Руководства, Инструкции, Бланки

руководство пользователя Outlook 2016 img-1

руководство пользователя Outlook 2016

Категория: Руководства

Описание

Настройка GSSMO для администраторов - Cправка - Администратор G Suite

Настройка GSSMO для администраторов

Эта статья предназначена для администраторов, планирующих использовать G Suite Sync for Microsoft ® Outlook (GSSMO) в своей организации. Если вы обычный пользователь, прочитайте статьи об установке приложения G Suite Sync и работе с ним.

G Suite Sync for Microsoft Outlook – это плагин, позволяющий использовать Microsoft Outlook в качестве клиента электронной почты, календаря и контактов в G Suite. Сообщения, мероприятия (в том числе повторяющиеся) и контактные данные полностью синхронизируются между G Suite и приложением Microsoft Outlook. При этом заметки Outlook синхронизируются с Google Документами, а задачи Outlook – с гаджетом Gmail "Задачи". Также выполняется автоматическая синхронизация глобального списка адресов организации, в том числе сведений о пользователях G Suite, группах, общих контактах, конференц-залах и их доступности. Кроме того, поддерживается поиск контактов.

Экспериментальная функция. В настоящий момент синхронизация заметок и задач Outlook с G Suite проходит бета-тестирование .

Синхронизация данных выполняется по указанному ниже графику, а также при каждом запуске Outlook.

  • Электронная почта: ежеминутно.
  • Календарь: сразу после создания или получения приглашения на встречу либо каждые 10 минут.
  • Контакты: каждые 20 минут.
  • Глобальный список адресов: каждые 24 часа.
  • Заметки: сразу после создания или изменения заметки либо каждый час.
  • Задачи: каждые два часа.

Импорт. Импорт информации из Outlook в G Suite доступен при первоначальной настройке профиля пользователя Outlook или в любой момент после нее. При импорте можно перенести данные непосредственно из аккаунта Exchange или из PST-файла. Помните, что в связи с ограничениями G Suite исполняемые и прикрепленные файлы размером более 25 МБ не импортируются в Gmail. Подробнее.

Сведения о поддерживаемых функциях Microsoft Outlook и разнице в использовании программы с G Suite и с другими почтовыми системами, например Microsoft Exchange, можно найти в справке по G Suite Sync для пользователей .

Поддерживаемые версии G Suite

  • G Suite, G Suite for Education и G Suite for Government

Настройки в консоли администратора

Включите в консоли администратора перечисленные ниже функции.

  1. Войдите в Консоль администратора Google .
  2. Включите для своего аккаунта GSSMO.
    1. В Личном кабинете нажмите Приложения и выберите G Suite > Gmail > Пользовательские настройки .
    2. Установите флажок Включить G Suite Sync for Microsoft Outlook для моих пользователей в разделе GSSMO.
    3. Нажмите Сохранить .
  3. Включите Google Календарь. чтобы пользователи могли создавать профили.
  4. Для работы с генератором глобального списка адресов (GAL) следуйте инструкциям ниже.
    1. Выполните одно из перечисленных ниже действий.
      • В классическом интерфейсе выберите Настройки домена > Настройки пользователя .
      • В новом интерфейсе выберите Безопасность > Справочник по API .
        Где это? Какой у меня интерфейс?
    2. Установите флажок Включить доступ через API .
    3. Нажмите Сохранить .
  5. Откройте общий доступ к контактам, чтобы глобальные списки адресов пользователей обновлялись динамически.
    1. Нажмите Приложения > G Suite > Контакты > Настройки совместного доступа .
    2. Установите флажок Включить совместное использование адресной книги .
    3. Нажмите Сохранить .
  6. Для синхронизации заметок включите Google Диск и приложения для него.
    1. Включите Google Диск для пользователей.
    2. Откройте Приложения > G Suite > Диск > Доступ к данным .
    3. Установите флажок Разрешить пользователям устанавливать приложения для Google Диска в разделе "SDK Диска".

Все требования приведены на сайте Майкрософт. Там же вы найдете информацию о конфигурации сервисов и их поддержке. Ссылки и материалы, на которые они указывают, могут изменяться без предварительного уведомления.

Требования к операционной системе

  • Windows 10 (32- и 64-разрядная версии)
  • Windows 8 (32- и 64-разрядная версии)
  • Windows 7 (32- и 64-разрядная версии)
  • Windows Vista SP1 (64-разрядная версия)
  • Windows Vista SP1 (32-разрядная версия)
  • Windows XP SP3 (32-разрядная версия)

Примечание. G Suite Sync for Microsoft Outlook не работает на компьютерах Mac. Microsoft Outlook for Mac не поддерживает интерфейс программирования приложений для обмена сообщениями (MAPI), который необходим для связи G Suite Sync с Outlook. По этой причине создание совместимой с Mac версии GSSMO технически невозможно.

Требования к разрешениям для пользователей

Для выполнения установки у пользователя должны быть права администратора компьютера.

Требования к портам

На компьютере c G Suite Sync for Microsoft Outlook откройте порт 443 для следующих приложений:

Плагин G Suite Sync необходимо установить на компьютерах всех пользователей, которые будут с ним работать. Доступны два варианта установки.

  • Отправьте пользователям MSI-файл и разрешите им использовать команду Запуск объявленных программ в панели управления Windows. Скачать MSI-файл для нужной версии Outlook можно по ссылке ниже, а инструкции по развертыванию MSI-файла приведены в документации Windows.
    32-разрядный файл enterprise_gsync.msi (для Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 и 32-разрядной версии Outlook 2016).
    64-разрядный файл enterprise_gsync.msi (для Outlook 2010, 2013 и 64-разрядной версии Outlook 2016).
  • Попросите пользователей скачать GSSMO с этой страницы и выполнить инструкции по установке .

Импорт. Для переноса старых данных Outlook в G Suite пользователям необходим отдельный инструмент – G Suite Migration for Microsoft Outlook for Microsoft Outlook. Он добавляется автоматически при скачивании GSSMO 2.1 или более поздней версии со страницы приложения. Если вы отправляете пользователям MSI-файл, также пришлите им G Suite Migration или попросите их установить этот инструмент самостоятельно. Подробные инструкции вы найдете ниже.

Приложение G Suite Sync позволяет пользователям импортировать данные из аккаунта Exchange или PST-файла Outlook с помощью отдельного инструмента переноса – G Suite Migration for Microsoft Outlook for Microsoft Outlook. G Suite Sync запускает его автоматически, поэтому в большинстве случаев пользователи даже не заметят, что работает отдельная программа.

GSSMO запускает инструмент переноса в двух случаях:

  • Когда пользователи импортируют данные на этапе создания профиля, то есть при установке G Suite Sync или при выборе команды G Suite Sync > Настроить аккаунт пользователя G Suite Sync в меню "Пуск" (см. раздел Создание профиля ).
  • Когда пользователи импортируют данные в профиль с помощью команды G Suite Sync > Импортировать данные в G Suite Sync в меню "Пуск".

В каждом из этих случаев пользователи могут импортировать письма, контакты, мероприятия календаря и заметки Outlook, которые становятся доступны в Outlook и веб-интерфейсе G Suite. Также сотрудники могут импортировать задачи и записи журнала Outlook, которые остаются только в Outlook.

Установка инструмента переноса. Для запуска инструмента G Suite Migration установите его на компьютере пользователя. Если вы скачаете GSSMO 2.1 или более поздней версии со страницы приложения. инструмент G Suite Migration for Microsoft Outlook установится автоматически и импортировать данные можно будет сразу. При простом обновлении приложения потребуется установить этот инструмент вручную. Подробнее.

Пользователям, которые устанавливают G Suite Sync с помощью MSI-файла, необходимо отправить инструмент G Suite Migration for Microsoft Outlook отдельно. Дополнительную информацию можно найти в разделе выше .

Автономный запуск G Suite Migration. Пользователи могут запускать G Suite Migration как отдельное приложение через меню "Пуск". В этом случае заметки, задачи и записи журнала Outlook не импортируются. Чтобы импортировать их, воспользуйтесь GSSMO.

Если вы используете приложение G Suite Sync в среде, где развернуты и система G Suite, и сервер Exchange, и хотите запросить информацию о статусе занятости пользователей Exchange, выполните следующие действия:

  • Включите коннекторы Google Календаря.
    • Прочитайте инструкции по настройке коннекторов Google Календаря и управлению ими на странице http://code.google.com/p/google-calendar-connectors/ .
    • Скачайте файл GoogleCalendarConnectorWebService(1.3).msi и выполните установку.
  • Создайте указанный ниже раздел реестра и соответствующий строковый параметр на всех компьютерах, где установлено приложение GSSMO.
    • Ключ реестра: HKEY_CURRENT_USER\Software\Google\GSSMO\CalendarSync
    • Строковый параметр: название параметра – FreeBusyURL, значение – <URL коннектора Календаря>, например http://www.MY_COMPANY_FREEBUSY_SERVER.com/GCalExchangeLookup/ExchangeQuerierAsIcal.aspx (где MY_COMPANY_FREEBUSY_SERVER нужно заменить названием сервера организации).
    Примечание. Если вы используете 32-разрядную версию Outlook в 64-разрядной версии Windows. этот ключ должен быть создан в части реестра, предназначенной для 32-разрядных приложений. Дополнительные сведения можно найти в этой статье.

Администратор может управлять автоматическим обновлением G Suite Sync на компьютерах пользователей, используя Google Update. Подробнее…

Где можно оставить отзыв или получить помощь

Помните, что служба поддержки Google Cloud отвечает только на вопросы, связанные с инструментом синхронизации. Если вам нужна помощь по работе с Microsoft Outlook или Windows, обратитесь в службу поддержки Майкрософт.

Была ли эта статья полезна?

Другие статьи

Тестируем Outlook 2016

iPhones.ru

Никто не оспаривает лидерство, но у Microsoft есть отличные тузы в рукаве.

Не для хипстеров

Электронная почта живее всех живых даже в век засилья мессенджеров. Мелкие вопросы удобно решать в скайпе или Slack. пока их немного. Дальше – «скиньте на почту, плиз». И вот тогда начинается реальная работа. Чем больше её в вашей жизни, тем больше писем приходится разгребать каждый день.

Статистика за 2015 год неумолима: с «электронкой» большинство из нас работает в клиенте Mail на айфоне и веб-версии Gmail. И тот, и другой вариант возникли не на ровном месте. Шесть лет я использую только эти два инструмента – но недавний выход нового Office для Mac заставил задуматься и попробовать кое-что новенькое.

Outlook в 2015 году. Чем лучше?

Итак, тот самый Office для Mac. Версия 2016. Большая перезагрузка, о которой мечтал каждый «маковод». Пробуждаемся от страшного сна Office 2011, который мучал одних и заставлял других, глубоко вздыхая, ставить Windows.

Новая версия Office отражает всё, что произошло с Microsoft за последние полтора года. Она быстрая, яркая, удобная, но главное – современная и стандартизированная. Подробнее о некоторых моментах я рассказывал в статьях:

Большинство из нас знают пакет Office по трём приложениям – Word, Excel, Powerpoint. А ещё есть Outlook.

Очень долго Outlook был строжайшим стандартом почтового клиента в большинстве мировых компаний. Согласитесь, за это время многие действия в нём записались в мышечную память – в особенности запуск отправки/доставки почты. Чтобы не разгневать десятки миллионов нынешних пользователей программы, Microsoft должна была подойти к обновлению «аутлука» с огромной осторожностью: одна мысль о том, что сотрудникам с 15-летним стажем придётся переучиваться, вселяет ужас в каждого сисадмина :)

В итоге новый Outlook для Mac, входящий в состав пакета Office 2016, блещет довольно специфическими изменениями. Но их ждали. Ох как их ждали!

Что нового в Outlook 2016

1. Мгновенная доставка почты – Push-уведомления

Тут иначе не скажешь. Свершилось чудо! Смахнём скупую слезу :)

Пользователям онлайн-версии Outlook или того же Gmail эта проблема может быть незнакомой. Но юзеры десктопного Outlook знают, о чём речь. До сих пор в Outlook для Mac сохранялся рудимент – ручной механизм отправки/доставки почты.

Чтобы получить новые письма или отправить те, что вы написали, раньше нужно было нажать специальную кнопку. В 21 веке такого быть не должно, правда? Поэтому Outlook 2016 автоматически получает и отправляет почту. и делает это мгновенно. Система доставки почты действует на основе Push-уведомлений – стандартная и проверенная временем система.

2. Организация переписок

Сколько писем приходит вам каждый день? 10? 20? Может, 100 и больше?

Писем много, времени мало. С каждым – своя тема. За примерами далеко ходить не надо: на позапрошлой неделе мы набирали авторов, и общение с некоторыми растянулось на второй десяток писем. Умножаем это на четыре сотни желающих… итого 800 писем только вокруг этой темы.

В таких условиях «умная» группировка писем становится необходимостью. Новый Outlook для Mac научился группировать письма в «ветки» – переписки с историей а-ля современный мессенджер. У всех писем теперь есть контекст, даже если ваш адресат повадился удалять историю переписки (или за него это делает почтовый клиент). Не нужно зондировать почтовый ящик в поисках нужной корреспонденции, пытаясь доказать свою правоту в переписке.

3. Улучшение производительности

Этот пункт относится не только к Outlook, но и ко всему Office. Пакет офисных приложений Microsoft для Mac давно надо было перерабатывать с нуля, уж больно много проблем и откровенных глупостей скопилось за столь долгое время.

Office 2016 отличается от старой версии повышенным быстродействием и меньшим количеством глюков. Переписано ядро многих приложений, включая тот самый почтовый клиент. Версия для Mac объективно перестала «тупить» при работе с большой базой писем и адресатов – которая обязательно скапливается за несколько лет работы, особенно на больших корпоративных аккаунтах.

Microsoft не разглашает технические требования приложений Office для Mac, но новая версия должна отлично работать на всех Mac, на которые её вообще можно поставить. Единственное «но», которое стоит обязательно учитывать – установить Office 2016 на данный момент можно только на самую новую модификацию OS X. Сейчас это Yosemite. Кто не обновился, тот сам виноват.

Приятный бонус для маководов: появилась полноценная поддержка мультитач-жестов трекпада – смахивания, “зумы” и так далее.

Как я уже писал, глобальных «редизайнов» в Outlook не могло быть в принципе. Те, кто последний раз видел Outlook в начале 2000-х, мгновенно узнают окно набора нового письма.

В то же время лоскутное одеяло разномастных клавиш главного экрана Outlook в Mac никуда не годилось. И поэтому его немного переделали, придав современного лоска и дотянув его интерфейс до стандарта Windows. То есть до «идеала», в данном случае иначе не скажешь.

Главная «сила» Outlook, на мой взгляд – то, как в нём устроена работа с событиями и календарём. Никакой Gmail даже близко не подходит к тому, как удобно, быстро и легко ставить себе задачи, планировать неделю, вести актуальные заметки и работать с контактами в «аутлуке». Новая версия в этом плане стала ещё лучше: к примеру, появилась возможность открывать несколько разных календарей сразу, переносить уже назначенные события с оповещением всех участников – и смотреть погоду :) Последнее из числа мелочей, но приятно.

Важный момент: новая версия Office для Mac, в том числе Outlook, полностью поддерживает Retina-дисплеи. Шрифты, графика, интерфейс – всё выглядит отлично на современных MacBook.

5. Много небольших, полезных нововведений

Outlook для Mac обзавёлся удобным интерфейсом прикрепления файлов, созданных в других приложениях Office. По сути, сделали историю – недавно использовавшихся, открытых вложений из почты и других программ пакета Microsoft.

Сами файлы теперь необязательно отправлять в виде вложений: если они хранятся в OneDrive или SharePoint, к ним можно просто предоставить удалённый доступ (с возможностью внесения правок или без неё). Получается, можно работать с несколькими получателями над одним и тем же документом.

Строка поиска стала умнее. появился механизм, распознающий имена регулярных адресатов вашего почтового ящика – тех, с кем ведёте переписку чаще остальных.

Больше всего из небольших улучшений понравилась функция Ненужные. она перемещает сообщения, которые не требуют вашего немедленного внимания, в отдельную папку. Таким образом, во входящих лежит именно то, что важно лично вам.

Интересно, что фича самообучается. исходя из ваших действий: чем чаще вы игнорируете те или иные письма, тем ниже будет их приоритет. Конечно, это можно выключить или тонко настроить – специально для тех, кто не доверяет искусственному интеллекту.

Чем Outlook превосходит Gmail

1. Отлично работает в оффлайне

Вчера я ехал в поезде. Мне нужно было ответить на 84 письма. Обязательно с компьютера. Интернета в пути нет, клиенты к аккаунту не подключены. В итоге потратил практически всю ночь.

Как же надоела эта постоянная привязка к онлайну. Что в сторонних клиентах, что в Outlook можно уверенно работать в оффлайне. Письма просто отправятся, как только подключишься к интернету. Такая базовая мелочь, но как мешает иногда работать, особенно в путешествиях и командировках!

2. Проще содержать в чистоте

Чтобы организовывать почту в Gmail, приходится использовать систему «ярлыков». По каким-то странным причинам Google не любит концепцию папок и отказывается её реализовывать. Если покопаться, можно настроить автоматическое назначение ярлыков новым письмам, что сильно упростит обратную связь и последующую очистку ящика.

Но в Outlook с этим всё равно проще. Во-первых, есть папки. Понятная каждому идея. Во-вторых, уже предустановлены все необходимые фильтры. Например, искренне не понимаю, почему Google по умолчанию не созадёт ярлык «непрочитанное». Тут всё это уже есть. Отдельная вкладка для наведения порядка в почте – услада для глаз и бальзам для нервов. Вопрос решается в пару кликов. А не копанием в ярлыках, настройке фильров «ручками» и прочих «андроидах».

3. Отличная интеграция календаря и заметок

Уверен, если принять 100 грамм «андроида» на грудь и выкурить пять-шесть мануалов, в веб-версии Gmail получится разобраться, как быстро добавлять и одновременно контролировать задачи и планировать день в календаре. В то же время в Outlook с этим вообще не надо мучаться: кликаешь и получаешь всю инфу рядом.

Может, когда-нибудь Google выпустит достойный клиент для Mac, который не будет тормозить, поедать виртуальную память и иметь логичный, эффективный интерфейс. Сейчас же мы вынуждены мириться. Ну или не мириться, если вы настроили работу с почтой через Outlook и никаких проблем уже не знаете.

Как попробовать Outlook для Mac

Обновлённый Outlook распространяется через обновлённый Microsoft Office в рамках подписки Office 365. Получить её прямо сейчас можно двумя способами:

1. Попробовать бесплатно на официальном сайте. 30 дней неограниченной функциональности, полный доступ ко всем возможностям. Ничего не теряете. Регистрация тут.
2. Подписаться за 229 рублей в месяц на Office 365. Вместе с подпиской получаете целый терабайт облачной памяти в OneDrive, полную синхронизацию всех документов и календарей на всех устройствах – включая iPhone и iPad.

Новый Office доступен только владельцам Mac. И пока только по подписке. Выбрать вариант будете сами:

Хочешь получать от нас новости Apple? Да | Нет

Лучше Unibox не видел еще почтового клиента.

Andrey Kunsky 27 августа 2015

Я попробовал новый Office 2016 от MS. Очень хорошо все подчистили и сделали по сравнению с версией 2011 для Мак. Подписка не дорогая на 365. В любом случае для бизнеса, работы в команде, на мой взгляд, Office 365 и дополнительные фичи в нем вне конкуренции. И по степени интегрированности тоже.
А такой фишки как “Задачи” на Маковском встроенном софте я не встретил. Штука полезная для контроля персонала.
Для себя давно уже разделил – для отдыха и семью Apple, для офиса и работы – MS.
Единственное, что меня опечалили в Outlook 2016 – это отсутствие API с контактами iCloud. То есть контакты в Outlook надо создавать заново. Неудобно вести две базы контактов.
Именно этот факт меня пока и останавливает в части перехода на Outlook 2016 как почтового клиента

Behemoth 28 августа 2015

@Andrey Kunsky. кроме этого нет индикации что сообщение переслано, нет этой маленькой стрелочки, в версии для iPad. При создании нового события половина клавиатуры уезжает вправо. Короче в топку…

aydaya 27 августа 2015

Пока Mail.app не научат нормально крепить вложения, буду сидеть на Outlook. Мне новая версия очень нравится, только я так и не понял, куда же делась архивация? А пока я просто переношу в “входящие/исходящие на компьютере”…

SeeTouch 28 августа 2015

Мой выбор – AirMail 2.0. Достойная замена стандартному Mail.app

  • Pogodin 28 августа 2015

    аутлук хорош, не спорю. но покупать весь офис ради одного аутлука? ворд еще куда ни шло, а поверпойнт и ексель не умеют в сглаживание шрифтов текста документа, от слова вообще. На ретине может еще и норм. но на обычных – настолько убого выглядит, что отдавать за это деньги, тем более такие, совершенно не стоит.

    Warlocktv 28 августа 2015

    Мне лично для работы всегда хватало Mail.app, пока у меня не появились ящики на Exchange, с которыми Mail.app работает коряво, а так же проблема что нет возможности отправить картинку вложением, идет в теле письма. Приходится пользоваться Outlook

    karabas_barabas 28 августа 2015

    У меня в версиях iPad iPhone этот outlook не отправляет письма, не удалятся файлы и постоянно приходят письма с support о том, что учетная запись заблокирована, предлагют по новой войти в свою уч.запись, прохожу раз за разом этот этап и хрен там, письма не отправляются, файлы невозможно отредактировать, и снова приходят письма счастья с supporta.
    Как я не стараюсь выяснить в чем же возникла проблема, все мои потуги тщетны. Я начинаю понимать, что Microsoft таким способом решил взорвать мой мозг и чтобы я отказался от Apple девайсов в пользу Windows…

    Appelsin 29 августа 2015

    @karabas_barabas. поставил Outlook на пробу на ipad и iphone, так как задолбали вылеты авторизации Gmail на стандартном приложении. Был приятно удивлен скоростью и удобством, пришлось перенести стандартное приложение Mail в папку Ненужные.

    Dima Dellert 29 августа 2015

    Та маразм это, на работе виндовый компьютер – стоит аутлук, готов лицо побить тому кто эту конченую программу придумал, одна морока, в эпл мейл все намного удобнее! и нет маразма. а в браузере не удобно как не крути….

    Smolny 29 августа 2015

    @Dima Dellert. тяжело, наверное, уборщиком трудиться?
    Эппл и близко не создала приложение со схожим функционалом. Могу порекомендовать базовый курс обучения фичам отулука, после этого на другие органайзеры смотреть не сможете.

    rdc 29 августа 2015

    а нахрена всё это, когда есть штатный Mail.app?
    всё то же самое, только из коробки, бесплатно, и без некрософтов

    aguirre.cordova 29 августа 2015

    Вот только как добавить почту me.com? По инструкции Майкрософт не получилось. По инструкции Apple тоже.

    Antmax 30 августа 2015

    @aguirre.cordova. у меня получилось настроить почту на получение, но на редактирование писем, например перенос в другую папку или отправку писем – не получилось. Причем у многих проблема с отправкой писем me.com
    Кто как решил, друзья, данную проблему? Как настроили?

    Lantego 1 сентября 2015

    Никит, ты чего? Отправить/получить? Конечно это постоянная процедура, когда обращаешься к почте, но можно установить автоматическое доставление, скажем, каждую минуту. Не знаю, как в более ранних версия, но в Outlook 2007 это есть.

    И при чем тут вообще Gmail? У многих почта корпоративная, а у тех, у кого не корпоративная, у тех YA или MAIL. Gmail – подавляющее меньшинство в России.

    shimial 1 сентября 2015

    Перерегистрировался на iPhones исключительно с целью получить ответ на вопрос у @Никиты (или сообщества):
    - как Вы синхронизируете с Outlook 2016 контакты, которые, наверняка, хранятся у Вас в iCloud и/или в Gmail.

    Нашли орфографическую ошибку в новости?

    Выделите ее мышью и нажмите Ctrl+Enter.

    Как установить аватар в комментариях?