Положение о договорной работе

Re: Re: Положение о договорной работе.

Не хочешь на электронку, как хочешь.
Кстати есть более подробный вариант, могу и его, но там в два раза больше

Положение (регламент) организации договорной работы в ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'

Краткое описание
Настоящий Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' и регулирует организацию работы по подготовке, оформлению, заключению договоров, учету и контролю над их исполнением (далее - договорная работа) в ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'.
Регламент определяет обязанности и схемы взаимодействия участников договорной работы; устанавливает требования к подготовке, оформлению, заключению договоров, учету и контролю над их исполнением; описывает порядок согласования и утверждения договоров, компетенцию согласующих подразделений.
1 Определения
1.1 Определения
Изменение раздела Определения не требует повторного согласования и утверждения документа.

Договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение, иная сделка) - юридический документ, которым закреплено установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей участников (сторон) правоотношения.
Ответственное подразделение - структурное подразделение ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' ответственное за организацию работы по подготовке проекта договора, его согласование, утверждение, регистрацию и организацию надлежащего исполнения обязательств после его заключения.
Руководитель ответственного подразделения - руководитель Ответственного подразделения ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' до уровня начальника отдела.
Ответственный исполнитель - сотрудник ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'. занимающийся непосредственной подготовкой всей договорной документации для Ответственного подразделения и осуществляющий контроль за ведением договора в соответствии с настоящим Регламентом и Процедурой закупочной деятельности.
Согласующее подразделение - структурное подразделение ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4', осуществляющее согласование и визирование договора в порядке, установленном разделами 5 и 11 настоящего Регламента.
Согласование договора - процесс проверки договора Согласующим подразделением в рамках предоставленных полномочий и пределах функциональной ответственности, установленных положениями о соответствующих подразделениях.
Утверждение договора - проставление подписи Генеральным директором ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' или лицами, уполномоченными подписывать договоры на основании выданных им доверенностей или приказов (в зависимости от контекста 'утверждение' может именоваться 'подписанием').
Контрагент - любое российское или иностранное юридическое или физическое лицо, с которым ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' вступает в договорные отношения.

2 Общие положения
2.1 Область действия Регламента
Действие настоящего Регламента не распространяется на:
трудовые договоры.

Регламент обязателен для выполнения всеми отделами и подразделениями Компании и рекомендован к применению в дочерних и зависимых компаниях.

3. Требования к организации договорной работы
Согласно Регламенту заключаются, исполняются и оплачиваются только те договоры, которые были оформлены в соответствии с процедурой, описанной ниже.
Для обеспечения разделения обязанностей по организации договорной работы в Компании сотрудники различных подразделений должны выполнять следующие процедуры:
 Подготовка и оформление договора;
 Регистрация и хранение договора;
 Исполнение обязательств по договору.
Последовательность основных стадий договорной работы должна строго соответствовать настоящему Положению.
Организация договорной работы в ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' должна обеспечивать:
- соблюдение экономических интересов ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' во взаимоотношениях с контрагентами;
- надлежащий контроль за исполнением обязательств по заключенным договорам;
- защиту прав и интересов ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' в случае нарушения договорных обязательств контрагентами;
- учет заключенных договоров.

4. Подготовка, оформление, согласование и утверждение договоров
4.1. Подготовка и оформление договоров
4.1.1. Основаниями для заключения договоров с ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' являются:
- решения, приказы, распоряжения и указания Генерального директора или лиц, уполномоченных им в соответствие с приказом или доверенностью;
- протоколы о намерениях и меморандумы между ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' и потенциальными Контрагентами.
4.1.2. Договоры от имени ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' заключаются в письменной форме путем составления единого документа под названием "договор" (контракт, соглашение) с указанием конкретного вида - 'купли-продажи', 'поставки', 'аренды' и т.д.
4.1.3. Подготовка и оформление договора состоит из следующих этапов:
- инициирование договора;
- проведение предварительных переговоров с выбранным контрагентом;
- составление проекта договора в соответствии с п. 10.3.;
- согласование и утверждение договора.
Количество этапов может быть изменено в соответствии с Процедурой закупочной деятельности.
4.1.4. При выборе и утверждении контрагента Руководитель ответственного подразделения обязан руководствоваться соответствующими внутренними нормативно-распорядительными документами ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'.
4.2. Составление проекта договора
4.2.1. При составлении проекта договора Ответственный исполнитель использует типовую форму, разработанную и утвержденную Юридическим отделом ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' для соответствующего вида договоров. Первоначальное согласование типовой формы договора осуществляется в порядке, установленном разделом 10.4 настоящего Положения.
Утвержденный типовой договор направляется Ответственным исполнителем Контрагенту для согласования. При отсутствии возражений со стороны контрагента типовой договор визируется Согласующими подразделениями в упрощенном порядке и в сокращенные сроки, предусмотренные пунктом 10.4.8. настоящего Положения. Ответственность за соответствие договора типовой форме несет Руководитель ответственного подразделения.
При наличии возражений к типовому договору со стороны контрагента дальнейшее согласование осуществляется в общем порядке и в сроки, установленные настоящим Регламентом.
4.2.2. При отсутствии типовой формы (наличии у контрагента возражений к типовой форме) проект договора направляется контрагентом в адрес ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4', после чего рассматривается и согласуется Ответственным исполнителем.
4.2.3. Юридический отдел оказывает Ответственному исполнителю договора необходимую методическую и юридическую помощь в составлении проекта договора, обеспечивает соответствие условий договора действующему законодательству Российской Федерации.
4.2.4. Проект договора должен состоять как минимум из следующих разделов: преамбулы, предмета договора, прав и обязанностей сторон, цены договора и условий оплаты, срок договора, ответственности сторон, прочих условий договора, заключительных положений.
'Преамбула' договора должна содержать следующие основные положения:
- дата подписания договора;
- место подписания договора (город или населенный пункт);
- полное фирменное наименование контрагента, под которым он зарегистрирован в едином государственном реестре;
- название стороны по договору ("подрядчик", "поставщик", "принципал", "агент" и т.д.);
- подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.
Раздел 'Предмет договора' должен содержать краткое описание основных прав и обязанностей сторон как это определено Гражданским Кодексом Российской Федерации для соответствующего вида договоров либо иными актами при применении норм иностранного права. При этом необходимо определить конкретное имущество, в отношении которого заключается договор, либо действия, которые необходимо совершить.
Раздел 'Права и обязанности сторон' детально описывает существенные условия исполнения сторонами своих обязательств и реализации прав, вытекающих из предмета договора, в частности:
- способ исполнения обязательств каждой из сторон (порядок действий, их последовательность);
- место исполнения обязательств каждой из сторон;
- сроки выполнения своих обязательств сторонами, срок начала и окончания работ (услуг), в том числе по отдельным этапам;
- порядок поставки, сдачи-приемки товаров (работ, услуг);
- гарантийные обязательства сторон;
- техническая документация;
- способы обеспечения обязательств (залог, поручительство, гарантия, задаток);
иные права и обязанности сторон.
Раздел 'Цена договора и условия оплаты' должен содержать:
- цену за единицу продукции, общую стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налогов, пошлин и сборов, выделенных отдельной строкой;
- валюту обязательств, порядок расчета цены договора при определении обязательств в валюте отличной от рублей РФ;
- порядок оплаты (авансовый платеж, оплата по факту исполнения обязательств и т.д.);
- сроки совершения платежей, в том числе по отдельным этапам.
Раздел 'Ответственность сторон' должен содержать:
- виды и пределы ответственности, размер неустойки (штрафов, пени);
- основания освобождения от ответственности;
- применимое к договору право и порядок разрешения споров между сторонами по договору
Раздел 'Прочие условия договора' должен содержать следующие положения:
- условия о конфиденциальности информации по договору и порядок передачи ее третьим лицам;
- обстоятельства непреодолимой силы;
- срок действия договора;
- порядок изменения условий договора и его досрочного расторжения;
- существенные изменения обстоятельств;
- основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;
Раздел 'Заключительные положения' должен содержать:
- условия согласования связи между сторонами;
- количество экземпляров договора;
- юридические адреса и реквизиты сторон (почтовые, банковские, отгрузочные);
- печати и подписи представителей сторон.
4.2.5. Договор может содержать и иные условия, связанные с предметом договора, не противоречащие действующему законодательству и Уставу ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'.
4.2.6. Исходя из принципа свободы договора, могут заключаться договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами, а также договоры, в которых содержатся элементы различных договоров. Обязательны к применению только условия типовых договоров, утвержденных в установленном порядке.
4.2.7. Договор составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр (подлинник) с визами хранится в бухгалтерии, 2-й экземпляр (подлинник)- у контрагента, 1 копия - в бухгалтерии, 1 копия - в подразделении у ответственного исполнителя вместе с иной документацией, касающейся исполнения договора.
4.2.8. Не допускается оформление юридических и банковских реквизитов, адресов, подписей сторон и проставление печатей на отдельном от основного текста листе.
4.3. Порядок согласования и утверждения договора.
Компетенция Согласующих подразделений.
4.3.1. Договор, оформленный Ответственным исполнителем в соответствии с требованиями настоящего Регламента, с необходимой документацией, представляется для согласования в Согласующие подразделения. Результатом согласования является виза уполномоченного сотрудника Согласующего подразделения. Сбор виз осуществляется лично Ответственным исполнителем в указанном ниже порядке и последовательности, а именно:

- Ответственный исполнитель;
- Руководитель ответственного подразделения (Начальник отдела или Заместитель генерального директора по направлению);
- Юридический отдел;
- Главный бухгалтер

4.3.2. Ответственный исполнитель скрепляет своей подписью каждую страницу договора и приложений (дополнений) к нему. Ответственный исполнитель проставляет на оборотной стороне подписного листа договора визовый штамп или свою подпись (ФИО).
4.3.3. Ответственный исполнитель заполняет необходимые графы в визовом штампе и обеспечивает сбор виз в согласующих подразделениях в последовательности, определенной пунктом 10.3.1. настоящего Регламента. При представлении договора на согласование в Согласующие подразделения Ответственный исполнитель прилагает все упомянутые в тексте договора документы: техническое задание, график или календарный план производства работ, спецификация, смета или калькуляция и т.п.
4.3.4. Согласующее подразделение осуществляет проверку договора и анализ договорной документации в рамках предоставленных полномочий и пределах функциональной ответственности, установленных положениями о соответствующих подразделениях :

Юридический отдел:
- осуществляет комплексную правовую экспертизу договора на соответствие его условий действующему законодательству;
- обеспечивает отсутствие в договорах условий, значительно ущемляющих интересы ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' и являющихся явно обременительными или кабальными в части определения обязательств и ответственности;
- определяет правоспособность контрагента и полномочия лиц, подписывающих договор, как со стороны контрагента, так и со стороны ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4';
- определяет наличие у контрагента необходимых лицензий и разрешений для выполнения соответствующих работ (оказания услуг) по договору;
- устанавливает необходимость одобрения сделки органами управления контрагента или ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' и направляет договор на согласование в отдел корпоративного управления для последующего одобрения органами управления ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' (крупные сделки; сделки, в совершении которых имеется заинтересованность и т.д.);
- проверяет наличие согласующих виз в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

Главный бухгалтер
- определяет соответствие условий договора требованиям налогового законодательства Российской Федерации и страны места нахождения контрагента;
- обеспечивает оптимальность налогообложения по сделкам;
- обеспечивает соответствие договорной документации требованиям бухгалтерского и налогового учета.

10.4.6. После согласования договора всеми Согласующими подразделениями он направляется на утверждение Генеральный директору ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' или лицам, уполномоченным подписывать договоры на основании выданных им доверенностей или приказов. Договоры, которые требуют обязательного утверждения Главным бухгалтером, предварительно направляются на подпись Главному бухгалтеру ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'.

10.4.7. После утверждения уполномоченным лицом договора на нем проставляется печать ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'. После скрепления договора печатью Ответственный исполнитель уведомляет всех заинтересованных лиц о заключении договора.

5. Регистрация и хранение договоров

5.1. Подписанный и скрепленный печатью договор в течение одного рабочего дня представляется Ответственным исполнителем в Юридический отдел для его регистрации. Реестровый номер заключенного договора фиксируется на всех подписанных экземплярах. Далее Ответственный исполнитель распределяет экземпляры договора (подлинники и копии) в соответствии с пунктом 10.3.8. настоящего Регламента.

6. Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договора

6.1. Исполнение договора заключается в выполнении сторонами взятых на себя обязательств и включает два взаимных действия: предоставление исполненного одной стороной и принятие предмета исполнения другой стороной.
6.2. Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договора осуществляется Руководителем ответственного подразделения и Ответственным исполнителем в соответствии с возложенными на него обязанностями.
6.3. После вступления договора в действие Руководитель ответственного подразделения и Ответственный исполнитель обязаны проверять исполнение обязательств контрагентом по срокам, количеству и качеству, а также обеспечивать документальное подтверждение факта исполнения.
6.4. Документальным подтверждением исполнения обязательств по договору могут быть: акты сдачи-приемки товаров (работ, услуг), накладные, счета-фактуры, коммерческие документы, документы по платежным банковским операциям, транспортные документы, транспортно-экспедиторские документы, таможенные документы, иные документы и свидетельства, предусмотренные действующим законодательством.
6.5. Изменение или дополнение условий заключенного ранее договора совершается в той же форме, что и сам договор, и оформляется дополнительным соглашением к договору (с приложением копий). Дополнительное соглашение должно быть согласовано и утверждено в соответствии с настоящим Регламентом, скреплено печатями сторон и зарегистрировано в установленном выше порядке.
6.6. Предложения о подаче исковых заявлений в связи с неисполнением (ненадлежащим исполнением) контрагентами своих обязательств по договорам направляются в Юридический отдел, который оформляет их надлежащим образом в соответствии с законодательством. Руководитель ответственного подразделения и Ответственный исполнитель обязаны представлять в Юридический отдел по его запросу все необходимые для ведения дела сведения и документы.
6.7. При невыполнении условий договора контрагентом ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' вправе обратиться в суд. Юридический отдел обеспечивает защиту прав и законных интересов ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' в суде, привлекая в случае необходимости специалистов соответствующих структурных подразделений ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'.

7. Прекращение исполнения обязательств по договору

7.1. Обязательства, принятые на себя ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' по заключенным сделкам, могут быть прекращены путем:
- Их надлежащего исполнения.
- Соглашения между сторонами о прекращении обязательств.
- Предусмотренного договором или законом одностороннего прекращения обязательств.
- Отступного, зачета встречного однородного требования.
- Совпадения должника и кредитора в одном лице.
- Новации.
- Прощения долга.
- Невозможностью исполнения, если они вызваны обстоятельствами, за которые ни одна из сторон не отвечает.
- Ликвидации юридического лица (должника или кредитора) или смерти физического лица.
- Издания акта государственного органа.

7.2. По окончании срока действия договора Ответственный исполнитель обязан в трехдневный срок представить в Юридический отдел информацию об исполнении договора (прекращении обязательств по нему) после чего сотрудником ЮД в системе регистрации договоров делается соответствующая запись.

8. Обязанности Руководителя Ответственного подразделения и Ответственного исполнителя по ведению договорной документации

8.1. Руководитель ответственного подразделения назначает Ответственного исполнителя за ведение договорной документации по конкретному договору.

8.2. Руководитель ответственного подразделения обязан обеспечить надлежащее исполнение следующих действий:

- инициировать договор строго в рамках своей компетенции и предоставленных полномочий, исходя из формализованной потребности и в соответствии с внутренними процедурами, установленными в ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' для инициирования сделок ;
- выбрать надёжного контрагента, руководствуясь соответствующими внутренними процедурами ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4';
- подготовить и направить контрагенту проект договора, согласованный в соответствии с настоящим Положением, или принять от контрагента проект договора;
- получив проект договора, проверить наличие существенных условий, установленных для данного вида договора. В случае их отсутствия, принять меры по урегулированию спорных вопросов;
- отслеживать получение или отгрузку продукции, товаров, посылая в необходимых случаях телеграммы или требуя от контрагента, письменного подтверждения отдельных фактов, путём своевременной пересылки необходимых документов;
- направить в адрес получателя продукции (филиал или иное подразделение) копию договорной документации и в последующем письменно информировать получателя о времени отправления груза, с указанием номера вагона, цистерны, контейнера и т.п. а также примерный день прибытия на станцию получателя;
- отслеживать проведение в установленные сроки расчетов по платежам;
- требовать от контрагента при переписке и при проведении оплаты ссылку на номер договора ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' в обязательном порядке;
- хранить подлинники (копии) писем, телеграмм, уведомлений, конверты из-под договорной документации;
- требовать от контрагентов в установленные законом (договором) сроки необходимые документы (акты сдачи-приёмки выполненных работ, счета-фактуры, счета на оплату) и передавать подлинные экземпляры в Бухгалтерию в двухдневный срок с момента получения от контрагентов.
- следить за соблюдением установленных договором сроков исполнения обязательств контрагентом, своевременно проводить сверки с контрагентом с составлением соответствующих актов;
- при нарушении контрагентами условий заключенных договоров, а также после принятия всех необходимых мер по их устранению, в том числе путем направления претензий контрагенту, Ответственный исполнитель обязан в 10-дневный срок передать в Юридический отдел подлинные документы и иные материалы, необходимые для предъявления исков;
- оформить договорную документацию, пронумеровать и подписать все страницы договора и документации к нему (спецификации, сметы, календарные планы, протоколы, соглашения и т.п.) в необходимом количестве экземпляров;
- произвести согласование и сбор обязательных виз, необходимых для конкретного вида договора;
- представить в установленные сроки договорную документацию на утверждение Генеральный директору ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4 или уполномоченным им лицам;
- после утверждения и скрепления печатью зарегистрировать договор в Юридическом отделе и распределить подлинники и копии договора в соответствии с п. 10.2.8. настоящего Регламента;
- вести всю договорную документацию и переписку с контрагентами заказными письмами или телеграммами (иными способами связи, позволяющими произвести идентификацию корреспонденции);
- хранить договорную документацию в течение четырех лет с момента истечения срока действия договора и не передавать ее сторонним лицам без письменного разрешения руководителя, при передаче документации в другие структурные подразделения ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' оставлять себе расписку об изъятии, с указанием Ф.И.О. сотрудника, структурного подразделения, номера телефона, времени передачи и росписи лица, получившего договорную документацию;
- уничтожать договорную документацию по истечении установленных сроков хранения в соответствии с действующим порядком;
- не разглашать коммерческую тайну;
- совершать иные действия, необходимые для надлежащего ведения договорной работы.
8.3. К договорной документации относятся и прилагаются:
- договор или его копия, спецификации, сметы, калькуляции, календарные планы;
- протоколы разногласий;
- телеграммы, письма;
- квитанции об отправке писем, телеграмм;
- почтовые конверты, в которых приходит корреспонденция;
- технические паспорта, сертификаты, копии лицензий;
- копия доверенности на право заключения договора.
Настоящий перечень не является исчерпывающим и может изменяться в зависимости от вида договора.
8.4. Руководители отделов или иных структурных подразделений ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4', в которых находятся оригиналы договорной документации, обязаны обеспечить их хранение таким образом, чтобы при необходимости немедленно представить соответствующим должностным лицам, надзорным и контролирующим органам.

9. Ответственность за неисполнение
(ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента

9.1. Ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента и организацию договорной работы в соответствии с его требованиями несут Руководители ответственных подразделений.
9.2. Ответственность к нарушителям настоящего Регламента применяется по основаниям и в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' и трудовыми договорами, заключаемыми ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4' с руководителями его структурных подразделений.

9.3. Руководитель ответственного подразделения несет ответственность за:
- непринятие мер по срокам исполнения обязательств, указанным в договоре;
- отсутствие необходимой переписки по исполнению договоров, договорной документации;
- не пересылку документации получателю;
- не своевременное сообщение о поступающем грузе в адрес получателя;
- сохранность подлинных экземпляров договорной документации, утерю, подделку, фальсификацию, подмену, договорной документации, а также за ее несанкционированную передачу другим организациям и лицам;
- непредставление и нарушение сроков представления документов (в том числе ежеквартальных актов сверок) Бухгалтерии и иным подразделениям;
- несоблюдение сроков, установленных настоящим Регламентом.
9.4. Руководители ответственных подразделений несут персональную ответственность за действия Ответственных исполнителей в части соблюдения договорных обязательств и настоящего Регламента.

10.1. Приложение ?1

Образец Визового штампа

ВИЗОВЫЙ ШТАМП ОАО 'СВЯЗЬСТРОЙ-4'
Договор. ____________от '__'____________ 20__ года

Ответственное подразделение:_______________________________________
(наименование отв. подразделения)
____________________________________________________
(Ф.И.О. и подпись руководителя отв. подразделения)
Ответственный исполнитель:_________________________________________

Зам. Генерального директора_____________________

Главный бухгалтер _____________________________

Юридический отдел: ______________________________