Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки производится в нескольких случаях. Первый – утрата работником трудовой книжки. Второй – в трудовой книжке имеется запись, которая признана недействительной. Третий – трудовая книжка пришла в негодность. Четвертый – трудовая книжка утрачена работодателем в результате чрезвычайной ситуации. В данной статье мы расскажем, как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Оформление дубликата трудовой книжки производится по правилам, установленным в разделах 1—6 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.20003 № 69).

Так, сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.

На первой странице дубликата трудовой книжки в верхнем правом углу делается запись «Дубликат». В остальном оформление титульного листа дубликата трудовой книжки производится так же, как и при оформлении новой трудовой книжки.

В графу 3 раздела «Сведения о работе» необходимо внести общий стаж работы суммарно, то есть сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы. Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы.

Имейте в виду: оформляя дубликат трудовой книжки, наименование работодателя не нужно вносить в качестве заголовка в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

После записи о стаже работника в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в хронологическом порядке вносится информация о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. При этом в графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении вписываются реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который занимается оформлением дубликата трудовой книжки

Обратите внимание: стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки на основании копии: как оформить, нужно ли заверять записи

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

• информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов;
• информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

1. В случае, если документ или вкладыш был утерян, а человек, который потерял, должен срочно сообщить о происшедшем администрации по последнему месту работы. Через 15 дней с момента подачи данного заявления сотруднику обязаны выдать другую трудовую книгу действующего образца.
2. В случае, если документ или вкладыш к нему пришел в негодность (то есть в результате пожара и других пришествий).
3. В случае, если информация об увольнении или же переводе на иную работу впоследствии была признана недействительной.
4. При восстановлении работника в результате вынесенного оправдательного договора.
5. В случае утери трудовой книжки сотрудника в результате таких ситуаций, как экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие, или иных чрезвычайных происшествий.

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

Вместе с этим материалом часто читают:

Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Как оформить дубликат трудовой книжки правильно - дубликат трудовой новая трудовая трудовая книжка - Мир Денег

Советы Эксперта - Юрисконсульта

Трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника (ст. 66 Трудового Кодекс РФ). В числе прочих сведений там содержатся данные о предприятиях, на которых трудился тот или иной человек, сроке работы, датах приема и увольнения, причин увольнения. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов .

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг - 1
На основании записей трудовой книжки в конце трудовой деятельности работнику назначаются пенсионные выплаты. Поэтому потеря трудовой книжки приводит к утере рабочего стажа и неправильному исчислению пенсии .
Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" и «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (в ред. от 19 октября 1990 г.), определяют порядок изготовления, хранения, ведения и учета трудовых книжек на предприятии, а также выдаче их дубликатов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 2
Дубликат трудовой книжки может быть оформлен взамен утерянной, пришедшей в негодность книжки, а также по просьбе работника, если в записях допущена ошибка или неточность. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 3
Работнику, утратившему трудовую книжку или вкладыш к ней необходимо сообщить об этом администрации предприятия. Не более чем, через 15 дней ему должна быть выдана новая книжка .
Во всех случаях в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки сделайте надпись "Дубликат". Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 4
Затем заполните индивидуальные сведения о владельце трудовой книжки на основании паспортных данных .

Записи в дубликат трудовой книжки вносятся в соответствии с общими правилами заполнения и на основании документов, предоставленных работником. Это могут быть справки и выписки из приказов, ведомости на выдачу заработной платы, письменные трудовые договоры и другие документы, подтверждающие рабочий стаж. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 5
Стаж, подтвержденный документально, внесите по отдельным периодам работы: -в графе 2 указывается дата приема на работу;
-в графе 3 пишется наименование предприятия, а также отдел(цех) и должность, на которую был принят работник, записи о переводах на том же предприятии;
-затем ниже в графе 2 записывается дата увольнения работника;
-в графе 3 – причина увольнения;
- в графу 4 заносится наименование, дата и номер документа, на основании которого производятся записи в дубликате. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 6
В дубликат трудовой книжки внесите только имеющиеся в документах сведения. Затем документы, которые использовались для подтверждения стажа работы, верните их владельцу .
Надеемся ответ на вопрос - Как оформить дубликат трудовой книжки правильно - содержал полезные для Вас юридические сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

Другие материалы по теме: Как оформить дубликат трудовой книжки правильно - дубликат трудовой новая трудовая трудовая книжка

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с первым экземпляром юридическую силу. Дубликат нужно оформить сотруднику, если:

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ вы обязаны оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, нужно попросить у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Вы должны оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы (п. 7.2 лИнструкции по заполнению трудовых книжек »).

Если сотрудник просит вместо утерянной трудовой книжки оформить ему не дубликат, а новую трудовую книжку. не соглашайтесь на его просьбу, иначе вы нарушите закон.

В этом случае негативные последствия ожидают и сотрудника - ведь в Пенсионном фонде РФ заметят, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Это вызовет подозрения в подлинности документа и сотруднику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа.

Что делать, если сотруднику оформили дубликат взамен утерянной трудовой книжки, а через некоторое время книжка нашлась?

По нашему мнению, в этом случае следует работать с дубликатом, а трудовую книжку так и считать утерянной и вернуть ее сотруднику. Дело в том, что в книге учета движения трудовых книжек делается запись о том, что трудовая книжка утеряна, а вместо нее выдан дубликат. И поскольку факт утраты трудовой книжки зафиксирован, оригинал лишается юридической силы.

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

• о сотруднике (на титульный лист дубликата);
• об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную фирму, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся сведения (п. 32 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы и т. п.

Дубликат оформляется на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу пишется слово лДубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполняется титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Далее в разделе лСведения о работе» (графа 3) отражается общий и непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в фирму. Причем общий стаж записывается суммарно: просто указывается количество лет, месяцев, дней без уточнения фирмы, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж записывается по отдельным периодам работы. В графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование фирмы, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 ставится дата прекращения трудового договора, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата после каждой записи указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел лСведения о работе» заполнен, внизу листа свои подписи ставят сотрудник кадровой службы и владелец трудовой книжки, и записи заверяются печатью фирмы или кадровой службы.

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2015"
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;

Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.

Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.

Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.

Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)

Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.

Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.

Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2015, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.