Категория: Инструкции
Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Муниципальное казенное учреждение (центр бухгалтерского учета и отчетности) (далее - МКУ ЦБУ) осуществляет бухгалтерский учет (аутсорсинг) в ста муниципальных учреждениях (казенных, бюджетных, автономных) в соответствии с частью 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" на основании соглашений на ведение бухгалтерского учета. Как должен быть организован порядок сдачи документов в архив и уничтожения документов по истечении сроков делопроизводства при осуществлении бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией? Необходимо ли это отразить в соглашении? Правильно ли, что МКУ ЦБУ после окончания срока делопроизводства будет возвращать по описи руководителям учреждений документы для дальнейшего проведения ими экспертизы по уничтожению и передаче в архив?
Муниципальное казенное учреждение (центр бухгалтерского учета и отчетности) (далее - МКУ ЦБУ) осуществляет бухгалтерский учет (аутсорсинг) в ста муниципальных учреждениях (казенных, бюджетных, автономных) в соответствии с частью 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" на основании соглашений на ведение бухгалтерского учета.24 августа 2016
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обязанность по организации хранения и, соответственно, последующей передачи в архив (проведению экспертизы по уничтожению) документов бухгалтерского учета госучреждения лежит на руководителе субъекта учета. На центры бухгалтерского учета, осуществляющие оказание услуг по ведению бухгалтерского учета в интересах субъектов учета, такая обязанность относительно обслуживаемых центрами учреждений законодательно не возложена. Соответственно, отдельные положения по организации хранения необходимой при ведении учета и составлении бухгалтерской отчетности документации могут быть включены в договоры (соглашения) на ведение бухгалтерского учета такими центрами. В частности, соглашением может быть предусмотрена и указанная в вопросе схема обмена документами между центром бухгалтерского учета и руководителями субъектов обслуживаемых центрами учреждений.
Обоснование вывода:
Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).
Учитывая положения ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ и п. 5 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), руководители госучреждений могут:
1) возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо;
2) заключить договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с другим учреждением, организацией (централизованной бухгалтерией).
При этом создание централизованных бухгалтерий, в том числе создание единых централизованных информационных систем учета и отчетности в организациях госсектора публично-правового образования, является важной составляющей деятельности по оптимизации расходов бюджета (смотрите, в частности, Раздел III Рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 01.12.2014 N 06-03-05/61507).
Пунктом 14 Инструкции N 157н прямо предусмотрено, что ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель субъекта учета.
По смыслу указанных выше положений Инструкции N 157н и Закона N 402-ФЗ выходит, что организация ведения бухгалтерского учета и организация хранения документов бухгалтерского учета - это два разных направления ответственности руководителя госучреждения.
Однако ведение бухгалтерского учета и составление отчетности невозможно без наличия в распоряжении субъекта, на которого возложены данные полномочия, первичной учетной документации. Соответственно, руководитель учреждения одновременно с передачей обязанности по ведению бухгалтерского учета центру бухгалтерской отчетности может передать и полномочия по хранению (хотя бы временному) документов бухгалтерского учета такому центру. В противном случае, если договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета не будет содержать подобных положений, то всю ответственность за осуществление хранения документов бухгалтерского учета будет нести именно руководитель субъекта учета *(1).
В настоящее время для организации хранения бухгалтерских документов, в том числе первичных учетных документов, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, подписанных электронной подписью, применяются (смотрите Информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015):
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, далее - Правила N 526.
Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд (п. 2.1 Правил N 526).
Пунктом 2.3 Правил N 526 установлено, что часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п.п. 4.6-4.13 Правил N 526, который предусматривает, в частности, ежегодную экспертизу ценности документов, осуществляемую экспертной комиссией организации.
Законодательство не содержит указаний на обязанность обеспечения хранения и последующей передачи в архив (проведению экспертизы по уничтожению) документов заказчиков услуг центрами бухгалтерского учета. Тем более что такие центры не являются структурными подразделениями обслуживаемых учреждений.
Подытожив изложенное, можно прийти к следующему выводу. Обязанность по организации хранения документов бухгалтерского учета госучреждения лежит на руководителе субъекта учета. На центры бухгалтерского учета, осуществляющие оказание услуг по ведению бухгалтерского учета в интересах субъектов учета, такая обязанность относительно обслуживаемых центрами учреждений законодательно не возложена. Соответственно, отдельные положения по организации хранения необходимой при ведении учета и составлении бухгалтерской отчетности документации могут быть включены в договоры (соглашения) на ведение бухгалтерского учета такими центрами. В частности, соглашением может быть предусмотрена и указанная в вопросе схема обмена документами между центром бухгалтерского учета и руководителями субъектов обслуживаемых центрами учреждений.
Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Организация бухгалтерского учета в госучреждении;
- Энциклопедия решений. Хранение в госучреждении первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина
Ответ прошел контроль качества
4 августа 2016 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
------------------------------------------------------------------------
*(1) Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Однако административная ответственность, предусмотренная ст. 15.11 КоАП РФ, не может быть применена к лицам, которым руководитель субъекта учета не передал полномочия по хранению документов (смотрите, к примеру, постановление Уссурийского гарнизонного военного суда Приморского края от 09.09.2014).
Специалисты Минфина России подводят итоги 2016 года и рассказывают все, что важно знать о применении важнейших законодательных и нормативных актов для госучреждений в 2017 году.
С.В. Сивец – государственный советник Российской Федерации.
В.В. Злати – заместитель начальника отдела Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
С.А. Крючков - заместитель начальника отдела Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.
Н.С. Чамкина - государственный советник РФ II класса, заслуженный экономист РФ.
Т.В. Саакян – действительный советник Российской Федерации III класса.
Л.Г. Некрасова – государственный советник Российской Федерации II класса.
С.О. Чернявская – советник государственной гражданской службы III класса.
Т.С. Колегаева - советник государственной гражданской службы III класса.
Н.М. Гусева – к.э.н. государственный советник РФ II класса, директор Центра обучения и внутреннего контроля ИПК «Международный финансовый центр».
И.В. Гейц - ведущий эксперт по вопросам оплаты труда в государственных учреждениях.
Итоговая всероссийская конференция для государственных учреждений состоит из трех сессий:
Сессия 1. «Годовой бухгалтерский отчет за 2016 год, учет в 2017 году, налоги, классификация в бюджетных, казенных, автономных учреждениях», 7-8 ноября 2016 года Скачать презентацию>>>
Бюджетный учет в 2017 году. Разъяснение всех последних изменений.
Применение бюджетной классификации в 2017 году.
Федеральные стандарты бухгалтерского учета и отчетности.
Подготовка отчетности учреждений за 2016 год.
Важнейшие вопросы налогообложения госучреждений.
Сессия 2. «Правовые и финансовые вопросы деятельности бюджетных, казенных, автономных учреждений: итоги 2016 года - подготовка к 2017 году»,9-10 ноября 2016 года Скачать презентацию>>>
Федеральный Закон № 83-ФЗ – практика реализации. Развитие нормативной и методологической базы
Особенности формирования госзаданий.
Новое в планировании финансово-хозяйственной деятельности.
Расчет нормативных затрат на оказание услуг (работ).
Внутренний финансовый контроль и аудит в учреждениях.
Государственные закупки. Федеральные Законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.
Сессия 3. «Оплата труда в бюджетных, казенных, автономных учреждениях», 11 ноября 2016 года Скачать презентацию>>>
НДФЛ, страховые взносы, пособия по социальному страхованию.
Новая система оплаты труда, основанная на «эффективном контракте».
Денежное содержание государственных гражданских и муниципальных служащих.
Средняя заработная плата.
Трудовое законодательство и оплата труда. Требования законодательства о внедрении профессиональных стандартов.
Скидка 20% за участие в 3-х сессиях:
74 700 руб. 59 760 руб.
Все участники конференции получают:
Ответы на свои профессиональные вопросы от специалистов Минфина России и ведущих экспертов отрасли.
Удостоверение участника мероприятия. Возможно получение Удостоверения о повышении квалификации в рамках Школы Главбуха госучреждения.
Приятные сюрпризы и подарки
Детальный разбор законодательных актов, определяющих правильность формирования отчетности в учреждениях и организациях. Будут даны разъяснения по сложным вопросам ведения бухгалтерского учета и налогообложения бюджетных, автономных и казенных учреждений. Глубокая проработка тематики материала семинара и ценнейший практический опыт преподавателей. Участие в семинаре позволит многим организациям и учреждениям избежать штрафов налоговой и трудовой инспекций, а также неприятных последствий проверок органами государственного финансового контроля.
Новое в бюджетном учете в 2016-2017 году.
Проблемные вопросы учета кассовых операций в учреждениях: применение ККМ, применение бланков строгой отчетности вместо ККМ, порядок учета выручки в кассе учреждения.
Методология себестоимости услуг. Организация аналитического учета доходов и расходов (счета 010900, 040100).
Учет на 500-х счетах операций по осуществлению закупок для государственных и муниципальных нужд: алгоритм учёта закупок у единственного поставщика, алгоритм учёта конкурентных процедур. Практические примеры.
Изменения в расчете и уплате НДС, налога на прибыль, налога на имущество, НДФЛ и страховых взносов. Организация раздельного учета НДС. Изменения в налогообложении в 2016 году и на 2017 год.
Порядок формирования отчетности учреждений.
Реформирование системы финансового контроля. Типичные нарушения. Ответственность бюджетного учреждения и его должностных лиц.
Задачи по проведению отдельных хозяйственных операций, по отражению в бухгалтерском учете себестоимости услуг, по заполнению отдельных форм отчетности.
В лекции № 2 рассматриваются следующие учебные вопросы:
5. Особенности финансового обеспечения казенных учреждений.
6. Санкционирование расходов казенных учреждений и их отражение в бюджетном учете.
7. Забалансовый учет казенных учреждений.
1. Особенности нормативно-правового регулирования деятельности казенных учреждений.
В соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерацией (абзац 39 статья 6 ), казенное учреждение - государственное (муниципальное) учреждение, осуществляющее оказание государственных (муниципальных) услуг, выполнение работ и (или) исполнение государственных (муниципальных) функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти (государственных органов) или органов местного самоуправления, финансовое обеспечение деятельности которого осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы.
Федеральное казенное учреждение находится в ведении федерального органа государственной власти, осуществляющего функции и полномочия учредителя казенного учреждения (бюджетные полномочия главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств федерального бюджета).
Правовой статус федерального казенного учреждения, его бюджетные полномочия как получателя бюджетных средств регламентированы Бюджетным кодексом (статьи 161 и 162 соответственно ), а особенности создания, реорганизации, изменения типа, ликвидации, отдельные положения правовых отношений в процессе деятельности детализированы в Федеральном законе от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в редакции Федерального закона № 83-ФЗ), другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Основной деятельностью федерального казенного учреждения признается деятельность, непосредственно направленная на достижение целей, ради которых оно создано. Исчерпывающий перечень видов деятельности, которые может осуществлять федеральное казенное учреждение в соответствии с целями его создания, определяется его учредительными документами. Отдельные виды деятельности федерального казенного учреждения (например, в сфере здравоохранения, образования и др.) могут осуществляться только на основании специальных разрешений (лицензий).
Учреждения, за которыми имущество закреплено на праве оперативного управления, владеют, пользуются этим имуществом в пределах, установленных законом, в соответствии с целями своей деятельности, назначением этого имущества и, если иное не установлено законом, распоряжаются этим имуществом с согласия собственника этого имущества.
Имущество казенного учреждения закрепляется за ним на праве оперативного управления в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Собственником имущества казенного учреждения является соответственно Российская Федерации, субъект Российской Федерации, муниципальное образования.
Федеральному казенному учреждению для обеспечения его деятельности передается на праве оперативного управления государственное имущество, собственником которого является Российская Федерация. Федеральное казенное учреждение не имеет права распоряжаться переданным ему на праве оперативного управления государственным имуществом.
Земельный участок, необходимый для выполнения казенным учреждением своих уставных задач, предоставляется ему на праве постоянного (бессрочного) пользования.
Объекты культурного наследия (памятники истории и культуры) народов Российской Федерации, культурные ценности, природные ресурсы (за исключением земельных участков), ограниченные для использования в гражданском обороте или изъятые из гражданского оборота, закрепляются за казенным учреждением на условиях и в порядке, которые определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Право оперативного управления казенного учреждения на объекты культурного наследия религиозного назначения, в том числе ограниченные для использования в гражданском обороте или изъятые из гражданского оборота, переданные в безвозмездное пользование религиозным организациям (а также при передаче таких объектов в безвозмездное пользование религиозным организациям), прекращается по основаниям, предусмотренным федеральным законом.
Федеральное казенное учреждение может осуществлять приносящую доход деятельность, если такое право предусмотрено в его учредительном документе. Доходы от такой деятельности поступают в федеральный бюджет.
Согласно статье 120 (абзац 4 ) Гражданского кодекса Российской Федерации казенное учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При недостаточности указанных денежных средств субсидиарную ответственность по обязательствам такого учреждения несет собственник его имущества.
Федеральное казенное учреждение не вправе выступать учредителем (участником) юридических лиц.
Казенное учреждение не вправе размещать денежные средства на депозитах в кредитных организациях, а также совершать сделки с ценными бумагами, если иное не предусмотрено федеральными законами.
В соответствии с концепцией государственного бухгалтерского учета казенные учреждения руководствуются:Заключение и оплата федеральным казенным учреждением государственных контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств, производится от имени Российской Федерации в пределах доведенных ему главным распорядителем (распорядителем) лимитов бюджетных обязательств и с учетом принятых и неисполненных обязательств.
Нарушение федеральным казенным учреждением данного положения при заключении государственных контрактов, иных договоров является основанием для признания их судом недействительными по иску главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого учреждение находится.
В случае уменьшения федеральному казенному учреждению как получателю бюджетных средств главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств ранее доведенных лимитов бюджетных обязательств, вытекающих из заключенных им государственных контрактов, иных договоров, федеральное казенное учреждение должно обеспечить согласование в соответствии с законодательством Российской Федерации о размещении заказов для государственных нужд новых условий по цене и (или) количеству (объемам) товаров (работ, услуг) государственных контрактов, иных договоров. Сторона государственного контракта, иного договора вправе потребовать от федерального казенного учреждения возмещения только фактически понесенного ущерба, непосредственно обусловленного изменением условий государственного контракта, иного договора.
В случае сдачи в аренду с согласия учредителя недвижимого имущества, закрепленного за казенным учреждением учредителем, финансовое обеспечение содержания такого имущества учредителем не осуществляется, а полученные доходы перечисляются в бюджет.
Государственные (муниципальные) задания для казенного учреждения в соответствии с предусмотренными его учредительными документами основными видами деятельности формирует и утверждает соответствующий орган, осуществляющий функции и полномочия учреждения (главный распорядитель бюджетных средств).
Казенное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом, в установленных сферах деятельности, для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях. Порядок определения указанной платы устанавливается соответствующим органом, осуществляющий функции и полномочия учредителя, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Казенное учреждение при осуществлении закупок товаров, работ, услуг заключают гражданско-правовые договоры от имени соответствующего публично-правового образования.
Устав казенного учреждения должен содержать наименование учреждения с указанием типа «казенное учреждение», сведения о собственнике его имущества, исчерпывающий перечень видов деятельности, которые казенное учреждение вправе осуществлять в соответствии с целями, для достижения которых оно создано, указания о структуре, компетенции органов управления учреждения, порядке их формирования, сроках полномочий и порядке деятельности таких органов.
Операции с бюджетными средствами федеральное казенное учреждение осуществляет через лицевые счета, открытые ему исключительно в органе Федерального казначейства.
Лицевые счета казенных учреждений открываются и ведутся в соответствии с Порядком открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 7 октября 2008 г. № 7н (зарегистрирован в Минюсте России 11 ноября 2008 г. регистрационный номер 12608) (далее – Порядок 7н).
Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета органами Федерального казначейства утвержден приказом Федерального казначейства Российской Федерации от 10 октября 2008 г. № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» (зарегистрирован в Минюсте России 12 ноября 2008 г. регистрационный номер 12617) (далее – Порядок 8н).
Для кассового обслуживания казенных учреждений Федеральное казначейство открывает в учреждениях Центрального банка Российской Федерации и кредитных организациях следующие балансовые счета:Счет 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям» предназначен для учета денежных средств, предназначенных для выдачи наличных денег организациям, лицевые счета которым открыты в органах, осуществляющих открытие и ведение указанных лицевых счетов.
В соответствии с Положением о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 26 марта 2007 года № 302п, утвержденным Банком России, счет 40116 открывается органам, осуществляющим открытие и ведение лицевых счетов организаций.
Единые для всех уровней бюджетной системы Правила обеспечения наличными деньгами организаций, обслуживаемых органами казначейства, утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которыми открыты в территориальных органах Федерального казначейства».
Счет 40302 «Средства, поступающие во временное распоряжение казенных учреждений» предназначен для учета сумм, поступающих во временное распоряжение казенных учреждений, подлежащих при наступлении определенных условий возврату вносителям или перечислению по принадлежности.
Счет открывается органам Федерального казначейства, финансовым органам субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, органам государственных внебюджетных фондов и казенным учреждениям в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Федеральное казенное учреждение самостоятельно выступает в суде в качестве истца и ответчика; обеспечивает исполнение денежных обязательств в рамках доведенных ему лимитов бюджетных обязательств.
Федеральное казенное учреждение не имеет права предоставлять и получать кредиты (займы), приобретать ценные бумаги. Субсидии и бюджетные кредиты казенному учреждению не предоставляются.
В целях обеспечения открытости и подотчетности деятельности казенных учреждений, установлена норма, согласно которой государственное (муниципальное) учреждение обязано обеспечить открытость и доступность следующих документов:^ 2. Общие положения по организации и ведению бюджетного учета в казенных учреждениях.
Методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в организациях сектора государственного управления заложены в приказе Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010 года № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета устанавливает единый порядок применения субъектами учета Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений.
Кроме того, она устанавливает обязательные общие требования к учету нефинансовых, финансовых активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных по указанным операциям финансовых результатов на соответствующих счетах Единого плана счетов, в том числе требования по их признанию, оценке, группировке, общие способы и правила организации и ведения бюджетного учета учреждениями, являющимися получателями бюджетных средств, органами, осуществляющими кассовое обслуживание бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, финансовыми органами, и бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, автономными учреждениями, государственными академиями наук путем сплошного, непрерывного и документального учета всех операций с активами и обязательствами.
В соответствии с Инструкцией №157н под субъектами учета понимаются:Субъект учета вправе в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Единого плана счетов, вводить дополнительные аналитические коды синтетических счетов Единого плана счетов (абзац 4 пункта 1 Инструкции по применению Единого плана счетов ).
Бюджетный учет казенное учреждение осуществляет в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Инструкцией по применению Единого плана счетов № 157н, Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 года № 162н (далее – Инструкция № 162н), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими бюджетный учет казенных учреждений.
При этом, с 1 января 2011 года на организацию и ведение бюджетного учета казенных учреждений не распространяются Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), ( письмо Минфина России от 16.11.2010 г. № 02-06-07/4476 ).
При ведении бюджетного учета казенным учреждениям необходимо учитывать, что:В целях организации бюджетного учета, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, Инструкцией по применению Единого плана счетов, казенное учреждение формирует свою учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий.
Актами учреждения, устанавливающими в целях организации и ведения бюджетного учета учетную политику казенного учреждения, утверждаются:Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее - электронный документ). В последнем случае учреждение, сформировавшее электрон-ный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
В целях обеспечения полноты отражения в бюджетном учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бюджетному учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, казенное учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).
Первичный учетный документ принимается к бюджетному учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов) и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бюджетном учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, к исполнению и бюджетному учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами Российской Федерации. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, принимаются к исполнению и отражению в бюджетном учете с письменного распоряжения руководителя учреждения (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бюджетном учете хозяйственных операций (результатов операций) казенное учреждение формирует первичный учетный документ в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
При реализации учреждением товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин учреждение вправе составлять первичный (сводный) учетный документ на основании показателей контрольно-кассовых машин (кассовых чеков) не реже одного раза в день - по его окончании.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бюджетном учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Принятие к бюджетному учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащие исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бюджетному учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений.
Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета и в бюджетной отчетности, осуществляется казенным учреждением в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным приказом № 173н.
Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись (далее – электронный регистр).
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бюджетного учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета:По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле).
В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).
По истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих Журналов операций записываются в Главную книгу.
При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят.
Регистры бухгалтерского учета подписываются лицом, ответственным за его формирование.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Формирование регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) и Главной книги по сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.
Бюджетный учет ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Казенное учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бюджетную отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
При наличии технической возможности казенное учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, осуществившего внесение исправления, с указанием даты исправления.
Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бюджетной отчетности несет руководитель учреждения.
Оформление и хранение первичных (сводных) документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.
В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий – органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя (главный распорядитель бюджетных средств), назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.
Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы и утвержденный руководителем учреждения (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя - главным распорядителем бюджетных средств), подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям и хранится в порядке, описанным выше (в соответствии с пунктами 14, 15 Инструкции по применению Единого плана счетов ).
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только уполномоченными согласно законодательству Российской Федерации органами, на основании их постановлений.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо казенного учреждения вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, производится в следующем порядке:При комплексной автоматизации бюджетного учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется на бумажном носителе, а при наличии технической возможности - в форме электронного регистра.
Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе, при комплексной автоматизации бюджетного учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики учреждения, но не реже периодичности, установленной для составления и представления учреждением бюджетной отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.
Сегодня учреждения далеко ушли от ручного ведения учета, формирования первичных документов, широко применяется электронный документооборот, в бухгалтерию поступают электронные документы (авиа- и железнодорожные билеты), а также сами учреждения используют современные способы организации работы. В Инструкции по применению Единого плана счетов четко прописаны требования к оформлению таких документов, правила их хранения. Причем периодичность формирования регистров, сформированных с помощью системы автоматизации (программных продуктов), с выводом на бумажном носителе, теперь устанавливается учреждением самостоятельно, но не реже периодичности отчетности, которая формируется на базе этого регистра. Например, если периодичность представления отчетности – ежеквартальная, то все регистры, которые являются базовыми для ее формирования, создаются на бумажном носителе ежеквартально, чаще – если это необходимо по мнению учреждения.
При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.
Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации.
В настоящее время порядок проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств казенного учреждения и отражения ее результатов в бюджетном учете регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, а для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бюджетном учете учреждения применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Для проведения инвентаризации руководитель учреждения издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем учреждения приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии. Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ-23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
Следует обратить особе внимание и на 4-й уровень концепции государственного бухгалтерского учета – учетную политику учреждения.
Разработка учетной политики признается не правом, а обязанностью всех российских предприятий и организаций, включая казенные учреждения. В соответствии с частью 3 статьи 5 Федерального закона № 129-ФЗ, организации, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете и нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей структуры, специфики отрасли и других особенностей деятельности учреждения.
Согласно пункту 2 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ответственность за формирование учетной политики в учреждении несет главный бухгалтер. Утверждается учетная политика приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
В соответствии с положениями приказа № 157н каждое учреждение в обязательном порядке должно принимать свой акт (приказ, распоряжение), формирующий учетную политику. Эта норма появилась в силу того, что теперь учреждениям дана большая самостоятельность в вопросах организации и ведения учета. Например, есть право вводить отдельные счета, дополнительную аналитику, если руководителю недостаточно предусмотренной информации.
Как уже отмечалось, учетная политика казенного учреждения должна содержать:При этом в основном приказе (или ином распорядительном документе) казенное учреждение может лишь назвать избранные способы ведения учета, а подробное их рассмотрение вынести в отдельные организационно-распорядительные документы приложениями к учетной политике. Перечень и содержание этих приложений можно будет постепенно изменять или дополнять по мере развития деятельности казенного учреждения, увеличения объема учетных работ, изменения организационной структуры, принятия иных управленческих решений.
Изменения учетной политики казенного учреждения может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бюджетном учету, разработки учреждением новых способов ведения бюджетного учета или существенного изменения условий его деятельности. Данное правило установлено пунктом 4 статьи 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Следовательно, в случае изменения типа казенного учреждения на бюджетное учреждение или автономное учреждение потребуется изменение и его учетной политики. Новые способы ведения бюджетного учета применяются в целях обеспечения сопоставимости данных с 1 января следующего года.
Для ведения бюджетного учета казенными учреждениями применяются, помимо Единого плана счетов и Инструкции по его применению, План счетов бюджетного учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 06 декабря 2010 года № 162н.
Кроме того, как уже отмечалось, ведение бюджетного учета казенным учреждением должно осуществляться с учетом отраслевых особенностей.