Информационные системы БУ_Подольский В

Кроме того, при необходимости могут быть получены различ­ные распечатки начислений и удержаний (по видам, табельным номерам, участкам, цехам). Контрольные ведомости распределе­ния начисленной зарплаты по видам оплат (по цеху) и распреде­ления удержаний по видам оплат (по цеху) остаются в расчетном отделе и служат для контроля. Для этого используются и анало­гичные заводские регистры. Ведомости распределения начислен­ной зарплаты по категориям и видам оплат (по цехам и заводу) передаются в отдел труда и зарплаты, а распределения начис­ленной зарплаты по шифрам производственных затрат (по цехам и заводу) - в производственный отдел бухгалтерии и служат для заполнения регистров по учету затрат.

Ведомость "Расчетный листок - лицевой счет" используется так: расчетный листок вклеивается в расчетную книжку работаю­щего, а лицевой счет - в обложку лицевого счета (используется как документ длительного хранения). Ведомость на выплату аван­са за I половину месяца изготовляется по месту выплаты и пере­дается в кассу для выплаты аванса. Платежная ведомость за II половину месяца служит для выплаты заработной платы за это время. Невыданная зарплата по этой ведомости подлежит отне­сению на субсчет 76/2 "Депоненты". Ведомость "Анализ оплаты труда" (по участку, цеху) содержит сведения о распределении зарплаты по профессиям и разрядам и передается в отдел труда. По желанию пользователя могут быть изготовлены и другие свод­ки, содержание и назначение которых согласовывается с пользо­вателем. Ниже приводятся примеры оформления подобных доку­ментов (табл. 7.14).

Расчетный листок - лицевой счет

В АРМ УТЗП выделены шесть основные функций (рис. 7.7): картотека, гонорар, расчет заработной платы за месяц, печать, закрытие, разное. Для упрощения описания содержания и осо­бенностей выполнения каждой из этих функций следует отметить некоторые общие особенности работы этого АРМ. Ввод информа­ции предусматривается по определенным видам оплат и удержа­ний и макетам. Для удобства используется несколько макетов. Макет 2 предусмотрен для ввода информации с табеля учета рабочего времени (повременные и другие виды оплат), 5 - раз­личных видов начислений с заранее исчисленными суммами, 6 - начислений гонорара, 7 - сдельной зарплаты, 0 - сумм, рас­считанных ПЭВМ (по начислениям и удержаниям), 9 - удержаний с суммами.

Рис. 7.7 Схема диалога АРМ УТЗП

Входной контроль информации по начислениям осуществляет­ся с применением счетного метода. Для макета 2 создаются кон­трольные суммы по порции введенной информации по реквизи­там "Дни" и "Часы", 5 - по реквизиту "Сумма". При вводе информации в ПЭВМ эти данные просчитываются и появляются на экране. Если данные совпадают, разноска считается правиль­ной, а если нет, то ошибки выявляются путем просмотра введен­ных данных или их печати и сверки с первичными документами. Остальные реквизиты (табельный номер, вид оплаты и др.) про­верять нецелесообразно, так как информация вводится бухгалте­ром и им же визуально контролируется. Входной контроль по удержаниям (макет 9) осуществляется путем подсчета контроль­ных итогов по реквизиту "Сумма".

В соответствующих режимах предусмотрена печать протокола по всей введенной информации за данный период (день) по структуре макета: подразделение, табельный номер, дни, часы, сумма.

При необходимости информацию можно вводить в пакетном режиме с других АРМ - на дискете. Данные должны быть занесе­ны по определенному макету и включать код подразделения, та­бельный номер, дни, часы, сумму и т. д. В этом случае по всем ре­квизитам создаются контрольные итоги, которые проверяются программно на ПЭВМ с выдачей по окончании операции сигнала "Информация введена, ошибок нет".

При вводе информации с различных документов с помощью клавиатуры появляется экран ввода, соответствующий макету, и производится набор данных по каждому табельному номеру. Контроль правильности ввода осуществляется путем сверки контрольных итогов по таким реквизитам, как табельный номер, вид оплаты, вид удержаний, сумма, часы, дни. После ввода программным путем обеспечена процедура разноски данных по табельным номерам и пересчет удержаний налогов и исполни­тельных листов.

Как было отмечено, ряд сводок необходимо получить в целом по предприятию (распределение начислений по категориям и ви­дам оплат, распределение начисленной зарплаты по шифрам затрат и др.). Если для решения задачи УТЗП используется не­сколько компьютеров индивидуального использования, предусмат­ривается такая методика. Вначале получают цеховые сводные файлы, которые затем переносят на компьютер, где производится расчет и печать машинограмм по цехам и в целом по предпри­ятию. Именно так реализована технология получения ведомостей, например, по категориям и профессиям в разрезе предприятия. Для печати списков по исполнительным листам и поручений Сбер­банку вначале на ПЭВМ формируется соответствующий файл, ко­торый переносится на головную (общую) ПЭВМ, где печатают сводные ведомости и платежные поручения.

Обеспечение сохранности информации при решении задачи УТЗП производится так: ежедневно по окончании дня на дискеты копируются все справочники, архивные файлы и оперативная ин­формация всех баз данных, а перед выполнением функции "Закрытие месяца" производится сброс файлов текущего месяца, всех справочников и других данных в другую директорию. Это по­зволяет при необходимости получать в отчетном месяце необхо­димые сводки за предыдущий месяц. Иными словами, всегда хранится информация за два месяца - отчетный и предыдущий. Ана­логично копируют и хранят информацию при выполнении функции "Закрытие года".

Функция "Картотека" включает пять режимов: лицевой счет, постоянные начисления, постоянные удержания, переходящие на­числения, архивы. Первый включает следующие подрежимы: но­вый сотрудник, корректировка лицевого счета, печать списка со­трудников, перевод сотрудника, увольнение сотрудника. При входе в подрежим "Новый сотрудник" появляется макет для ввода дан­ных по сотруднику, в котором присутствуют такие реквизиты, как пол, вид оплаты (сдельщик, повременщик, оклад и др.). В ходе выполнения подрежима "Корректировка лицевого счета" внесение изменений в текст документа производится при полноэкранном редактировании. Подрежим "Печать лицевого счета" позволяет распечатать справочник лицевых счетов любого подразделения по всем либо по выбранным реквизитам.

В подрежиме "Перевод сотрудника" происходит корректировка информации, связанная с переводом сотрудника в другое подраз­деление. После ввода табельного номера на экране появляется весь список подразделений, из которого пользователь выбирает нужное. Если это происходит в середине месяца, то суммы имею­щихся начислений и удержаний за отработанное время в старом подразделении отнесут при составлении ведомостей распределе­ния на старое подразделение. В новом подразделении будут полу­чены расчетный листок и платежная ведомость со всеми суммами удержаний и начислений.

Подрежим "Увольнение сотрудника" рекомендуется выполнять для группы сотрудников: сперва необходимо ввести количество увольняемых сотрудников, а затем их табельные номера. После этого произойдет удаление записей, содержащих эти табельные номера из всех файлов базы данных, архивов, справочников.

Вторым является режим "Постоянные начисления". Сотруднику, помимо оклада (или часовой тарифной ставки), могут произво­диться начисления по другим постоянным видам оплат (в течение определенного периода - квартал, год). Поэтому имеет смысл за­вести справочники постоянных видов начислений для лиц, полу­чающих надбавки, совмещающих профессии, получающих посо­бие по уходу за ребенком, получающих пособие для малообес­печенных семей.

Справочник лиц, получающих надбавки, предназначен для хра­нения сведений, на основании которых осуществляется расчет на­числений. При работе в этом режиме необходимо убедиться в том, что в таблице входимости загружена графа "Список надбавок", куда необходимо внести данные из списка видов оплат. При зане­сении данных в справочник лиц, получающих надбавки, в файл за­нятости вводят вид и признак надбавки, которая рассчитывается в процентах или в виде постоянной суммы.

Справочник лиц, совмещающих профессии, предназначен для хранения сведений, на основании которых осуществляется расчет начислений по совмещаемой профессии. При вводе данных в справочник фиксируется признак оплаты совмещения, который указывает на то, что выплата рассчитывается в виде процента или задана в виде постоянной суммы. В последнем случае в поле "Оклад по совмещаемой профессии" вводится установленная сум­ма за совмещение, а в поле "Процент совмещения" проставляется процент, равный 100. Если сотрудник выполняет работу по со­вмещению в другом подразделении, необходимо указать шифр производственных затрат того подразделения, на который будут распределяться затраты.

Третьим является режим "Постоянные удержания", включаю­щий несколько подрежимов, соответствующих типовым видам удержаний.

Подрежим "Исполнительные листы" дает возможность пользо­вателю осуществить печать (справочник исполнительных листов), добавление информации или корректировку (макет для ввода рек­визитов). Так, при добавлении вначале набирается нужный табель­ный номер, после чего на экране в графе "ФИО" появляется фа­милия работающего. Далее, если это необходимо, вводится дата рождения ребенка, на которого выплачиваются алименты (чтобы программа автоматически следила за окончанием срока уплаты алиментов), признак, который указывает на то, что исполнитель­ный лист рассчитывается на основе процента оплаты от суммы зарплаты за минусом подоходного налога или оплачивается по­стоянной суммой. Затем проставляется процент или сумма удер­жаний, вносится адрес, фамилия, имя и отчество лица, которому выплачивается сумма. При выполнении корректировки пользова­телю предлагается возможность корректировки (удаления или ис­правления) записей.

В подрежиме "Взносы за покупку товаров в кредит" осуществ­ляется операция "Добавление", которая, кроме табельного номера, предусматривает введение общей суммы кредита, даты начала выплаты и количества месяцев выплаты. Далее программа рас­считывает сумму удержаний за месяц и выводит остаток. При за­крытии месяца остаток уменьшается на сумму взноса. Аналогичны ему подрежимы "Ссуда на садовые участки" и "Ссуда молодым семьям".

Подрежим "Взносы в Сбербанк" включает две операции - до­бавление и корректировку. Первая выполняется после ввода та­бельного номера, номера лицевого счета в Сбербанк и признака взноса. Если признак равен нулю, то предлагается ввести посто­янную сумму для ежемесячного перечисления, а если единице, то предлагается вводить следующие реквизиты: номер расчетного счета и вид Сбербанка, отделение (район), шифр МФО. Корректи­ровка же позволяет удалить или исправить записи, введенные при добавлении.

Подрежимы "Удержание за госстрах", "Содержание семьи", "Коммунальные услуги" реализованы по единой схеме работы.

В целом, когда рассчитываются удержания, суммы из всех справочников автоматически переписываются в сводный файл удержаний только в режиме "Закрытие месяца", а также при до­бавлении новых записей во всех видах условно-постоянных удер­жаний.

Четвертым в функции "Картотека" является режим "Переходящие начисления", который позволяет просмотреть и отредактировать данные о сотрудниках, имеющих суммы пере­ходящих начислений с прошлого периода, в том числе оплату за отпуск будущего месяца из ФЗП, за отпуск будущего месяца из ФМП, оплату за дни болезни (больничные листы) будущего месяца.

Пятый режим - "Архивы" - позволяет пользователю заводить (обычно на период внедрения) и редактировать следующие фай­лы: на облагаемые налогами суммы, на расчет больничных листов, отпусков, среднего заработка, 13-й зарплаты, премий ИТР и слу­жащим. В обычном режиме архивы создаются постепенно в про­цессе работы и обновляются в режиме "Закрытие месяца (или го­да)".

Функция "Гонорар" включает в себя три режима: гонорар заIполовину месяца, гонорар заIIполовину месяца, налог с гонорара. Она используется при автоматизации расчетов для издательств.

Функция "Расчет заработной платы за месяц" имеет три режима и предназначена для выполнения всех расчетов согласно заложенным в программе алгоритмам по начислению и удержанию заработной платы. После того как будут открыты все обрабаты­ваемые файлы и загружена таблица входимости, пользователь должен выбрать интересующее его направление расчетов. При выборе вниманию пользователя будет предложена строка меню, состоящая из четырех окон: "Макет 2", "Макет 5", "Исправить", "Листание".

"Макет 2" предусматривает ввод оперативной информации об отработанном времени или времени невыхода на работу (дни болезни, отпуска и т. д.). Для каждого вида оплаты в зависимо­сти от алгоритма расчета выдается своя экранная форма ввода информации. Чтобы пользователю было понятно, какой вид оп­латы рассчитывается, на экране в верхней строке высвечивает­ся его наименование. Затем происходит расчет суммы по соот­ветствующему виду оплаты, перерасчет тех начислений, в которые входит данный вид оплат, перерасчет налогов и других удержаний. Автоматически пересчитываются премии, надбавки за высокое профессиональное мастерство, налоги, суммы по исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержания в Сбербанк. После всех операций на экран выдаются итоги: сколько начислено, удержано и выдано на руки (или долг за ра­ботающим).

"Макет 5" предназначен для ввода готовых, рассчитанных зара­нее сумм, который осуществляется по экранной форме. Пользова­тель задает вид макета, вид работы (листание или исправление), шифр производственных затрат, месяц, начисленную сумму и от­работанное количество дней и часов.

При фиксации окна "Исправить" появляется возможность кор­ректировки введенных данных по начислениям. Корректировке подлежат следующие признаки: код подразделения, ШПЗ, сколько отработано дней и часов, сумма начислений по видам оплат, от­четный месяц. Пользователю предлагается выбрать из списка всех начислений сотруднику строку, которую необходимо откорректи­ровать. На основании того, в каком макете (2 или 5) происходил ввод этой записи, корректировке подлежат часы (дни), отработан­ные сотрудником, либо суммы начисления. После внесения изме­нений происходит пересчет налогов и других видов удержаний.

Выбор окна "Листание" дает возможность просмотреть лицевые счета сотрудников выбранного подразделения. В нижней части эк­рана загорается строка меню, позволяющая листать лицевые сче­та вперед и назад, а также просмотреть лицевой счет сотрудника с любым табельным номером.

При выборе удержаний пользователь может исправить или до­бавить любой вид удержаний по любому табельному номеру. Не рекомендуется исправлять те, которые рассчитываются автомати­чески. Перед входом в главное меню на экран выдаются контроль­ные итоги в разрезе макетов по таким реквизитам, как дни, часы, сумма. Пакетный режим расчета удержаний носит контрольный характер и предназначен для проверки правильности удержаний или пересчета, если были добавления сумм с других АРМ. Все расчеты предназначены только для текущего месяца. При выпол­нении этого режима счет осуществляется автоматически по всем подразделениям предприятия.

Режим "Удержание планового аванса" предназначен для ав­томатического переноса плановой суммы аванса (по каждому табельному номеру) из справочника лицевых счетов в массив удержаний текущего месяца. При входе в него активизируется процедура "Выбор подразделения". Перенос плановых сумм осу­ществляется только для выбранного подразделения, он выполня­ется путем замены существующих удерживаемых сумм плано­выми, т.е. старые суммы аванса уничтожаются. При повторном выполнении режима это особенно важно, так как данные, откор­ректированные в режиме "Разовая корректировка аванса", уничто­жаются. В этом случае разовую корректировку необходимо повто­рить. Напомним, что плановая сумма аванса относится к условно-постоянной информации и может быть исправлена только в режи­ме "Ведение лицевого счета".

Режим "Удержание планового аванса" рекомендуется исполь­зовать при загрузке программы в новый компьютер, когда нельзя закрыть отчетный месяц, а также если после закрытия отчетного месяца была произведена массовая корректировка плановых сумм аванса и возникла необходимость замены текущих сумм аванса плановыми или когда корректировка текущего аванса в большин­стве случаев ошибочна.

Функция "Печать" обеспечивает получение различных маши­нограмм: платежных ведомостей заiиIIполовины месяца, рас­четных листков (лицевых счетов, контрольных итогов, распределе­ния по категориям и видам оплат) и т. д.

Платежные ведомости за IиIIполовины месяца печатаются по местам выдачи и по одной методике. Для печати расчетного лист­ка - лицевого счета сначала необходимо выбрать подразделение. Лишь после этого можно осуществить печать, поиск, просмотр и листание расчетного листка, если он не умещается на экране. Журнал контрольных чисел предназначен для проверки правиль­ности отдельных видов оплат и удержаний, а также для получения контрольных итогов по всем видам оплат и удержаний в разрезе макетов. Кроме того, в нем печатаются итоги: "Всего начислено", "Всего удержано", "К выдаче на руки", "Долг за работающим", "Сумма переходящего отпуска". При этом указывается шифр вспомогательного подразделения, за счет которого выплачены суммы отдельным работникам.

Ведомости "Контрольные итоги по видам оплат и удержаний" печатается в случае запроса (если необходимо найти ошибку), по тем видам оплат или удержаний, которые выберет пользователь из списка. Ведомость "Долг за работающими" печатается, когда не­обходимо выявить какие-либо отклонения при расчетах.

Ведомость распределения заработной платы по категориям и видам оплат составляется как по отдельным цехам, так и в целом по предприятию. Для этого необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, на каждом рабочем компьютере выполняют­ся режим "Формирование свода" по выбранному подразделению (автоматически, один раз после выверки журнала контрольных чи­сел). Во-вторых, сформированные массивы сводов со всех загру­женных компьютеров переносятся на дискету с помощью режима "Сброс данных на ГМД для получения свода". В-третьих, данные с дискет переписываются на винчестер одного из рабочих компью­теров в режиме "Добавление данных с ГМД для получения свода". После этого в одноименном режиме производится печать формы только на том компьютере, на котором сгруппированы данные с дискет всех других компьютеров. Печать формы по начислениям и удержаниям производится раздельно - по участкам, цехам, пред­приятию.