Описание

Как рассчитать пособие новому сотруднику

Давайте разберемся, как рассчитать пособие новому сотруднику, если нет сведений о его заработке на прошлом месте работы, и как пособие пересчитать, если необходимые данные появятся.

Бухгалтер начисляет пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения работника. Выплатить пособие необходимо в ближайший после назначения день, установленный для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. далее – Закон № 255-ФЗ ).

Для расчета названных пособий нужно учитывать средний заработок работника за два календарных года, предшествовавших моменту наступления нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ ).

Если работник принят в компанию в прошлом или текущем году, для расчета пособия бухгалтер может использовать сведения о заработке на предыдущем месте работы. Они содержатся в справке по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (далее – справка о заработке).

При приеме на работу сотрудник вправе представить данный документ, но не обязан этого делать. Поэтому к моменту назначения пособия у бухгалтера может не быть полной информации о сумме выплат, исходя из которой рассчитывается пособие. Рассмотрим, какие действия предпринять в этой ситуации.

Итак, работник не представил справку о заработке за два календарных года, предшествующих году, в котором он заболел или оформил отпуск по беременности и родам (по уходу за ребенком). Хотя записи в его трудовой книжке говорят о том, что он не один год трудился в других компаниях. В этой ситуации бухгалтеру нужно проверить, в какой момент сотрудник принят в компанию на работу, начислялись ему выплаты в расчетном периоде или нет.

Если сотрудник принят на работу в расчетном периоде, у него есть выплаты, учитываемые при расчете пособий, исходя из них, нужно назначать пособие.

Однако необходимо помнить, что существует нижняя граница величины заработка для расчета пособий, установленная частью 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ. Из ее положений следует, что средний заработок в расчете за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ.

Как определить, что средний заработок работника за месяц не ниже МРОТ? Для этого нужно сравнить два средних дневных заработка:

• первый, исчисленный исходя из фактических выплат работнику, учитываемых при расчете пособий;
• второй, исчисленный исходя из МРОТ, который действовал на день начала временной нетрудоспособности или "детского" отпуска.

Такие рекомендации приведены в пункте 2 письма ФСС РФ от 11.03.2011 № 14-03-18/05-2129.

Величину МРОТ нужно скорректировать на районный коэффициент, если он применяется в местности. Об этом говорится в пункте 11.1 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по уходу за ребенком гражданам, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 .

Напомним, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком в любом случае не может быть меньше минимальных величин (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ ).

Пример 1 Как рассчитать пособие новому сотруднику, если сведений о заработке нет
Чижиков А.У. работает охранником в ООО "Луноход" с 1 сентября 2015 года. В октябре 2016 года он находился на больничном 5 календарных дней. Расчетный период для начисления пособия по временной нетрудоспособности – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года. Сумма учитываемых выплат Чижикова за период работы в ООО "Луноход" с 1 сентября по 31 декабря 2015 года — 82 000 руб. За остальную часть расчетного периода – с 1 января 2014 года по 31 августа 2015 года – Чижиков справку о заработке не представил. Как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности в этой ситуации, если страховой стаж работника превысил 10 лет?

Вначале бухгалтер ООО "Луноход" определит средний дневной заработок на основании сведений о выплатах, начисленных работнику в расчетном периоде в данной компании. Средний дневной заработок работника равен 112,33 руб. (82 000 руб. 730 дн.).

Далее бухгалтер рассчитает средний дневной заработок исходя из МРОТ – 246,58 руб. (7500 руб. × 24 мес. 730 дн.). Из полученных величин нужно выбрать наибольшую – 246,58 руб. – и исходя из нее рассчитать пособие.

Пособие работника составит 1232,90 руб. (246,58 руб. × 100% × 5 календ. дн.). Бухгалтер начислит:

• 739,74 руб. (246,58 руб. × 3 календ. дн.) – за счет средств компании за первые 3 дня болезни;
• 493,16 руб. (1232,90 руб. - 739,74 руб.) – за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 2 дня болезни.

У работника, пришедшего в компанию в текущем, 2013 году, в расчетном периоде нет выплат, начисленных в данной организации. Если он не представил справку о заработке с предыдущего места работы, пособия ему будут начислены исходя из МРОТ. То есть, как и в предыдущем случае, бухгалтер применит норму части 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.

Пример 2 Как рассчитать пособие новому сотруднику, если сведений о заработке нет
В.О. Хандоцкий работает менеджером в ООО "Андрейка" с февраля 2016 года. В октябре 2016 года он был нетрудоспособен 10 календарных дней. В расчетном периоде (с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года) В.О. Хандоцкий работал в другой компании. Страховой стаж работника – 9 лет. Как рассчитать пособие, если сотрудник не принес справку о заработке с предыдущего места работы?

В расчетном периоде у работника нет выплат, начисленных в ООО "Андрейка". Чтобы уложиться в срок, отведенный для назначения пособия, бухгалтер воспользуется положением части 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ и рассчитает пособие исходя из МРОТ. Средний дневной заработок — 246,58 руб. (7500 руб. × 24 мес. 730 дн.).

Страховой стаж работника – 9 лет, поэтому пособие составляет 100% среднего заработка. Сумма дневного пособия – 246,58 руб. (246,58 руб. × 100%).

Сумма пособия за период болезни равна 2465,80 руб. (246,58 руб. × 10 календ. дн.). Бухгалтер начислит:

• 739,74 руб. (246,58 руб. × 3 календ. дн.) – за счет средств организации за первые 3 дня болезни;
• 1726,06 руб. (2465,80 руб. - 739,746 руб.) – за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней болезни.

Компании ежеквартально сдают в территориальные отделения соцстраха расчет по форме 4 ФСС РФ:

• не позже 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, — на бумаге;
• не позже 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, — в электронном виде.

Форма отчета утверждена приказом ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59 (в ред. приказа от 25 февраля 2016 г. № 54 и от 4 июля 2016 года № 260).

Расходы по больничному листу показывают по строке 15 таблицы 1 раздела I отчета. Напомним, что в форме-4 ФСС отражаются только расходы, произведенные за счет средств фонда.

Расходы, указанные в строке 15 таблицы 1 раздела I отчета, расшифровываются в таблице 2. При этом показатель строки 15 должен быть равен показателю строки 12 графы 4 таблицы 2 раздела I.

Пример 3 Воспользуемся итогами вычислений примера 2.

Бухгалтер ООО "Андрейка" начислил пособие по временной нетрудоспособности В.О. Хандоцкому:

• 739,74 руб. (246,58 руб. × 3 календ. дн.) – за счет средств организации за первые 3 дня болезни;
• 1726,06 руб. (2465,80 руб. - 739,746 руб.) – за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней болезни.

Как отразить пособие в форме-4 ФСС. если на начало III квартала 2016 года пособия в организации не начислялись?

В форме-4 ФСС отражаются только суммы пособия по временной нетрудоспособности, финансируемые за счет средств ФСС РФ. Это суммы пособия за период с 4-го по последний день болезни. Пособие за первые 3 дня нетрудоспособности не показывают в форме-4 ФСС. Так как работодатель выплачивает его за счет своих средств.

Образцы заполнения таблиц 1 и 2 раздела I формы-4 ФСС приведены ниже.

Очевидно, что, имея приличный страховой стаж и хороший заработок на прежней работе, работник вправе претендовать на получение более весомой суммы пособия, чем рассчитанной исходя из МРОТ. Для этого работнику нужно представить в свою бухгалтерию справку о сумме заработной платы с предыдущих мест работы. Однако на практике бывают случаи, когда работник не имеет возможности получить справку о сумме заработка у прежнего работодателя. В такой ситуации бухгалтер расчетной части может посоветовать, как поступить сотруднику.

Сотрудник вправе написать специальное заявление работодателю, чтобы получить сведения о заработной плате из Пенсионного фонда. На основании этого заявления бухгалтерия направляет запрос в отделение Пенсионного фонда по месту своей регистрации о предоставлении сведений о сумме заработной платы за прошлый период. В такой ситуации выполняется следующая последовательность действий (см. схему).

Чтобы сведения о заработке получить из ПФР, нужно взять с работника соответствующее заявление и направить чиновникам запрос.

Заявление сотрудника на получение сведений из ПФР. Сотруднику необходимо написать заявление, адресованное работодателю, у которого он трудится в настоящий момент (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ ). Форма заявления приведена в приложении № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 21н (далее – приказ № 21н).

Обратите внимание: если работник за два предшествующих календарных года сменил нескольких работодателей, то заявление о направлении запроса в ПФР надо заполнять отдельно по каждому бывшему работодателю. Образец заявления работника смотрите ниже.

Приложение № 1
к приказу Минздравсоцразвития России
от 24.01.2011 № 21н

В ответ на запрос отделение ПФР представит сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица у указанного в запросе страхователя на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Ответ дается не позднее 10 рабочих дней (п. 2 Порядка представления сведений, приведенного в приложении № 5 к приказу № 21н ). Форма ответа приведена в приложении № 4 к приказу № 21н. Образец ответа из ПФР смотрите ниже.

Когда компания получит ответ на запрос из отделения ПФР, бухгалтеру надо будет пересчитать и доплатить работнику пособие. Перерасчет пособия возможен не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (ч. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ ).

При расчете доплаты нужно учитывать, что за каждый год расчетного периода сумма учитываемых выплат не может превышать предельную величину базы для исчисления взносов, установленную на этот год (ч. 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ ):

• за 2014 год – 624 000 руб.;
• за 2015 год – 670 000 руб.

Пример 4 Воспользуемся условиями примера 2.
Так как В.О. Хандоцкий не представил в бухгалтерию справку о сумме заработка с предыдущего места работы, ему было начислено пособие исходя из МРОТ. По совету бухгалтера работник написал заявление о направлении запроса в ПФР. После чего бухгалтер направил запрос. 6 ноября в компанию пришел ответ. Из него следует, что заработок, на который были начислены страховые взносы за 2014 год, равен 450 000 руб. за 2015 год – 500 000 руб. Необходимо произвести перерасчет пособия и доплатить сотруднику разницу.

Учитываемый заработок сотрудника за расчетный период — 950 000 руб. (450 000 руб. + 500 000 руб.). Средний дневной заработок – 1301,37 руб. (950 000 руб. 730 дн.). Сумма дневного пособия — 1301,37 руб. (1301,37 руб. × 100%). Размер пособия — 13 013,70 руб. (1301,37 руб. × 10 календ. дн.), из них бухгалтер начислит:

• 3904,11 руб. (1301,37 руб. × 3 календ. дн.) – за счет средств работодателя за 3 дня болезни;
• 9109,59 руб. (13 013,7 руб. - 3904,11 руб.) – за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней.

Пособие подлежит доплате в размере 10 547,90 руб. (13 013,70 руб. - 2465,80 руб.), в том числе:

• 3164,37 руб. (3904,11 руб. - 739,74 руб.) – за счет средств компании за первые 3 дня нетрудоспособности;
• 7383,53 руб. (9109,59 руб. - 1726,06 руб.) – за счет средств ФСС РФ за оставшиеся дни болезни.

Если доплата начислена в том же квартале, что и первая сумма пособия, то сумму доплаты отражают в том же отчете по форме-4 ФСС в месяце начисления доплаты. Если документы из ПФР поступили в следующем квартале, сумма доплаты должна быть показана в отчете за следующий квартал.

Пример 5 Продолжим предыдущий пример.
На основании сведений о заработке, представленных отделением ПФР, бухгалтер ООО "Андрейка" в ноябре 2016 года доначислил пособие:

• 3164,37 руб. – за счет средств компании;
• 7383,53 руб. – за счет средств ФСС РФ.

Как отразить первоначальную сумму пособия, начисленную в октябре 2016 года, и доплату в форме-4 ФСС за 2016 год?

В форме-4 ФСС отражаются только суммы пособия по временной нетрудоспособности, финансируемые за счет средств ФСС РФ. Образцы заполнения таблиц 1 и 2 раздела I формы-4 ФСС приведены ниже.