Организацию оштрафуют, если она не подала в ФСС России сведения по: – больничным пособиям; – четырем дополнительным дням по уходу за детьми-инвалидами; – социальному пособию на погребение; – стоимости услуг на погребение по гарантированному перечню. Сумма штрафа составит от 300 до 500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33 КоАП РФ

П. 4 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

С 1 января 2017 года

Пени считаются в размере 1/300 ставки рефинансирования

Дифференцирируют ставку пени (для организаций и ИП - 1/300 ключевой ставки при просрочке до 30 календарных дней (включительно), 1/150 - за просрочку свыше 30 календарных дней).

Появится новый штраф в ПФР

С 1 января 2017 года

Теперь ПФР будет штрафовать за бумажную отчетность вместо электронной на 1000 руб.

Подп. «б» п. 9 ст. 2 Закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ

Проверки и штрафы по зарплате

Порядок проведения проверок по взносам

С 1 января 2017 года

Проверять взносы, начисленные до 2017 года, будут ПФР и ФСС. В 2017 году фонды вправе проверить взносы за 2017, 2015 и 2016 годы

Взносы, начисленные в 2017 году и позже, будут проверять налоговики. Если они найдут ошибки в расчете по страховым взносам, потребуют пояснения. Взыскивать долги по взносам, пеням и штрафам будут только налоговики. Они вправе применить весь арсенал средств, включая арест имущества

Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ

Участники выездных проверок расходов на выплату пособий

С 1 января 2017 года

Проверку расходов на выплату пособий ведет Фонд соцстраха

ФСС и налоговая инспекция будут проверять пособия одновременно

Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ

Сроки выплаты зарплаты

Действует с 3 октября 2016 года

В ТК РФ срок выплаты зарплаты четко не прописан. Сказано, что платить зарплату надо не реже чем каждые полмесяца

Выдавать зарплату надо не позднее 15-го числа следующего месяца

Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ

Размер компенсации за задержку зарплаты

Действует с 3 октября 2016 года

Компенсация рассчитывается исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ

Компенсация за задержку заработной платы составляет 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ в день от задержанной суммы

Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ

Штрафы за задержку зарплаты

Действует с 3 октября 2016 года

Штраф для руководителя – от 1000 до 5000 руб. для организации – от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение руководителя оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет. Для компании штраф за повторное нарушение от 50 000 до 70 000 руб.

За задержку зарплаты руководителя оштрафуют на 10 000 – 20 000 руб. компанию – на 30 000 – 50 000 руб. За повторное нарушение руководителя оштрафуют на 20 000 – 30 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет. Компанию ждет штраф в размере от 50 000 до 100 000 руб.

Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ

Штраф за низкую зарплату

Действует с 3 октября 2016 году

Работодателя, который платит зарплату ниже МРОТ, оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ

Как составить график отпусков на 2016 год

Каждая организация и ИП, имеющая работников, обязана составлять ежегодно график отпусков. Успеть утвердить график отпусков на 2016 год нужно до 17 декабря. Необходимость составлять ежегодно график отпусков зафиксирована в Трудовом кодексе. А в случае проверки ГИТ, в первую очередь, смотрят на наличие именно данных документов компании. Поэтому знать, как составить график отпусков на год, необходимо всем работодателям. Как это сделать правильно – расскажем в этой статье.

Согласно Конституции РФ, а также ТК РФ каждый работник, работающий по трудовому договору, имеет право на 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ). Очередность отпусков предоставляется в соответствии с графиком (ст. 123 ТК РФ). Несмотря на то, что заполнение графика отпусков предусмотрено законом РФ, многие организации пренебрегают этой обязанностью. А дают отпуск по согласованию с руководством. Однако такой подход не только нарушает закон, но и лишает определенных прав работников, так как они не могут рассчитывать на гарантированный законный отдых, а также планировать его заранее.

Прежде всего нужно сразу отметить, что несоблюдение закона о ежегодном составлении графика отпусков может повлечь к серьезным последствиям. Так, в случае выявления данного нарушения гос. инспекцией труда, организация может столкнуться с административной ответственностью в виде штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановления деятельности до 90 дн.

Но кроме ответственности работодателей есть и на самом деле преимущества, зачем график отпусков составлять на год:

• работодатель, имея график отпусков, может заранее оформить отпуск сотруднику, а также обеспечить выплату отпускных (ст. 136 ТК РФ);
• можно заблаговременно подготовить замену работнику на время отпуска;
• возможность контроль задолженности по отпускам и т. д.

Обратите внимание, что выплачивать отпускные необходимо не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Прежде чем приступать к утверждению графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

• ознакомиться с обновлениями в российском законодательстве, так как ежегодно вносится множество поправок как в трудовое право, так и иные разделы;
• специфику деятельности организации, есть ли вредное и (или) опасное производство, то есть такие факторы, которые дают право работникам на дополнительный отпуск;
• непосредственно пожелания работников относительно отпуска.

Важно помнить, что отпуск на 28 дней может быть разделен по согласию работника на несколько частей. Однако одна из них не должна быть менее 14 дней. При этом право на отпуск появляется у работника после 6 мес. работы на данном рабочем месте.

Так новым сотрудникам график отпусков на будущий год с 1 января по 31 декабря составляется с учетом отработанного времени, то есть когда начался рабочий год каждого сотрудника.

Пожелания сотрудников относительно графика отпусков на год можно собирать различными способами, в законе это четко не прописано. Можно, например, собрать со всех заявления с указанием дат или составить график по отделам в электронном виде, вариантов множество.

В настоящий момент график отпусков может быть составлен как по индивидуальной форме организации, так и по унифицированной № Т-7. Как отмечают эксперты, официальная форма удобней и проще в эксплуатации.

Форма № Т-7 заполняется в соответствии с утвержденными Указаниями по ее применению (постановление Госкомстат № 1 от 05.01.2004г.). Так, информация о времени распределения отпусков должна содержаться в графике по месяцам. Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска в графике также фиксируется информация о:

• дополнительных отпусках, но только об оплачиваемых;
• неиспользованных отпусках как в этом году, так и переносящихся на следующий;
• отпусках внешних совместителей.

Утвержден график отпусков должен быть не позже, чем за 2 недели до начала нового года, т. е. на 2016 год – не позднее 17.12.2015г.

Подписывается график начальником отдела кадров и главами подразделений, а также руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Обратите внимание, что если на предприятии есть профсоюз, то его руководитель также должен подписать график.

Срок хранения графика отпусков в организации – 1 год.

Форма № Т-7, как мы уже написали, заполняется согласно утвержденным Указаниям Госкомстата. Пока график еще в стадии планирования кадровику необходимо заполнить только графы с 1 по 6. При этом названия должностей должны быть аналогичны с тем, как они указаны в штатном расписании. Табельные номера в графе 4 заполняются только в том случае, если они присвоены сотрудникам.

С начала нового года, для которого был утвержден график отпусков, по мере ухода сотрудников в отпуска заполняются графы с 7 по 9, и делается это от руки. Так, в 7 графе делается отметка по фактическому окончанию отпуска. А в 8 графе ставится запись о документе, на основании которого был перенесен отпуск (заявление сотрудника о переносе, приказ руководителя о переносе и т. п.).

Важно отметить, что заполнен график отпусков должен быть на всех без исключения сотрудников, в т. ч. руководителя. Касается это и таких работников, которые имеют право на отпуск в любое время, когда им это удобно. О дате начала отпуска таких сотрудников необходимо делать запись в графе 6. Если же происходят изменения с этой датой, то это отмечается в 8 и 9 графах.

Кадровик должен ознакомить работника с началом отпуска не менее чем за 2 недели до этого под роспись (ст. 123 ТК РФ). Однако не возбраняется информировать сотрудников о графике отпусков на год и иными способами, чтобы они имели возможность спланировать свой отдых, а также помнили о его датах. Сделать это можно, ознакомив с самим графиком отпусков, добавив графу 11 для подписи работников. Или же можно сообщить о дате начала отпуска в виде уведомления, составленного в произвольной форме. Такой документ будет считаться приложением к графику.

В течение года ситуация может меняться как у работника, так и у работодателя, поэтому в график отпусков могут вноситься изменения по соглашению сторон.

Чтобы изменить дату начала отпуска по инициативе работка. ему необходимо написать заявление (форма произвольная). И если руководитель согласен, он его подписывает. Далее издается приказ, с которым под роспись знакомят сотрудника. Также сотрудник может разбить свой отпуск на несколько частей, если изначально он был в графике указан на полные 28 дн. Для этого также пишется заявление, после чего издается приказ, а в график вносятся изменения.

Если изменения в график вносятся по инициативе руководителя. то ему нужно соблюсти определенный порядок. Так, для внесения изменений необходимо от сотрудника получить письменное согласие (ст. 125 ТК РФ), а после издать приказ о переносе отпуска.

Кроме того работник может быть отозван из отпуска, что должно быть оформлено также только с его согласия и желательно в письменной форме. При этом, если работник откажется досрочно выходить из отпуска, это не считается нарушением. А вот, если компании начнет угрожать и настаивать на выходе – это считается административным нарушением. Важно также помнить, что есть категории сотрудников, которые не могут быть отозваны: лица не достигшие 18 лет, беременные, сотрудники вредного производства и др.

Обратите внимание, что работодатель в случае изменения графика отпусков по его инициативе должен гарантировать сотруднику возможность использования оставшейся части отпуска в текущем году или же уже в следующем.

Все поправки в график отпусков вносятся с разрешения лица, которое его утвердило или иного уполномоченного лица.

Изменения в форму № Т-7 вносятся в графы с 8 по 9. Так реквизиты приказа, на основании которого он был перенесен, – в графу 8, а непосредственно новую дату – в графу 9. Графу 10 (Примечание) необходимо заполнять только в том случае, если:

• отпуск не был предоставлен за текущий год;
• сотрудника отозвали из отпуска, а оставшаяся часть была перенесена на следующий год;
• сотруднику продлили отпуск.

В самой графе 10 фиксируются основания, почему отпуск был продлен, перенесен или работник был отозван.

Скачать пример заполнения графика отпусков можно здесь .