Внутренний аудитор: должностная инструкция, функциональные обязанности, права, ответственность

1. Внутренний аудитор относится к категории специалистов.
2. На должность внутреннего аудитора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование, дополнительную специальную подготовку, стаж бухгалтерской работы не менее (2 лет; 3 лет; др.) в том числе в качестве аудитора не менее (1 года; 2 лет; др.).
3. Внутренний аудитор должен знать:
   - Нормативные и методические материалы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность предприятия.
   - Рыночные методы хозяйствования, закономерности и особенности развития экономики.
   - Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия.
   - Аудит, аудиторские методики и процедуры, стандарты внутреннего аудита.
   - Порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, международные стандарты бухгалтерского учета.
   - Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
   - Правила проведения проверок и документальных ревизий.
   - Денежное обращение, кредит, порядок ценообразования.
   - Правила организации и ведения бизнеса.
   - Основы налоговой системы, порядок исчисления налогов.
   - Трудовое, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство.
   - Основы маркетинга, основы администрирования.
   - Этику делового общения.
   - Средства вычислительной техники, коммуникации и связи.
   - Экономику и организацию производства, труда и управления.
   - Основы трудового законодательства.
   - Правила и нормы охраны труда.
4. Назначение на должность внутреннего аудитора и освобождение от должности производятся приказом руководителя предприятия.
5. Внутренний аудитор подчиняется непосредственно _ (руководителю предприятия; первому заместителю руководителя предприятия).
6. На время отсутствия внутреннего аудитора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1. Осуществляет проверку финансовой и управленческой отчетности предприятия, анализирует ее достоверность, оценивает своевременность ее составления и представления.
2. Организует унификацию и стандартизацию учетных процессов.
3. Подготавливает и представляет для утверждения руководству предприятия план аудиторских работ, бюджет аудиторских работ.
4. Проводит сплошные ревизии и проверки в подразделениях предприятия в соответствии с утвержденным планом.
5. Осуществляет контроль за выполнением бюджета предприятия.
6. Осуществляет проверку сохранности и эффективности использования активов предприятия, контролирует доступ работников предприятия к активам и финансовой информации.
7. Осуществляет экспертную оценку проектов контрактов, контролирует своевременность и полноту отражения в учетных документах совершаемых сделок (заключаемых договоров) и их результатов.
8. Выявляет внутренние резервы предприятия и определяет пути их эффективного использования.
9. Проводит мониторинг расходования фондов по разным проектам или программам, осуществляет анализ доходов и расходов предприятия, оптимизацию и планирование налогов.
10. Проводит выборочные ревизии с целью выявления и ликвидации задолженностей и недостач, осуществляет контроль за выполнением предприятием и его контрагентами своих обязательств, анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженности, дает оперативные указания по уменьшению задолженностей.
11. Разрабатывает рекомендации и план действий по устранению выявленных отклонений от планов; рекомендации, позволяющие снизить уровень риска отдельных операций или минимизировать возможные потери.
12. Определяет и анализирует возможные внешние и внутренние риски при разработке и внедрении новых проектов на предприятии.
13. Осуществляет надзор за работой персонала в части финансов, анализирует должностные инструкции, определяет соответствие распределения обязанностей требованиям производственного, управленческого и финансового процесса, осуществляет разграничение полномочий, вносит предложения менеджеру по персоналу по внесению объективных изменений в положения о подразделениях, должностные инструкции.
14. Разрабатывает финансовые регламенты для финансовой политики предприятия в целом, отдельных процедур, инструкций и иной документации.
15. Принимает участие в формировании сводной и консолидированной отчетности.
16. Осуществляет подготовку предприятия к внешнему аудиту.
17. Выполняет временные или постоянные обязанности, не связанные с внутренним аудитом, по распоряжению руководителя предприятия (поддержка бухгалтерского отдела, анализ инвестиционных проектов, проведение сверки с поставщиками и т.д.).
18. Консультирует руководство предприятия по вопросам аудита.
19. Составляет отчеты о проделанной работе, аналитические и докладные записки, дает экспертные заключения, др.

Внутренний аудитор имеет право:

1. На доступ во все подразделения предприятия, к любой информации предприятия, необходимой для проведения аудита.
2. Давать обязательные к исполнению указания персоналу по приведению отчетной документации в соответствие с внутренними документами и законодательством, по исправлению ошибок и неточностей, принятию мер в связи с выявленными недостатками.
3. Получать от ответственных работников объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизий и аудита.
4. Давать распоряжения персоналу по подготовке предприятия к внешнему аудиту.
5. Давать рекомендации руководству по изменению системы контроля на предприятии, а также изменению управленческой политики на предприятии.
6. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
7. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
8. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Внутренний аудитор несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

Организационные документы на предприятии

Организационно-распорядительная документация — это подсистема управленческой документации, которая обеспечивает осуществление организационной и распорядительной функций управления (ДСТУ 2732 ).

Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.

Государственные, коммунальные, частные предприятия, общественные объединения, акционерные общества действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.

Устав является основным документом, на основании которого действует предприятие. В нем определяются:

— предмет и цели деятельности;

— органы управления и порядок их формирования;

— компетенция и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;

— орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);

— порядок создания имущества предприятия;

— условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.

При оформлении устава используются следующие реквизиты:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения (17);

— текст документа (21);

— запись о государственной регистрации (32).

Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы :

1. Общие положения

2. Цели и предмет деятельности общества

3. Ответственность общества и участников

4. Уставный капитал

5. Имущество общества

6. Формирование фондов общества

7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков

8. Права и обязанности общества и его участников

9. Органы управления обществом и их должностные лица

10. Учет и отчетность

11. Персонал общества

12. Вступление и выход участника из общества

13. Прекращение деятельности общества

14. Заключительные положения.

Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом.

После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы.

Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы.

Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале), либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях (например, Положение о порядке расследования несчастных случаев, которые произошли во время учебно-воспитательного процесса в учебных заведениях).

Это могут быть также положения о постоянно действующих комиссиях: экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др. (например, Примерное положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности); или положения о проведении конкурсов, смотров и т. д.

Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются вышестоящими организациями для учреждений и предприятий своей системы (ведомства), примерные — для любых предприятий всех форм собственности, индивидуальные — на основе типовых и примерных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Основанием для разработки положений служит устав предприятия, организации.

Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения документа (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования документа (24);

— визы документа (25).

Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения — определяется правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.

2. Задачи — указываются основные направления деятельности структурного подразделения.

3. Структура — схематично представляется деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.

4. Руководство — определяется порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю.

5. Функции — перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности.

6. Взаимоотношения (связи) — определяются служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

7. Права — указываются права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.

8. Ответственность — устанавливается в соответствии с законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и неиспользование предоставленных прав.

Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).

Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист, на который выносятся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата документа, название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту, место составления или издания документа, регистрационный индекс. В этом случае нет необходимости издавать приказ о введении положения.

Разрабатывается Положение о структурном подразделении руководителем этого подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе и утверждается руководителем предприятия. Положения могут визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.

Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.

Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся на основании приказа руководителя предприятия.

Приведем образец формы положения.

Инструкция — организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов и содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.

Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.

Реквизиты инструкции следующие:

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения документа (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования документа (24);

— визы документа (25);

— фамилия исполнителя (28) (при необходимости).

Инструкция оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Более предпочтительным является введение инструкции в действие путем издания приказа. Это позволяет устанавливать срок введения инструкции, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей и тем самым обеспечивать скорейшее введение в действие инструкции.

В случае когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. раздел 3.5 данного спецвыпуска на с. 25).

Помимо собственно инструкций, различают инструкции примерные, типовые, методологические, должностные. Инструктивный характер имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и др.

Приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по данному вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию.

Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например . «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства». «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции» .

Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным, излагаться в логической последовательности законченными разделами, которые разбиваются на пункты, подпункты. Рубрикация для инструкции является обязательной, будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы.

Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер, поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведется от третьего лица или в безличной форме. Например:«Секретарь отвечает за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и убывающих в командировку, и производит отметки в командировочных удостоверениях» или: «Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны вестись согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона» и т. д.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями. которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции. как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения — устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

2. Задачи и обязанности — указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе — обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.

3. Права — указываются полномочия, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.

4. Ответственность — устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

5. Должен знать — содержатся требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

6. Квалификационные требования — содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности.

7. Взаимоотношения (связи по должности) — регулируются трудовые взаимоотношения работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями (указываются сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.). Этот раздел может отсутствовать в должностной инструкции, если порядок взаимодействия работников структурных подразделений отражен в положениях об этих подразделениях.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен» .

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности.

Приведем пример должностной инструкции.

Общество с ограниченной ответственностью

4.5. Штатное расписание

В соответствии со ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Штатное расписание — документ, в котором закрепляется перечень должностей на предприятии, в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Критериями при подготовке штатного расписания являются экономическая обоснованность и целесообразность содержания планируемой численности персонала. Наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Разработка штатного расписания осуществляется на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения из оплаты труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так, при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий .

Проект штатного расписания предприятия, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.). Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Приведем образец штатного расписания предприятия.

штат в количестве 10,5 штатных

единиц с месячным фондом

заработной платы 38150 грн.

Приказ — документ, издаваемый руководителями органов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием (учреждением, организацией). Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе. Приказ является одним из наиболее часто составляемых видов распорядительных документов.

Реквизиты приказа следующие:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования (24);

— визы документа (25).

По содержанию приказы подразделяются на две группы :

— по основной деятельности;

— по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.

Целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов приводит к тому, что отдельные из них не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Работа по составлению приказа включает следующие стадии:

— изучение сути вопроса;

— подготовка проекта документа;

На первой стадии определяется круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучаются законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по данному или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.

«В связи с повышением с 01 января 2010 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «Об установлении прожиточного минимума и минимальной заработной платы» от 20.10.2009 № 1646-VI…».

Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.

В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии), а также конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.).

«Начальнику отдела сбыта Семенову И. М. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».

В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.

«3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Василенко И. С.»

«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об»): «Об итогах». «О мерах» или составляется при помощи отглагольных существительных, например: «О введении…», «О назначении…», «О создании…», «Об утверждении…» .

Подписывает приказ руководитель предприятия, а приказ по структурному подразделению — руководитель структурного подразделения, если это предусмотрено положением о подразделении (или лицо, исполняющее обязанности руководителя по приказу).

Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируется составителем проекта, должностными лицами, курирующими эти вопросы, руководителями структурных подразделений, которых касается приказ, должностным лицом, ответственным за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.

Проект приказа подготовил:

4.7. Выписка из приказа

Выписка из документа — это заверенная копия части текста служебного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. При этом вместо слова «ПРИКАЗ» пишется «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Далее из распорядительной части приказа дословно выписывается нужный текст.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе и заверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью. Приведем пример составления выписки из приказа.

Общество с ограниченной ответственностью

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О регистрации печатей и штампов

В целях учета печатей и штампов, применяемых на предприятии, обеспечения их сохранности и осуществления контроля за соблюдением порядка пользования ими

3. Руководителям структурных подразделений, в которых используются печати и штампы установленного образца для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности:

3.1. Зарегистрировать печати и штампы в канцелярии в срок до 20 января 2009 года.

3.2. Представить в канцелярию копии приказов о назначении лиц, ответственных за пользование и хранение печатей и штампов. Срок — до 20 января 2009 года.

3.3. В дальнейшем все операции по замене, изготовлению новых или сдаче на уничтожение печатей и штампов регистрировать в канцелярии.

С. В. Толоконникова

4. Организационно-распорядительная документация предприятия

Организационно-распорядительная документация — это подсистема управленческой документации, которая обеспечивает осуществление организационной и распорядительной функций управления (ДСТУ 2732 ).

Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.

Государственные, коммунальные, частные предприятия, общественные объединения, акционерные общества действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.

Устав является основным документом, на основании которого действует предприятие. В нем определяются:

— предмет и цели деятельности;

— органы управления и порядок их формирования;

— компетенция и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;

— орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);

— порядок создания имущества предприятия;

— условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.

При оформлении устава используются следующие реквизиты:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения (17);

— текст документа (21);

— запись о государственной регистрации (32).

Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы :

1. Общие положения

2. Цели и предмет деятельности общества

3. Ответственность общества и участников

4. Уставный капитал

5. Имущество общества

6. Формирование фондов общества

7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков

8. Права и обязанности общества и его участников

9. Органы управления обществом и их должностные лица

10. Учет и отчетность

11. Персонал общества

12. Вступление и выход участника из общества

13. Прекращение деятельности общества

14. Заключительные положения.

Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом.

После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы.

Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы.

Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале), либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях (например, Положение о порядке расследования несчастных случаев, которые произошли во время учебно-воспитательного процесса в учебных заведениях).

Это могут быть также положения о постоянно действующих комиссиях: экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др. (например, Примерное положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности); или положения о проведении конкурсов, смотров и т. д.

Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются вышестоящими организациями для учреждений и предприятий своей системы (ведомства), примерные — для любых предприятий всех форм собственности, индивидуальные — на основе типовых и примерных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Основанием для разработки положений служит устав предприятия, организации.

Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения документа (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования документа (24);

— визы документа (25).

Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения — определяется правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.

2. Задачи — указываются основные направления деятельности структурного подразделения.

3. Структура — схематично представляется деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.

4. Руководство — определяется порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю.

5. Функции — перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности.

6. Взаимоотношения (связи) — определяются служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

7. Права — указываются права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.

8. Ответственность — устанавливается в соответствии с законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и неиспользование предоставленных прав.

Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).

Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист, на который выносятся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата документа, название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту, место составления или издания документа, регистрационный индекс. В этом случае нет необходимости издавать приказ о введении положения.

Разрабатывается Положение о структурном подразделении руководителем этого подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе и утверждается руководителем предприятия. Положения могут визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.

Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.

Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся на основании приказа руководителя предприятия.

Приведем образец формы положения.

Инструкция — организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов и содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.

Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.

Реквизиты инструкции следующие:

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— гриф утверждения документа (17);

— заголовок к тексту (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования документа (24);

— визы документа (25);

— фамилия исполнителя (28) (при необходимости).

Инструкция оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Более предпочтительным является введение инструкции в действие путем издания приказа. Это позволяет устанавливать срок введения инструкции, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей и тем самым обеспечивать скорейшее введение в действие инструкции.

В случае когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. раздел 3.5 данного спецвыпуска на с. 25).

Помимо собственно инструкций, различают инструкции примерные, типовые, методологические, должностные. Инструктивный характер имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и др.

Приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по данному вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию.

Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например . «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства». «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции» .

Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным, излагаться в логической последовательности законченными разделами, которые разбиваются на пункты, подпункты. Рубрикация для инструкции является обязательной, будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы.

Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер, поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведется от третьего лица или в безличной форме. Например:«Секретарь отвечает за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и убывающих в командировку, и производит отметки в командировочных удостоверениях» или: «Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны вестись согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона» и т. д.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями. которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции. как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения — устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

2. Задачи и обязанности — указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе — обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.

3. Права — указываются полномочия, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.

4. Ответственность — устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

5. Должен знать — содержатся требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

6. Квалификационные требования — содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности.

7. Взаимоотношения (связи по должности) — регулируются трудовые взаимоотношения работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями (указываются сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.). Этот раздел может отсутствовать в должностной инструкции, если порядок взаимодействия работников структурных подразделений отражен в положениях об этих подразделениях.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен» .

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности.

Приведем пример должностной инструкции.

Общество с ограниченной ответственностью

4.5. Штатное расписание

В соответствии со ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Штатное расписание — документ, в котором закрепляется перечень должностей на предприятии, в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Критериями при подготовке штатного расписания являются экономическая обоснованность и целесообразность содержания планируемой численности персонала. Наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Разработка штатного расписания осуществляется на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения из оплаты труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так, при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий .

Проект штатного расписания предприятия, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.). Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Приведем образец штатного расписания предприятия.

штат в количестве 10,5 штатных

единиц с месячным фондом

заработной платы 38150 грн.

Приказ — документ, издаваемый руководителями органов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием (учреждением, организацией). Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе. Приказ является одним из наиболее часто составляемых видов распорядительных документов.

Реквизиты приказа следующие:

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— название вида документа (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— место составления или издания документа (14);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— гриф согласования (24);

— визы документа (25).

По содержанию приказы подразделяются на две группы :

— по основной деятельности;

— по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.

Целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов приводит к тому, что отдельные из них не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Работа по составлению приказа включает следующие стадии:

— изучение сути вопроса;

— подготовка проекта документа;

На первой стадии определяется круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучаются законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по данному или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.

«В связи с повышением с 01 января 2010 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «Об установлении прожиточного минимума и минимальной заработной платы» от 20.10.2009 № 1646-VI…».

Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.

В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии), а также конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.).

«Начальнику отдела сбыта Семенову И. М. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».

В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.

«3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Василенко И. С.»

«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об»): «Об итогах». «О мерах» или составляется при помощи отглагольных существительных, например: «О введении…», «О назначении…», «О создании…», «Об утверждении…» .

Подписывает приказ руководитель предприятия, а приказ по структурному подразделению — руководитель структурного подразделения, если это предусмотрено положением о подразделении (или лицо, исполняющее обязанности руководителя по приказу).

Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируется составителем проекта, должностными лицами, курирующими эти вопросы, руководителями структурных подразделений, которых касается приказ, должностным лицом, ответственным за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.

Проект приказа подготовил:

4.7. Выписка из приказа

Выписка из документа — это заверенная копия части текста служебного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. При этом вместо слова «ПРИКАЗ» пишется «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Далее из распорядительной части приказа дословно выписывается нужный текст.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе и заверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью. Приведем пример составления выписки из приказа.

Общество с ограниченной ответственностью

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О регистрации печатей и штампов

В целях учета печатей и штампов, применяемых на предприятии, обеспечения их сохранности и осуществления контроля за соблюдением порядка пользования ими

3. Руководителям структурных подразделений, в которых используются печати и штампы установленного образца для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности:

3.1. Зарегистрировать печати и штампы в канцелярии в срок до 20 января 2009 года.

3.2. Представить в канцелярию копии приказов о назначении лиц, ответственных за пользование и хранение печатей и штампов. Срок — до 20 января 2009 года.

3.3. В дальнейшем все операции по замене, изготовлению новых или сдаче на уничтожение печатей и штампов регистрировать в канцелярии.

С. В. Толоконникова

Будь смиренным, ибо ты сделан из грязи. Будь великодушным, ибо ты сделан из звезд

Полезные "плагины WordPress " вы можете найти на сайте WordPressPlugins.ru. WP-Cumulus требует для просмотра Flash Player 9 или выше.

© О Бухгалтерии 2016 г. - Статьи и полезная информация для бухгалтера Копирование материалов
разрешено только с указанием активной ссылки на первоисточник.